Кадровый аудит предприятия

Кадровый аудит — виды и методы проверки, этапы и сроки, результаты

Один из видов проверки документации по персоналу в организации – кадровый аудит. Действующее законодательство регламентирует процесс того, как должны заполняться трудовые книжки, какую документацию необходимо вести бухгалтерии, отделу кадров. Услуга внутреннего или внешнего кадрового аудита убережет от типичных ошибок в составлении трудовых договоров, других документов. Нарушения грозят наложением штрафных санкций со стороны государственных инспектирующих органов. Для проведения кадрового аудита обращаются в независимые службы.

Что такое кадровый аудит

Процедура, выполняемая в компании с целью проведения сверки документов по персоналу с государственными правилами, нормами их заполнения – это кадровый аудит. Нарушения требований влекут за собой штраф. Это касается правил заполнения трудовых книжек, отпускных документов, отчетности о заработной плате. По личному составу компании заполняется более пяти видов документации. Сплошную проверку проводит сторонняя организация, специализирующаяся на предоставлении независимых услуг такого рода.

Для чего нужен

Услуга кадрового аудита нужна, чтобы подготовить отчетность к проведению инспекций. Даже небольшое отклонение от локальных нормативных правил влечет за собой ответственность за нарушение пенсионного, миграционного, трудового, архивного законодательства. Проверки используются для комплексной оценки работы службы HR. Это обеспечивает контроль над ее уровнем квалификации, возможность направлять отдельных специалистов на переподготовку, обучение, повышение квалификации.

Цели, задачи проведения

Во время анализа определяется кадровый потенциал отдельных специалистов в соотношении с их квалификационными возможностями. Проверка работы HR службы помогает оптимизировать дальнейшие расходы предприятия. Правильный подход позволяет выявить сотрудников с низким коэффициентом эффективности работы. Кадровый аудит проводится для того, чтобы:

  • убедиться в соответствии документов по кадровому делопроизводству требованиям действующего законодательства;
  • исключить риски наложения штрафных санкций из-за нарушений миграционного законодательства;
  • определить, какая стратегия развития предприятия будет оптимальной (проанализировав состав сотрудников).

Нормативная и законодательная база

Чтобы провести кадровый аудит, необходимо не только досконально знать делопроизводство, но и владеть теоретическими знаниями законов, постановлений правительства. Основными нормативными документами являются:

  • Постановление правительства о правилах, нормах заполнения трудовых книжек от 16 апреля 2003 года.
  • Постановление государственного отдела статистики о проведении учета документации по оплате труда от 5 января 2004 года.
  • Закон федерального значения, защищающий персональные данные сотрудника.
  • Трудовой Кодекс РФ.
  • Нормы, правила с указанием сроков заполнения отчетных документов, трудовых книг, отпускной документации.

Виды аудита кадровой службы

Методы анализа работы кадров классифицируются по разным факторам. По способу проведения проверки выделяют внутренний и внешний анализ, когда привлекаются независимые эксперты. По объему исследуемой информации есть разные типы анализа. Они отличаются количеством бумаг или штатных людей, подвергаемых проверке. Периодичность проведения такой работы также делится на несколько видов, которые будут рассмотрены далее.

По способу проведения проверки

Кадровый аудит бывает внутренним или внешним. Первый вариант компания организовывает сама своими силами. Для этого руководству необходимо выделить отдельного специалиста, который бы провел анализ документации, занялся устранением финансовых, других нарушений. Второй вариант предусматривает привлечение внешних аудиторов, которые работают во всех подразделениях компании. Они следят, чтобы документация велась правильно, персонал был оформлен официально (проверка поможет свести бумаги к нормам Трудового, Миграционного Кодекса).

По объему исследуемой информации

Анализируя документы организации или работу сотрудников внутри предприятия, можно сэкономить бюджет. Кадровый аудит по объему исследуемой информации делится на три группы:

  • Сплошной – объемный внутренний или внешний аудит, который включает в себя анализ по всем группам бумаг (трудовые книжки, оформление, опускные, зарплатные отчеты).
  • Локальный – относится к конкретному отделу или группе бумаг (например, анализ эффективности работы HR-менеджера).
  • Целевой – оптимальный вид проверки, при котором отбирается список сотрудников из 10-20 человек для анализа их работы, того, как составлена документация.

По уровню проведения

Процедура оформления бумаг не зависит от того, на какой должности задействован тот или иной специалист. По уровню проведения анализа можно выделить три типа проверки кадров:

  • Тактический – анализ проводится только на уровне исполняющих обязанности менеджеров, мастеров производственной линии.
  • Управленческий – организация проверяет делопроизводство по персоналу управленческой линии (менеджеры среднего звена, руководители отделов).
  • Стратегический – анализу подлежат не только менеджеры или мастера на местах, но и прямые директора, топ-менеджеры.

По частоте проведения

Предметом разного типа исследований становятся не только сотрудники компании, но и документация. Изначально просматривается трудовая книжка каждого специалиста, сверяются документы о назначении заработной платы, об отпусках, вся отчетная документация по законодательству РФ. По частоте проведения анализа в компаниях могут проводиться проверки следующих типов:

  • Постоянный мониторинг – работы ведутся с определенной периодичностью (например, каждый квартал или месяц).
  • Текущий мониторинг – анализ заказан для единичной проверки, которая проводится в данный момент.
  • Оперативный – экспресс-аудит, который необходим с целью обнаружения проблем в той или иной сфере.
  • Панельный мониторинг – периодические исследования, в течение которых анализируются одни и те же сотрудники с использованием одинаковых инструментов.

Методы проведения аудита

Стандартизированные правила и нормы проверок – база, на основе которой организуется проведение кадрового аудита. Самой простой методикой является проведение интервью с сотрудниками и начальством. После этого заказчику становится ясно, с какой эффективностью работает тот или иной специалист. Методика включает в себя следующие этапы:

  • проведение интервью;
  • формирование плана, графика действий;
  • подбор необходимых документов;
  • анализ требуемой документации;
  • частичная или полная проверка сотрудников;
  • подготовка рекомендаций на основании полученной информации.

Выборочную проверку проводят и для руководящего состава. Перед началом экспертизы заказчик составляет техническое задание для команды исполнителей. После этого определяются критерии оценки и просматриваются выбранные бумаги. Для исправления ошибок могут быть привлечены как независимые сотрудники, так и те, кто имеет должность в самой организации. Дополнительно проверяются формы первичной документации.

Объекты проверки

Комплексной проверке подвергаются все отделы компании. После прохождения кадрового аудита организация может рассчитывать на исключение административных штрафов даже после проведения государственной инспекции со стороны налоговых органов. Проверке подлежит ряд документации:

  • трудовые книжки (проводится сверка их соответствия нормам и приказам правительства, которые были указаны выше);
  • отпускные документы (проверяется правильность учета отпусков);
  • отчеты о начислении заработной платы, налоговых вычетах;
  • личные дела сотрудников (проверяется компетентность определенных кадров).

Проверка документооборота по учету персонала

Стандартно документооборот по учету персонала проверяется с целью сопоставления отчетности и требований Трудового Кодекса. В нем прописаны не только правила хранения с рекомендациями по заполнению документов, но и другая информация. Например, как должны заполняться бумаги по отпускам, сколько процентов от заработной платы передается в фискальную службу в счет пенсионного фонда. Зоны риска – это архивная документация, общая отчетность. Даже если трудовая книжка будет храниться в неположенных условиях, за это могут насчитать материальный штраф.

Аудит кадровой документации

Часто аудит кадровых документов включает в себя несколько категорий. Самыми главными из них являются:

  • штатное расписание;
  • график отпусков;
  • личные карточки сотрудников.

Штатное расписание должно быть составлено и подписано руководящим составом предприятия. По этому документу всегда проводится проверка – так можно увидеть не только список работающего персонала, но и заработную плату, график работы, надбавки. В делопроизводстве штатное расписание регулируется по форме Т-3. Шаблон можно найти в интернете или взять бесплатно в фискальной службе своего района.

График отпусков формируется на основе требований, изложенных в 123 статье Трудового Кодекса РФ. Сотрудники могут выходить в отпуск строго по составленному плану, который утверждается отделом кадров и руководителем компании. Описывается он по установленной и стандартизированной форме Т-7, которая доступна в интернете для бесплатного скачивания. График должен быть составлен не позднее, чем за две недели до наступления Нового года (крайний срок – 17 декабря каждого года).

Личные карточки ведутся вместе с трудовыми книжками персонала. В них каждый рабочий ставит свою подпись при приеме на работу, там же содержится основная информация о человеке, включая место проживания, адрес регистрации. Самостоятельное заполнение личных карточек не допускается, это делает работник отдела кадров. Обратите внимание, заполнять трудовые книги не могут физические лица, не имеющие соответствующую должность или статус индивидуального предпринимателя.

Проверка документов внутреннего использования

Процедура проверки внутренней документации обеспечивает возможность не только оптимизировать работу штата, но и удостовериться в ее эффективности. Аналитикам важно убедиться, что вся личная информация не используется вне организации и недоступна третьим лицам. Анализ бумаг, которые используются внутри структуры одного предприятия, включает в себя:

  • работу с трудовым распорядком;
  • целевой аудит охраны труда;
  • аналитику журналов отдела кадров.

Штатное расписание и внутренний трудовой распорядок – идентичные параметры, по которым проводится подробный отчет при анализе документов. Важную роль играет целевой аудит документации по охране труда (это касается не только производственных предприятий, но и компаний, работающих в офисах). Там прописываются нормы поведения в течение рабочего дня, правила пожарной безопасности, эксплуатации оборудования, установленного в помещении компании. Делопроизводство включает условия сохранности личных данных. Они анализу не подвергаются.

В экспертном заключении учитываются и журналы, которые ведутся отделом кадров: журнал учета трудовых договоров, приказы по сотрудникам, личные дела, журнал учета выданных справок, отпускных средств. Регистрация каждого документа должна сопровождаться подписью ответственного лица. Правила ведения журнальных записей обязывают нумеровать каждую страницу. Исправления или зачеркивания недопустимы – для этого необходима контрольная подпись и заверение записи администрацией или ответственным лицом. Каждый год журнал обновляется и идентифицируется.

Этапы аудиторской проверки

Этапы проведения проверки включают не только саму процедуру, но и первичную подготовку, анализ и описание выводов, создание заключения. Всего выделяют 5 ключевых этапов аудита кадров:

  1. Подготовка. Она характеризуется сбором предварительных данных, подписанием договора и оплатой услуг исполнительной команды.
  2. Планирование. На этом этапе согласовывается созданный план, устанавливаются дальнейшие действия команды.
  3. Анализ. Сюда входит обработка кадровой документации: чтение, изучение.
  4. Сведение данных. Описание вывода, составление отчетности и вынесение заключения в письменном виде (подается руководству).
  5. Рекомендации. Экспертное разъяснение подается устно, проводится разбор ключевых ошибок, замеченных в ходе проведения анализа.

После всех этапов выдается официальное свидетельство о прохождении аудита находящихся в штате сотрудников и бумаг, касающихся кадрового делопроизводства и учета человеческих ресурсов в организации. Инициатором процедуры может выступать владелец компании лично, прямой руководитель и его заместитель. Реже заказчиком выступает глава отдела кадров: он всегда подпадает под аналитику со стороны исполнителей. По завершению всех вышеописанных процедур составляется письменный отчет, содержащий:

  • описание оснований для проведения проверки;
  • перечень отделов, количество сотрудников компании, участвовавших в процедуре;
  • информацию о заказчиках и исполнителях;
  • методы оценки (факторы, по которым осуществлялась проверка);
  • сроки проведения;
  • описание работы, по результатам которой проводится оплата услуги;
  • краткое описание полученной информации и полноценный письменный отчет, передаваемый заказчику.

Сроки проведения

Точные сроки проведения процедуры анализа кадровой документации зависят от того, какой тип проверки выберет заказчик. Коротким сроком считается период до 10 рабочих дней, когда изучению подвергается исключительно бумажная и электронная документация на рабочем месте. Несколько дней потребуется для оформления отчета и окончательного анализа. Выборочная проверка занимает 20 рабочих дней – за этот период документы проверяются вместе с квалификацией специалистов отдела.

Если заказчику необходимо провести комплексный анализ деятельности штата от 25 человек, то на выполнение работы собственными силами может потребоваться до одного календарного месяца. Для поддержки и повышения эффективности сотрудников, рекомендовано нанимать компанию для проведения аудита один раз в год, два или три года (зависит от типа работы и масштаба деятельности предприятия-заказчика).

Результаты­

Окончательные результаты аудита кадров подаются в виде нескольких бумаг. Это не только отчет, но и отдельный список нарушений, рекомендации по исправлению ошибок. Отчет содержит информацию о том, какие бумаги подвергались анализу и детальному изучению. Там же прописываются данные о сотрудниках, эффективность работы которых проверялась нанятыми специалистами.

Отдельно подается экспертное заключение, где прописываются возможные последствия при повторе ошибок и нарушений в момент государственного контроля. Например, размеры штрафных санкций, ссылки на законодательные нормы. Туда же вписываются общие рекомендации по улучшению условий ведения кадрового делопроизводства (системы оплаты труда и др.). Общий список нарушений подается отдельно – он документируется и учитывается при возникновении судебных споров.

Сколько стоит кадровый аудит

При выборе стороннего исполнителя часто обращают внимание на цену услуги. Полная стоимость выполнения кадрового аудита зависит от:

  • типа проверки (комплексная, выборочная, локальная);
  • количества человек в штате, которые подвергаются анализу (например, 10, 20 или 30 человек);
  • условий работы и дополнительных требований.

Ознакомьтесь со средней стоимостью услуг такого рода в Москве и регионе:

Описание услуги

Ориентировочная стоимость, рублей

Выборочный аудит по штатным специалистам

  • 1000 за человека в штате;
  • минимальный порог для заказа услуги – 15 000 для компании.

Выборочный аудит по отдельным документам

  • 1000 за документ;
  • минимальный порог для заказа услуги – 15 000 для компании.

Стандартная проверка по документам, сотрудникам

От 30 000 для организации

Комплексная услуга

От 50 000

Проводим внутренний кадровый аудит

Как показывает практика проведения внутреннего аудита кадровых документов во многих организациях, такая процедура необходима, поскольку состояние дел у работодателей редко бывает совершенно идеальным. Статья поможет сотрудникам кадровых служб и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных нормами трудового законодательства РФ.

В РФ отсутствуют нормативные правовые акты, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита (в отличие от аудита бухгалтерского). В связи с этим необходимо разобраться с некоторыми вопросами:

Что такое внутренний кадровый аудит?

Это комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах.

С какой целью проводится внутренний кадровый аудит?

Цель проведения — совершенствование деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков работодателя. Мониторинг рисков, которым может подвергаться работодатель в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, — один из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита.

В каких случаях проводится внутренний кадровый аудит?

  1. При смене работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (далее — КДП): увольнение, перевод на другую должность/в другое подразделение.
  2. При получении предписания от трудовой инспекции о предстоящей плановой проверке.
  3. При угрозе проверки после увольнения обиженного работника: невыплата или несвоевременная выплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя и др. В этом случае рекомендуется проводить внеплановый кадровый аудит.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Внутренний кадровый аудит можно провести, не дожидаясь предписаний контролирующего органа о предстоящей плановой проверке. После новогодних каникул на сайте Генеральной прокуратуры РФ или прокуратуры соответствующего субъекта РФ вывешивается сводный план проверок на год, на сайте Государственной инспекции труда — план проверок субъектов. Эта информация позволит узнать, попадает ли организация/индивидуальный предприниматель под проверку, и подготовиться к ней заранее.

Какие виды внутреннего кадрового аудита существуют?

  1. Полный (по всем участкам ведения КДП).
  2. Выборочный.

При выборочном аудите проверяются:

  • отдельные участки ведения КДП;
  • или документы по отдельным работникам;
  • или все аспекты кадровой работы с помощью репрезентативной выборки документов.

Каков оптимальный срок проведения внутреннего кадрового аудита?

Ответ зависит от того, какой аудит желает провести работодатель: полный или выборочный.

Внутренний кадровый аудит желательно проводить за последние три года, поскольку, как показывает практика, налоговая инспекция, ФСС России, ПФР проверяют работодателя за последние три года ведения своей деятельности.

Оптимальный срок проведения полного внутреннего кадрового аудита составляет от 7 до 14 рабочих дней; выборочного — от 5 до 7 рабочих дней. Сюда включается и время составления отчета по проверке и предоставления его работодателю.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Неправильно оформленные документы по личному составу впоследствии могут стать причиной привлечения работодателя к административному штрафу.

Какими должны быть действия работодателя после получения отчета по проверке?

В случае выявления многочисленных ошибок у работника, ответственного за КДП, необходимо выяснить, почему они были допущены и понимает ли работник, к каким последствиям это может привести. Работодатель должен принять одно из решений:

  • направить работника кадровой службы на учебу;
  • дать шанс исправить ошибки и в течение определенного времени контролировать, не допускает ли он новых;
  • перевести на другую работу;
  • расстаться с работником.

Кто должен проводить внутренний кадровый аудит?

Для регулярного проведения внутреннего кадрового аудита может быть создано специальное подразделение или можно поручить эту работу юристу, состоящему в штате (только в том случае, если он специализируется на трудовом законодательстве, а не занимается преимущественно хозяйственно-договорной деятельностью). Если работодатель решает вопрос о создании службы внутреннего контроля с целью регулярного проведения внутреннего кадрового аудита, необходимо разработать соответствующие документы: положение, приказ и т. п.

Разовые кадровые аудиты проводятся либо новым должностным лицом, принимающим дела, либо с привлечением внешних специалистов.

Можно заключить договор на оказание услуг со специалистом либо с организацией, специализирующейся на проведении кадрового аудита.

МНЕНИЕ АВТОРА

Внутренний кадровый аудит должно проводить лицо, имеющее опыт работы в кадровой сфере и опыт прохождения проверок со стороны контролирующих органов, желательно — с юридическим образованием.

С чего начинать проведение внутреннего кадрового аудита?

Необходимо проверить наличие (отсутствие) ЛНА у работодателя и соответствие их нормативным требованиям. У любого работодателя, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, обязательно должны быть в наличии ЛНА.

РИСКИ, ВОЗНИКАЮЩИЕ ПРИ ОТСУТСТВИИ ТЕХ ИЛИ ИНЫХ ЛНА

Положение об оплате труда

Этот документ не является обязательным ЛНА работодателя. Для начисления заработной платы достаточно иметь трудовые договоры с работниками и соответствующие приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу и т. п.).

Однако ст. 135 ТК РФ установлено требование, согласно которому системы оплаты труда у данного работодателя устанавливаются или коллективными договорами, соглашениями, или ЛНА.

Следовательно, система оплаты труда (даже такая простая, как чисто окладная) должна фигурировать в коллективном договоре либо в ЛНА: ПВТР (в разделе «Оплата труда работников») или самостоятельное Положение (когда система оплаты труда более сложная).

При наличии премиальной системы оплаты труда Положение об оплате труда и премировании работников является документом, регламентирующим:

  • принципы формирования системы оплаты труда;
  • порядок расчета денежного вознаграждения за труд;
  • критерии и процедуру оценки труда.

Говоря об оплате труда работников, следует обратить внимание на расчетные листки по заработной плате.

Форма этого документа должна быть утверждена у каждого работодателя в обязательном порядке.

Извлечение из Трудового кодекса Российской Федерации

Статья 136. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы

При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

Порядок выдачи работникам расчетных листков законодательно не установлен. В Трудовом кодексе РФ прямо не сказано, должен ли работник расписываться в их получении. Однако, не имея письменных доказательств выдачи работникам расчетных листков, работодателю будет трудно доказать выполнение обязанности.

При отсутствии или невыдаче работнику расчетного листка (равно как и отсутствии приказа об утверждении формы расчетного листка) работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

К СВЕДЕНИЮ

Задача лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, уметь не только грамотно оформлять документы по личному составу, но и разрабатывать ЛНА в соответствии с трудовым законодательством.

Штатное расписание

В случае проведения мероприятий по сокращению численности и/или штата работников, а также при рассмотрении индивидуальных споров между работником и работодателем в случае увольнения работников по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ одним из главных документов является штатное расписание — старое (до проведения мероприятий) и новое (измененное).

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности работодателя, в обязательном порядке должно содержать перечень должностей служащих (ст. 15, 57 ТК РФ). Может содержать перечень структурных подразделений, профессий рабочих, сведения о количестве штатных единиц и размерах окладов, тарифных ставках и надбавках. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

Судебная практика

Работница обратилась в суд с иском к работодателю о признании процедуры сокращения незаконной, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда. В обоснование иска указала о мнимости сокращения штата. Суд изучил приказы работодателя об изменениях штатного расписания и пришел к выводу о незаконности произведенной процедуры сокращения и, соответственно, приказа о внесении изменений в штатное расписание. Сравнительный анализ штатной численности и должностных обязанностей работников упраздненного и созданного подразделений показал, что функциональная составляющая указанного подразделения не изменилась, а изменилось лишь его наименование. Трудовые функции истицы остались прежними. С учетом изложенного суд согласился с доводами работницы, что процедура сокращения носила формальный характер, и признал процедуру сокращения штата в части, касающейся истицы, незаконной. В пользу работницы была взыскана недоплаченная заработная плата и компенсация морального вреда.

Решение Ленинского районного суда г. Смоленска от 23.05.2012 по делу № 2–984/12

Положение о защите персональных данных работников

Документы, регламентирующие порядок обработки персональных данных, необходимо иметь каждому работодателю, даже если его штат состоит из трех работников.

В течение 2011 г. Роскомнадзор провел 1743 проверки, из которых 954 плановые и 789 — внеплановых. В области персональных данных наиболее часто встречались следующие нарушения законодательства:

  • непринятие оператором мер, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный доступ к ним;
  • осуществление обработки персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством, без согласия субъектов;
  • несоответствие сведений, указанных в уведомлении об обработке персональных данных, фактической деятельности.

Правила внутреннего трудового распорядка

Обязательный ЛНА. Предусмотрен ч. 3 ст. 189 ТК РФ, согласно которой трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Следовательно, отсутствие ПВТР будет рассматриваться как нарушение трудового законодательства и работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Другие документы

График отпусков. Согласно чч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем; график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

График сменности. Если у работодателя введен сменный режим работы, то график сменности в обязательном порядке должен быть в наличии (ст. 103 ТК РФ).

Табель учета рабочего времени. Об обязанности работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, указано в ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Фактически отработанное работниками время фиксируется в табеле учета рабочего времени.

Положение о направлении работников в командировку (или соответствующий раздел в ПВТР). Казалось бы, все вопросы урегулированы Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (в ред. от 29.07.2015) и рядом других подзаконных нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы командировок.

Однако, согласно ч. 4 ст. 168 ТК РФ, иметь коллективный договор либо ЛНА, регламентирующий порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, обязаны все негосударственные работодатели.

Компенсация расходов, которые сотрудники несут во время командировки, может быть принята в качестве затрат организации, согласно Налоговому кодексу РФ, только если это указано в коллективном договоре либо ЛНА. Если информация о том, что относится к расходам организации (например, оплата проезда на такси от дома до аэропорта, от аэропорта до пункта назначения), не будет отражена в ЛНА, регулирующем вопросы командировок, или в коллективном договоре, эти суммы возмещаются из чистой прибыли организации.

У работодателя должны быть утверждены соответствующие ЛНА, если работа имеет разъездной характер или выполняется путем вахтового метода. Например: Положение о разъездном характере работы и Положение о вахтовом методе. В трудовом договоре с работником информация о характере работы также отражается.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Если работодатель использует локальные формы первичной учетной документации, разработанные бланки документов обязательно должны быть утверждены приказом работодателя и содержать реквизиты, отраженные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 04.11.2014).

Кадровый аудит и консалтинг в HR-сфере: что, где, когда и сколько


С помощью процедуры кадрового консалтинга можно оценить кадровый потенциал компании и его соответствие имеющейся стратегии развития.

Причинами для кадрового аудита могут быть следующие ситуации:

  • смена топ-менеджмента;
  • предстоящая проверка надзорных органов;
  • трудовые споры с сотрудниками.

Заказать кадровый аудит…

Кадровый аудит включает в себя проверку наличия всех полагающихся документов, а также приведение их в соответствие с требованиями законодательства.

Комплексный кадровый консалтинг может включать такие задачи, как:

  • оптимизация затрат на управление персоналом;
  • оценка квалификации персонала;
  • оценка эффективности штата и отдельных сотрудников;
  • выявление проблем, связанных с кадрами.

Узнать больше о кадровом консалтинге…

Крупные компании часто оказывают полный комплекс услуг в области HR-консалтинга.
Актуальные услуги…

Критериями удачного выбора консалтинговой компании могут служить репутация, опыт, надежность.
Как выбрать консалтинговое агентство?

Где и как найти профессиональных сотрудников? Как не ошибиться в назначении нового управляющего? Как повысить мотивацию персонала? Нужно ли сокращать штат организации и к чему это может привести? Правильно ли заполняются кадровые документы? Руководители компаний прекрасно знакомы и с этими вопросами, и еще с десятком подобных. Ответить на них грамотно и не только ответить, а еще и получить множество полезных рекомендаций, можно с помощью кадрового аудита и кадрового консалтинга.

ЧТО такое кадровый аудит и чем услуга отличается от НR-консалтинга

Кадровый аудит и кадровый консалтинг — два относительно молодых направления в области кадрового менеджмента. Общей их целью является организация эффективной работы службы управления персоналом, но при этом суть, методы и приемы аудита и консалтинга существенно различаются.

Кадровый аудит

Понятие аудита пришло в кадровый бизнес из бухгалтерии и, по сути, является тем же самым — независимой проверкой документов, только в этом случае — кадровых. Нередко в компаниях не слишком ответственно относятся к кадровому делопроизводству, считая его менее важной сферой деятельности, чем, например, бухгалтерию. В порядок кадровые документы начинают приводить только тогда, когда на горизонте появляется проверка со стороны надзорных органов. Такой подход является ошибочным, поскольку за нарушение требований трудового законодательства по оформлению документов компания вполне может получить крупные штрафы.

Важно
При проведении кадрового аудита принимаются во внимание следующие нормативные правовые акты: постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках», постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек», Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», Трудовой кодекс РФ.

Целью кадрового аудита является выявление потенциальных рисков возникновения конфликтных ситуаций, например, трудовых споров или претензий со стороны инспекции по труду. Аудит может входить в комплекс мероприятий по кадровому консалтингу, а может проводиться независимо от него.

Кадровикам известно два вида кадрового аудита:

  • внутренний;
  • внешний.

Внутренний аудит проводится силами самой компании. Этот вид особенно актуален для маленьких организаций, в которых объем кадровой документации не слишком велик. Поручить внутренний кадровый аудит можно сотруднику, хорошо знающему трудовое законодательство и имеющему навыки оформления документов, например, юристу или начальнику отдела кадров.

Внешний аудит предполагает приглашение сторонних специалистов, обычно из консалтинговых фирм. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях и дадут рекомендации по их устранению и предотвращению в будущем.

Кроме этого, кадровый аудит может быть полным и выборочным. Полный аудит — это проверка кадровой документации в полном объеме, результатом которой являются детальные рекомендации по устранению нарушений. Выборочная проверка кадровых документов дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска и типичные ошибки.

В ходе кадрового аудита организации желательно провести три вида работ.

  1. Экспертиза всех имеющихся документов на соответствие законодательству.
  2. Проверка компании на наличие полного комплекта предусмотренных законом документов.
  3. Проверка сегментов повышенного риска, а именно правомерности кадрового оформления трудовой деятельности иностранцев, заключения договоров о полной материальной ответственности, оформления и оплаты сверхурочных работ, использования механизма испытательного срока и оценки его эффективности.

Логическим продолжением кадрового аудита является восстановление кадровой документации.

Кадровый аудит проводится в несколько этапов:

  1. Определение целей и задач аудита. Для этого издается приказ, в котором излагается тема проверки, ее сроки и ответственные лица.
  2. Создание комиссии или приглашение аудиторов со стороны.
  3. Определение перечня документов, подлежащих проверке. Например, если тема проверки определена приказом, то на этом этапе необходимо подготовить документы в соответствии с ней.
  4. Непосредственно сверка и проверка документов. Этот этап можно оформить в виде таблицы, в которую заносятся все имеющиеся в наличии документы и примечания по их оформлению.

Итогом кадрового аудита является экспертное заключение, отражающее ситуацию в компании по ведению кадрового делопроизводства и оформлению трудовых отношений.

Экспертное заключение — документ, предоставляемый заказчику после проведения кадрового аудита и отражающий ситуацию по ведению кадрового делопроизводства и оформлению трудовых отношений. Каждый пункт заключения составляется подробно по схеме:

  • предмет проверки — указание на документ;
  • вид нарушения — указание на нарушенные нормативные правовые акты;
  • комментарии — указание на нормативные правовые акты, которые подлежат применению в данном случае;
  • риски компании — указание на возможные санкции;
  • рекомендации по исправлению нарушений.

Кадровый аудит позволяет компании выявить случаи несоблюдения законодательства с описанием возможных рисков, устранить эти нарушения, изготовив необходимые документы до возникновения спорных ситуаций, и минимизировать риски в сфере трудовых отношений.

Кадровый консалтинг

Кадровый, или HR-консалтинг (human resource consulting) — это система мероприятий, направленных на коррекцию и улучшение организационной структуры компании, ее корпоративной культуры и на решение задач, связанных с человеческими ресурсами. Основные цели консалтинга заключаются в создании и внедрении таких технологий управления персоналом, которые будут эффективны именно для конкретной компании, а также во введении контроля для ее успешного функционирования. По сравнению с кадровым аудитом консалтинг охватывает более широкий спектр кадровых вопросов, таких как анализ потребности компании в персонале, поиск новых специалистов, аттестация, разработка индивидуальных программ развития, повышение и поддержание квалификации, оценка результатов труда, его стимулирование и мотивация, а также диагностика и коррекция социально-психологического климата в компании.

На заметку
Лидерами по использованию услуги кадрового консалтинга являются IT-компании (11%), компании по производству и продаже продуктов питания, алкоголя и пива (9,5%), компании из сферы строительства и ремонта (9,2%), а также в области промышленной и бытовой упаковки (5,3%). На последнем месте — лесная промышленность, агропром, полиграфия, юриспруденция. На их долю приходится всего 0,7% от общего числа компаний, заказывающих HR-консалтинг.

Кадровый консалтинг организации решает следующие задачи.

  1. Разработка и оптимизация в компании отдельных процедур по управлению кадрами.
  2. Повышение эффективности работы действующей службы управления персоналом.
  3. Организация деятельности службы по работе с персоналом с нуля.

Для решения этих задач в ходе кадрового консалтинга проводят:

  • анализ текущего состояния и кадрового потенциала компании;
  • анализ должностных функций и организационно-кадровой структуры;
  • анализ действующего кадрового менеджмента и его мотивации;
  • оптимизацию технологии управления и деятельности персонала.

На практике кадровые консультанты используют десятки разнообразных методов, но, по оценкам самих же консультантов, наиболее эффективными и популярными являются четыре:

  1. Коучинг. Суть этого метода кадрового консалтинга — в экспертном обучении специалистов с целью совершенствования их профессиональных, деловых и личностных качеств. При этом коуч (тренер) не дает готовых инструкций или рекомендаций по выполнению заданий, его цель — поставить обучаемого в такие условия, чтобы тот самостоятельно нашел максимально эффективные пути решения задачи.
  2. Нейролингвистическое программирование. Эффективная технология воздействия на человека через моделирование его ощущений, переживаний и настроений. Выполнять такой вид консалтинга может только дипломированный специалист.
  3. Моделирование структуры бизнес-процессов компании. Актуальный метод при перестройке системы управления или других структурных изменениях. Консультант разрабатывает модель будущих преобразований, оптимизируя систему работы с персоналом и формулируя новые требования к нему.
  4. Метод социальных исследований. Наиболее понятный и простой в исполнении. Консультант проводит беседы, опросы, анкетирование сотрудников компании с целью выяснения принципов, которыми те руководствуются при выполнении профессиональных задач, уровнем их мотивации, готовностью изменить стиль работы.

Кадровый консалтинг проводится в два основных этапа.

  • Аналитический. Он начинается с определения темы и задач консультирования. На этом этапе консультант анализирует предысторию событий, то есть то, что привело компанию к необходимости обратиться за консультацией. Кроме того, он собирает дополнительную информацию о кадровых процессах в компании, диагностирует ситуацию и определяет программу кадрового консультирования.
  • Программирующий. Цель этапа — активизация работников компании для достижения желаемых результатов. Для этого необходимо создать три среды: развивающую, для формирования искусственного процесса в компании, направленного на обучение работников способам решения проблем; поддерживающую, в виде условий для успешного протекания процессов; закрепляющую — переход смоделированного процесса в саморегулируемый.

Что дает проведение кадрового консалтинга компании?

  1. Экономию времени руководителя и ключевых сотрудников на подбор персонала.
  2. Оптимизацию общих издержек и затрат на ФОТ.
  3. Независимую оценку системы управления кадровыми ресурсами.
  4. Повышение производительности труда.
  5. Поддержание нормального психологического климата в коллективе.

В настоящее время в России спрос на кадровый консалтинг постоянно растет, все больше фирм предлагает услуги такого рода. В такой ситуации очень важно правильно выбрать своего будущего консультанта.

ГДЕ заказать услуги

При выборе аудитора или консалтера нужно четко сформулировать базовые требования, которым он должен соответствовать. Основной, ключевой критерий — это опыт работы. Желательно, чтобы специалист имел за плечами минимум два–три года самостоятельной деятельности. Второе обязательное требование — наличие высшего образования, желательно гуманитарного или психологического. Кадровому аудитору обязательно нужно владеть знаниями по кадровому делопроизводству и нормативной базе. Кроме того, важными личностными качествами консультанта являются развитая интуиция, способность выявлять и анализировать нужную информацию, организованность и коммуникативность. Последнее требование весьма актуально, поскольку в процессе консультирования специалисту придется большую часть времени общаться с клиентом, вести переговоры, тренинги и семинары.

Кадровый консалтинг и аудит можно заказать у независимого консультанта, а можно обратиться в специализированную компанию.

Независимые консультанты — это практически фрилансеры, сотрудничество с ними обойдется дешевле, чем со специализированными компаниями, но в этом случае нет никакой гарантии в качестве оказываемой услуги. Квалифицированных специалистов подобного рода на рынке немного, хотя в интернете можно найти десятки объявлений об оказании услуги кадрового консалтинга частными консультантами. Следует учитывать, что независимый консультант или аудитор, как правило, ведет сразу несколько проектов и на полноценный и вдумчивый аудит у него может просто не хватить времени. К тому же в этом случае остро встает проблема сохранения конфиденциальности.

Специализированные компании, предлагающие услуги кадрового аудита и консалтинга — это кадровые агентства или консалтинговые компании с большим спектром услуг. В этом случае заказчик может быть спокоен как за их качество, так и за сохранение информации, поскольку он защищен не только договором, но и деловой репутацией партнера, потеря которой для последнего страшнее любых финансовых санкций.

При этом консалтинговые компании имеют некоторые преимущества перед кадровыми агентствами, особенно при проведении кадрового аудита. Специалисты в таких компаниях имеют большой опыт аудиторской деятельности, глубокие знания правовой базы и владеют специальными, зачастую авторскими, методиками. Единственным минусом обращения в такие компании может быть достаточно высокая цена услуги.

КОГДА актуально обратиться за HR-услугами

Существует несколько ситуаций, когда обращение за услугами консалтинга и аудита становится актуальным.

Итак, кадровый консалтинг необходим компании в следующих случаях:

  1. Назрела необходимость изменения порядка управления коллективом. В этом случае консалтер поможет оптимизировать численность управляющего персонала и исполнителей, сократить затраты времени на выполнение тех или иных решений, ликвидировать лишние потоки информации, замедляющие работу. При необходимости возможна автоматизация некоторых бизнес-процессов.
  2. Наличие у руководства сомнений в правильном распределении обязанностей среди работников. Кадровый консалтинг в этой ситуации помогает правильно оценить личностные и профессиональные качества сотрудников и распределить нагрузку в соответствии с возможностями.
  3. Проблемы с отделом кадров. Консалтер научит внутреннюю кадровую службу вести дела грамотно, при необходимости проведет реорганизацию отдела и спланирует его работу.
  4. Необходимость формирования коллектива и корпоративной культуры. Специалисты по консалтингу имеют опыт ее создания или улучшения и владеют методами донесения ценностей компании до ее сотрудников. Профессиональные консалтеры сформируют комфортный микроклимат в организации, что в итоге повысит ее конкурентоспособность на рынке.

Что касается кадрового аудита, то он становится необходим, если в компании происходит следующее.

  1. Смена руководителя отдела кадров или работника, отвечающего за кадровое делопроизводство.
  2. Увольнение обиженного сотрудника, когда велика вероятность жалобы с его стороны в трудовую инспекцию.
  3. Смена руководителя компании.
  4. Изменение законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации.

Кадровый аудит — мероприятие для компании не обязательное, но тем не менее его проведение может помочь организации сберечь репутацию и избежать крупных штрафов, значительно превосходящих те суммы, которые были затрачены на процедуру.

СКОЛЬКО стоят услуги кадрового аудита и консалтинга

В мировой практике приняты четыре формы установления цены на услуги консалтинга:

  • Почасовая оплата.
  • Фиксированная оплата за проект.
  • Оплата как процент от результата.
  • Комбинированная форма оплаты.

В России чаще всего компании предпочитают фиксированную оплату стоимости услуги. Такая услуга, например, как анализ кадрового потенциала будет стоить фирме около $2000 при сроках выполнения до 2 месяцев. Оценка персонала — $1500–30 000 в зависимости от объемов и задач. Самая востребованная услуга — поиск персонала — стоит 15–25% от годового дохода работника, не имеющего высокой квалификации, и 12–25% при подборе менеджеров и специалистов (см. табл. 1).

Таблица 1. Примерная стоимость услуг кадрового аудита

Тип аудита 1–20 человек 20–50 человек 50–70 человек 70–100 человек 100–150 человек
Общий (рублей) 10 000 25 000 40 000 65 000 от 65 000
Выборочный (рублей) 5000 10 000 15 000 25 000 от 25 000

Средняя стоимость услуг кадрового консалтинга и аудита имеет тенденцию к росту, поскольку их востребованность на рынке постепенно растет.

Как выбрать надежного партнера

Несколько полезных советов по поводу того, как выбрать надежного партнера в сфере кадрового консалтинга и аудита нам дала Валерия Дворцевая, руководитель HR-практики аудиторско-консалтинговой компании КСК групп:

«Выбор партнера упирается в вопрос о его репутации и профессиональных возможностях. Обе эти компоненты приобретаются консультантом только вместе с опытом и хорошим образованием. Проверить их можно, обратившись к портфолио, изучив пул клиентов и реализованных проектов, связавшись с клиентами для получения рекомендаций, просмотрев рейтинги независимых агентств. Но окончательное решение должно приниматься после личного общения с представителями консалтинговой компании и внимательного изучения договора на оказание услуг.

Специалисты КСК групп начинают любое взаимодействие с анализа проблемы или поставленной задачи, который после заключения договора развивается в оценку эффективности применяемой системы управления персоналом, кадрового потенциала компании и его соответствия имеющейся стратегии развития. Результатом исследования становится отчет с указанием слабых мест в управлении персоналом и ведении кадрового делопроизводства, с предложениями по разработке наиболее эффективных решений. Рекомендации могут касаться корректировки системы управления в соответствии с действующим законодательством, оптимизации расходов, связанных с управлением персоналом, вопросов повышения эффективности кадрового отдела и HR-управленцев, привлечения сотрудников с особым статусом, легального оформления «проблемных» увольнений и многого другого. Все работы проводятся по утвержденному плану, составленному в соответствии с заданием клиента, имеющему обоснование по срокам и финансовым затратам.

Консалтинговые услуги могут быть оказаны комплексно или блоками. Первое знакомство с системой управления персоналом предприятия зачастую требует кадрового аудита и комплексной оценки ситуации, при этом клиенты могут заказать только отдельные услуги, которые необходимы в данной ситуации: ассессмент-центр, KPI и мотивация, хедхантинг и прочее.

Цены на наши услуги зависят от многих факторов и обговариваются с каждым заказчиком индивидуально, но есть и «коробочные решения», с которыми можно ознакомиться на нашем сайте».

P.S. КСК групп — одна из крупнейших аудиторско-консалтинговых компаний в России, оказывающая услуги самой разной направленности. В штате компании работают свыше 350 отраслевых специалистов по юридическому и HR-консалтингу, аудиту, оценке, инвестиционному анализу и налоговому планированию.

Аида Ибрагимова — руководитель кадрового отдела КСК групп

Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками. Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита.

Кадровый аудит – это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.

Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:

  • при предстоящей государственной проверке;
  • при смене специалиста по кадрам;
  • при угрозе проверки послеувольненияобиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии,увольнениепо инициативе работодателя);
  • при смене руководства компании;
  • при изменении законодательства.

Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению. Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.

В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами. Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит.

После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения кадрового аудита следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.

Проверка наличия обязательных кадровых документов

Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.

Обязательные кадровые документы можно подразделить на две группы:

  • документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности;
  • документы, которые становятся обязательными при определенных условиях.

К первой группе относятся документы, обязательность которых прописана в трудовом законодательстве, например, локальные нормативные акты, которые разрабатываются каждым работодателем самостоятельно и которые отражают условия труда именно в данной организации. Перечень всех документов, которые относятся к данной группе, приведен в таблице 1.

Таблица 1 Кадровые документы, обязательные для всех работодателей

Документ

Ссылка на нормативный акт

Правила внутреннего трудового распорядка

ст. 189, 190 ТК РФ

Положение о защите персональных данных

п. 8 ст. 86 ТК РФ

Инструкция по охране труда

ст. 212 ТК РФ

Положение об оплате труда

ст. 135 ТК РФ

График отпусков

ст. 123 ТК РФ

Штатное расписание

ст. 57 ТК РФ

Табель учета рабочего времени

ст. 91, 99 ТК РФ

Приказы по основной деятельности

Инструкция по заполнению формы Т-3 Постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и т.д.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них

п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда

п. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ и Минобрахования РФ от 12.02.2003 г. № 1 «Об утверждении Порядка обучения охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций»

Журнал учета мероприятий по контролю

ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ » О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

Трудовой договор

ст. 56, 57, 67 ТК РФ

Трудовая книжка

ст. 65, 66 ТК РФ

Личная карточка

п. 12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

Приказы по личному составу

ст. 62, 68, 84.1 и т.д.

Заявления работников

ст. 80, 127, 128, 255 ТК РФ и т.д.

Ко второй группе относятся документы, которые становятся обязательными при наличии определенных условий, которые могут быть обусловлены спецификой организации или если на данные документы делается ссылка в трудовом договоре, локальном нормативном акте или других документах. Перечень таких документов приведен в таблице 2.

Таблица 2 Документы, которые могут стать обязательными при наличии определенных условий

Документ

Условия, при которых документ становятся обязательным

Должностные инструкции

Если есть ссылка на должностную инструкцию в текстетрудового договора

Положение о премировании

Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка

Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем

Если в организации есть такой режим работы

График сменности

Если в организации введена сменная работа

Положение о неразглашении коммерческой тайны

Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны

Коллективный договор

Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем

Договор о коллективной материальной ответственности

Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности

Если в организации работают сотрудники – материально ответственные лица

Также работодатели могут утверждать и другие локальные нормативные акты, обязательное наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, положения об отделах, о персонале, аттестации и т.д.

Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов – какие документы есть, а какие нужно разработать. Для удобства результаты сверки можно свести в таблицу (таблица 3)

Таблица 3 Сверка документов

Документ есть

Документ отсутствует

Правила внутреннего трудового распорядка

Положение о защите персональных данных

Положение о премировании

Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка

Положение об оплате труда

Положение о премировании

Штатное расписание

График отпусков

Экспертиза документов

После того, как мы определили список обязательных документов, проверили их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям законодательства.

Таким образом, на данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Проверяйте все документы, которые есть в компании.

Просматривая локальные нормативные акты, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда компании. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись. При проверке локальных нормативных актов необходимо использовать соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации.

С каждым работником должно быть подписано согласие на обработку и передачу его персональных данных, если работнику, по его просьбе, оформляются справки, то на каждую справку работник должен написать письменное согласие на передачу его персональных данных третьей стороне.

В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков. Сотрудники должны быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели.

В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы приказы о внесении изменений в штатное расписание.

Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны отображаться сведения обо всех сотрудниках (об отпусках, больничных, прогулах и т.д.).

Просматривая распорядительные документы, необходимо проверить, чтобы приказы по личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности. Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены приказом руководителя компании.

При аудите трудовых книжек, необходимо проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи (приемы, переводы, награждения), вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки. Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в бухгалтерии, которая ведет приходно-расходную книгу, передача бланков в отдел кадров осуществляется на основании служебных записок или заявок ответственного за ведение трудовых книжек. Новые трудовые книжки и вкладыши оформляются работникам на основании их заявлений.

Трудовые договоры должны быть заключены с каждым работником, содержание трудового договора должно соответствовать статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть в трудовом договоре, как минимум, должны быть указаны сведения и условия, предусмотренные данной статьей.

Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек работников, в них должны быть указаны актуальные данные, карточки должны быть на каждого работника. В личной карточке должны быть указаны коды и со всеми сведениями о приеме и переводах работник должен быть ознакомлен под роспись.

Все кадровые журналы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью руководителя компании, а книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них опломбированы или скреплены сургучной печатью.

Оформление итогов кадрового аудита

По итогам кадрового аудита, лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки. В отчете по кадровому аудиту отображаются выявленные ошибки и меры, необходимые для устранения данных ошибок, делаются выводы о состоянии кадрового учета и риски, которые возникают у компании.

Отчет можно разделить на два блока.

В первом блоке распишите итоги аудита обязательных кадровых документов по компании (локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, штатного расписания, графика отпусков и т.д.).

Во втором блоке распишите результаты проверки документов по делу каждого сотрудника (трудовой договор, личная карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка).

Пример из практики:

По итогам кадрового аудита, который мы проводили у клиента нашей компании, были выявлены отдельные нарушения кадрового учета и рисковые ситуации:

  • Нет обязательных локальных нормативных актов.
  • Нет документов по штатному расписанию.
  • Нет графика отпусков.
  • Отсутствуют табели учета рабочего времени.
  • Нет обязательных кадровых журналов.
  • Нет приказов по основной деятельности по кадровому учету.
  • Нет приказов по личному составу.
  • Нет личных карточек работников.
  • Отсутствуют документы об ознакомлении с локальными нормативными актами.
  • Отсутствуют согласия на обработку и передачу персональных данных.
  • Нет должным образом оформленных должностных инструкций на работников, хотя в трудовом договоре делается ссылка на должностную инструкцию.
  • Ответственные лица Общества не проверены на дисквалификацию.
  • В содержании трудовых договоров допущены ошибки, такие как: отсутствуют паспортные данные работника и ИНН работодателя, нет условия об обязательном страховании работников, не прописаны периодичность и даты выплаты заработной платы, не указана дата начала работы.
  • Некорректно ведутся трудовые книжки работников, а именно: во многие трудовые книжке не внесены записи о приеме, переводах, неправильно вносятся записи в книжки.

Для устранения данных нарушений, нами был написан подробный отчет о результатах кадрового аудита и к каждому нарушению даны инструкции по исправлению. В результате клиент быстро привел документы в порядок, следуя подробным рекомендациям.

Нет сомнений в том, что кадровый аудит— важнейший инструмент снижения рисков, связанных с нарушениями ведения кадрового учета. Многие руководители считают, что кадровый аудит никому ненужная и дорогостоящая процедура, но это ошибочное мнение, так как проведение кадрового аудита поможет определить реальное состояние дел, выявить нарушения и ошибки. Частные изменения трудового законодательства, сложность его правильного применения, участившиеся проверки работодателей со стороны трудовой инспекции и других контролирующих органов, ужесточение ответственности за нарушение трудовых прав работников указывают на необходимость проведения кадрового аудита. Кадровый аудит можно провести собственными силами и в данной статье был описан порядок его проведения.

Как провести аудит кадровой документации своими силами

В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения.

Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания. Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф. А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации.

С необходимостью проведения аудита кадровой документации мы можем столкнуться на разных этапах работы в компании, наиболее часто это обусловлено сменой кадровика и проводится в рамках процедуры приема-передачи дел кадровой службы.

Кроме того, целями аудита могут являться:

  • возможность приведения количества документов по кадровому делопроизводству к минимальному;
  • сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства;
  • обеспечение четкого соблюдения требований трудового законодательства;
  • повышение вероятности успешного прохождения проверок со стороны Государственной инспекции труда;
  • ликвидация материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров и т.д.

Поскольку преимущества периодического проведения аудита кадровой документации очевидны, некоторые организации прибегают к достаточно дорогостоящим услугам консалтинговых компаний, кроме того, не все руководители готовы доверить столь конфиденциальную информацию сторонним организациям. Поэтому, на мой взгляд, вопрос проведения аудита кадровой документации своими силами является актуальным для многих кадровиков.

Итак, с чего же начать? Прежде всего, необходимо издать соответствующий приказ, обозначить цели (например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства), сроки (как правило, от 2 недель до нескольких месяцев) и состав комиссии (3 — 5 человек, обычно сюда входят представители бухгалтерии, юридического отдела, службы охраны труда и т.д. — в зависимости от организационной структуры предприятия).

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

Далее необходимо проанализировать, какие документы являются обязательными, ведь именно их отсутствие влечет ответственность для работодателя. Результаты такого анализа приведены в табл. 1. При оформлении документов необходимо опираться на нормативные акты. Чаще всего используется в работе Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Альбом N 1). При определении сроков хранения кадровики используют Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Министерством культуры РФ 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень). При проверках лучше знать свои права, которые указаны в Федеральном законе от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ред. от 18.07.2011, далее — Закон N 294-ФЗ). Важными, часто использующимися в работе кадровой службы документами также являются Постановление Правительства от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (ред. от 19.05.2008, далее — Постановление N 225) и Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69).

—-
¦ ————————¬
¦ ¦ Составление плана по ¦
—- ¦исправлению выявленных¦
¦ нарушений ¦
—- L————————
— — — — — — — — — — — — — — — — — — — -+- — — — — — — — — — — — — — — — — —
¦ ————————¬
¦ ¦ Составление отчета о ¦
—- ¦ текущем состоянии ¦
¦ кадровой документации¦
—- L————————
— — — — — — — — — — — — — — -+- — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — —
¦ —————————¬
¦ ¦ Определение состава ¦
—- ¦текущей документации и его¦
¦ юридической грамотности ¦
—- L—————————
— — — — — — — — ¦ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — —
¦ ————————-¬
—- ¦ Определение сроков ¦
L————————-
— — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — —
————————-¬
¦ Определение цели ¦
L————————-

Рис. 1

Таблица 1

Кадровые документы, ведение которых обязательно

Наименование
документа
Ссылка на
нормативный акт
Трудовые книжки На всех сотрудников (за исключением
совместителей). Хранятся до увольнения
сотрудника. Невостребованные — не менее
75 лет согласно Перечню, ст. 664
ТК РФ, ст. 66
Трудовые
договоры
Со всеми сотрудниками организации
(включая совместителей, временных
работников и т.д.). Со сроком хранения
75 лет согласно Перечню, ст. 657
ТК РФ, ст. 67
Штатное
расписание
Утверждается приказом по основной
деятельности. Изменения вносятся также
при помощи таких приказов. С постоянным
сроком хранения согласно Перечню, ст. 71
ТК РФ, ст. 57.
Альбом N 1,
форма Т-3
Приказы по
основной
деятельности
С постоянным сроком хранения согласно
Перечню, п. «а» ст. 19
Альбом N 1,
Инструкция к
заполнению
формы Т-3
Приказы по
личному составу
(прием,
перевод,
увольнение)
Со сроком хранения 75 лет согласно
Перечню, п. «б» ст. 19
Альбом N 1,
формы Т-1,
Т-1а, Т-5,
Т-5а, Т-8,
Т-8а.
ТК РФ,
ст. ст. 68, 62
Заявления
сотрудников об
увольнении по
собственной
инициативе,
отпуске
Со сроком хранения 75 лет согласно
Перечню, п. «б» ст. 656
ТК РФ,
ст. ст. 80,
128, 127, 122
Правила
внутреннего
трудового
распорядка
Могут быть оформлены как приложение к
коллективному договору, ст. 190 ТК РФ. Со
сроком хранения 1 год после замены новыми
согласно Перечню, ст. 773
ТК РФ, ст. 189
Положение
(инструкция)
или другие
формы
оформления
работы с
персональными
данным
сотрудников
ТК РФ не устанавливает четкую форму
оформления данных документов. Со сроком
хранения 3 года после замены новыми
согласно Перечню, ст. 655
ТК РФ, п. 8
ст. 86
График отпусков Утверждается работодателем не позднее
чем за две недели до наступления
календарного года. Срок хранения — 1 год
согласно Перечню, ст. 693
Альбом N 1,
форма Т-7.
ТК РФ, ст. 123
Приказы по
отпускам
Со сроком хранения 5 лет согласно
Перечню, п. «б» ст. 19
Альбом N 1,
форма Т-6, Т-6а
Личные карточки
работников Т-2
На всех сотрудников организации,
заполняются не позднее первого дня
работы. Со сроком хранения 75 лет
согласно Перечню, ст. 658
Альбом N 1,
форма Т-2
Табель учета
рабочего
времени
Со сроком хранения 5 лет согласно
Перечню, ст. 586
Альбом N 1,
форма Т-13.
ТК РФ,
ст. ст. 91, 99
Положение об
оплате труда (о
премировании, о
надбавках, о
вознаграждении
за год)
Точное наименование документа в
законодательных и нормативных актах не
установлено. Со сроком хранения 5 лет
после замены новыми согласно Перечню,
ст. 411
ТК РФ, ст. 135

Внутренний кадровый учет ведется в основном с помощью журналов. В табл. 2 приведены журналы, вести которые кадровой службе обязательно. Все журналы должны быть прошиты, пронумерованы и удостоверены печатью юридического лица в соответствии с требованиями Росархива.

Таблица 2

Кадровые журналы, ведение которых обязательно

Наименование
журнала
Ссылка на
нормативный акт
Книга учета
движения
трудовых книжек
и вкладышей к
ним
Должны быть пронумерованы, прошнурованы и
скреплены подписью руководителя
предприятия и сургучной печатью. Со
сроком хранения 75 лет согласно Перечню,
п. «в» ст. 695
Постановление
N 225,
п. п. 40 — 41.
Постановление
N 69
Приходно-
расходная книга
по учету
бланков
трудовых книжек
и вкладышей к
ним
Если трудовая книжка выдается работнику
впервые или оформляется вкладыш. Со
сроком хранения 5 лет согласно Перечню,
п. «д» ст. 695
Постановление
N 225,
п. п. 40 — 41.
Постановление
N 69
Журнал учета
проверок
Должен быть прошит, пронумерован и
удостоверен печатью юридического лица. Со
сроком хранения 5 лет согласно Перечню,
ст. 176
Закон N 294-ФЗ,
п. 8 ст. 16

Локальные нормативные акты

Таким образом, в любой организации должно быть как минимум пять обязательных локальных нормативных актов:

Опыт судебной практики показывает, что наиболее распространенным правонарушением в области трудового законодательства является отсутствие в организациях и у индивидуальных предпринимателей локальных нормативных актов либо в них присутствуют пункты, ухудшающие положение работников вопреки действующему законодательству. Содержание подобных пунктов может быть самым разным — например, о том, что сотрудница должна уведомить работодателя о своей беременности в течение суток с момента выявления данного факта, запрещение работнику в свободное от основной работы время заключать трудовой договор с другим работодателем или включение ИНН в список обязательных документов при приеме на работу.

Помимо вышеперечисленного перечня, существуют другие документы, которые являются обязательными для некоторых организаций в силу специфики их деятельности. Например, график сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, коллективный договор, договор о полной материальной ответственности, положение о коммерческой тайне и др.

Особенно внимательно необходимо отнестись к должностным инструкциям. С одной стороны, они не относятся к обязательным документам, а с другой, согласно ст. 57 ТК РФ обязательным условием трудового договора является трудовая функция. Следовательно, необходимо либо прописать должностные обязанности работника непосредственно в тексте трудового договора, либо как следует продумать должностную инструкцию. Некоторые работодатели считают, что лучше должностную инструкцию оформлять в качестве приложения к трудовому договору, которое будет являться его неотъемлемой частью. Это не запрещено, хотя надо представлять себе, что изменить трудовой договор сложнее, чем должностную инструкцию, а если она является приложением, то изменение должностной инструкции будет одновременно изменением трудового договора.

В ходе аудита кадровых документов необходимо проверить их наличие, правильность оформления, а также соответствие содержания требованиям законодательства.

Ниже приведена структура отчета по аудиту кадровой документации с примерами наиболее часто встречающихся нарушений и рекомендациями по их устранению.

Содержание отчета по аудиту кадровой документации в компании

Первоочередные задачи по исправлению нарушений, которые по возможным последствиям и санкциям носят наиболее тяжелый характер (табл. 3).

Таблица 3

Соотнесение нарушений и уровня ответственности за них

—-T——————T—————T————————————¬
¦ N ¦ Нарушение ¦ Что нарушили ¦ Оценка рисков при продолжении ¦
¦п/п¦ ¦ ¦ данного нарушения ¦
+—+——————+—————+————————————+
¦ 1 ¦Выплата ¦ТК РФ, ¦Со стороны государственных органов ¦
¦ ¦заработной платы ¦ст. ст. 136, ¦либо в процессе трудового конфликта¦
¦ ¦один раз в месяц ¦236 ¦работодателю будет предъявлено ¦
¦ ¦без выплаты ¦ ¦обязательное требование выплатить ¦
¦ ¦компенсации ¦ ¦компенсацию за задержку заработной ¦
¦ ¦согласно ст. 236 ¦ ¦платы всем работникам с 2002 г. (с ¦
¦ ¦ТК РФ ¦ ¦момента вступления в действие ТК ¦
¦ ¦ ¦ ¦РФ). При этом за задержку выплат ¦
¦ ¦ ¦ ¦более 2 месяцев предусмотрена ¦
¦ ¦ ¦ ¦ответственность вплоть до уголовной¦
+—+——————+—————+————————————+
¦ 2 ¦Внутренние ¦ТК РФ, ¦Согласно ст. 8 ТК РФ локальные ¦
¦ ¦локальные ¦ст. ст. 136, ¦нормативные акты, принятые без ¦
¦ ¦нормативные акты ¦135, 190 ¦соблюдения установленного ст. 372 ¦
¦ ¦утверждены с ¦ ¦настоящего Кодекса порядка, учета ¦
¦ ¦нарушением ¦ ¦мнения представительного органа ¦
¦ ¦установленной в ¦ ¦работников, не подлежат применению.¦
¦ ¦трудовом ¦ ¦То есть применяемые локальные ¦
¦ ¦законодательстве ¦ ¦нормативные акты являются ¦
¦ ¦процедуры, т.е. ¦ ¦недействительными, что лишает ¦
¦ ¦без учета мнения ¦ ¦работодателя возможности применять ¦
¦ ¦представительного¦ ¦их ¦
¦ ¦органа ¦ ¦ ¦
L—+——————+—————+————————————

Результаты аудита кадровой документации. В табл. 4 проанализировано, какие могут наступить санкции за выявленные нарушения в оформлении документов и процедур, сразу же даны рекомендации по исправлению этих нарушений.

Таблица 4

Нарушения в оформлении документов

N
п/п
Документ и
описание
выявленных
нарушений
Ссылка на
нормативный
акт, который
нарушен
работодателем
Возможные санкции
при проведении
инспекционной
проверки и оценка
рисков
работодателя
Рекомендации по
исправлению
1 2 3 4 5
1 Трудовые книжки: порядок организации работы и оформления
В сведения о
поощрении внесена
запись о трудовой
деятельности
Постановление
N 69, п. 3.1
и бланк
трудовой
книжки
1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до 50 тыс.
руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток —
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Записи, внесенные
в раздел, не
предназначенный для
таких сведений,
могут быть не
засчитаны работнику
в трудовой стаж. При
судебном
разбирательстве
ответственность за
это будет нести
организация,
допустившая такое
нарушение
Исправить, оформив
вкладыш в трудовую
книжку и перенеся
в него записи,
ошибочно внесенные
в данный раздел
2 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
Журнал оформлен с
нарушением
установленных
требований (не
пронумерован и не
скреплен
сургучной печатью
или не
опломбирован)
Постановление
N 225, п. 41
1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток —
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. Журнал, не
оформленный
соответствующим
образом, не может
служить
доказательством
соблюдения процедуры
приема и выдачи
трудовой книжки на
руки сотруднику.
4. Возможны проблемы
при передаче журнала
в архив
Оформить в
соответствии с
требованиями
законодательства
3 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей
в нее
4 Личные карточки работников Т-2
Карточки Т-2
хранятся вместе с
копиями личных
документов
сотрудников
(данные документы
имеют разный срок
хранения)
Перечень 1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 2500 до
5000 руб.; на
юридических лиц — от
200 тыс. до
300 тыс. руб. —
ст. 13.25 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. Возможно
возникновение
проблем при сдаче
документов в архив
Разделить
документы по
срокам хранения
5 Приказы по личному составу
6 Приказы о приеме на работу
7 Приказы о прекращении трудового договора с работником
В основании-
расторжении не
указывается часть
статьи ТК РФ
Альбом N 1.
ТК РФ,
ст. 84.1
1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток —
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. Запись, внесенная
на основании приказа
в трудовую книжку,
не соответствует
формально тексту
приказа, что в
случае конфликта с
работником может
быть трактовано не в
пользу работодателя
Указывать в
дальнейшем
8 Приказы о вынесении дисциплинарного взыскания
Используется не
установленный ТК
РФ вид
дисциплинарного
взыскания в виде
штрафа
ТК РФ,
ст. 192
1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до 50 тыс.
руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток —
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. Снятие данного
дисциплинарного
взыскания в связи с
его незаконностью
Пересмотреть
вопрос о
дисциплинарном
взыскании
9 Приказы о переводе
10 Приказы по основной деятельности
11 Приказы на отпуск
Выдача работнику
денежной
компенсации за
неиспользованный
отпуск
ТК РФ,
ст. 126
1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток —
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Претензии со
стороны налоговых
органов об
обоснованности
данных расходов
Не повторять в
дальнейшем
12 График отпусков
13 Нарушения оформления отпусков
Работнику не
вручается
уведомление о
начале отпуска за
две недели
ТК РФ,
ст. 125
Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток —
ст. 5.27 КоАП РФ
Не повторять в
дальнейшем
14 Штатное расписание и документы по оплате труда
В штатном
расписании
установлена
«вилка» окладов
ТК РФ,
ст. ст. 3,
20, 22, 132,
принцип
равной платы
за труд
равной
ценности
1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц
от 35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток —
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. В случае
конфликта или
инспекционной
проверки
установление
требования доплатить
работникам, которые
были
дискриминированы,
согласно требованиям
трудового
законодательства за
все время данного
нарушения с учетом
требований ст. 236
ТК РФ
Устранить данное
нарушение,
разработав
дифференцированную
систему оплаты
труда, например
разработав систему
надбавок для
дополнительной
оплаты
сотрудникам,
которые имеют
дополнительные
качества и заслуги
перед
работодателем
15 Приказы на сверхурочные работы
Привлечение
работников к
работе
сверхурочно без
достаточных к
тому оснований и
не оформляя
приказ и
письменное
согласие
работника
ТК РФ, ст. 99 1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток —
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. В случае
несчастного случая
возможна даже
уголовная
ответственность за
нарушение режима
труда и отдыха
сотрудника
Не повторять в
дальнейшем
16 Табель учета рабочего времени
17 График сменности (график работы)
Графики сменности
утверждаются
менее чем за
1 месяц до
вступления в силу
ТК РФ,
ст. 103
1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток —
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. Работник может не
согласиться с
соблюдением графика
при нарушении срока
уведомления
Исправить
нарушение
18 Путевые листы
19 Правила внутреннего трудового распорядка (оформление)
20 Правила внутреннего трудового распорядка и изменения к ним
(содержание)
При приеме на
работу требуется
набор документов,
не установленный
законодательством
(требование
наличия диплома
устанавливается
не для всех
категорий
работников)
ТК РФ, ст. 65 1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток —
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок
Устранить
нарушение,
рекомендуется
скорректировать
формулировку и
указать не
«обязан», а
«желательно», «(по
желанию
работника)»
предоставление
данных документов
Не прописан
перечень
должностей,
которым может
быть установлен
ненормированный
рабочий день
ТК РФ,
ст. 101
1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток —
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок
Необходимо
добавить перечень
должностей,
которым
устанавливается
ненормированный
рабочий день
21 Положение об оплате труда и премировании работников
Положения нет, но
при этом
производится
выплата премии
ТК РФ,
ст. 135
1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток —
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
3. Возможно
обвинение в
дискриминации, т.к.
критерии
премирования не
зафиксированы ни в
локальных актах, ни
в приказах
Устранить данное
нарушение
22 Положение по защите персональных данных (или другой документ,
аналогичный по смыслу)
23 Трудовой договор (оформление)
24 Трудовой договор (содержание)
Отсутствие в
трудовых
договорах
обязательных
условий согласно
ст. 57 ТК РФ
ТК РФ, ст. 57 1. Наложение
административного
штрафа на
должностных лиц в
размере от 1000 до
5000 руб.; на
юридических лиц от
35 тыс. до
50 тыс. руб.,
административное
приостановление
деятельности на срок
до 90 суток —
ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок
Рекомендуется
скорректировать
согласно трудовому
законодательству
25 Журналы регистрации других кадровых документов
Нет журнала учета
мероприятий по
контролю, который
должен быть
прошит,
пронумерован и
заверен печатью
юридического лица
Закон
N 294-ФЗ,
ст. 16, п. 8
1. Обязательное
требование исправить
данное нарушение в
установленный срок.
2. Работодателю
данный журнал
необходим для
подтверждения факта
проводимой проверки
Оформить
Другие нарушения
При приеме на
работу на
руководящие
позиции не
проводится
проверка на
дисквалификацию
КоАП РФ, п. 2
ст. 32.11
1. Административный
штраф —
100 тыс. руб.
2. Признание
недействительными
документов, которые
подписывало
дисквалифицированное
лицо
Проводить
обязательно

Поскольку не существует унифицированных форм отчетности по аудиту кадровой документации, их выбор полностью зависит от лица, ответственного за его проведение. Это могут быть как докладная записка, так и акт приема-передачи дел.

После его составления необходимо будет разработать план по исправлению выявленных нарушений, назначить ответственных (как правило, это сотрудник отдела кадров) и определить сроки.

Периодичность проведения аудита зависит от многих факторов, как правило, сплошной аудит проводится один раз в 1 — 3 года, чаще — при наличии внешних обстоятельств, а именно:

  • при смене руководителя отдела кадров;
  • в преддверии проверки ГИТ;
  • при смене руководства организации и т.д.

Примерный образец

Руководителю ООО «Синхрон»

А.А. Карпееву

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА о состоянии кадровой документации

С 28.05.2012 по 11.06.2012 мною, начальником отдела кадров Ивановой О.Н., проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определения ее состава на соответствие требованиям, предъявляемым со стороны действующего законодательства РФ, создания (восстановления, налаживания) системы и оптимизации кадровой документации. В процессе аудита выявлены следующие недостатки (несоответствия)…

Таблица сверки документов

Документы полностью
соответствуют
действующему
законодательству
Документы нуждаются в
доработке (внесении
изменений, дополнений)
Документы отсутствуют
(необходимо указать сроки
создания документов, их
утверждения и ввода)

В связи с изложенным вношу следующие предложения…

Выборочный аудит обычно проводится при внесении изменений в действующее законодательство. Поскольку оно меняется со скоростью звука, сроки могут составлять от 1 раза в месяц до 1 раза в год. В отличие от сплошного аудита, который носит более глобальный характер, выборочный, как правило, инициируется самой службой персонала и может проходить без создания комиссии. Например, при подготовке к проверке предприятия миграционной службой проверяются только документы на иностранных работников или только листы нетрудоспособности для проверки ФСС РФ и т.д.

Таким образом, периодическое проведение аудита кадровой документации помогает избежать штрафов, налагаемых контролирующими органами, приостановления деятельности организации или даже уголовной ответственности (в зависимости от тяжести выявленных нарушений). Поэтому заказчиками аудита помимо руководителя отдела кадров могут выступать как генеральный директор, так и собственник компании.

В целом можно с уверенность сказать, что аудит помогает сотруднику кадровой службы повысить свой профессиональный уровень путем выявления собственных ошибок, оценить потенциальные риски при приеме-передаче кадровой документации и многом-многом другом. Ведь, если не уделять должного внимания ведению кадрового делопроизводства, последствия в виде судебных тяжб, штрафов и дисквалификации не заставят себя долго ждать.

Библиографический список

А.Рогожина

Эксперт

в области управления персоналом,

руководитель

группы проектирования и сопровождения

организационных изменений

ОАО «БИНБАНК»,

член Национального

союза кадровиков