Инвентаризация производственных запасов

Содержание

Инвентаризация и переоценка материально-производственных запасов. Отражение их результатов в учете

Сохранность и правильное оформление операций по движению МПЗ подтверждаются результатами периодически проводимой инвентаризации.

Проведение инвентаризации обязательно:

  • • при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия, сдаче имущества в аренду, продаже или выкупе;
  • • при смене материально ответственных лиц;
  • • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • • при установлении фактов хищения, злоупотребления или порчи запасов;
  • • в случае форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение и т.п.);
  • • при реорганизации и ликвидации организации;
  • • в других случаях, предусмотренных действующим законодательством (по заданию правоохранительных и иных органов и пр.).

Основанием для проведения инвентаризации является приказ или другой документ руководителя организации (постановление, распоряжение).

В крупных организациях создается постоянно действующая центральная инвентаризационная комиссия, в состав которой входят руководитель или его заместитель (председатель комиссии), главные специалисты, включая главного бухгалтера, начальники отделов, юрисконсульт, представители общественных организаций. Для непосредственного проведения инвентаризации материально-производственных запасов формируются рабочие инвентаризационные комиссии из числа руководителей структурных подразделений, ведущих специалистов отделов, секторов, специалистов по отдельным вопросам (товароведы, технологи, бухгалтеры и др.), представителей общественных организаций.

Разрешается включать в состав инвентаризационной комиссии представителей службы внутреннего аудита или независимых аудиторских фирм. При незначительном объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее.

Отсутствие хотя бы одного из членов комиссии в период проведения инвентаризации дает основание считать ее результаты недействительными.

Участие материально ответственного лица в проведении инвентаризации обязательно, хотя ответственность организации за его отсутствие в данное время действующим законодательством не определена. В связи с этим, при отсутствии данного лица без уважительной причины в период проведения инвентаризации, руководитель организации обязан назначить новое материально ответственное лицо. После окончания инвентаризации оно в присутствии остальных членов инвентаризационной комиссии должно принять МПЗ на ответственное хранение, подтвердив это своей подписью в инвентаризационных ведомостях.

Инвентаризация проводится по местам хранения запасов и материально ответственным лицам.

В процессе ее проведения решается широкий перечень вопросов:

  • • наличие условий, способствующих сохранности МПЗ, оформлению их приема и отпуска;
  • • состояние складского и весоизмерительного хозяйства;
  • • постановка складского учета;
  • • выявление фактического наличия запасов и сопоставление его с данными бухгалтерского учета и др.

На день проведения инвентаризации материально ответственное лицо обязано предоставить членам комиссии последние па эту дату документы по приходу и расходу или отчет о движении материалов.

Для установления бухгалтерией правильности учетных остатков к началу инвентаризации председатель инвентаризационной комиссии визирует последние приходные и расходные документы с указанием: «До инвентаризации на… (дата)», а материально ответственное лицо дает расписку о том, что указанные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, поступившие материалы полностью оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Такая расписка дастся в самой Инвентаризационной описи товарно- материальных ценностей (форма № ИНВ-3) – основном первичном учетном документе, в который комиссия записывает фактическое наличие на складе каждого наименования указанных ценностей по видам, сортам, группам и номенклатурным номерам. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей с примером ее заполнения приведена ниже. Фактическое наличие фиксируется по количеству соответствующих единиц измерения и сумме. Для сравнения такая же информация приводится по данным бухгалтерского учета, что позволяет определить результат инвентаризации.

По каждой странице и в конце инвентаризационной описи указываются количество порядковых номеров, общее количество единиц фактически установленных материалов и сумма их оценки. Это позволяет в дальнейшем исключить возможность со стороны материально ответственного лица каким-либо образом внести дополнительную информацию, искажающую результаты проверки.

Фактические остатки по каждому наименованию ценностей записываются в опись после соответствующего взвешивания, обмера, подсчета. По материалам, хранящимся навалом, определение физического веса (объема) производится путем обмера и технических расчетов. Акты обмеров, технических расчетов и ведомостей отвесов прилагаются к инвентаризационной описи. Материалы, хранящиеся в неповрежденной упаковке, могут включаться в инвентаризационные описи на основании данных документов с обязательной выборочной проверкой отдельных наименований.

При всех таких операциях, проводимых членами инвентаризационной комиссии, присутствие материально ответственных лиц обязательно. Соблюдение данного условия позволяет в последующем исключить возможные спорные вопросы между ними.

На последней странице инвентаризационной описи председатель и члены комиссии своими подписями подтверждают запись следующего содержания: «Все цены, подсчеты итогов по строкам, страницам и в целом по инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей проверены».

Материально ответственное лицо, а в случае бригадной солидарной ответственности – материально ответственные лица ставят свои подписи, подтверждая тем самым свое согласие с результатами инвентаризации. При этом в конце инвентаризационной описи приводится такой текст: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи с №_________ по №_________, комиссией проверены в натуре в моем (нашем) присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею (не имеем). Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем (нашем) ответственном хранении».

Инвентаризационная опись оформляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а другой остается у материально ответственных лиц. После проверки данных и расчетов бухгалтер расписывается в инвентаризационной описи. По МПЗ, находящимся надень инвентаризации в пути, комиссия составляет акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма № ИНВ-6) в двух экземплярах по данным документов, представленных комиссии. Один экземпляр акта остается у нее, другой передается в бухгалтерию.

В инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное храпение (форма № ИПВ-5), записи производятся ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании проверки и пересчета в натуре МПЗ, находящихся на ответственном хранении, по каждому наименованию. Порядок ее оформления такой же, как и инвентаризационной описи но форме № ИНВ-3. Опись составляется в двух экземплярах, подписывается членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами, один из них передается в бухгалтерию, а второй остается у проверяемых.

По ценностям, в отношении которых выявлены расхождения против учетных данных, в бухгалтерии составляется сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-19). На второй странице ведомости, где по каждому наименованию материалов приведены результаты инвентаризации по количеству и сумме (излишек, недостача), отражается также информация о том, как отрегулированы эти расхождения. Эти данные заверяются подписью бухгалтера. На третьей странице указывается пересортица по количеству и сумме в части излишков, зачтенных в покрытие недостач, и недостач, покрытых излишками. Здесь же приводится информация об оприходованных излишках с указанием, на какой счет они оприходованы, и указывается окончательная недостача.

Данная страница подписывается материально ответственным лицом. Выявленные излишки признаются как прочие доходы и приходуются:

ДЕБЕТ 10 «Материалы»

КРЕДИТ 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 91-1 «Прочие доходы».

Сумма недостачи независимо от ее характера предварительно относится на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом счетов учета МПЗ.

В процессе анализа данных сличительной ведомости по МПЗ выявляется пересортица по отдельным их наименованиям. Пересортица является результатом того, что одни и те же наименования материалов могут иметь разные цены. Материалы могут быть изготовлены из различного исходного сырья с разными издержками на их производство. Например, олифа натуральная будет дороже, чем олифа, произведенная из искусственного сырья. Аналогичная ситуация может иметь место по одним и тем же материалам, имеющим одно и то же производственное назначение, но разные характеристики. Так, при производственной необходимости вместо гвоздей длиной 100 мм зачастую используются гвозди длиной 90 мм меньшей стоимости. Во всех подобных случаях образуется суммовая разница: положительная, когда образуется излишек по сумме против данных текущего учета, или отрицательная, когда образуется недостача (по решению руководителя организации она может быть перекрыта суммой выявленных излишков).

Основанием для зачета результатов пересортицы является наличие ряда условий, имеющих место одновременно, а именно когда установлены расхождения (недостача и излишек):

  • • по МПЗ одного и того же наименования;
  • • у одного и того же материально ответственного лица;
  • • за один и тот же отчетный период;
  • • в тождественных количествах.

Если на отдельные наименования материалов в силу их физико-химических свойств определены нормы естественной убыли (усушки, утруски, улетучивания, боя), то они применяются только в случае выявления фактической недостачи по таким ценностям. Причем указанные нормы применяются только после зачета суммы выявленной недостачи по одним материалам за счет сумм выявленных излишков других материалов одного и того же наименования или имеющих одно производственное назначение. Если по результатам зачета сумма недостачи не перекрыта, то она после этой операции может быть уменьшена на сумму потерь в пределах действующих норм естественной убыли при условии, что они установлены на эти наименования материалов.

Неперекрытая сумма недостачи подлежит возмещению материально ответственным лицом, а выявленная положительная суммовая разница (излишек) приходуется с одновременным увеличением финансовых результатов.

В любом случае расхождения между фактическим наличием и данными бухгалтерского учета должны быть объяснены материально ответственным лицом в письменной форме. С учетом этих и других источников информации комиссия устанавливает причины расхождений, порядок регулирования разниц и возмещения недостачи. На основе представленной комиссией информации руководитель принимает окончательное решение по результатам инвентаризации.

Результаты инвентаризации должны получить отражение в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовой бухгалтерской отчетности.

В учете сумма выявленной недостачи отражается по фактической себестоимости приобретения на активном собирательно-распределительном счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

ДЕБЕТ 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

КРЕДИТ 10 «Материалы» –

по фактической стоимости приобретения, включая сумму транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к договорной стоимости недостающих запасов;

ДЕБЕТ 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» КРЕДИТ 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» –

на договорную (учетную) цену запасов.

Если организация не использует в учетной политике счет «Заготовление и приобретение материальных ценностей», то вместо счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» кредитуется соответствующий субсчет к счету 10 «Материалы» на сумму транспортно-заготовительных расходов.

В дальнейшем сумма недостачи или порчи списывается в зависимости от причин их возникновения. Руководителю организации должна быть представлена необходимая информация, подтверждающая, какие конкретные меры были предприняты в целях возмещения материального ущерба (запросы в соответствующие органы государственной власти – арбитражные суды, органы МВД, ответы этих структур и т.п.). Так, в пределах норм естественной убыли они включаются в состав текущих издержек организации как прочие расходы:

КРЕДИТ 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В последние годы на отдельных направлениях хозяйственной деятельности рядом отраслевых министерств и ведомств на базе Методических рекомендаций по разработке норм естественной убыли (утв. приказом Минэкономразвития от 31 марта 2003 г. № 95) разработаны и утверждены нормы естественной убыли на отдельные виды продукции, в частности:

  • • нормы естественной убыли массы грузов металлургической промышленности при перевозках железнодорожным транспортом (утв. приказом Минпромнауки России от 25 февраля 2004 г. № 55);
  • • нормы естественной убыли зерна, продуктов его переработки и семян различных культур при хранении (утв. приказом Минсельхоза России от 14 января 2009 г. №3);
  • • нормы естественной убыли при производстве и обороте (за исключением розничной продажи) этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции (утв. приказом Минсельхоза России от 26 июня 2008 г. № 273).

Минсельхоз России приказами от 28 февраля 2006 г. № 266–270 утвердил также нормы естественной убыли па следующие виды продуктов:

  • • столовые корнеплоды, картофель, плодовые и зеленные овощные культуры разных сроков созревания при хранении;
  • • сливочное масло, упакованное монолитами в пергамент и пакеты-вкладыши из полимерных материалов;
  • • сыры и творог при хранении;
  • • мясо птицы в потрошеном виде, охлажденное в ледяной воде, неупакованное в пакеты из полимерных пленок, при хранении в камерах холодильников.

Например, по субпродуктам всех видов нормы естественной убыли за первый месяц хранения но кварталам установлены в следующих размерах:

I квартал – 0,15%;

II квартал – 0,25%;

III квартал – 0,30%;

IV квартал – 0,15%.

При хранении замороженной продукции сроком более одного месяца нормы естественной убыли уменьшаются соответственно за второй месяц – на 30, за третий – на 40 и далее за каждый последующий – на 60% от приведенных выше значений.

Нормы естественной убыли сыров нежирных, жирных, полужирных и низкожирных за счет потерь массовой доли влаги (усушки) из покрытия установлены в зависимости от времени хранения (от 1 до 12 мес.) и фактической массовой доли влаги (МДВ) при приемке. Дефростация (размораживание) их осуществляется при температуре 18–20 °С в течение двух суток.

Нормы естественной убыли мяса кроликов и птицы в нолупотрошеном и потрошеном видах при воздушном охлаждении до температуры от 0 до -4 °С установлены в процентах к массе остывшего мяса раздельно при охлаждении в камерах с принудительной циркуляцией воздуха и в камерах с естественной циркуляцией воздуха. Причем при охлаждении мяса кроликов и птицы, упакованного в пакеты из полимерных пленок, нормы естественной убыли не применяются.

При хранении замороженного мяса птицы и кроликов свыше 15 суток нормы естественной убыли применяются на производственных и распределительных холодильниках (базах) при продаже, передаче на промышленную переработку, смене материальноответственного лица и снятии остатков продукции при контрольных взвешиваниях по фактической массе нетто.

Все указанные выше нормативные акты по установлению норм естественной убыли разработаны во исполнение постановления Правительства РФ от 12 ноября 2002 г. № 814 «О порядке утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке материально-производственных запасов».

Размер потерь в пределах действующих норм естественной убыли за определенный период хранения материалов исчисляется по формуле

П = ((Р + О) × В × Е): (С × 100%),

где П – потери при хранении; Р – расход МПЗ за определенный период времени; О – остаток этих запасов на дату начала инвентаризации; В – время их хранения на складе; Е – естественная убыль на определенное наименование материалов, %; С – срок хранения, на который установлена норма естественной убыли для конкретного наименования МПЗ.

В свою очередь, время хранения МПЗ на складе (В) исчисляется по формуле

В = (Км × Ос) : Р,

где Км – количество месяцев, включенных в период, подлежащий учету; Ос – средний остаток конкретного наименования материалов на складе; Р – расход этих материалов за определенный период времени.

ПРИМЕР 5.3

Количество месяцев (Км), за которые проводится инвентаризация, – 6. Количество месячных остатков материалов за это время – 180 000 кг. Отсюда среднемесячный остаток (Ос) материалов за указанный период – 30 000 кг (180 000 кг: 6 мес.). Расход МПЗ за 6 мес. (Р) – 72 000 кг.

Исходя из приведенных исходных данных среднее время нахождения материалов на складе (В) составляет: (6 мес. × 30 000 кг) : 72 000 кг = 2,5 мес.

Если остаток материалов на дату начала инвентаризации (О) равен 15 000 кг при установленной норме естественной убыли на них (Е) за один месяц – 0,5%, два месяца – 0,7%, три месяца – 0,8%, то потери при хранении (П) составят

Нормы естественной убыли рассматриваются как материальные расходы для целей налогообложения при исчислении и уплате налога на прибыль. На величину этих потерь организация вправе уменьшить сумму прибыли для целей налогообложения.

При этом под естественной убылью товарно-материальных ценностей признаются потери в пределах требований (норм), устанавливаемых нормативными правовыми актами как следствие естественного изменения биологических и (или) физико-химических свойств этих ценностей.

Не следует относить к естественной убыли технологические потери, потери от брака, а также потери товарно-материальных ценностей при их хранении и транспортировке, если они явились следствием нарушения требований стандартов, технических и технологических условий, правил технической эксплуатации, повреждением тары, а также вызваны несовершенством средств защиты этих ценностей от потерь и состоянием применяемого технологического оборудования и т.п.

С учетом климатического фактора, оказывающего влияние на величину естественной убыли, субъекты РФ подразделяются но климатическим условиям на три группы. Первая соответствует холодному микроклиматическому району (Республика Коми, Ямало-Ненецкий автономный округ и пр., всего 13 субъектов); вторая климатическая группа соответствует холодному умеренному микроклиматическому району (Республика Алтай, Липецкая область, Москва и т.д., всего свыше 60 субъектов). Остальные субъекты РФ представлены Южным и Северо-Кавказским федеральными округами (Ростовская область, республики Северного Кавказа и др.) и отнесены к теплому умеренному микроклиматическому району.

В пределах указанных макроклиматических районов нормы естественной убыли рекомендовано устанавливать для двух периодов года: осенне-зимнего (с 1 октября по 31 марта) и весенне-летнего (с 1 апреля по 30 сентября), а также в зависимости от типа и вместимости технологического оборудования, сроков хранения и транспортировки.

Такой вариант разработан Минсельхозом России в отношении норм естественной убыли на отдельные наименования продукции растительного происхождения (морковь, редька, огурцы и пр.).

Для целей налогообложения прибыли к материальным расходам следует относить потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке МПЗ в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ. Следовательно, организация не имеет права применять иной порядок списания потерь таких запасов в целях уменьшения налогооблагаемой базы.

Потери сверх утвержденных норм подлежат возмещению за счет виновных лиц при установлении их вины. При этом одновременно должны быть соблюдены следующие условия:

  • • работодателю действительно нанесен материальный ущерб;
  • • есть все основания, подтверждающие вину данного работника;
  • • между действием (или бездействием) работника и причиненным работодателю материальным ущербом установлена причинная связь.

Возмещение нанесенного материального ущерба работодателю независимо от его организационно-правовой формы собственности регулируется нормами Гражданского или Трудового кодексов РФ в зависимости от того, в каких правоотношениях работник находится с работодателем.

В полном размере возмещается ущерб в том случае, когда работник не состоит в штате организации и выполняет работу на основании договора гражданско-правового характера в соответствии с нормами гражданского законодательства. Если он состоит в штате организации, то возмещение ущерба регулируется Трудовым кодексом РФ.

В ситуации, когда в начет предъявляется сумма недостачи по действующим рыночным ценам, превышающим учетные цены, по которым недостающие ценности были приняты к учету, составляются следующие бухгалтерские проводки:

ДЕБЕТ 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»• субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

КРЕДИТ 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», 98 «Доходы будущих периодов»• субсчет 98-3 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей».

При отсутствии виновных лиц или когда суд отказал во взыскании потерь с них, убытки рассматриваются как прочие расходы организации:

ДЕБЕТ 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 91-2 «Прочие расходы»

КРЕДИТ 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Страховые возмещения, полученные организацией в силу стихийных бедствий или иных форс-мажорных обстоятельств, признаются в учете в составе прочих доходов:

ДЕБЕТ 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 76-1 «Расчеты но имущественному и личному страхованию»

КРЕДИТ 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 91-1 «Прочие доходы».

Удовлетворение в возмещении страховых сумм отражается так:

ДЕБЕТ 51 «Расчетные счета»

КРЕДИТ 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 76-1 «Расчеты но имущественному и личному страхованию».

Если в возмещении страховых сумм отказано, то материальные потери рассматриваются как прочие расходы:

ДЕБЕТ 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 91-2 «Прочие расходы»

КРЕДИТ 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 76-1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию».

Аналитический учет к указанному субсчету ведется в разрезе каждого страховщика и отдельных договоров страхования.

Убытки, нанесенные работником организации и не взысканные из-за истечения срока исковой давности, списываются до формирования балансовой прибыли следующей проводкой:

ДЕБЕТ 91 «Прочие доходы и расходы»

КРЕДИТ 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

В процессе проведения инвентаризации уточняется обоснованность действующих цен на отдельные наименования МПЗ. Если будет установлено, что на некоторые из них в течение отчетного года рыночная цена снизилась, они морально устарели или их применение возможно только после предварительной корректировки первоначальных свойств в сторону снижения, то в балансе на конец отчетного года они должны отражаться по рыночной стоимости исходя из физического состояния. Результатом в подобной ситуации должно явиться формирование резерва под снижение стоимости таких запасов. В учете его формирование рассматривается как увеличение прочих расходов:

ДЕБЕТ 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 91-2 «Прочие расходы»

КРЕДИТ 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей».

Поскольку в балансе нет регулирующих статей, то оценка указанных выше запасов должна отражаться в нем по текущей рыночной стоимости без учета созданного резерва. Не создается резерв, если на отчетную дату текущая рыночная стоимость годовой продукции, выполненных работ или оказанных услуг, изготовленных из этих материалов, соответствует или превышает ее фактическую себестоимость. Изменение конъюнктуры рынка в положительную сторону, т.е. связанную с ростом текущей рыночной стоимости тех наименований материалов, под снижение стоимости которых раньше был создан резерв, обусловливает необходимость корректировки данного резерва путем отнесения его на уменьшение стоимости материальных издержек, признанных в периоде, следующем за отчетным:

ДЕБЕТ 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей»

КРЕДИТ 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 91-1 «Прочие доходы».

Запись составляется по мере отпуска материалов на производственные нужды.

Аналитический учет по счету 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей» ведется в бухгалтерии по каждому резерву.

В целях подтверждения достоверности результатов инвентаризации по распоряжению руководителя организации могут проводиться контрольные проверки с участием материально ответственных лиц и членов инвентаризационных комиссий. Результаты контрольных проверок оформляются актом о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей (форма № ИНВ-24) и регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (форма № ИНВ-25). Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются бухгалтерией в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26). В дальнейшем информация, содержащаяся в ведомости, используется как один из основных источников при анализе эффективности инвентаризаций, проведенных на предприятии в отчетном периоде.

Материально-производственные запасы как объект информации в бухгалтерской отчетности

В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденным приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. № 44н (далее – ПБУ 5/01), в бухгалтерской отчетности МПЗ отражаются в соответствии с их классификацией (распределением по группам (видам), исходя из способа использования в производстве продукции, выполнения работ, оказания услуг либо для управленческих нужд организации.

На конец отчетного года указанные запасы отражаются в бухгалтерском балансе по стоимости, определяемой в приказе по учетной политике организации, исходя из используемых способов оценки запасов.

Те МПЗ, которые в силу утраты своих физико-химических свойств на дату составления отчетности не могут быть использованы по прямому назначению, морально устарели, либо их текущая рыночная стоимость, стоимость продажи снизились, отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного года за вычетом резерва под снижение стоимости материальных ценностей.

Материально-производственные запасы, принадлежащие организации, но не поступившие на склад, отражаются в учете в оценке, вытекающей из содержания договора, с последующим уточнением фактической себестоимости на дату их оприходования.

В бухгалтерской отчетности информация о МПЗ должна раскрывать:

  • • способы их оценки по видам;
  • • последствия изменений способов оценки;
  • • стоимость этих активов, переданных в залог;
  • • размер и движение сумм резервов под снижение резервов стоимости материальных ценностей.

В бухгалтерском балансе МПЗ представлены по группе «Запасы» (код строки 1210) разд. II «Оборотные активы» в виде:

  • • сырья, материалов и других аналогичных ценностей;
  • • животных на выращивании и откорме.

В Отчете о финансовых результатах величина потребленных МПЗ, связанных с производством и реализацией продукции (работ, услуг), учитывается по строке «Себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг».

В составе расходов по обычным видам деятельности по элементам затрат (раздел приложения к бухгалтерскому балансу) материальные затраты организации за отчетный и предыдущий год показываются по графам 3 и 4.

Инвентаризация материально-производственных запасов

Обновление: 9 февраля 2017 г.

Материально-производственные запасы полностью преобразуются в ходе цикла производства и являются его неотъемлемой частью. Инвентаризация МПЗ помогает осуществлять контроль над запасами и отслеживать их целевое использование.

Что такое инвентаризация МПЗ

Материально-производственные запасы – это активы организации, которые могут использоваться в собственном производстве или перепродаваться сторонним организациям. В качестве МПЗ выступают сырье, материалы, тара, топливо и т.д.

При планировании инвентаризации материально-производственных запасов важно учитывать структуру складов, которые являются хранилищем запасов. Руководитель должен обеспечить все необходимые условия для точного и полного установления факта наличия имущества: определить работников, проводящих ревизию, предоставить инвентарь для взвешивания, обмеривания, контрольные и измерительные приборы.

Комиссия, подготавливаясь к инвентаризации МПЗ на предприятии, опломбирует склады и хранилища, где расположены материальные ценности, проверяет точность весов, наличие мерной тары, собирает с лиц, ответственных материально, отчет о движении товарно-материальных ценностей и расписки о том, что все документы переданы в бухгалтерию, а ценности оприходованы либо списаны в расход.

Порядок проведения инвентаризации материально-производственных запасов

В случае наличия у организации нескольких складов инвентаризация должна производиться на каждом из складов одновременно. Также важно отрегулировать контроль за поступлением и выбытием в ходе ревизии материальных ценностей. Идеальный вариант – приостановление выдачи и приемки запасов со складов.

Ценности, поступающие в ходе инвентаризации материально-производственных запасов на предприятии, приходуются в присутствии комиссии по инвентаризации. Факт фиксируется в реестре или товарном отчете, а после документируется в описи «Товарно-материальные ценности, поступившие в ходе инвентаризации».

Товарно-материальные ценности могут отпускаться лицам, ответственным материально, при осуществлении инвентаризации МПЗ в исключительных случаях. При продолжительной ревизии руководитель и главный бухгалтер должны дать письменное разрешение. Отпуск производится в присутствии комиссии по инвентаризации и фиксируется в описи «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».

Если продолжительность инвентаризации материально-производственных запасов более одного дня, то каждый день по окончании работы комиссии склады опечатываются. На время, освобожденное от осуществления ревизии (ночное, нерабочее время, перерыв на обед), описи убираются в недоступное для сторонних людей помещение (например, шкаф или сейф).

Выполнение подготовительных к инвентаризации материальных запасов мероприятий влечет за собой составление описи имущества, проверку документов и фактического наличия запасов. Она производится сплошным методом: все товары и ценности пересчитываются без каких-либо исключений.

Члены комиссии взвешивают, обмеривают, пересчитывают имущество и фиксируют итоги в описях инвентаризации. Объем или вес навалочных материалов при проведении инвентаризации материально-производственных запасов определяется с помощью технического расчета по данным обмера.

Помимо наружного осмотра при инвентаризации оборудования следует провести проверку наличия инструкций по эксплуатации, монтажу, технических паспортов, комплектности.

При большом количестве весовых запасов член комиссии и лицо, ответственное материально, ведут раздельные описи отвесов. По итогам дня они сличаются, итог вносится в опись.

В результате фактической инвентаризации материальных запасов заполняются акты и описи инвентаризации. Их различие в том, что опись фиксирует итоги вещественной проверки, акт – документальной инвентаризации.

При выявлении расхождений данных учета и полученных в ходе инвентаризации сведений заполняются сличительные ведомости. В ведомостях должны быть учтены пересортица и стоимостные разницы, образовавшиеся в итоге пересортицы.

Инвентаризация и переоценка производственных запасов

В ходе проведения инвентаризации могут быть выявлены факты снижения стоимости запасов. Это может быть связано со снижением качества товаров при хранении, изменением рыночный цены.

В таких случаях организация должна сформировать резерв на счете 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей».

Списание недостач при инвентаризации МПЗ (проводки)

Недостачи МПЗ, выявленные в ходе инвентаризации, в бухгалтерском учете списываются на дату осуществления ревизии. Стоимость недостач МПЗ списывают на затраты, связанные с производством или продажами, с учетом норм естественной убыли.

Д 94 К 10 (41, 43) Списание стоимости недостачи
Д 20 (25, 26, 44) К 94 Списание недостачи с учетом норм естественной убыли

Выявление недостач сверх норм убыли (при отсутствии норм убыли) при инвентаризации запасов влечет взыскание их стоимости с лица, ответственного материально, или списание в прочие расходы (в ситуации, когда установить виновное лицо невозможно). Списание в учете оформляется проводками:

Д 94 К 10 (41, 43) Списание стоимости недостачи
Д 73 (76) К 94 Отнесена стоимость недостач на виновное лицо
Д 50 (51, 70) К 73 (76) Взыскана стоимость недостач с виновного лица
Д 91 К 94 Списание недостачи сверх нормы в расходы

По итогам инвентаризации материальных запасов списание недостач сверх норм естественной убыли, а также в случае отсутствия утвержденных норм зависит от факта установления лица, виновного в пропажах.

Если виновное лицо установлено, то стоимость недостач списывается на дату признания лица в причинении ущерба или вступления в действие решения суда о возмещении ущерба.

Когда виновное лицо установить невозможно, недостачи в ходе инвентаризации производственных запасов относятся на расходы на основании документа, оформленного компетентными органами и подтверждающего отсутствие виновного лица или причинения ущерба в результате чрезвычайных происшествий.

Наверно, редко встретишь такую организацию, в распоряжении которой нет никаких материальных ресурсов. В распоряжении большинства компаний и индивидуальных предпринимателей есть материалы, которые используются в работе, инструменты или сырье, в зависимости от того, какая деятельность ведется. Для того, чтобы ничего не потерять и знать, что есть в наличии, проводится инвентаризация.

Материально – производственные запасы в компании

Материально – производственные запасы – это те материальные ресурсы, которые есть у организации, то есть её активы. Это все те материалы, сырье, запасы, которые организация использует в своей деятельности или применяет при управлении компанией.

В зависимости от того, для чего используются материальные ценности, это могут быть как собственно материалы, так и топливо, инвентарь, тара, полуфабрикаты и даже отходы. Все материальные ресурсы подлежат учету по первичным документам. Расход их также производится по расходным накладным или документам перемещения. Расход топлива учитывается на основании путевок, которые заполняют водители и установленных нормативов.

В целом все материально – производственные запасы делятся на 3 группы:

  1. Сырье и материалы
  2. Товары и готовая продукция
  3. Ценности, которые используются при управлении компанией

Материальные ресурсы полностью используются, например, в производстве и, соответственно, включаются в стоимость готовой продукции.

Что такое инвентаризация запасов

Инвентаризация является важным моментом в деятельности каждой компании.

Для учета очень важно точно знать, какими ресурсами располагает фирма, следить за сохранностью имущества. Инвентаризация может проводиться не только в отношении имущества и запасов компании, но и в отношении обязательств.

Таким образом, можно обозначить, что инвентаризация – это пересчет материальных ценностей и обязательств компании, его документальное оформление для обеспечения корректного учета. Также в процессе инвентаризации выявляется состояние, в котором находится имущество компании и её обязательства.

При проведении инвентаризации выявляется фактическое наличие ценностей в организации. Эти данные сравниваются с данными из учетных программ. После этого делается вывод о выявленных излишках или недостатках, либо о соответствии результатов инвентаризации учетным данным. Попутно выясняются условия хранения ценностей. Не обязательно проводится полная проверка. Подсчет можно провести частично.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

В каких случаях проводится инвентаризация

Инвентаризация проводится после того, как руководитель издает приказ. Инвентаризация может быть обязательной и необязательной.

Необязательная инвентаризация Обязательная инвентаризация
Если руководство решило, что нужно проверить наличие ценностей, находящихся в распоряжении компании, то издается приказ и проводится необязательная инвентаризация. Например, если в учетной программе числится один вид материальных ценностей, а по факту их нет или есть подозрение на кражу, то может быть проведена такая инвентаризация, чтобы подтвердить или опровергнуть предположения. То есть такая проверка проводится по желанию руководства С обязательной инвентаризацией дело обстоит немного иначе. Законодатель устанавливает случаи, когда инвентаризация должна проводиться хочет этого работодатель или нет. Обязательная инвентаризация проводится в случаях:

ü При операциях, проводимых с имуществом государственных или муниципальных предприятий

ü Перед годовым отчетом, с 1 октября по 31 декабря

ü Если меняются работники склада

ü Если произошла кража или порча ценностей

ü При возникновении чрезвычайных ситуаций

ü Если компания ликвидируется или проходит реорганизацию

ü В некоторых других случаях

Таким образом, обязательная проверка наличия ресурсов происходит в том случае, когда нужно подтвердить их точные остатки для дальнейшего учета

И тот и другой вид контроля наличия ресурсов происходит по одной схеме. По инициативе руководителя можно проверить весь склад или его часть.

Особенности проведения инвентаризации в компании

При проведении инвентаризации могут возникнуть особенные обстоятельства, на которые следует обратить внимание.

Важной является инвентаризация, которая проводится перед составлением годового отчета. Однако случается, что какая – то часть запасов уже проверена в период с 1 октября, еще до начала основной инвентаризации. В этом случае при основной проверке частичная инвентаризация учитывается и уже проверенные ценности еще раз не пересчитываются.

Если организация имеет в своем распоряжении основные средства, то их инвентаризация проводится один раз в три года.

Еще одна особенность касается районов Крайнего Севера и приравненных к нему территорий. Поскольку условия там суровые и условия работы сами по себе специфические, то проверка наличия ценностей проводится в тот момент, когда на складах наблюдается наименьшее их количество.

Подготовка к проведению инвентаризации

Прежде, чем начать проводить инвентаризацию, нужно издать приказ о проведении инвентаризации и создать комиссию, которая будет этим заниматься.

Комиссия может быть постоянной, а может собираться из разных членов каждый раз, как появляется необходимость в проведении проверки. Комиссия назначается приказом директора.

Материально – ответственное лицо, которое проверяют, не может быть членом комиссии, но его присутствие при инвентаризации обязательно. Причем, такой работник перед началом инвентаризации пишет расписку о том, что все необходимые документы сданы в бухгалтерию организации.

Приказ о проведении инвентаризации создает руководитель организации. Бланк приказа имеет номер ИНВ-22 и его форма унифицирована. В приказе отражается информация о том, почему проводится инвентаризация, какие именно ценности будут проверены и за какой срок. Данные такого приказа будут отражаться во всех документах, содержащих результаты проверки.

Проведение инвентаризации запасов в организации

После того, как приказы изданы, комиссия собрана, начинается основной этап инвентаризации.

Проведение инвентаризационных мероприятий не должно мешать текущей деятельности компании. Тем не менее, на время ее проведения придется приостановить все операции по движению запасов. Это позволяет избежать ошибок при проведении подсчетов. Если случается какой – то критический случай, когда необходимо выдать материалы со склада или принять их, то такое движение записывается в отдельной ведомости, а потом прикладывается к основным документам. В том случае, если инвентаризационные мероприятия проводятся дольше одного дня, то после ухода работников домой, все помещения опечатываются.

Следует учитывать, что инвентаризация перед годовым отчетом является сплошной, это обязательное условие.

Изначально председатель комиссии заполняет документ, где будет указано количество материальных ценностей по данным учетной программы.

Во время инвентаризации, в зависимости от того, что именно проверяется, происходит пересчет, взвешивание и обмер запасов. Для отражения результатов работы составляют инвентаризационной описи.

Обычно, при инвентаризации товаров или запасов, проводится сплошной подсчет. Но есть и исключения. Если ценности упакованы в тару поставщика и она не тронута, то подсчет производится исходя из информации на такой упаковке или по счету – фактуре.

Если запасы взвешиваются, то при большом количестве завесов один из участников комиссии и ответственный работник, участвующий в инвентаризации, проводят завесы независимо друг от друга. Потом данные сверяются и заносятся в общую опись.

Окончание и оформление проведения инвентаризации

После того, как комиссия закончит проверять наличие запасов в организации, необходимо составить результативный документ. Это может быть либо инвентарная опись, либо акт инвентаризации (если проводится документальная инвентаризация). Формы этих документов утверждаются на законодательном уровне и являются унифицированными. Если при инвентаризации выявлены отклонения, то составляется сличительные ведомости. Они составляются после того, как будет учтена пересортица и списаны все найденные потери (как естественная убыль).

Для оформления результатов проведенной проверки наличия ценностей также применяются сводные документы. Они содержат информацию одновременно из сличительных ведомостей и инвентаризационных описей.

Нужно знать, что если выявлено, что недостача запасов произошла по вине лица, ответственного за их сохранность, то на такое лицо будет наложено бремя возмещения убытков. Все подобные решения оформляются приказами руководства.

Таким образом, инвентаризация является важным инструментом, применяемым в деятельности организации или индивидуального предпринимателя. Работник склада несет полную ответственность за все, что там находится.

Проведение инвентаризации материальных запасов

Инвентаризация материальных запасов бюджетного учреждения проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Министерством финансов Российской Федерации от 13 июня 1995г № 49.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Персональный состав инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации в приказе или распоряжении.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия материальных запасов инвентаризационной комиссии следует получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее, чем в двух экземплярах, составляемые по установленной форме.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках запасов, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Руководитель учреждения должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия материалов в установленные сроки.

Комиссия в присутствии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие материальных запасов путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Материальные запасы, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти материальные запасы заносятся в отдельную опись под наименованием «Материальные запасы, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие материальные запасы во время инвентаризации

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах) эти ценности показаны. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче его.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации, утвержденные Приказом Министерства финансов Российской Федерации № 123н от 25 сентября 2005г. «Об утверждении форм регистров бюджетного учета».

По имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

По результатам инвентаризации выявленные отклонения должны быть отражены в учете следующим образом:

Дебет Кредит
Оприходование излишков материальных запасов, выявленных при инвентаризации 0 105 00 340 (по субсчетам) «Увеличение стоимости материальных запасов» 0 401 01 180 «Прочие доходы»
Списание выявленных недостач в пределах норм естественной убыли 0 401 01 272 «Расходование материальных запасов» 0 105 00 440 (по субсчетам) «Уменьшение стоимости материальных запасов»
Списание стоимости сверх норм естественной убыли 1 401 01 172 «Доходы от реализации активов» 0 105 00 440 (по субсчетам) «Уменьшение стоимости материальных запасов»
Отражена недостача по рыночным ценам 1 209 04 560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов» 1 401 01 172 «Доходы от реализации активов»

Пример 12. В ходе инвентаризации обнаружены излишки хозяйственных материалов рыночной стоимостью 300 рублей. В учете данная операция отражается следующей бухгалтерской проводкой:

Операция Проводки Сумма
Дебет Кредит
Оприходованы излишки хозяйственных материалов 1 105 06 340

«Увеличение стоимости прочих материальных запасов»

1 401 01 180

«Прочие доходы»

300 руб.

Пример 13. В ходе инвентаризации обнаружена недостача продуктов питания на общую сумму 800 рублей, в том числе 50 рублей в пределах норм естественной убыли. Рыночная стоимость продуктов питания, которые относятся к недостаче сверх норм естественной убыли, — 800 рублей. Эта сумма взыскивается с материально ответственного лица. В учете данные операции отражаются следующими бухгалтерскими проводками:

colspan=2>Проводки

Операция Сумма
Дебет Кредит
1. Отражена недостача в пределах норм естественной убыли 1 401 01 272

«Расходование материальных запасов»

1 105 02 440

«Уменьшение стоимости продуктов питания»

50 руб.
2. Отражена недостача сверх норм естественной убыли 1 401 01 172

«Доходы от реализации активов»

1 105 02 440

«Уменьшение стоимости продуктов питания»

750 руб.
3. Отражена задолженность материально ответственного лица по недостаче 1 209 04 560

«Увеличение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов»

1 401 01 172

«Доходы от реализации активов»

800 руб.
4. Сумма недостачи внесена в кассу учреждения 1 201 04 510

«Поступления в кассу»

1 209 04 660

«Погашение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов»

800 руб.

Аналитический учет материальных запасов, продуктов питания, молодняка животных и животных на откорме ведется на Карточках количественно-суммового учета материальных ценностей.

Аналитический учет продуктов питания ведется в Оборотной ведомости по нефинансовым активам. Записи в Оборотную ведомость по нефинансовым активам производятся на основании данных Накопительной ведомости по приходу продуктов питания и Накопительной ведомости по расходу продуктов питания. Ежемесячно в Оборотной ведомости по нефинансовым активам подсчитываются обороты и выводятся остатки на конец месяца.

Учет разбитой посуды ведется материально ответственными лицами в Книге регистрации боя посуды (ф. 0504044).

Аналитический учет молодняка животных и животных на откорме ведется по видам и возрастным группам (животных на откорме только по видам) в Книге учета животных.

Материально ответственные лица ведут учет материальных запасов в Книге (Карточке) учета материальных ценностей по наименованиям, сортам и количеству.

Предметы мягкого инвентаря маркируются материально ответственным лицом в присутствии руководителя учреждения или его заместителя и работника бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета, с указанием наименования учреждения, а при выдаче предметов в эксплуатацию производится дополнительная маркировка с указанием года и месяца выдачи их со склада. Маркировочные штампы должны храниться у руководителя учреждения или его заместителя.

Учет операций по расходу материальных запасов, их выбытию из эксплуатации, перемещению внутри учреждения ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.

Оприходование материальных запасов отражается в регистрах бюджетного учета на основании первичных учетных документов (накладных поставщика и т.п.).

В тех случаях, когда имеются расхождения с данными документов поставщика, составляется Акт о приемке материалов (ф. 0315004).

Отражение в учете операций по перемещению материальных запасов внутри учреждения, передаче их в эксплуатацию осуществляется в регистрах аналитического учета материальных запасов путем изменения материально ответственного лица на основании следующих первичных документов:

Требование-накладная (ф. 0315006);

Меню — требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);

Ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

Внутреннее перемещение материальных запасов между материально ответственными лицами в учреждении отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 010500000 «Материальные запасы» (010501340, 010502340, 010503340, 010504340, 010505340, 010506340, 010507340) и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 010500000 «Материальные запасы» (010501340, 010502340, 010503340, 010504340, 010505340, 010506340, 010507340).

Списание материалов и продуктов питания производится на основании следующих документов:

Меню — требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);

Ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);

Путевой лист (ф.ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007) применяется для списания в расход всех видов топлива;

Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230);

Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143) применяется для списания мягкого инвентаря, независимо от стоимости, и однородных предметов хозяйственного инвентаря стоимостью от 3000 рублей до 20000 рублей. Акт составляется комиссией, назначенной приказом (распоряжением), и утверждается руководителем учреждения. Списание производится при полной изношенности предметов, с указанием причины списания. Акт оформляется в двух экземплярах, первый экземпляр сдается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица. При этом списание посуды производится на основании данных Книги регистрации боя посуды (ф. 0504044).

Бюджетные учреждения и организации должны проводить инвентаризацию материалов, продуктов питания, топлива, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и других материальных ценностей по месту хранения и по материально ответственным лицам в сроки и порядке, предусмотренном»Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и д. Документом, расчетов и других статей баланса», утвержденной приказом. ГУ. ГКУ от 30101998 г № 90, в редакции приказа. ГКУ от 05102005 г № 18 № 184.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения и перечень имущества, подлежащего инвентаризации при каждой из них, определяются руководителем учреждения (кроме случаев, когда проведение инвентарь ризации является обязательным). Инвентаризация всех ценностей проводится в установленные сроки, включая ценности, на предмет наличия которых проводились внеплановые проверки в течение року.

Бюджетные учреждения обязаны проводить инвентаризацию:

а) молодняка животных, животных на откорме, птицы, кроликов, пушных зверей и семей пчел — не менее одного раза в квартал;

б) готовых изделий, сырья и материалов, топлива, кормов, фуража и других материалов — не менее одного раза в год, но не ранее 1 октября;

в) продуктов питания и спирта — не менее одного раза в квартал;

г) незавершенного производства и полуфабрикатов собственного производства в производственных (учебных) мастерских и подсобных сельских и учебно-опытных хозяйствах — не ранее 1 октября отчетного года и и, кроме того, периодически — в сроки, которые устанавливают министерства, другие центральные органы исполнительной власти, местные государственные администрации, исполнительные органы местных советов (по подчинению.

Проведение инвентаризации обязательно: перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел), при установлении фактов стран адижок или злоупотреблений, порчи цен и (на день установления таких фактов), после пожара или стихийного бедствия (наводнения, землетрясения и др.), в случае ликвидации учреждения; согласно распоряжению судебных и следственных органов, при передаче имущества учреждения в аренду; при передаче предприятий, учреждений, организаций или их структурных подразделений из одного подчинения в другое (на установленную дату передачи).

Ответственность за организацию инвентаризации, правильное и своевременное ее проведение несет руководитель учреждения. Главный бухгалтер, вместе с руководителями соответствующих подразделений и служб обязан контрол вать соблюдение установленных правил проведения инвентаризацииї.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя учреждения создается комиссия из числа работников учреждения при обязательном участии главного бухгалтера. Возглавляет инвентаризационную комиссию руководитель учреждения или его заместитель. Приказом устанавливаются также сроки начала и окончания инвентаризации и порядок отражения ее результатов в учетеку.

Проверка остатков материальных ценностей в натуре проводится при обязательном участии всех членов комиссии и в присутствии материально ответственного лица. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при и проведении инвентаризации является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Материальные ценности пол при инвентаризации заносятся в описи по каждому отдельному наименование с указанием номенклатурного номера, вида, группы, сорта и количества (счету, массе или степени). На обнаруженных карманы поврежденные ценности составляют дополнительные акты, в которых указывают причины, характер и степень порчи, и указывают виновных в этом лиц. Материальные запасы, поступившие во время проведения инвентаризации ее, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются после инвентаризации. Такие ценности заносятся в отдельную опись под названием». Материальные ценности, поступившие во время инвентаризации»Одновременно в документе о поступлении таких ценностей за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка»После инвентаризации»со ссылкой на лату описания, в котором указано такие ценностиості.

На больших складах при длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера учреждения в период проведения инвентаризации материальные ценности могут отпускать материально ответственные лица в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Такие ценности заносятся в отдельную опись под названием «Материальные ценности, отпущенные во время инв ентаризации», а в расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссииї.

По окончании инвентаризации оформленные описи сдают в бухгалтерию для проверки, выявления и отражения в учете результатов инвентаризации. При этом количественные и стоимостные показатели по данным бу ухгалтерського учета проставляют против соответствующих фактических данных описания (в одной строке) и путем сравнения выявляют различие между фактическим наличием ценностей по данным инвентаризации и пока исчез учета. Выявленные бухгалтерией в описании ошибки должны быть исправлены, а эти поправки защищены подписью всех членов инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицомби.

Обо всех недостачи, излишки, потери, связанные с порчей материальных ценностей, инвентаризационная комиссия должна получить письменные объяснения ответственных работников. На основании этих объяснений и мате ериалив инвентаризации комиссия устанавливает характер и причины выявленных недостач, потерь и порчи ценностей или их остатков и с учетом этого вносит предложение о порядке регулирования разницы между данным инвентаризации и учету.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактических остатков с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

— выявлены излишки ценностей подлежат оприходованию с последующим выявлением причин их возникновения и виновных в этом лиц;

— недостача материальных ценностей в пределах установленных норм естественной убыли списывается по распоряжению руководителя на расходы учреждения. Нормы естественной убыли применяются только в случае выявления факт политических недостатков. Списывать материальные ценности в пределах норм естественной убыли до установления факта недостачи запрещается. При отсутствии утвержденных норм естественной убыли (по отдельным видам ценностей) все н естачи рассматриваются как сверхурочныеві;

— взаимозачет излишков и недостач через пересортицы может быть разрешен только в порядке исключения за один и тот же период, для одной и той же материально ответственного лица, в отношении материальных ценностей од ного и того же наименования и в тождественных количествах. Если при этом стоимость материальных ценностей, которых не хватает, превышает стоимость ценностей, выявленных в излишках, разница в стоимости должна быть отнесена на виновных лиц;

— недостача материальных ценностей сверх норм естественной убыли, а также потери от порчи ценностей зачисляются на виновных лиц и взыскиваются с них по стоимости, установленной в соответствии с»Порядком виз значение размера убытков от хищения недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей», утвержденного постановлением. КМУ от 22011996 г № 116 (с последующими дополнениями). При обнаружении недостач и утратит т вследствие злоупотреблений соответствующие материалы в течение пяти дней после установления такого факта подлежат передаче в следственные органы, а на сумму недостачи (потери) оформляется гражданский искзов;

— в случаях, когда конкретные виновники не установлены или во взыскании с них отказано судом, недостачи материальных ценностей сверх норм естественной убыли, потери от порчи, стихийного бедствия, от не раскрытых краж списываются на расходы бюджетных учреждений, но только после тщательной проверки отсутствия виновных лиц и принятия необходимых мер для предотвращения подобных явления.

В бухгалтерском учете результаты инвентаризации должны быть отражены не позднее десяти дней после их окончания и в том месяце, в котором закончена инвентаризация, и обязательно к составлению дело ческого отчета. При этом оформляют следующие бухгалтерские записи (табл. 65.5).

. Таблица 65. Отражение результатов инвентаризации материалов в бухгалтерском учете

Содержание хозяйственной операции

Корреспондирующие субсчета

Дт

Кт

1 Оприходованы излишки материалов и продуктов питания, выявленные при инвентаризации

231-236, 238-239

2 Списана материалы в пределах норм естественной убыли, а также недостачи и потери от порчи за счет учреждения

801,802

201,202,204, 231-236, 238-239

3 Списание недостач и потерь материалов и продуктов питания за счет виновных лиц:

на учетную стоимость

на сумму возмещения, отнесенную на виновных лиц

801,802

231-236, 238-239

Инвентаризационная комиссия проверяет правильность определения результатов инвентаризации и отражения их в учете и оформляет свои выводы и предложения протоколом, который утверждает руководитель учреждения

вопросы для самопроверки:

1. Охарактеризуйте классификационные группы и порядок оценки запасов в бюджетных учреждениях

2. Назовите основные задачи и особенности организации учета запасов в бюджетных учреждениях

3. Назовите основные первичные документы по учету поступления и выбытия материальных ценностей в бюджетных учреждениях

4. Охарактеризуйте организацию хранения и складского учета материальных запасов

5. Дайте характеристику методов аналитического учета запасов в бухгалтерии

6. Перечислите счета для учета производственных запасов и хозяйственных материалов, дайте краткую характеристику

7. Приведите примеры основных хозяйственных операций по учету материальных ценностей и их отражение на счетах

8. Охарактеризуйте особенности отражения в учете бюджетных учреждений медикаментов и перевязочных средств

9. Охарактеризуйте особенности отражения в учете медицинских учреждений продуктов питания

10. Дайте характеристику счетов по учету животных на выращивании и откорме в подсобных (учебных) сельских хозяйствах

11 названий первичные документы, которыми оформляют движение животных на выращивании и откорме, приведите примеры бухгалтерских проводок по соответствующим операциям

12. Охарактеризуйте особенности отражения в учете бюджетных учреждений поступления, использования и списания малоценных и быстроизнашивающихся предметов

13. Порядок проведения инвентаризации запасов и отражение в учете ее результатов