Инвентаризация склада

Содержание

Порядок инвентаризации. Введение итогов инвентаризации в 1С

Как провести инвентаризацию на складе

Инвентаризация склада осуществляется периодически для уверенности в правильном ведении бухгалтерского и складского учёта. В розничных точках при инвентаризации склада определяется количество проданного, недостача, пересорт, что позволяет вовремя скорректировать программный учет товаров, основных средств, материалов. На примере конфигурации «1С: Бухгалтерия 8.3» познакомимся с автоматизированными средствами инвентаризационных мероприятий.

Инвентаризация склада, особенно при широком ассортименте разнообразных товаров и поступлении/продажах большими партиями – то, что страшит многих кладовщиков и бухгалтеров, но средствами программы выполняется быстро, понятно и корректно.

Регламент выполнения инвентаризационных мероприятий на складе

Когда необходима инвентаризация? Кроме плановых, необходимых для представления корректной бухотчетности, проверок наличия/отсутствия товарно-материальных ценностей (ТМЦ) пересчёт складской наличности производится в следующих ситуациях:

  • при смене МОЛ – материально ответственных лиц (на дату передачи дел);
  • при подозрении краж, умышленной или случайной порчи товара и материалов;
  • в случае природных катастроф, затоплений и пожаров, иных внештатных внешних ситуаций;
  • при явном несовпадении складского и бухгалтерского учёта.

Выполнение инвентаризации на складе регламентируется сопутствующими методическими указаниями (приказ Минфина РФ №49 от 13.06.1995, дополненный 08.11.2010).

Последовательность действий, выполняемых до оформления инвентаризационных показателей в программе 1С: Бухгалтерия 3.0:

  1. Бухгалтерией составляются инвентаризационные описи (ИНВ-3 для товаров и собственных материалов, ИНВ-5 для поступивших на хранение и переработку материалов).
  2. Складские операции в инвентаризационный период не совершаются.
  3. МОЛ оформляет расписку о внесении складских документов в карточки складского учета и их передаче в отдел бухгалтерии.
  4. Составляется комиссия, присутствуют завскладом и назначенные МОЛ, осуществляется пересчитывание товаров и материалов с занесением показателей в графу «Фактическое наличие».
  5. При выявлении инвентаризационных излишков или недостач по форме ИНВ-19 выписываются сличительные ведомости: суммовые показатели отмечаются так, как оценены в бухучете.

Нередко пересчет и обработка её результирующих показателей растягиваются на неопределенное время – это вызывает серьезный перекос в бухгалтерском и складском учёте. Для корректного выполнения этой важной процедуры результаты пересчета ТМЦ вносятся в программу не позднее десяти дней после его завершения, чем быстрее – тем лучше.

Объекты программы, используемые при инвентаризации склада

Автоматизированный учет инвентаризации ТМЦ предусматривает использование нескольких документов, доступных через раздел меню Склад — Инвентаризация:

  • основной документ данных складского пересчета «Инвентаризация товаров»:

  • документ «Оприходование товаров»:

  • документ «Списание товаров»:

Последние два документа рекомендуется оформить на основании док-та «Инвентаризация» — это существенно сокращает временные затраты на подведение инвентаризационных итогов и корректировки бухучета.

Документ «Инвентаризация на складе»

Основной документ содержит три закладки:

  • Товары – вносятся позиции номенклатуры, количество по факту и программному учету, учетная стоимость, автоматически рассчитывается количественное отклонение, фактические и учётные суммы позиции. Обратите внимание: очень удобно при заполнении табличных строк док-та пользоваться блоком «Заполнить» — «Заполнить по остаткам на складе»: конфигурация сама подтянет все присутствующие на складском учёте ТМЦ, проставит их количество и цену оприходования:

Вторая строка блока «Заполнить» выполняет перезаполнение учётных количеств и сумм в случае внесения корректировок в исходные документы оприходования, перемещения по складам, списания. Фактическая сумма представляет собой произведение граф «Кол-во факт» и «Цена». Если по результатам инвентаризации установлено несовпадение фактической и учетной стоимостей, то при изменении фактического показателя пересчитывается цена за единицу (как частное от деления фактической суммы на фактическое количество).

Если товара/материала в наличии нет или меньше учетного количества, автоматически заполнится графа «Отклонение» — показатель выводится с отрицательным знаком, это недостача. На излишки (фактическое количество больше учетного) указывает положительная цифра отклонения.

  • закладка документа «Проведение инвентаризации» предназначается для внесения данных самой процедуры: периода, сведений о документе основании, причина инвентаризационного пересчета заполняется вручную в текстовом поле:

Закладка документа «Инвентаризационная комиссия» определяет ответственных за инвентаризацию членов комиссии, взвод флажка «устанавливает» председателя:

Важно понимать, что док-т «Инвентаризация товаров» не делает по учёту совершенно никаких движений – не списывает недостачу и не оприходует излишки. Это всего лишь ведомость фактического наличия и программного, с выводом количественных и суммовых отклонений. Но именно эта ведомость является базой для дальнейшей корректировки бухучета. После записи документа доступны для печати необходимые печатные формы – описи, ведомости, инвентаризационный приказ:

Если у организации в учёте имеется единственный склад, то документальные операции по умолчанию будут производиться по нему – он даже не отобразится в шапке конкретной формы. Если же в справочнике складов присутствует несколько позиций, то в шапке инвентаризационного документа появится поле выбора необходимого склада:

На базовых данных документа пересчета оформляются документы «Оприходование товаров» и «Списание товаров» — большинство граф заполняются автоматом. Указанные документы, конечно, могут быть созданы и сами по себе.

Документ «отчёт о розничных продажах»

Если предприятием ведется розничная торговля (в программе имеются соответствующие настройки учетной политики и функциональности программы) на основании док-та «Инвентаризация товаров» необходимо оформить документ «Отчёт о розничных продажах»:

Возможность создания документа розничных продаж появится только в ситуации, если инвентаризацией было обнаружено превышение фактического наличия над учётным. Иначе программа выдаст ошибку – и это понятно: если нет излишков, значит, нет и показаний для оформления розничных продаж.

Если же инвентаризацией выяснено, что по факту товара/материала меньше, чем отображено в программе, и точно известно, что разница продана (а не украдена или испорчена), оформляется документ розничных продаж на величину отклонения:

В графу «Количество» попадут данные положительного отклонения из документа инвентаризации (излишки), цену и сумму возможно указать вручную с пересчетом. При проведении «Отчет о розничных продажах» делает движения по счету учёта ТМЦ (в данном случае 10.01 «Сырьё и материалы»), счёту доходов с аналитикой и счёту расходов, в шапке указан счёт кассы.

Чтобы исключить проставление вручную для каждого материала/товара счёта учёта рекомендуется для соответствующих номенклатурных позиций настроить счета учета. Такая возможность доступна через гиперссылку «Счета учёта номенклатуры» в шапке справочника «Номенклатура», после чего нужный счёт учёта по определённой товарной или материальной позиции во всех документах будет подтягиваться сам. Минимум ручной работы – минимум случайных ошибок в учёте.

На основании проведенного документа при необходимости следует оформить возврат от покупателя или оприходовать наличные суммы:

Документ «Оприходование товаров»

Формирование этого документа интуитивно понятно. Потребность в его оформлении возникает лишь тогда, когда инвентаризационным пересчётом выявлены излишки товаров/материалов, которые следует поставить на баланс организации.

Удобно оформлять этот документ на основании «Инвентаризации товаров на складе». Графа «Количество» заполняется по положительному инвентаризационному отклонению, в шапке следует определить статью доходов (по умолчанию «Оприходование излишков»):

Проставленные для номенклатурных позиций счета учета будут подтягиваться во все составляемые документы – это удобно, бухгалтеру дополнительно не придется контролировать этот момент. Оприходование формирует соответствующие проводки:

Документ «Списание товаров»

Составляется в случае выявления инвентаризацией недостачи ТМЦ, подлежащих списанию с баланса организации. Практически идентичен документу оприходования с учётом противоположности операции. Ниже приведен пример инвентаризационного документа с недостачей по двум номенклатурным позициям и сформированного на его основании документа списания:

В режиме создания документа «на основании» табличные части автоматически заполняются номенклатурой, оказавшейся по показателям документа-основания в недостаче. Из табличных строк следует исключить позиции, недостаток которых обусловлен фактическим нахождением на другом складе (при наличии на предприятии и в учёте нескольких складов). Для изменения фактического нахождения ТМЦ необходимо оформить и провести документ «Перемещение товаров».

Проведенный документ списания формирует в учёте следующие движения:

Из его формы печатаются акты списания товаров (ТОРГ-16) – печатные формы стандартны и унифицированы, при необходимости подключите собственные печатные бланки.

Чаще всего по инвентаризационным результатам востребованы оба типа документов: излишки приходуются, недостачи списываются. Одна и та же номенклатурная позиция инвентаризационного документа невозможна в документе списания и документе оприходования.

Отображение результатов инвентаризации материалов в бухучете

Автоматизация ведения материально-производственных запасов в 1С в случае излишков или недостачи имеет следующие нюансы, которые специалист бухгалтерии при проведении инвентаризационных мероприятий и оформлении документов в программе должен проконтролировать:

  • излишек материалов вносится по рыночной стоимости (без НДС) на момент проведения пересчёта, надлежащая сумма отображается в прочих доходах;
  • излишки материалов проводятся по дебету счёта 10 «Материалы», корреспондирующего со счётом 91.01 «Прочие доходы»;
  • оценка списания осуществляется по закрепленному в учётной политике методу;
  • недостача оформляется списанием материалов со счёта 10 «Материалы» в дебет счёта 94 «Недостачи и потери при порче ценностей»;
  • если в организации регламентированы нормы естественной убыли, то решением руководителя лимитированная сумма недостач переносится на производственные издержки (с кредита счёта 94 «Недостачи и потери при порче ценностей» в дебет 20-х производственных счетов);
  • недостачи выше нормы естественной убыли переносятся с кредита счёта 94 на МОЛ – в дебет субсчёта 73.03 «Расчёт по возмещению мат. ущерба»;
  • потери от природных и техногенных катастроф переносятся на финансовые результаты – в дебет 91.02 «Прочие расходы» с кредита счёта 10 «Материалы».

Вышесказанное справедливо и для товарного учета, проводки списания и оприходования формируются по соответствующим счетам (41.01 – для товаров на складах, 41.02 – для товаров розничной торговле).

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или обратившись к нашим специалистам по телефону в удобный для вас офис.

Как провести инвентаризацию: подготовка, способы и оформление результатов

Из-за расхождений фактических и учетных остатков возникает много проблем. Например, можно добавить в заказ запчасти, которых нет на складе или продать пересортный товар. Потом придется делать возвраты, продлевать сроки ремонтов и извиняться перед клиентами. Это портит не только настроение, но и имидж вашей компании.

Чтобы избежать подобных ситуаций, нужно регулярно пересчитывать товары и сравнивать их реальное количество с тем, которое указано в системе. Так вы получите корректные данные об остатках, проверите честность сотрудников и начнете контролировать товарооборот. Конечно, при условии, что все сделали правильно. Поэтому сегодня расскажем о том, как проводить инвентаризацию на складе и что потом делать с ее результатами.

Как подготовиться к инвентаризации: 5 простых советов

Казалось бы, зачем к ней вообще готовиться? Бери и считай. Но если приступить к инвентаризации без подготовки, она может занять очень много времени или не отразить реальную ситуацию на складе. Чтобы пересчет прошел быстро и без проблем, воспользуйтесь нашими советами:

  1. Завершите обработку документов, которые влияют на движение товаров. Проведите актуальные оприходования, списания и перемещения. Движение всех позиций должно быть отражено в системе до начала инвентаризации.
  2. Наведите порядок на складе. Нужно организовать все так, чтобы сотрудники понимали, где находится тот или иной товар и могли быстро его найти. Для этого, перед тем как делать инвентаризацию, включите адресное хранение или хотя бы обеспечьте информативное зонирование (разместите товары не рандомно, а согласно понятной логике). Кроме того, бракованные и списанные позиции стоит убрать в отдельное место, чтобы их не посчитали как излишки.
  3. Выберите способ проведения инвентаризации. Частичная или полная, с помощью сканера штрих-кодов или вручную. Главное, принять решение заранее, чтобы правильно распределить время, проверить корректность работы оборудования или распечатать остатки. Подробнее о том, как часто нужно проводить инвентаризацию и о ее видах расскажем немного позже.
  4. Назначьте инвентаризационную комиссию. Подумайте, кто из сотрудников будет проводить пересчет. Они обязательно должны присутствовать на работе в день инвентаризации и после ее проведения подписать специальный акт. Очень важно, чтобы эти люди считали товары по фактическому наличию, а не со слов материально ответственных коллег. Поэтому вы должны быть уверены в их честности.
  5. Составьте план. Определите группы товаров для пересчета и скажите сотрудникам, кому и во сколько приходить на работу.

Выполнение этого простого плана поможет вам сэкономить время и нервы, а также получить достоверные результаты. Теперь давайте поговорим о видах и способах инвентаризации как метода учета.

Виды и способы инвентаризации склада

Начнем с того, что проводить инвентаризацию можно по графику и внепланово. В первом случае желательно делать это каждый месяц и обязательно минимум раз в год – перед сдачей годовой отчетности. Регулярный пересчет поможет быстро выявить недостачи, избежать финансовых потерь и конфликтов с клиентами. Сотрудники станут более дисциплинированными, и вы сможете навести на складе порядок.

Внеплановые инвентаризации нужны в непредвиденных ситуациях вроде недовозов, порчи и краж. Если их приходится проводить слишком часто, стоит задуматься о причинах постоянных форс-мажоров и уволить недобросовестных подчиненных.

Кроме того, инвентаризации бывают сплошными и выборочными. В первом случае вы считаете все товары, а во втором –какую-то их часть (определенные категории, группы и ячейки). Годовая инвентаризация должна быть сплошной, а промежуточные можно делать так, как вам удобно. Затем для проверки правильности результатов проводится контрольный или повторный пересчет.

С видами разобрались, перейдем к методам. Инвентаризацию можно проводить вручную или автоматически, офлайн или онлайн. Реализация конкретных решений зависит от вашей CRM-системы. В РемОнлайн, например, для этого предусмотрено 4 способа:

  • Слепая инвентаризация – нужно сканировать этикетки товаров сканером штрих-кодов. Успешность действия подтвердит звуковой сигнал и вам даже не придется смотреть на монитор. Сканируете, слышите звук, переходите к следующему товару – все просто.
  • Печать ведомости – распечатайте остатки и зафиксируйте фактическое количество товаров, а затем внесите в таблицу позиции, по которым есть расхождения. Так вы сможете проинвентаризировать склад в режиме офлайн.
  • Экспорт/импорт товаров – выгрузите остатки в excel-файл, заполните в нем фактическое количество товаров, а затем импортируйте файл обратно в CRM-систему.
  • Загрузка списка остатков – добавьте в таблицу учетный список товаров, а потом посчитайте и внесите их фактическое количество.

Теперь вы знаете, как правильно проводить инвентаризацию на складе и какие методы для этого можно использовать. После завершения пересчета в системе сформируется итоговый акт с общим списком позиций и найденными расхождениями. Самое время поговорить о том, как отразить результаты инвентаризации в учете.

Сведение инвентаризации и подведение итогов

Оформление результатов – это финальный этап инвентаризации. Если вы не нашли расхождений, просто распечатайте акт для архива. При обнаружении излишков, пересортиц и недостач придется потратить время на то, чтобы отыскать и опознать проблемные позиции. Что-то могло попасть в зону брака или затеряться без коробки между стеллажами, по какому-то товару просто забыли провести перемещение, какой-то украли и т.д. В общем, целое расследование. После него можно переходить к решению расхождений в CRM-системе. Вот основные типы проблем, с которыми вы можете столкнуться:

  • Недостачи – решаются через списание или продажу материально ответственному сотруднику.
  • Излишки – нужно оприходовать, при необходимости отредактировать цены и распечатать этикетки для таких позиций.
  • Товары на других складах и ячейках – к этой группе относятся серийные товары, которые оказались не на своем месте. Их нужно переместить на правильные склады и ячейки.
  • Товары других категорий – такая проблема возникает тогда, когда вы проводите выборочную инвентаризацию отдельных категорий. Например, инвентаризируете запчасти и видите, что в список почему-то попал товар. В таком случае нужно просто исправить категорию позиции на ту, к которой она должна относиться.
  • Неизвестные товары – если вы нашли неизвестные товары, которые можно продать, идентифицируйте и оприходуйте их в CRM-системе.

В конце вы проведете какое-то количество оприходований, списаний и перемещений. Хорошо, если эти документы будут связаны с итоговым актом инвентаризации в программе, чтобы вы в любой момент могли их открыть и перепроверить информацию, которая вас интересует. После сведения фактическое и учетное количество товаров должно стать одинаковым. Это будет значить, что инвентаризация прошла успешно.

Теперь вы знаете, как оформить результаты инвентаризации и что нужно для ее проведения. А подробнее про инвентаризацию в РемОнлайн читайте в этой статье.

Инвентаризация товаров

Инвентаризация товарно-материальных ценностей представляет собой наиболее трудоемкий процесс. Это связано, прежде всего, с большими объемами и разнообразной номенклатурой материальных ценностей, а также недостатками в обеспечении контроля их сохранности.

Порядок инвентаризации товарно-материальных ценностей рассмотрим на примере инвентаризации товаров. Наличие товаров на складах и в розничной торговле периодически проверяется посредством инвентаризации. Важно помнить, что инвентаризация является основным средством контроля при приемке-передаче материальных ценностей.

Осуществляя инвентаризацию товаров, нужно, с одной стороны, сличить их количество в натуре с данными аналитического и синтетического учета по счету 41 «Товары» и забалансовых счетов, а с другой стороны — подтвердить правильность оценки товаров.

Обратите внимание!

В процессе проведения инвентаризации товаров необходимо руководствоваться, помимо общих нормативных документов по организации учета и инвентаризации, также и специальными нормативными документами, отражающими особенности сферы торговли, в частности:

Постановлением Совета Министров СССР от 10 февраля 1948 года №248 «О взыскании ущерба, причиненного лицами, виновными в хищении и недостаче продовольственных и промышленных товаров»;

Положением о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации, утвержденным Указом Президиума Верховного Совета СССР от 13 июля 1976 года №4204-IX;

Приказом Минторга СССР от 28 июня 1983 года №140 «Указания о порядке работы в системе Министерства торговли СССР по возмещению ущерба от хищений, растрат, недостач и потерь товарно-материальных ценностей, ответственности руководителей и должностных лиц предприятий и организаций государственной торговли за состояние этой работы и координацию ее правоохранительными органами»;

Инструкцией Минфина СССР от 14 января 1967 года №17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности»;

Методическими рекомендациями по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года №1-794/32-5;

Приказом Минторга СССР от 2 апреля 1987 года №88 «Об утверждении норм естественной убыли продовольственных товаров в торговле и инструкций по их применению» и другими.

Материально-ответственные лица осуществляющие приемку, хранение и отпуск товаров, несут полную материальную ответственность за вверенные им ценности на основании заключенных с ними договоров о полной материальной ответственности.

Инвентаризация товаров проводится по местам хранения и по материально-ответственным лицам. В процессе инвентаризации уточняются остатки товаров, числящихся на счетах, на дату представления последнего товарного отчета.

Одновременно с фактической проверкой товаров в натуре, проверяется состояние и ведение складского хозяйства. А так же проверяется правильность организации хранения и размещения товаров, при этом имеется в виду разнообразие физико-химических свойств многих товаров, например:

— скоропортящиеся (продукты полеводства, садоводства, огородничества, животноводства, птицеводства и другие);

— легко воспринимающие влагу (соль, сахар и другие);

— легко воспринимающие посторонние запахи (чай, сахар, мука, крупа и другие);

— обладающие специфическими запахами (рыба, табак и другие);

— убывающие в весе (овощи, бахчевые, мясные и другие);

— легковоспламеняющиеся и другие

Инвентаризация товаров, как правило, должна производиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. Нельзя допускать во время инвентаризации беспорядочного перехода от одного товара к другому.

При хранении товаров в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам их хранения. После проверки материальных ценностей вход в помещение пломбируется, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

На складах товарно-материальные ценности должны быть размещены материально-ответственными лицами в порядке, предусмотренном планом-картой, рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, маркам, размерам. В местах хранения каждого вида ценностей должен быть вывешен товарный ярлык по типовой форме ТОРГ-11, содержащий все данные, подлежащие занесению в инвентаризационную опись, в частности:

— цена,

— сорт,

— марку,

— мерность,

— класс,

— другие признаки, определяющие цену.

Не допускается нахождение одних и тех же товарно-материальных ценностей у разных материально-ответственных лиц, за исключением отдельных организаций.

К таким организациям относятся, например, лесоторговые организации, где одни и те же товары могут одновременно находиться на складе и в магазине. В этих случаях инвентаризация товаров проводится одновременно на складе и в магазине, расположенных на одной территории.

Председатель рабочей инвентаризационной комиссии или по его поручению члены комиссии в присутствии заведующего складом и других материально-ответственных лиц проверяют фактическое наличие товаров путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания.

В процессе инвентаризации составляется инвентаризационная опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3.

Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов, о чем делается соответствующая пометка в инвентаризационной описи типовой формы ИНВ-3. При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно: одну ведет один из членов инвентаризационной комиссии, а другую — материально-ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог заносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к инвентаризационной описи.

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей по форме ИНВ-3 применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально-ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности. Инвентаризационные описи могут быть заполнены, как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Товары заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых реквизитов (артикула, сорта и другое). Наименования проверяемых товаров, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

Один экземпляр описи передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй — остается у материально-ответственного лица.

Выявленные при инвентаризации расхождения (излишки или недостачи) оформляются составлением сличительных ведомостей по форме ИНВ-19 и соответствующими учетными записями. На товары, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки), бухгалтер составляет отдельные сличительные ведомости в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй — передается материально ответственному лицу.

На складах и базах нецелесообразно перевешивать или пересчитывать те или иные товары, находящиеся в неповрежденной упаковке поставщиков, допускается внесение в описи данных об этих товарах по спецификации или маркировке, имеющейся на таре. При этом рабочая инвентаризационная комиссия обязательно проводит выборочную проверку части указанных ценностей в натуре, делая об этом соответствующую отметку (оговорку) в инвентаризационной описи, за исключением тех товаров, которые при распаковке могут подвергнуться порче, либо если распаковка приведет к понижению качества товаров. Выборочная проверка проводится по усмотрению комиссии.

Если выборочной проверкой будут установлены расхождения между фактическим наличием и данными, показанными в спецификациях или маркировке поставщиков, инвентаризационная комиссия обязана провести полную проверку фактического наличия ценностей.

Категорически запрещается вносить в инвентаризационные описи данные об остатках товаров со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Если фактически наличествующие товарно-материальные ценности взвешены, обмерены или подсчитаны комиссией за один прием, то установленное таким путем количество имеющихся ценностей записывается комиссией в инвентаризационную опись.

Когда товарно-материальные ценности взвешиваются, обмериваются или подсчитываются в несколько приемов (отвесов, обмеров, подсчетов), то есть когда данные о фактическом наличии не представляется возможным записать сразу в инвентаризационную опись, рабочая инвентаризационная комиссия записывает эти данные в инвентаризационный ярлык (форма ИНВ-2). Ярлык заполняется в одном экземпляре ответственными лицами инвентаризационной комиссии и хранится вместе с пересчитанными товарно-материальными ценностями по месту их нахождения. Данные формы ИНВ-2 используются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-3).

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в установленном порядке в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по товарному отчету после инвентаризации. Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную инвентаризационную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указываются дата и номер приходного документа, когда и от кого поступили ценности, их наименование, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя комиссии делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

Инвентаризации подлежат также товары, которые еще не отгружены потребителям, но подготовлены к отправке согласно выписанным товарно-транспортным накладным и переданы для комплектования из секции хранения в секцию выдачи товаров.

Инвентаризация товаров, отгруженных, но не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации под отчетом у материально-ответственных лиц (товары в пути, товары отгруженные и другие), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами:

— по находящимся в пути товарам — расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами;

— по отгруженным товарам — копиями предъявленных покупателем документов (платежных поручений, векселей и так далее), по просроченным оплатой документам — с обязательным подтверждением учреждением банка;

— по товарам, находящимся на складах сторонних организаций, — сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету «Товары отгруженные» следует установить, не числятся ли на нем суммы, почему-либо отраженные на других счетах (счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и так далее), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути. Инвентаризационные акты составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций. В актах инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма ИНВ-6), по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

На товарно-материальные ценности отгруженные, срок оплаты которых не наступил, и на отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, составляются отдельные акты по форме ИНВ-4. В графе «Примечание» на товарно-материальные ценности отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводится наименование покупателя. Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии, подписывается ими — один экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у материально-ответственного лица.

В случае перехода права собственности на отгруженные товарно-материальные ценности в особом порядке (при использовании балансового счета «Товары отгруженные»), данные для заполнения графы 13 акта по форме ИНВ-4 пересчитываются в договорные, контрактные цены.

При инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, составляется инвентаризационная опись по форме ИНВ-5, записи в которую производятся ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании проверки и пересчета в натуре. Опись составляется в двух экземплярах.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на ответственное хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Регулирование выявленных в результате инвентаризации расхождений фактического наличия товаров с данными бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормами Положения по ведению бухгалтерского учета. При этом необходимо иметь в виду, что убыль товаров в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на издержки обращения. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

Убыль товаров в пределах установленных норм определяется после зачета недостач товаров излишками по пересортице. Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же осталась недостача товаров, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию товаров, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально-ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Инвентаризация в розничной торговле проводится в сроки, установленные руководителем торговой организации, но не реже двух раз в год. Инвентаризация товаров, тары и денежных средств в розничной торговле должна проводиться внезапно. Запрещается доводить до сведения работников организации срок намеченной инвентаризации прежде, чем в организацию придет рабочая инвентаризационная комиссия.

Перед началом инвентаризации необходимо закрыть помещение торговой организации и прекратить операции с товарно-материальными ценностями и денежными средствами.

Одновременно с проведением инвентаризации в магазине она осуществляется и в прикрепленных к нему киосках, павильонах, палатках и прочем. Если магазин имеет склады и секции, филиалы с раздельной материальной ответственностью, то инвентаризацию в них можно проводить отдельно, без закрытия всего магазина.

Перед началом инвентаризации рабочая инвентаризационная комиссия обязана:

1) опломбировать (опечатать) подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные и дополнительные входы и выходы;

2) проверить оснащенность магазина охранными системами, системами видеонаблюдения, убедиться в исправности их работы (при продаже товаров методом самообслуживания и с открытой выкладкой);

3) убедиться в исправности работы антенных контуров (устройств на выходе из секций самообслуживания, сигнализирующих о том, что покупатель выносит неоплаченный товар); а также в наличии самоклеящихся этикеток и бирок с резонаторами на товарах (при продаже товаров методом самообслуживания и с открытой выкладкой);

4) снять остатки наличия денежных средств в кассе, установить выручку текущего дня;

5) получить последние кассовые и товарные отчеты с выведенными в них на момент инвентаризации остатками ценностей;

6) проверить правильность всех весоизмерительных приборов;

7) получить у материально-ответственных лиц расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы включены в отчет и сданы в бухгалтерию.

Комиссия начинает инвентаризацию с подсобных помещений магазина. В это время в торговом зале члены бригады материально-ответственных лиц подбирают и группируют товары по наименованиям, сортам, артикулам, размерам и ценам в порядке, удобном для пересчета, перемеривания. Подготовка товаров к пересчету и перевешиванию производится в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Все товары должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены в определенном порядке, удобном для подсчета их количества. Товары, хранящиеся в штабелях, следует располагать так, чтобы к ним был доступ для проверки содержимого в каждом затаренном месте. Нераспакованные товары, находящиеся в таре, распаковывают и проверяют как по количеству, так и по качеству. Запрещается ограничиваться подсчетом количества мест (коробок, мешков, бочек, ящиков и так далее.) без тщательной проверки их содержимого. Затаренный товар не подлежит распаковке и проверяется на выборку в случаях, когда распаковка товаров, находящихся в неповрежденной таре поставщика, может вызвать понижение его качества. В этом случае количество и качество нераспакованных товаров определяют по трафарету (по массе брутто) на таре с выборочной проверкой ряда товарных мест.

Для ускорения проведения инвентаризации рекомендуется использовать товарные ярлыки, которые составляются материально-ответственными лицами на каждый вид товара.

При инвентаризации штучных товаров может применяться следующий порядок подсчета наличных товаров, позволяющий ускорить эту работу. Работники торговой организации подбирают одноименные товары в порядке, удобном для их проверки, подсчитывают их количество и заполняют на каждый отдельный товар товарный ярлык, в котором указывают наименование товара, артикул (номер по прейскуранту), сорт, количество, розничную цену и другие признаки товара, определяющие его продажную стоимость.

Товары, имеющие отходы при их подготовке к продаже (колбасные изделия, мясокопчености, битая птица и другое), записываются в инвентаризационную опись с пометкой «Очищенные» или «Неочищенные». Массу неочищенных товаров указывают в графе «Масса брутто», а очищенных (за минусом отходов по установленным нормам) — в графе «Масса нетто».

Отдельными описями оформляют выявленные при инвентаризации неходовые и залежалые товары, а также тару. Бой, брак, порчу актируют в обычном порядке. Предварительный результат инвентаризации определяют на месте сразу же после ее окончания, сопоставив остатки товаров и тары по товарному отчету с инвентаризационной описью. При выявлении больших расхождений комиссия обязана взять письменное объяснение с материально-ответственных лиц, опломбировать магазин и сообщить об этом руководителю торговой организации.

Окончательные результаты инвентаризации определяются в бухгалтерии и оформляются сличительной ведомостью результатов инвентаризации товаров, тары и денежных средств в торговле.

После оформления всех необходимых документов бухгалтер должен отразить результаты инвентаризации в учете. Это делается в том месяце, в котором инвентаризация была закончена.

По результатам инвентаризации составляются бухгалтерские проводки, например, оприходование излишков товаров относится в доход предприятия:

Дебет 41 «Товары»

Кредит 91-1 «Прочие доходы».

Недостача товаров отражается записью:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит 41 «Товары».

Довольно часто в организациях, имеющих широкий ассортимент товаров, встречается ситуация, когда в результате инвентаризации выявляется так называемая пересортица товаров.

Пересортица — это появление излишков одного сорта и недостачи другого сорта товаров одного и того же наименования.

Причинами возникновения пересортицы могут быть:

— отсутствие порядка приемки и хранения товаров на складе, а также порядка документооборота;

— недостаточный внутренний контроль движения товаров;

— халатное отношение материально ответственных лиц к своим обязанностям и тому подобное.

Согласно пункту 5.3. Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 года №49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», может быть допущен взаимный зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы.

Однако такой зачет может быть возможен только при соблюдении следующих условий:

— выявленные излишки и недостача, образовались за один и тот же проверяемый период;

— излишки и недостача выявлены у одного и того же материально ответственного лица;

— в отношении товаров одного и того же наименования и равного количества.

Обратите внимание, проводить взаимный зачет недостач и излишков по товарам разных наименований, даже однородных не допустимо.

При выявлении пересортицы, материально ответственные лица должны представить подробные объяснения инвентаризационной комиссии по этому факту.

Решение о взаимном зачете излишков и недостач в результате пересортицы принимает руководитель предприятия.

В бухгалтерском учете пересортица отражается следующими проводками:

Если при зачете пересортицы сумма недостачи превышает стоимость излишков, то эта разница в стоимости относится на виновное лицо.

Корреспонденция счетов

Правила проведения инвентаризации складских остатков

Количество инвентаризаций в отчетном году и даты их проведения определяются руководителем организации. Однако вне зависимости от принятой учетной политики, согласно пункту 2 статьи 12 Закона «О бухгалтерском учете», проведение инвентаризации является обязательным (см. врезку «Нормативные документы»).

В соответствии с пунктом 1.6 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира) или увольнении более 50% сотрудников бригады, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Таким образом, в течение года на складе должна быть проведена как минимум одна инвентаризация — перед составлением годовой отчетности. Естественно, чем чаще проводятся инвентаризации, тем точнее данные учета и четче «фотография» имущественного положения предприятия. Тем не менее стоит иметь в виду, что процесс этот дорогостоящий, связанный с напряженной и монотонной работой большого количества сотрудников (и не только работников склада). Более того, зачастую проведение инвентаризации очень затрудняет, а то и вовсе парализует работу склада. Поэтому, хотя эффективность инвентаризации как инструмента товарного учета никем под сомнение не ставится, применять ее все же следует с осторожностью.

Нормативные документы

СТАТЬЯ 12 Закона «О бухгалтерском учете». Проведение инвентаризации является обязательным в следующих случаях:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально-ответственных лиц;

после выявления фактов хищения, злоупотребления или порчи товара;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации предприятия.

Помимо самой инвентаризации проводятся и контрольные проверки ее результатов. Необходимость в этой не менее сложной процедуре возникает, когда кто-то из заинтересованных лиц не согласен с результатами инвентаризации или когда инициатива проверки исходит со стороны (к примеру, по требованию головной организации холдинга).

Очень часто под инвентаризацией подразумевают оперативную, выборочную проверку товара, например, при разборе претензии клиента о недостаче при поставке. Такого рода инвентаризации — не менее интересная тема, требующая особого внимания. Однако в нашей статье нас будут интересовать только инвентаризации товара, которые проводятся по распоряжению руководителя, и проверки по результатам такой инвентаризации.

ПОДГОТОВКА К ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

В ходе организации инвентаризации и контрольных проверок запасов необходимо учитывать структуру складского хозяйства, поскольку склады подразделений предприятия могут быть самостоятельными учетными единицами или входить в состав других учетных единиц. Отнесение складов к самостоятельным учетным единицам определяется руководителем организации по представлению главного бухгалтера (или бухгалтера — при отсутствии в штате должности главного бухгалтера). В подразделениях, чьи склады не являются самостоятельными учетными единицами, инвентаризация на складах производится одновременно с инвентаризацией незавершенного производства.

для справки:

Инвентаризация — это способ проверки соответствия фактического наличия числящихся на балансе организации ценностей, их сохранности и правильности хранения, обязательств и прав на получение средств данным бухгалтерского учета. Цель проведения инвентаризации — обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Кроме того, это один из наиболее действенных механизмов внутреннего контроля за сохранностью имущества организаций, полнотой и своевременностью осуществления расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам по уплате налогов и сборов, соблюдением требований законодательства при осуществлении и учете финансово-хозяйственной деятельности, своевременным выявлением ошибок в учете и внесением исправлений в данные бухгалтерского учета и отчетности.

Порядок проведения инвентаризаций в организации предполагает создание инвентаризационной комиссии в составе руководителя предприятия или его заместителя (председателя комиссии), главного бухгалтера, начальников структурных подразделений (служб), представителей общественности. Также в состав комиссии включаются представители службы безопасности, технологи (логистики) и другие специалисты. Как вариант, к проведению инвентаризации могут быть приглашены сотрудники службы внутреннего аудита предприятия либо же независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена инвентаризационной комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Работает такая комиссия постоянно, в том числе и в межинвентаризационный период, обеспечивая полноту и точность отражения данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, внесенных в инвентаризационные описи и акты. В задачи комиссий входит и определение конкретных наименований, видов, групп запасов товаров, подлежащих проверке, а также сроки проведения проверки.

Персональный состав постоянно действующей инвентаризационной и рабочих (счетных) комиссий утверждает руководитель предприятия, о чем издается распорядительный документ по форме ИНВ-22 — Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируется в Журнале учета контроля над выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации по форме ИНВ-23.

На плечи руководителя организации также ложится обязанность создать условия для точного и полного подсчета фактического наличия товара в установленные сроки, предоставить в распоряжение комиссии сотрудников и технику для перевешивания, пересчета и перемещения товаров. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена, а результаты годовой инвентаризации — в годовой бухгалтерской отчетности.

ПРОВЕДЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

До начала проверки фактического наличия имущества комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении товара и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков товара к началу инвентаризации по учетным данным.

на заметку

Составляем сличительные ведомости. Сличительные ведомости составляются по товару, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных (ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей»). В таких ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и по данным инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

На товарные ценности, не принадлежащие предприятию, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.

Согласно все тем же Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, материально-ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товар сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и весь товар, поступивший на их ответственность, оприходован, а выбывшие ценности списаны в расход. Форма расписки должна быть приложена к формам описей. Проверка фактического наличия товара производится только при непосредственном участии материально-ответственных лиц.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов рабочей (счетной) комиссии и материально-ответственное лицо (формы ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей» или ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение»). Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых товаров, их количество и срок годности указывают в описях по номенклатуре, причем в единицах измерения, принятых в учете.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Все сделанные исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами счетной комиссии и материально-ответственными лицами. Обратите внимание, что в описях ни в коем случае нельзя оставлять незаполненные строки (на последних страницах такие строки прочеркиваются).

Нормативные документы:

При подготовке и проведении инвентаризации руководствуйтесь следующими документами:

1. Приказ Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов».

2. Приказ Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

3. Постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

4. Постановление Госкомстата России от 27 марта 2000 г. № 26.

Описи подписывают все члены счетной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку в том, что они подтверждают:

проверку комиссией имущества;

отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии;

принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Форма расписки должна быть приложена к формам описей.

Если инвентаризация товара проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранится товар, при уходе инвентаризационной или рабочей (счетной) комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных или счетных комиссий описи необходимо оставлять в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация. Если материально-ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. На основе этих заявлений будет проведена проверка указанных фактов и, в случае их подтверждения, производится исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

На заметку:

Проводим контрольные проверки. По окончании инвентаризации могут осуществляться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально-ответственных лиц обязательно до открытия склада, где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом ИНВ-24 «Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей». Они регистрируются в книге ИНВ-25 «Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций».

ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ТОВАРА ВО ВРЕМЯ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Во время проведения инвентаризации запрещается перемещать товар между складами и переставлять на другие ячейки хранения. Товарно-материальные ценности, поступающие в ходе работы комиссии, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов этой комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Такие товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации» (форма ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей»). В этой описи указываются:

  1. дата поступления;
  2. наименование поставщика;
  3. дата и номер приходного документа;

наименование товара, его количество, цена и общая сумма.

Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по поручению председателя либо члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера компании в процессе проверки товар может отпускаться клиентам в присутствии членов комиссии. На этот товар должна быть заполнена форма ИНВ-2 «Инвентаризационный ярлык», в которой отмечается количество товара до и после отпуска. Более того, после отгрузки на отпущенный товар составляется форма ИНВ-4 «Акт инвентаризации товаров отгруженных». В расходных документах делается отметка за подписью председателя комиссии или, по его поручению, члена комиссии.

Как проводить инвентаризацию?

Шаг 1. Руководителем предприятия издается приказ о создании инвентаризационной комиссии.

Шаг 2. Комиссия готовит план проведения инвентаризации, в котором указывает:

  1. зоны инвентаризации;
  2. сотрудников, которые будут проводить пересчеты в указанных зонах;
  3. ременные рамки проведения пересчетов в каждой указанной зоне.

Шаг 3. Руководителем предприятия утверждается план проведения инвентаризации.

Шаг 4. Руководителем предприятия издается приказ о прекращении на время проведения инвентаризации:

  1. перемещений товара внутри складских подразделений;
  2. перемещений товара на другие предприятия;
  3. отгрузки товара клиентам.

Шаг 5. Руководителем предприятия издается приказ о составе рабочих (счетных) комиссий, согласно плану проведения инвентаризации.

Шаг 6. Инвентаризационной комиссией готовятся инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей.

Шаг 7. Председатель инвентаризационной комиссии получает у материально-ответственных лиц расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товар сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ТМЦ, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.

Шаг 8. Инвентаризационной комиссией проводится инструктаж сотрудников, назначенных приказом в рабочие (счетные) комиссии по проведению пересчетов и заполнению инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей.

Шаг 9. После проведения пересчета инвентаризационной комиссией проверяется правильность заполнения инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей. При отсутствии замечаний данные вносятся в программу обработки инвентаризации. Если же обнаружены какие-то недочеты, члены счетной комиссии совместно с членами инвентаризационной комиссии проводят повторный пересчет товара.

Шаг 10. В случае обнаружения расхождений между данными пересчета и учетными данными определенных позиций товара инвентаризационной комиссией готовятся инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей для повторного пересчета.

Шаг 11. Согласно инвентаризационным описям товарно-материальных ценностей рабочей (счетной) комиссией проводится повторный пересчет товара.

Шаг 12. Инвентаризационная комиссия проверяет правильность заполнения инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей. При отсутствии замечаний по заполнению данные вносятся в программу обработки инвентаризации. Иначе проводится повторный пересчет товара.

Шаг 13. По итогам проведения второго пересчета инвентаризационной комиссией готовятся сличительные ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Шаг 14. Все документы по инвентаризации передаются инвентаризационной комиссией в бухгалтерию предприятия для дальнейшей обработки.

Шаг 15. В случае обнаружения расхождений между результатами инвентаризации и данными бухгалтерского учета сотрудники бухгалтерии могут выступить с инициативой проведения контрольной проверки результатов инвентаризации.

Шаг 16. Руководителем предприятия издается приказ о создании комиссии по проведению контрольной проверки результатов инвентаризации.

Шаг 17. Комиссия составляет акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей и проводит контрольные пересчеты товара. Результаты согласуются со всеми членами инвентаризационной комиссии и заносятся в журнал учета.

Для отгруженных, не оплаченных в срок, хранящихся на складах других компаний или находящихся в пути товаров составляются отдельные описи. В описях каждой отдельной отправки все еще «путешествующего» товара указываются наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета (форма ИНВ-6 «Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути»).

В описях на отгруженный и не оплаченный в срок товар по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, перечисление товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа (форма ИНВ-4 «Акт инвентаризации товаров отгруженных»). Товары, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в опись на основании документов, подтверждающих их сдачу на ответственное хранение. В описях на такие ТМЦ указываются наименования товаров, количество, сорта, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов (ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, сданных на ответственное хранение»).

Как делать инвентаризацию быстрее?

Инвентаризация является одним из самых болезненных процессов для любой торговой точки. Очень часто бывает так, что менеджерам, кассирам и продавцам приходиться ночевать, чтобы подсчитать все товары, а руководители зачастую полностью контролируют процесс, чтобы не чувствовать себя обманутыми.

Мало инвентаризаций заканчиваются без недостач или пересортов, а те, кто дошли до уровня мастерства в этом деле, наверняка потратили очень много времени на эксперементы и оптимизацию процессов внутри магазина.

Процесс инвентаризации зачастую занимает кучу времени и сил, однако стоит потраченных усилий. Ведь вы всегда знаете какие товары имеются в наличии, что персонал не обманывает вас, а посетители не воруют.

Согласно статистике средний показатель потерь в результате воровства и краж в ритейле составляет 2% от оборота. Вроде бы кажется, что это не так уж и много, но если посчитать, то цифры могут стать ошеломляющими.

Представим, что ваша торговая точка делает оборот 100 млн сум в месяц, а это значит, что каждый месяц вы в среднем теряете 2 млн сум, а если посчитать цифры в масштабах года, то получается 24 млн, что очень прилично. Эти деньги лучше потратить на бонусы своим сотрудникам, рекламные акции или благотворительность.

Чем реже вы делаете инвентаризацию, тем выше шанс, что показатель краж и потерь перейдет в зону риска и будет расти стремительными темпами, а самое главное, вам будет тяжело за ним уследить. Как показывает практика, чем реже вы делаете инвентаризацию, тем больше у вас краж и потерь.

В этой статье мы хотим раскрыть что такое инвентаризация, как правильно проводить ее и как современные инструменты помогают оптимизировать этот рутинный процесс, облегчая его как для сотрудников, так и для владельцев.

Что такое инвентаризация?

Перед тем, как перейти к процессу, давайте разберем что же такое инвентаризация, какие цели у нее цели и каких видов она бывает.

Инвентаризация — это проверка реального наличия товара в магазине, с тем, что должно быть по факту, после продаж, возвратов, списаний, исходящих трансферов и других движений товаров в магазине.

Инвентаризация является отличным способом контроля за сохранностью имущественных ценностей в виде товаров, манекенов, оборудования и других материальных ценностей магазина.

Основные цели инвентаризации:

  1. Сопоставление фактического наличия с данными системы учета или другими источниками (в excel, на бумажке — для тех, кто ведет учет вручную)
  2. Контроль процента потерь и воровства внутри магазина
  3. Выявление пересортицы
  4. Выявление излишков
  5. Выявление обмана и воровства среди персонала
  6. Актуализация остатков с данными учета
  7. Наполнение магазина нужным ассортиментом

Типы инвентаризаций

Существуют различные типы инвентаризаций и в зависимости от масштабов и специфики вашего бизнеса и процессов, вы можете выбрать подходящие для себя типы и использовать их у себя в бизнесе.

Полная инвентаризация – это инвентаризация, которая охватывает проверку абсолютно всех товаров и других материальных ценностей в магазине. По своей сущности такой вид инвентаризации занимает много времени и ресурсов и поэтому такую инвентаризацию желательно проводить раз в месяц или два месяца.

Частичная инвентаризация – это инвентаризация, в рамках которой проверяется часть товаров. Например, вы можете проверить одну или две категории товаров. Как правило, при частичной инвентаризации выбираются те товарные категории, по которым происходит много продаж, списаний или других движений.

Выборочная инвентаризация – это тип инвентаризации, когда вы проверяете конкретного материально-ответственного сотрудника. Вы можете проверить магазин, закрепленный за ним и провести полную или частичную инвентаризацию. Обычно такой тип инвентаризации проводится либо при сдаче дел сотрудником при увольнении, либо при наличии негативных сигналов или прецедентов, связанных с этим материально-ответственным лицом.

Сплошная инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится одновременно во всех ваших магазинах и складах.

Плановая инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится по графику в указанные сроки, утвержденные менеджментом магазина.

Внеплановая инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств. Ее можно проводить при передаче дел от одного материально-ответственного лица другому, после стихийного бедствия, кражи и других непредвиденных обстоятельств.

Повторная инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Контрольная инвентаризация – это инвентаризация которая проводится повторно с целью проверки правильности проведения инвентаризации. Такие инвентаризации обычно проводятся с участием руководства и материально-ответственных лиц.

Как организовать процесс инвентаризации, чтобы свести к минимуму кражи и потери?

Инвентаризация доставляет меньше проблем и боли как для руководителей, так и для сотрудников, когда есть четкий и отлаженный процесс, который можно совершенствовать с каждой итерацией.

У каждого магазина или сети, может быть свой процесс, по которому они проводят инвентаризацию и фиксируют результаты. Всегда хорошо, когда каждый член команды знает, когда, кто и как будет проверять магазин.

Наличие процесса также влияет на психологическом уровне и снижает вероятность совершения внутренних краж, т.к. при инвентаризации их очень легко выяить и сотрудники ожидающие, что их проверят, вряд ли намеренно станут воровать товары из магазина.

Конечно, это не означает, что вы сведете потери и кражи до нулевого уровня, однако вы точно сможете избавиться от постоянных догадок и вымышленных ситуаций с участием краж сотрудниками, что снизит риск лишних конфликтных ситуаций.

Ниже мы приведем основные элементы, которые необходимо учесть при инвентаризации.

Процесс проведения инвентаризации

Каждый магазин может определить для себя свой процесс инвентаризации, но мы приведем вам список основных шагов, которые помогут вам в составлении собственного процесса.

Определите роли и ответственные лица

В первую очередь необходимо определить, кто проводит инвентаризацию, а кто несет материальную ответственность в том или ином магазине или складе.

Например, если у вас сеть магазинов, то у вас должен быть материально ответственный сотрудник, который следит за целостностью и сохранностью товаров в вашем магазине. Обычно это руководитель магазина или кассиры с продавцами.

Для каждого магазина вы можете сделать табличку и описать в ней роли, как указано в примере ниже:

  1. Магазин: Demo Store Next
  2. Материально ответственное лицо: Шахло Камбарова
  3. Сотрудник, который проводит инвентаризацию: Инесса Лукьянова

После того, как вы закончили с этим процессом, вы можете перейти к следующему этапу.

Определите частоту проведения инвентаризации

Частота проведения инвентаризации является важным фактором, т.к. именно благодаря частоте инвентаризаций вы можете сократить риски краж и потерь в магазине. Другими словами чем чаще вы делаете инвентаризацию, тем меньше у вас будет рисков с потерями.

Конечно, бывает так, что не всегда есть возможность сделать полную инвентаризацию в магазине. В таких случаях лучше всего подойдет частичная инвентаризация, когда вы выбираете быстро продающиеся товары и категории и проверяете именно их.

Частичную инвентаризацию можно делать по категориям, по полкам, по наименованиям или же по брендам. Так она не отнимет у вас много времени и можно проводить ее каждую неделю по часу. Самое главное не сообщать сотрудникам заранее какие из товаров вы будете проверять именно сегодня.

Если резюмировать, то частичную инвентаризацию лучше всего проводить раз в неделю, а вот полную инвентаризацию рекомендуется проводить хотя бы раз в месяц или два.

Создайте пошаговый процесс проведения инвентаризации

Первый этап – подготовительный. Он включает в себя следующие мероприятия:

  1. определение даты проведения инвентаризации;
  2. проверка наличия оборудования или других средств для проведения инвентаризацииж;
  3. определение сотрудников, которые будут проводить инвентаризацию;
  4. подготовка товара на витринах и на складах к процессу инвентаризации.

Второй этап – проверка фактического наличия товара в магазине или на складе с данными учета. На данном этапе, как правило, происходит подсчет товара. Если вы не используете никакую систему учета, то просто проверяете и отмечаете все подсчеты на бумажке, а если используете систему, то просто сканируете в нее товары, а она уже сама считает вам результаты.

Третий этап – после того, как вы проверили все товары в магазине или на складе, вам необходимо провести подсчеты и проверить недостачи и пересчеты еще раз. На данном этапе важно проверить именно те товары, которые вышли некорректными после подсчетов. Также во время инвентаризации у вас наверняка выявятся товары, где нет бирок или ценников, которые также нужно устранить именно на данном этапе.

Заключительный этап – оформление результатов инвентаризации. На этом этапе после всех проверок фиксируются результаты инвентаризации и подводятся итоги. Если у вас вышли недостачи и потери, то вы должны определить кто и как будет за них отвечать. Вы можете штрафовать сотрудников или применять другие санкции, в зависимости от вашей политики магазина.

Теперь, когда вы полностью вооружены и готовы к проведению инвентаризации. Давайте рассмотрим способы, которые могут облегчить вам эту рутину.

Способы проведения инвентаризации

Все ритейлеры хотя бы раз задавались вопросом «Как же сделать инвентаризацию быстрее?”. Ответим сразу, если вы хотите точную и быструю инвентаризацию, то вам не обойтись без системы учета товаров.

Конечно, вы можете делать подсчет вручную в тетрадках или экселе, но каждый раз есть риск совершения ошибки и чем больше таких ошибок, тем больше денег вы теряете как бизнес.

Поэтому, если вы хотите избавиться от этой головной боли, вам обязательно потребуется система учета.

Ниже мы рассмотрим несколько способов подсчета и сравним плюсы и минусы.

Инвентаризация вручную

Один из самых распространенных способов. Однако, он занимает очень много времени, сил и требует закрытия магазина на определенный срок. Это, в свою очередь, ведет к потере потенциальной прибыли.

К примеру, если средняя выручка магазина за день составляет 5 млн сум, то закрыв магазин на инвентаризацию на 2 дня, вы потенциально теряете 10 млн сум за этот период. Подставьте цифры своей торговли и вы получите потенциальные потери.

К тому же, такой подход доставляет много неудобств персоналу, т.к. приходиться рыться в тетрадках и эксель файле, чтобы просто восстановить историю движения товара. Это, в свою очередь, отнимает много времени и сил.

Инвентаризация с BILLZ

Функция инвентаризации в BILLZ прошла испытания на более чем 100 магазинах и поэтому, она сделана таким образом, что решает проблему со скоростью, точностью и эффективностью инвентаризации.

Система поддерживает частичную и полную инвентаризацию, а также работает как с интернетом так и без. Еще одним большим плюсом является то, что вам не нужно закрывать магазин для инвентаризации, потому что все продажи автоматически фиксируются и учитываются при подсчете.

Также обычную инвентаризацию, на которую вы тратили целый день, вы можете сделать за 2 часа.

Ниже мы рассмотрим основные преимущества инвентаризации с BILLZ:

  1. Инвентаризацию можно делать как с интернетом, так и без. Это очень удобно потому, что зачастую, складские помещения расположены в местах со слабым сигналом. В таких случаях очень удобна возможность проведения инвентаризации в режиме оффлайн.
  2. Не нужно закрывать магазин и терять доход. Это очень большой плюс, ведь закрывая магазин на время инвентаризации вы теряете клиентов и деньги.
  3. Удаленный контроль. Инвентаризацию можно контролировать удаленно, т.е будучи вдалеке от магазина вы всегда можете посмотреть как она проходит и проверить ее результаты.
  4. Скорость. Это очень важный показатель для бизнес процесса вроде инвентаризации. Вы можете провести полную инвентаризацию товаров за 2-3 часа, в то время как инвентаризация вручную может затянуться на несколько дней. Все это возможно благодаря быстрому сканированию товаров.
  5. Возможность подключения нескольких устройств одновременно. Система поддерживает подключение одновременно с нескольких компьютеров, что также поможет ускорить процесс. К примеру, вы можете разделить товары на условные группы и назначить по человеку на определенные группы, тем самым разделив обязанности и ускорив процесс.
  6. Отчетность по итогам инвентаризации. Практически после любой инвентаризации выявляются пересорты и недостачи, по которым надо посмотреть историю. Функция просмотра истории товаров по инвентаризации помогает в несколько кликов восстановить вам всю историю и посмотреть, что было с товаром, чтобы принять финальное решение по отношению к материально ответственным лицам.
  7. История всех инвентаризаций. Еще одним большим плюсом BILLZ является то, что вся история инвентаризаций хранится в системе и вы в любой момент можете посмотреть, кто что отсканировал, в какой день какие данные вы получили. Это помогает, когда нужно посмотреть и проверить информацию за несколько месяцев назад.

Резюмируя можно сказать, что инвентаризация является одним из ключевых инструментов для снижения краж и потерь, а также формирования эффективного ассортимента в магазине, поэтому ей стоит уделять больше внимания.

Если вы все еще не делали инвентаризацию, то теперь у вас есть все, чтобы начать внедрять процесс как можно скорее, а нам лишь остается пожелать вам удачи.