Факсимиле или факсимилье?

Содержание

Как правильно называть подпись в печатном виде: клише или факсимиле?

Слово «факсимиле» (< от лат. fac simile сделай подобное) имеет два значения:

1) точное воспроизведение любого оригинала – почерка, подписи, документа, рукописи обычно фотографическим или печатным способом, но также и при помощи гравирования (клише), позволяющим воспроизводить подпись человека, имеющего дела со многими документами. Факсимиле приравнивается к подписи лица собственной рукой.

2) клише (от франц. cliché — clicher делать оттиск — слово, обязанного своим происхождением звуку падающей матрицы). Клише представляет собой печать, печатную форму, которая воспроизводит копию собственноручной подписи лица или рисунок, чертеж в обратном рельефном (выпуклом) виде, изготовленную различными способами на металлической, деревянной доске, камне или другом материале. Клише является обычно иллюстрационной печатной формой высокой печати.

Таким образом, факсимиле и клише несколько отличаются друг от друга способом изготовления, предназначением и использованием. И хотя эти слова и являются в каком-то отношении синонимами, для обозначения подписи лица, учитывая предпочтительные способы, в том числе электронные возможности её предоставления, рекомендуется использовать слово «факсимиле».

Факсимиле вместо подписи: применять или избегать?

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной подписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий»1.

Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.

Гражданско-правовые сделки

Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон2.

В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.

Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы. Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств3.

Если же в основном договоре не предусмотрено использование факсимильной подписи, но компания оформила, например, дополнительное соглашение к этому договору с помощью факсимиле, суд может вынес¬ти решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным4.

Документы бухгалтерского и налогового учета

Споры и дискуссии по поводу правомерности использования штампа вместо подписи при оформлении бухгалтерских и налоговых документов длятся уже не один год. В первую очередь это вызвано тем, что ни законодательство о бухгалтерском учете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле.

Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя5. Согласно законодательству о бухгалтерском учете6 первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.

Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия7. Эта позиция нашла поддержку в ряде судебных решений. Например, в одном из них8 судьи указали, что законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на актах о приемке выполненных работ (они имеют финансовые последствия). Следовательно, акты с факсимиле не могут проходить в качестве доказательств по делу.

Налоговый кодекс тоже не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется9.

Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи10. Однако действие закона об электронной подписи11 не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле12.

Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет

Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах. Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности)13. Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету14.

Еще недавно судебная практика по поводу вычета НДС на основании таких счетов фактур была неоднозначна, но содержала и положительные для бизнеса решения. Например, некоторые суды отмечали, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов фактур, и не запрещают ставить подпись руководителя с помощью штампа-фак¬симиле. Факсимильная подпись — это способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому ее проставление на счетах-фактурах не говорит о нарушении требований статьи 169 Налогового кодекса. И если использование факсимиле на документах (в т. ч. на счетах-фактурах) было предус¬мотрено соглашением сторон, то налоговый вычет по такому счету-фактуре правомерен15.

Но недавно Президиум ВАС16 поддержал позицию налоговой инспекции и признал вычет НДС по счетам-фактурам с факсимиле неправомерным. Суд указал, что положения статьи 169 Налогового кодекса не преду¬сматривают возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Подобной нормы не содержит и Закон № 129 ФЗ. Напротив, в нем указано, что документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи ответственных лиц. Если организация отступила от установленных правил, ей будет отказано в применении налоговых вычетов по этим счетам-фактурам. Таким образом, Президиум ВАС РФ окончательно подтвердил, что использование факсимиле при оформлении налоговых и бухгалтерских документов является недопустимым. Даже несмотря на отсутствие в постановлении прямой оговорки, что толкование правовых норм является общеобязательным при рассмотрении арбитражными судами аналогичных дел, оно может изменить судебную практику не в пользу компаний.

Положение об использовании факсимиле в организации

В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Это означает, что договор может быть заверен факсимиле, если это предусмотрено законом или самим договором. Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой (постановления ФАС Московского округа от 12.11.2003 N КГ-А40/8849-03, ФАС Уральского округа от 05.04.2006 N Ф09-2277/06-С6).
При отсутствии указания закона на возможность скрепления договоров факсимильными подписями его сторон этот порядок подписания правомерен лишь при наличии соответствующего соглашения участников сделки (письмо МНС РФ от 01.04.2004 N 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи»).
При отсутствии соглашения сторон о факсимильном подписании договора скрепленный таким образом договор может быть признан неподписанным и, следовательно, незаключенным (постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.09.2003 N А56-30237/02).
В ст. 160 ГК РФ не конкретизируется, в какой момент должно быть достигнуто соглашение об использовании факсимильной подписи при заключении сделок. На практике предприниматели часто прописывают такой порядок подписания в специальном соглашении, предшествующем заключению конкретных сделок между ними. По нашему мнению, указание на подписание договора с помощью факсимиле может содержаться и в самом договоре. Аналогичная точка зрения изложена в статье: Плюсы и минусы факсимиле (А. Андрющенко, «Московский бухгалтер», N 7, июль 2005 г.).

В соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.
Отметим, что не только указанная статья ТК РФ не предусматривает возможность использования факсимиле при подписании трудового договора, но и вообще трудовое законодательство не содержит ни определения понятия «факсимиле», ни порядка применения его в документах, оформляющих трудовые отношения.
Большинство специалистов придерживается мнения, что использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении трудовых договоров недопустимо, ссылаясь при этом на ст. 67 ТК РФ, которая предусматривает именно подписание сторонами документа, т.е. проставление собственноручной подписи (смотрите, например, «Сделай подобное» (А. Будневич, «Расчет», N 7, июль 2008 г.); «Еще раз о трудовом договоре, но с точки зрения кадрового делопроизводства. Тематический обзор» («Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 8, август 2007 г.); «Факсимиле — все в силе?» (И. Резепов, «Актуальная бухгалтерия», N 12, декабрь 2007 г.); Плюсы и минусы факсимиле (А. Андрющенко, «Московский бухгалтер», N 7, июль 2005 г.)).
Вместе с тем трудовое законодательство не содержит и прямого запрета на использование факсимиле при заключении трудового договора. В этой связи можно заключить, что специфический способ проставления подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможен. При этом возникает вопрос о необходимости закрепления соответствующих полномочий за лицом, которое проставляет подпись при помощи штампа, однако порядок предоставления права проставлять подпись руководителя (и вообще любую чужую подпись) на документах действующим трудовым законодательством не предусмотрен. Кроме этого, в случае использования факсимиле руководителя при оформлении трудового договора, по нашему мнению, достаточно сложным представляется учесть действительное волеизъявление работодателя относительно заключения трудового договора с каждым конкретным работником именно на таких условиях.
В то же время, если в нарушение требований ТК РФ работодатель ненадлежащим образом оформит трудовой договор с работником либо вообще не оформит его в письменной форме, трудовые отношения между работником и работодателем возникнут, если работник фактически был допущен и приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, а трудовой договор в таком случае будет считаться заключенным (ст. 16 ТК РФ, часть вторая ст. 67 ТК РФ). Таким образом, на возникновение трудовых отношений факт ненадлежащего оформления трудового договора по существу не влияет. Такой вывод подтверждается судебной практикой (смотрите, например, решение Московского районного суда г. Твери от 02.06.2006 N 2-1186/06; решение Арбитражного суда Красноярского края от 18.04.2007 N А33-1212/2007; постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.07.2004 N А52/4534/2003/2).
Следовательно, использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным. Однако, на наш взгляд, применение штампа вместо собственноручной подписи на трудовых договорах может повлечь определенный риск неблагоприятных последствий для работодателя, например, трудовая инспекция при проверке может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и расценить этот факт как нарушение трудового законодательства.

6.1. Для лица, отвечающего за хранение и использование факсимиле, в случае ненадлежащего хранения и неправомерного использования факсимиле возможно применение дисциплинарной и материальной ответственности.

2.1. Факсимиле – точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом, клише-печать, воспроизводящее подпись руководителя учреждения. В качестве оригинала выступает подпись руководителя.

Положение об использовании факсимиле в организации образец

В противном случае при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным. Даже добросовестный контрагент может проиграть дело, поскольку в соответствии с п.

Арбитражный процессуальный кодекс2 тоже допускает представление факсимиле в качестве доказательства воли стороны: «Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные ЭЦП или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором» (п.

Положение о круглых печатях и штампах организации образец

Самое первое Положение о круглых печатях организаций появилось почти 50 лет назад. Это была запись в ЕГСД (единой системе делопроизводства), где прописанный порядок эксплуатации штемпельных изделий в организациях, способствовал усовершенствованию работы канцелярии и налаживанию порядка в системе хранения, учета и использования штемпельных изделий учреждений. С тех пор порядок этот почти не изменился, а его использование не утратило своей актуальности и по сегодняшний день.

В современных организациях возможно использование несколько видов штампов. Штампом называют оттиск, имеющий прямоугольную форму. Они также различаются и используются по своему предназначению. Бывают: угловые, регистрационные, маркировочные, штампы обозначающие степень секретности, а также указывающие реквизиты предприятия и др.

В каких случаях можно использовать факсимиле

  • письма с поздравлениями, приветствиями и благодарностями;
  • почетные грамоты, пригласительные открытки, бумаги извещающего характера;
  • копии различных официальных бумаг;
  • квитанция по аккредитиву;
  • кассовая книга, приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и др.;
  • документы по учету сырья и материалов;
  • ведомости и прочие документы, учитывающие заработную плату сотрудников;
  • ведомости и табели, учитывающие личный состав, отработанное время;
  • акт приемки или передачи работ и услуг;
  • удостоверения (правила и порядок употребления факсимиле для утверждения служебных удостоверений прописывается в соответствующих положениях и инструкциях);
  • наградные удостоверения;
  • различные патенты, свидетельства, сертификаты Федеральной службы по интеллектуальной собственности и другие документы этой службы;
  • свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
  • полисы обязательного медицинского страхования.

Ввиду отсутствия руководителя или при большом объеме производственной, кадровой, бухгалтерской и другой документации настоящей палочкой-выручалочкой может стать аналог личной подписи руководителя организации — факсимиле.

Порядок использования факсимиле на предприятии

Раиса Константиновна Цветкова окончила Институт профессиональных бухгалтеров России. Имеет опыт работы в сфере бухгалтерского и налогового учета более восьми лет. Специализируется на расчете заработной платы, вопросах бухгалтерского и налогового учета.

Еще одна веская причина отказа от факсимиле в декларациях – реальный финансовый риск. Ведь поставить оттиск может де-факто любой, в чьи руки попадет печать. Причем пострадают в таком случае и государство, и сам налогоплательщик.

Факсимиле – удобный инструмент ведения бизнеса

Дополнительно необходимо договориться об информировании друг друга в случае утери клише или замены его на новое по другим причинам. Правда, эта оговорка будет работать только при условии добропорядочности контрагента.

Приведенные примеры позволяют сделать вывод о том, что суд в подобных спорах проводит комплексную оценку представленных доказательств. И выступает на стороне налогоплательщика, если будет подтверждена его добросовестность. Весомым аргументом в пользу организации послужат факты оплаты и оприходывания полученного товара.

Факсимиле: как регламентировать использование

В ЛНПА целесообразно указать конкретные меры по сохранности факсимиле, которые должно принимать ответственное лицо. Такие обязанности можно включить в должностную инструкцию работника *(ч. 4 п. 10 Общих положений ЕКСД).

От имени хозобщества был заключен договор на транспортно-экспедиционное обслуживание. На договоре был проставлен оттиск факсимиле подписи управляющего хозобщества. В процессе перевозки груз был похищен, хозобщество было вынуждено выплатить его стоимость. Хозобщество обратилось в суд с иском о взыскании с управляющего выплаченной суммы.

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ИЗГОТОВЛЕНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ В АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА (с изменениями на: )

4.5. В составленном акте об уничтожении печатей и штампов, используемых в администрации Волгограда, структурных подразделениях администрации Волгограда, должны быть указаны время и место уничтожения, состав комиссии, основание уничтожения печатей и штампов, наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов, способ уничтожения, подписи членов комиссии.

4.1. Уничтожение печатей и штампов, за исключением факсимиле, производится в случае их износа или повреждения, а также в связи с переименованием, реорганизацией или ликвидацией структурных подразделений администрации Волгограда.

Положение о факсимиле в организации школа

Нормативное регулирование применения факсимиле Возможность использования при совершении сделок предусмотрена в п. 2 ст. 160 ГК РФ: «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.» Вместе с тем использование

грамотах, почетных листах и других поощрительных бумагах; страховых (медицинских) полисах; патентах и свидетельствах Федеральной службы по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от 31.05.2007); наградных и служебных удостоверениях;

Факсимиле приказ об использовании

Несмотря на то что законодатель допускает возможность начала трудовых правоотношений через фактическое допущение к работе служащего, в то время как трудовой контракт с ним еще не подписан, этот момент никак не связан с использованием факсимильной подписи. Иными словами, эти правоотношения возникли бы и без проставления факсимиле на трудовом соглашении, и соответственно, его использование не будет иметь никакого юридического значения при заключении договора и его заверении.

Начнем с того, что несмотря на достаточно широкое использование терминов «факсимиле» и «факсимильная подпись», их определения в отечественном законодательстве нет. Впрочем, отсутствие официального определения можно оправдать общеизвестностью значения термина «факсимиле»*. В качестве ориентира, как правило, используют определения «факсимиле», приведенные в словарях. Например, в толковом словаре С. И. Ожегова, Н. Ю.

Приказ о печати в организации

После всех перечисленных пунктов приказ должен быть подписан руководителем организации. Данный документ также должен содержать приложение к приказу (образец представлен ниже) с утверждением нового оттиска.

В любой организации должны присутствовать печати, которые имеют важное практическое значение. Некоторые из них применяются для первичных документов, отдельные для первичной документации и даже для писем. В данной статье мы рассмотрим, какими приказами вводятся печати в организации.

Печати и штампы на предприятии

3.6. При увольнении ответственного лица или переводе на иную должность числящиеся за ним печати (штампы) передаются другому работнику через Управление делами под роспись в книге учета печатей и штампов с соответствующей отметкой в обходном листе увольняемого.

Где можно использовать факсимиле в России в 2020 году

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

  • Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
  • образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
  • действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
  • период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ВЛАДИМИРА

от 5 июня 2012 года N 416-р

Об утверждении инструкции СМК администрации города Владимира «Использование факсимильного воспроизведения подписи И-АВ 01-02/06-2011»

В соответствии с распоряжением администрации города Владимира от 26.12.2011 N 837-р «О внедрении системы менеджмента качества (СМК)», в целях повышения результативности и эффективности существующего менеджмента администрации города Владимира и внедрения системы менеджмента качества в соответствии с требованиями международного стандарта ИСО 9001:2008:

1. Утвердить инструкцию СМК администрации города Владимира «Использование факсимильного воспроизведения подписи И-АВ 01-02/06-2011» к стандарту СМК администрации города Владимира «Управление документацией общего делопроизводства СТ-АВ 02-2011» (приложение) и ввести ее в действие с 01.06.2012.

2. Заместителям главы администрации города, руководителям структурных подразделений администрации города Владимира довести указанную инструкцию СМК администрации города Владимира до сведения работников курируемых/возглавляемых подразделений и подведомственных учреждений, обеспечить ее практическую реализацию в соответствии с ее областью применения.

3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на представителя руководства по качеству, заместителя главы администрации города, руководителя аппарата Гарева В.А.

Глава администрации города
А.С.ШОХИН

Приложение. Инструкция СМК администрации города Владимира к стандарту СМК администрации города Владимира «Управление документацией общего делопроизводства СТ-АВ 02-2011»

УТВЕРЖДЕНО
распоряжением
администрации
города Владимира
от 05.06.2012 N 416-р

Система менеджмента качества

Использование факсимильного воспроизведения подписи

Введена с 01.06.2012

Количество листов: 7

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция СМК администрации города Владимира «Использование факсимильного воспроизведения подписи И-АВ 01-02/06-2011» к стандарту СМК администрации города Владимира «Управление документацией общего делопроизводства СТ-АВ 02-2011» (далее — Инструкция) разработана в целях повышения результативности и эффективности организации делопроизводства в администрации города Владимира.

1.2. Инструкция разработана в соответствии со стандартом СМК администрации города Владимира «Управление документацией общего делопроизводства СТ-АВ 02-2011» и нормативными документами, на которые он ссылается.

1.3. Инструкция определяет порядок изготовления, выдачи, учета, хранения, использования и уничтожения факсимильного воспроизведения подписи (далее — факсимиле) в администрации города Владимира.

1.4. Действие Инструкции распространяется на администрацию города Владимира, ее структурные подразделения и муниципальные учреждения.

2. Термины и определения, обозначения и сокращения

Клише факсимиле — элемент факсимиле, содержащий зеркальное отображение оттиска факсимиле.

Мастичное факсимиле — факсимиле, изготовленное из каучука либо иного подобного материала, обеспечивающего качественное нанесение на бумаге оттиска элементов факсимиле штемпельной краской.

Отдел ЭД — отдел электронного делопроизводства управления информатизации, телекоммуникаций и делопроизводства.

Оттиск факсимиле — изображение клише факсимиле на бумаге или других материалах.

Служба ДО — служба документационного обеспечения.

Учреждения — муниципальные учреждения.

Факсимиле — факсимильный штамп — устройство, содержащее клише точного воспроизведения графического оригинала подписи конкретного лица для нанесения оттисков на бумажные носители.

Штемпельная краска — специальное красящее вещество, предназначенное для нанесения оттисков факсимиле на бумаге.

3. Порядок использования факсимиле

3.1. В администрации города Владимира допускается использование факсимильного воспроизведения подписи главы администрации города.

По согласованию с главой администрации города допускается использование факсимильного воспроизведения подписи заместителей главы администрации города и руководителей структурных подразделений администрации города Владимира с правом юридического лица, учреждений (далее — руководителей) на документах, не влекущих за собой материальную или иного вида ответственность (если иное не было предусмотрено соглашением сторон).

3.2. Факсимиле разрешается использовать на следующих документах по прямому указанию должностных лиц, чьи подписи воспроизводятся:

— копии подписанных в установленном порядке документов администрации города Владимира и должностных лиц (в том числе копии постановлений, распоряжений и приказов);

— поздравительные, приветственные письма, телеграммы, грамоты, благодарности и благодарственные письма, направляемые от имени руководителей.

3.3. Запрещается применять факсимиле на иных документах, кроме перечисленных в пункте 3.2 настоящей Инструкции.

4. Технические требования к изготовлению факсимиле

4.1. Факсимиле должно быть изготовлено таким образом, чтобы при его использовании на документе оставался четкий оттиск изображения подписи руководителя.

Насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска должны быть равномерными.

4.2. Не допускаются визуально различимые:

— выдавливание штемпельной краски за края печатных элементов;

— недопечатки и непропечатки;

— искажения элементов изображения на оттиске;

— смазывание и стирание.

5. Порядок изготовления факсимиле

5.1. Факсимиле изготавливается в соответствии с образцом оригинала подписи руководителя.

5.2. В администрации города Владимира заявки на изготовление факсимиле оформляются управлением секретариата главы администрации, управлением информатизации, телекоммуникаций и делопроизводства и/или Службами ДО и согласовываются с главой администрации города.

5.3. Заявки на изготовление факсимиле учитываются в журнале учета заявок на изготовление факсимиле (приложение N 1 к Инструкции). Журнал учета заявок на изготовление факсимиле хранится в Отделе ЭД.

5.4. Получение изготовленных факсимиле от полиграфических и штемпельно-граверных организаций осуществляется по доверенности, оформленной в установленном порядке.

5.5. Полученные факсимиле передаются: в администрации города Владимира — в управление секретариата главы администрации или в Отдел ЭД (в зависимости от места подачи заявки на изготовление факсимиле), в структурном подразделении администрации города Владимира, учреждении — в Службу ДО под роспись в журнале учета заявок на изготовление факсимиле.

6. Порядок учета, выдачи и хранения факсимиле

6.1. Факсимиле учитываются в журнале учета факсимиле (приложение N 2 к Инструкции) в администрации города Владимира — в Отделе ЭД, в структурном подразделении администрации города Владимира (учреждении) — в Службе ДО.

6.2. Факсимиле выдаются должностным лицам, назначенным ответственными за их хранение и использование, под роспись в журнале учета факсимиле.

6.3. Факсимиле хранятся в металлических хранилищах, опечатываемых металлической печатью индивидуального пользования ответственного за их хранение и использование.

Запрещается хранить факсимиле в других местах, передавать их на хранение другим лицам, а также носить в карманах одежды.

6.4. В период временного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь) должностного лица, ответственного за хранение факсимиле, вышеуказанное факсимиле передается по акту без создания комиссии лицу, временно исполняющему обязанности отсутствующего должностного лица, в соответствии с должностной инструкцией. Акт утверждается руководителем структурного подразделения, где используется (хранится) факсимиле.

6.5. При увольнении или изменении должности (должностных обязанностей) должностного лица, ответственного за хранение, факсимиле сдается в Отдел ЭД/Службу ДО под роспись в журнале учета факсимиле.

6.6. Наличие, правильность хранения и пользования факсимиле проверяются специальной комиссией по мере возникновения необходимости, но не чаще одного раза в год, назначаемой начальником управления информатизации, телекоммуникаций и делопроизводства/руководителем Службы ДО в составе не менее 3 человек, о чем составляется акт проверки.

В акте проверки перечисляются все факсимиле с указанием их количества согласно журналу учета факсимиле, а также указываются выявленные факты утраты, хищения или порчи факсимиле, нарушения порядка их хранения и использования.

Акт подписывается членами комиссии и утверждается начальником управления информатизации, телекоммуникаций и делопроизводства/руководителем Службы ДО.

6.7. При обнаружении фактов утраты, хищения или порчи факсимиле, а также их незаконного использования в установленном порядке проводится служебная проверка.

6.8. При смене должностного лица, имеющего факсимиле, в актах приема-сдачи дел указываются сведения о наличии и передаче факсимиле.

7. Порядок уничтожения факсимиле

7.1. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие факсимиле, факсимиле бывших руководителей в обязательном порядке сдаются: в администрации города Владимира — в Отдел ЭД, в структурных подразделениях (учреждениях) — в Службу ДО для последующего уничтожения.

7.2. На отобранные для уничтожения факсимиле специальной комиссией в составе не менее 3 человек составляется акт, который подписывается членами комиссии и утверждается: в администрации города Владимира — начальником управления информатизации, телекоммуникаций и делопроизводства, в структурных подразделениях (учреждениях) — руководителями Служб ДО.

7.3. Способ уничтожения определяется комиссией.

Уничтожение клише факсимиле предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования.

Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла — опиливаются двумя перекрестными линиями.

7.4. Об уничтожении клише составляется акт.

В акте на уничтожение факсимиле в обязательном порядке указываются наименования факсимиле, их количество и номера экземпляров, регистрационные номера по журналу учета факсимиле, способ уничтожения факсимиле, а также воспроизводятся оттиски уничтожаемых факсимиле с использованием штемпельной краски.

7.5. При реорганизации или ликвидации структурного подразделения администрации города Владимира (учреждения) находящиеся у него в пользовании факсимиле уничтожаются в суточный срок с момента прекращения работы ликвидационной комиссии.

Приложение N 1. Журнал учета заявок на изготовление факсимиле

Приложение N 1
к Инструкции

Номер и дата заявки

Наименование структурного подразделения, от которого поступила заявка

КРАЕВОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ (ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ)

«ХАБАРОВСКИЙ КРАЕВОЙ ИНСТИТУТ

(КГОУ ДПО «ХК ИРО»)

Ректор ХК ИРО

«Об использовании факсимиле
в КГОУ ДПО «ХК ИРО»

1.1. Настоящее Положение разработано на основании

— Гражданского кодекса Российской Федерации (п. 2 ст. 160 ГК РФ);

— Арбитражного процессуального кодекса РФ (п. 3 ст.74 АПК РФ);

— Трудового кодекса Российской Федерации;

— Письма МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи».

1.2. Положение предусматривает правила использования факсимиле в процессе документационного обеспечения работы ХК ИРО.

2. Основные понятия

2.1. Факсимиле – точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом, клише-печать, воспроизводящее подпись руководителя учреждения. В качестве оригинала выступает подпись руководителя.

2.2. Руководитель – ректор ХК ИРО, подпись которого заменяет факсимиле.

2.3. Делопроизводитель (машинистка, техник, секретарь) — сотрудник, отвечающий за хранение и использование факсимиле.

3. Использование факсимиле в гражданско-правовых сделках.

3.1. Факсимиле предназначено для использования по взаимной договоренности между сторонами договоров гражданско-правового характера (оказания услуг, купли-продажи и т.д.).

3.2. В договорах гражданско-правового характера соглашение об использовании факсимиле должно быть подписано собственноручно, зафиксировано отдельно или включено в текст договора.

Например, «Стороны признают равную силу собственноручной подписи и факсимиле подписи (воспроизведенное механическим способом с использованием клише) на дополнительных соглашениях к настоящему договору, а также на иных документах, имеющих значение для его исполнения, заключения или прекращения».

Или: «Стороны допускают факсимильное воспроизведение подписей (факсимиле) уполномоченных на заключение сделок лиц с помощью средств механического или иного копирования, а также использовать факсимиле на иных необходимых документах, являющихся обязательными и необходимыми при проведении сделок. При этом факсимильная подпись будет иметь силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица».

3.3. В случае утери факсимиле или замены его на новое стороны договора информируют друг друга об этом.

4. Использование факсимиле в делопроизводстве

4.1. Во внутреннем делопроизводстве факсимиле используется:

4.1.1. Для подписания документов высокой срочности во время отсутствия руководителя (краткосрочная командировка, болезнь, временный выезд с территории института);

4.1.1.1. Согласие на использование факсимиле может быть дано руководителем:

— по телефону (в последующем руководитель должен письменно подтвердить разрешение на проставление факсимиле путем проставления собственноручной подписи на оригинале документа);

— по электронной почте;

— на основании приказа по основной деятельности.

4.1.2. Для подписания вторых и последующих экземпляров документов.

4.2. Документы, на которые разрешено ставить факсимиле:

— спецификации, как приложения к договору гражданско-правового характера (если в договоре присутствует письменное согласие сторон)

— свидетельства, удостоверения, дипломы о повышении квалификации и профессиональной переподготовке слушателей;

— третий и последующий экземпляры приказов по основной деятельности, личному составу, отпускам, приказов учебного отдела (если их больше 3);

— второй и последующий экземпляры исходящих писем информационного характера (если их больше 2);

4.3. Документы, на которые распространяется ограничение использования факсимиле:

— бухгалтерская отчетность и первичные учетные документы;

— документы налоговой отчетности;

— запросы и заявления в государственные службы;

— унифицированные формы по труду.

4.4. Перед использованием факсимиле на документе автор и исполнитель документа должны согласовать текст документа с руководителем, чья подпись будет воспроизведена на документе.

5. Ответственное лицо

5.1. Лицом ответственным за хранение и использование факсимиле в ХК ИРО является делопроизводитель.

5.2. В случае отсутствия делопроизводителя (увольнение, отпуск, вакансия) ответственность за хранение и использование факсимиле возлагается на помощника ректора.

5.3. Замену старого факсимиле на новое осуществляет начальник административно-хозяйственного отдела по заявке лица, ответственного за хранение и использование факсимиле.

5.4. В случае отсутствия начальника административно-хозяйственного отдела (болезнь, отпуск, вакансия) заказ и приобретение факсимиле осуществляется лицом, ответственным за хранение и использование факсимиле.

6. Ответственность за нарушение использования факсимиле.

6.1. Для лица, отвечающего за хранение и использование факсимиле, в случае ненадлежащего хранения и неправомерного использования факсимиле возможно применение дисциплинарной и материальной ответственности.

6.2. Материальная ответственность может быть наложена, если нарушение порядка использования факсимиле привело к прямому действительному ущербу для института.

6.3. Дисциплинарная ответственность за ненадлежащее хранение (утерю) и неправомерное использование факсимиле (передачу другому неуполномоченному лицу) может быть наложена в зависимости от тяжести совершенного проступка и может представлять собой:

7. Хранение факсимиле

7.1. Факсимиле хранится в приемной института в металлическом сейфе, ключ от которого хранится у делопроизводителя

7.2. В случае отсутствия делопроизводителя (увольнение, отпуск, вакансия) факсимиле передается другому сотруднику (машинистке, секретарю, помощнику ректора) по акту приема-передачи факсимиле и печатей.

____________________ А.Ю. Миненко
«_____»_______________2009 г.

Лист ознакомления с Положением «Об использовании факсимиле в КГОУ ДПО «ХК ИРО»

Приказ об использовании факсимиле образец и требования к нему

Положение о факсимиле можно найти в Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле МВД России, различных регламентах органов власти, а также многочисленных инструкциях по делопроизводству, других документах.

Факсимильная подпись оказывается незаменимой, когда у организации большой документооборот и руководитель просто физически не может подписать каждую бумагу. Оттиск также применяется, когда директор в деловой поездке или обычном отпуске, а у фирмы срочный контракт, и в ряде других случаев.

Факсимильная подпись: когда и как использовать

  • грамотах, почетных листах и других поощрительных бумагах;
  • страховых (медицинских) полисах;
  • патентах и свидетельствах Федеральной службы по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от 31.05.2007);
  • наградных и служебных удостоверениях;
  • приглашениях, извещениях, уведомлениях;
  • благодарственных и поздравительных письмах;
  • подтверждениях итогов единого государственного экзамена (согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006));
  • договорах и дополнениях к ним.

Широкое применение факсимиле в экономических, финансовых, юридических и налоговых правоотношениях связано с большим риском. Например, когда сотрудники используют подпись руководителя в его отсутствие. В связи с этим в 2004 г. Министерство по налогам и сборам распространило письмо №18-0-09/000042 «Об использовании факсимильной подписи». В нем определена юридическая сила факсимильной подписи и перечислены случаи, когда использование факсимиле строго запрещено.

Изготовление и использование факсимиле подписи в 2019 году

Невозможность использовать факсимиле в бухгалтерском учете вытекает из обратных норм, так как на первичных документах необходимо личная подпись директора (иных ответственных лиц). Факсимиле нельзя использовать при подписании документов, которые влекут за собой финансовые последствия (доверенности, платежные поручения и иные документы). Такая позиция поддерживается в судах.

Основным преимуществом использования факсимиле является ускорение процесса документооборота на предприятии. Большие объемы или частое отсутствие руководителя, или его заместителей на месте значительно осложняет работу при подписании документов в компании.

Использование факсимиле на кадровых документах

Факсимиле — это графическое воспроизведение оригинала подписи, передающее ее в точном соответствии. Как правило, в случае факсимиле подписи она гравируется на печати или штампе и передается в пользование уполномоченным лицам. Чтобы не возникло нескольких экземпляров факсимиле, руководитель предприятия может приказом утвердить количество «действующих» оттисков и лиц, ответственных за их хранение.

Ни ТК РФ, ни иные нормативные акты в сфере трудового права не содержат толкования термина «факсимиле». Более того, в них также нет и порядка его применения на практике. Однако ГК РФ в п. 2 ст. 160 устанавливает правило о том, что использование факсимильной подписи на бумагах в договорных отношениях разрешается в случаях, прямо указанных в законе, иных актах права или установленных соглашением сторон. Как правило, стороны прописывают пункт о «заменителях» подписи (факсимиле, электронной) в тексте договора или дополнительного соглашения к нему.

  • законы, нормативные акты;
  • налоговые декларации;
  • трудовой договор;
  • письменное уполномочивание, доверенность;
  • вексельные документы;
  • различные платежные документы;
  • первичные учетные документы;
  • счета-фактуры;
  • конкурсные документы;
  • различные заявления физических и юридических лиц.

Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле.

Приказ на использование факсимиле в школе

4 3. Порядок оформления заказа на изготовление гербовых и простых печатей, штампов, факсимиле и их учета 3.1.Заявка на изготовление гербовой печати ГБОУ СОШ 6 оформляется письмом за подписью директора ГБОУ СОШ 6. К заявке прилагаются следующие документы: — копия Свидетельства о государственной регистрации юридического (о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц); — копия Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе; — выписка из Устава ГБОУ СОШ 6 о праве использования гербовой печати Заявка на изготовление простых печатей, штампов, факсимиле оформляется письмом за подписью директора ГБОУ СОШ 6. К заявке прилагается образец (эскиз) печати, штампа, факсимиле ГБОУ СОШ 6 оформляет заказ на изготовление гербовых и простых печатей, штампов самостоятельно В ГБОУ СОШ 6 учет печатей, штампов и факсимиле осуществляет ответственное лицо, назначенное приказом директора ГБОУ СОШ 6 (далее — ответственное лицо) Изготовленные печати, штампы и факсимиле ГБОУ СОШ 6 подлежат обязательной регистрации в журнале учета печатей, штампов, факсимиле ГБОУ СОШ 6. При регистрации в журнале учета печатей, штампов, факсимиле ГБОУ СОШ 6 (далее журнал учета печатей, штампов, факсимиле) проставляется четкий читаемый оттиск Журнал учета печатей, штампов, факсимиле ведется по правилам ведения документов строгой отчетности Журнал учета печатей, штампов, факсимиле прошивается, опечатывается, все листы нумеруются, на последнем листе производится 4

2 предприятиями, имеющими выданные в установленном порядке лицензию на этот вид деятельности, а также сертификат, удостоверяющий возможность изготовления указанного вида продукции ГБОУ СОШ 6 имеет гербовую печать. Право иметь гербовую печать закреплено в Уставе ГБОУ СОШ ГБОУ СОШ 6 независимо от наличия у него печати с изображением Государственного герба Российской Федерации может иметь необходимое количество печатей и штампов Ответственность за сохранность и порядок применения печатей, штампов и факсимиле в ГБОУ СОШ 6 несет директор школы В ГБОУ СОШ 6 разрешается иметь и допускается использование факсимильного воспроизведения подписи директора школы на документах, не влекущей за собой материальную или другого вида ответственность Специальные требования к упаковке, маркировке и транспортированию печатей, штампов и факсимиле не предъявляются. 2. Гербовые, простые печати, штампы и факсимиле ГБОУ СОШ Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на печатях ГБОУ СОШ 6. Изготовление печати осуществляется в соответствии с ГОСТом Р Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности в соответствии с действующим законодательством. 2

Приказ на использование Факсимильной Подписи образец

Вопрос относительно использования подписи факсимиле в документации бухгалтерского и налогового учета остается открытым на протяжении не одного года, что связано с тем, что в законе о бухгалтерском учете и налоговом кодексе не указана позиция относительно факсимиле.

Факсимильная подпись оказывается незаменимой, когда у организации большой документооборот и руководитель просто физически не может подписать каждую бумагу. Оттиск также применяется, когда директор в деловой поездке или обычном отпуске, а у фирмы срочный контракт, и в ряде других случаев.

Использование факсимиле: перечень официальных документов для ее использования

Через каждую организацию проходит огромная численность разных бумаг и документации, большая часть которой требует наличия подписи руководителя. При этом первое лицо компании не всегда может оперативно подписывать документы. Руководитель попросту может быть занят или находиться в командировке.

  • квитанций, приходных и расходных ордеров;
  • записей в кассовых книгах;
  • учетных бланков;
  • удостоверений сотрудников;
  • патентов и сертификатов, касающихся авторских прав;
  • ведомостей и справок о зарплате работников;
  • табелей учета рабочего времени;
  • свидетельств о ЕГЗ;
  • страховок;
  • приказов, грамот, благодарственных листов;
  • писем с поздравлениями;
  • уведомлений;
  • внутренних документов.

Факсимиле – экономия времени или риск

На заявлениях, подаваемых физическими и юридическими лицами в органы государственной власти и местного самоуправления, также не могут быть проставлены факсимильные подписи. Например, в Административном регламенте администрации города Чебоксары по предоставлению муниципальной услуги «Выдача заверенных копий документов» (утвержден постановлением администрации города Чебоксары от 19.12.2007 г. № 296) указано, что при подготовке заявления, представляемого в отдел по работе с обращениями граждан администрации города Чебоксары или отдел делопроизводства администрации города Чебоксары, не допускается применение факсимильных подписей.

Чтобы обезопасить себя от возможных проблем с признанием подписанных с использованием факсимиле документов, следует разработать инструкцию с указанием перечня документов, которые разрешено визировать с использованием факсимиле; перечень лиц, которые могут это делать и факсимиле подписи которых подлежит изготовлению; порядок хранения факсимиле; порядок его уничтожения (например, в случае увольнения работника) и другие ­существенные моменты. Инструкцию следует утвердить приказом по предприятию.

Образец положения об использовании факсимиле

Об неотклонимых реквизитах первичного учетного.Ведь некие письма могут оказаться приглашением (офертой) либо согласием заключить сделку (акцептом). Согласно установленным нормам русского законодательства, а также в согласовании с трибуналебной практикой факсимиле нельзя ставить на векселе.

Назначить ответственным за хранение, целевое внедрение факсимиле и ведение журнальчика учета использования факсимиле денежного директора ооо альфа петрову д. К таким документам относятся счета-фактуры, так как являются первичными документами, подтверждающими обоснованность внедрения налогового вычета. В нем сказано, что факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих денежные последствия.

На каких документах можно ставить факсимильную подпись руководителя организации?

1 декабря 2010

Договор

В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Это означает, что договор может быть заверен факсимиле, если это предусмотрено законом или самим договором. Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой (постановления ФАС Московского округа от 12.11.2003 N КГ-А40/8849-03, ФАС Уральского округа от 05.04.2006 N Ф09-2277/06-С6).
При отсутствии указания закона на возможность скрепления договоров факсимильными подписями его сторон этот порядок подписания правомерен лишь при наличии соответствующего соглашения участников сделки (письмо МНС РФ от 01.04.2004 N 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи»).
При отсутствии соглашения сторон о факсимильном подписании договора скрепленный таким образом договор может быть признан неподписанным и, следовательно, незаключенным (постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.09.2003 N А56-30237/02).
В ст. 160 ГК РФ не конкретизируется, в какой момент должно быть достигнуто соглашение об использовании факсимильной подписи при заключении сделок. На практике предприниматели часто прописывают такой порядок подписания в специальном соглашении, предшествующем заключению конкретных сделок между ними. По нашему мнению, указание на подписание договора с помощью факсимиле может содержаться и в самом договоре. Аналогичная точка зрения изложена в статье: Плюсы и минусы факсимиле (А. Андрющенко, «Московский бухгалтер», N 7, июль 2005 г.).

Трудовой договор

В соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.
Отметим, что не только указанная статья ТК РФ не предусматривает возможность использования факсимиле при подписании трудового договора, но и вообще трудовое законодательство не содержит ни определения понятия «факсимиле», ни порядка применения его в документах, оформляющих трудовые отношения.
Большинство специалистов придерживается мнения, что использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении трудовых договоров недопустимо, ссылаясь при этом на ст. 67 ТК РФ, которая предусматривает именно подписание сторонами документа, т.е. проставление собственноручной подписи (смотрите, например, «Сделай подобное» (А. Будневич, «Расчет», N 7, июль 2008 г.); «Еще раз о трудовом договоре, но с точки зрения кадрового делопроизводства. Тематический обзор» («Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 8, август 2007 г.); «Факсимиле — все в силе?» (И. Резепов, «Актуальная бухгалтерия», N 12, декабрь 2007 г.); Плюсы и минусы факсимиле (А. Андрющенко, «Московский бухгалтер», N 7, июль 2005 г.)).
Вместе с тем трудовое законодательство не содержит и прямого запрета на использование факсимиле при заключении трудового договора. В этой связи можно заключить, что специфический способ проставления подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможен. При этом возникает вопрос о необходимости закрепления соответствующих полномочий за лицом, которое проставляет подпись при помощи штампа, однако порядок предоставления права проставлять подпись руководителя (и вообще любую чужую подпись) на документах действующим трудовым законодательством не предусмотрен. Кроме этого, в случае использования факсимиле руководителя при оформлении трудового договора, по нашему мнению, достаточно сложным представляется учесть действительное волеизъявление работодателя относительно заключения трудового договора с каждым конкретным работником именно на таких условиях.
В то же время, если в нарушение требований ТК РФ работодатель ненадлежащим образом оформит трудовой договор с работником либо вообще не оформит его в письменной форме, трудовые отношения между работником и работодателем возникнут, если работник фактически был допущен и приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, а трудовой договор в таком случае будет считаться заключенным (ст. 16 ТК РФ, часть вторая ст. 67 ТК РФ). Таким образом, на возникновение трудовых отношений факт ненадлежащего оформления трудового договора по существу не влияет. Такой вывод подтверждается судебной практикой (смотрите, например, решение Московского районного суда г. Твери от 02.06.2006 N 2-1186/06; решение Арбитражного суда Красноярского края от 18.04.2007 N А33-1212/2007; постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.07.2004 N А52/4534/2003/2).
Следовательно, использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным. Однако, на наш взгляд, применение штампа вместо собственноручной подписи на трудовых договорах может повлечь определенный риск неблагоприятных последствий для работодателя, например, трудовая инспекция при проверке может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и расценить этот факт как нарушение трудового законодательства.

Счет-фактура

По вопросу возможности принятия к вычету по НДС счетов-фактур, выставленных с использованием факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера, в правоприменительной практике сложились две противоположные позиции.
Налоговые органы придерживаются позиции, согласно которой налогоплательщики не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры с факсимильной подписью. Это мнение основано на следующем.
Счет-фактура — документ, который служит основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм налога к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ). Согласно п. 7, п. 14 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, покупатели ведут книгу покупок, предназначенную для регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами. Если счета-фактуры не соответствуют установленным нормам заполнения, то не могут регистрироваться в книге покупок.
Пунктом 2 ст. 169 НК РФ предусмотрено, что счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных п. 5, п. 5.1 и п. 6 ст. 169 НК РФ. Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью от имени организации. Кроме того, с 2 сентября 2010 г. данный пункт дополнен положением, согласно которому счет-фактура, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя.
При этом, по мнению налоговых органов, ст. 169 НК РФ не предоставляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации. Таким образом, налогоплательщик (покупатель) согласно указанной норме НК РФ не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения. В связи с изложенным он не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного электронно-цифровой или факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.
Таким образом, по мнению налоговых органов и финансового ведомства, налогоплательщики не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения и, следовательно, не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании факсимильного счета-фактуры.
Указанная позиция нашла свое отражение в письмах Минфина России от 01.06.2010 N 03-07-09/33, от 17.09.2009 N 03-07-09/48, от 17.06.2009 N 03-07-09/31, от 28.04.2009 N 03-07-09/24, от 22.01.2009 N 03-07-11/17, от 04.06.2008 N 03-07-11/214, ФНС России от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11, от 14.02.2005 N 03-1-03/210/11, а также в судебной практике (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 20.07.2005 N А19-2073/05-5, ФАС Дальневосточного округа от 02.02.2005 N Ф03-А51/04-2/3404, ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 N А13-6464/04-19, от 27.09.2004 N А05-2381/04-13).
Вторая позиция, согласно которой налогоплательщики вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры с факсимильной подписью, находит свое подкрепление в судебной практике (постановления ФАС Уральского округа от 26.02.2008 N Ф09-625/08-С2, от 16.01.2008 N Ф09-11118/07-С2, от 19.04.2007 N Ф09-2754/07-С2, ФАС Московского округа от 28.05.2003 N КА-А40/2727-03, ФАС Западно-Сибирского округа от 01.06.2005 N Ф04-3163/2005).
При вынесении решений в пользу налогоплательщиков суды исходили из следующего.
Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами. При этом не конкретизировано, каким именно способом должны подписываться счета-фактуры.
Факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи. Если по счетам-фактурам, подписанным руководителем организации-поставщика способом проставления факсимиле и заверенным печатью этой организации, фактически произошло оприходование товара и оплата НДС, следовательно, у налогоплательщика в силу положений п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ возникло право на вычет суммы налога.
Также рекомендуем ознакомиться с определением ВАС РФ от 19.02.2010 N ВАС-755/10, в котором указано, что факсимильная подпись не является копией подписи, а служит способом выполнения оригинальной личной подписи и что действующее налоговое законодательство не содержит норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.
Кроме того, в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Так, например, в случае если в условиях договора прямо предусмотрено, что в связи с какими-либо обстоятельствами подписать акты выполненных работ (оказанных услуг) или накладные и счета-фактуры директору (главному бухгалтеру) лично не представляется возможным в момент совершения сделки, то допускается факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, и организация имеет право предъявлять факсимильные счета-фактуры по этой сделке для вычета или возмещения сумм НДС.
Таким образом, можно придерживаться любого из приведенных выше юридических обоснований. Однако при выборе второй точки зрения высока вероятность налогового спора, в случае возникновения которого организации придется отстаивать свою позицию в суде.

Бухгалтерские документы (накладные, акты и т.п.)

Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете) устанавливает единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в РФ. Согласно ст. 9 этого закона все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Напомним, что в соответствии с п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, в том числе личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
К сожалению, понятие личной подписи в Законе о бухгалтерском учете не раскрыто. Вопрос об оценке использования факсимиле подписи в налоговых правоотношениях рассматривало МНС России. В письме от 01.04.2004 N 18-0-09/000042 МНС России подтвердил, что использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон, в то же время указал, что считает недопустимым его использование на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Аналогичная позиция изложена в письме Минфина России от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404.
Арбитражная практика по этому вопросу противоречива.
Например, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 27.09.2004 N А05-2381/04-13, поддерживая решение налогового органа, судьи исходили из ненадлежащего оформления первичных документов, выразившегося в том, что такие документы, как договор, дополнительное соглашение, акты выполненных работ, накладные и счета-фактуры, не содержат собственноручной подписи руководителя; на документах использовано факсимильное воспроизведение подписи с помощью клише.
Суд указал, что из п. 3 ст. 2 ГК РФ следует, что к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством. То есть к рассматриваемым правоотношениям положение п. 2 ст. 160 ГК РФ о том, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается по соглашению сторон, неприменимо. В то же время законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов.
Однако в постановлении ФАС Московского округа от 26.04.2005 N КА-А40/2975-05 судьи указали, что доводы налоговых органов о том, что договор, приемо-сдаточные акты не удовлетворяют критерию достоверности содержащихся в них сведений, так как подписаны факсимильным способом, не могут быть приняты вследствие того, что факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи.
Таким образом, использование факсимильного воспроизведения подписи на первичных учетных документах, кроме влекущих финансовые последствия, может быть обосновано письменным соглашением сторон.
Использование факсимильной подписи в иных случаях может повлечь предъявление претензий со стороны налоговых органов.
В заключение отметим, что если все-таки организация решится применять факсимильную подпись на соответствующих документах, то оформить это можно локальным актом организации, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле. Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем