Доставка сотрудников до работы

Содержание

Доставка сотрудников до работы и обратно: учет без страха и упрека

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 июня 2012 г.

Содержание журнала № 13 за 2012 г.М.Г. Суховская, юрист

Нередко организация расположена там, «куда не ходят пароходы и не ездят поезда», либо режим работы у нее такой, что на общественном транспорте добраться к началу смены (или уехать домой после ее окончания) нереально. Типичный пример, где присутствуют оба этих фактора, — магазины в мегамоллах, расположенных за чертой города, или производственные предприятия, находящиеся в промзонах.

В этих случаях у компании едва ли не единственный способ обеспечить присутствие сотрудников на рабочих местах — собственным или сторонним транспортом организовать их доставку до работы и обратно. Задача же бухгалтера — учесть эту доставку таким образом, чтобы и фирме было выгодно, и проверяющие не придрались. Реально ли это?

Когда претензий не должно быть

Начнем с того, что, по мнению Минфина, организация может учесть расходы на доставку сотрудников, только если одновременно соблюдаются два условияп. 26 ст. 270 НК РФ; Письмо Минфина от 20.05.2011 № 03-03-06/4/49.

УСЛОВИЕ 1. Доставка сотрудников вызвана технологическими особенностями производства

  • <или>удаленность организации от населенных пунктов или остановок общественного транспорта;
  • <или>отсутствие регулярных маршрутов общественного транспорта либо их низкая пропускная способность и значительные интервалы в движении;
  • <или>непрерывный или многосменный график работы организации;
  • <или>круглосуточный или многочасовой режим работы торговых объектов (то есть рабочий день заканчивается поздно, когда транспорт уже не ходит).

Наличие перечисленных факторов можно подтвердить, например, такими документами:

  • графиком работы компании, где указано время начала и окончания каждой смены;
  • технологической картой, подтверждающей непрерывный процесс производства;
  • справкой от местной администрации или местных автопредприятий о наличии маршрутов или их расписании в конкретном городе, районе, поселке.

Не так давно московский суд отверг доводы налоговиков о нецелесообразности расходов на доставку рабочих ввиду нахождения стройплощадок близко от метро и автобусных остановок. При этом суд признал технологической особенностью производства тот факт, что в процессе строительных работ одежда рабочих сильно загрязняется, при этом на стройплощадке им негде переодеться и принять душ. А по правилам проезда на столичном общественном транспортепп. 6.4.1, 6.4.11 Правил, утв. Постановлением Правительства Москвы от 02.09.2008 № 797-ПП; п. 2.11.16 Правил, утв. Постановлением Правительства Москвы от 16.09.2008 № 844-ПП находиться в транспорте в пачкающей и зловонной одежде запрещено. Также суд учел необходимость одновременной перевозки больших групп рабочих, которые невозможно перевезти общественным транспортомПостановление 9 ААС от 11.11.2011 № 09АП-28208/2011-АК (оставлено в силе Постановлением ФАС МО от 29.02.2012 № А40-50862/11).

УСЛОВИЕ 2. Доставка предусмотрена трудовым и (или) коллективным договором

Заметим, что на самом деле из п. 26 ст. 270 НК РФ прямо не следует, что затраты на доставку работников до работы и обратно можно включать в расходы, только если соблюдаются оба названных условия. На то, что эти условия альтернативные, а не совокупные, указывают и некоторые судыПостановления 19 ААС от 17.10.2011 № А08-2729/2011; ФАС ВСО от 27.09.2010 № А33-18167/2008. Однако проверяющие наверняка будут руководствоваться подходом Минфина.

Итак, при соблюдении названных условий налоговый учет расходов на доставку будет выглядеть так.

Налоги/взносы Доставка производится собственным или арендованным транспортом Фирма обращается к услугам сторонней компании
Налог на прибыль Затраты учитываются как:

  • материальные расходы (ГСМ, запчасти для транспорта)подп. 1 п. 2 ст. 253, подп. 2, 5 п. 1 ст. 254 НК РФ;
  • расходы на оплату труда (зарплата водителя)подп. 2 п. 2 ст. 253, п. 1 ст. 255 НК РФ;
  • амортизация ОСподп. 3 п. 2 ст. 253, п. 1 ст. 256, п. 2 ст. 259 НК РФ;
  • арендные платежи
Затраты учитываются как прочие расходыподп. 4 п. 2 ст. 253, подп. 10, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ
Налог при УСНО («доходы минус расходы») Затраты учитываются какп. 2 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ:

  • материальные расходы (ГСМ, запчасти, оплата услуг сторонней фирмы)подп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 2, 5, 6 п. 1 ст. 254 НК РФ;
  • расходы на оплату труда (зарплата водителя)подп. 6 п. 1 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ;
  • арендные платежиподп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ
НДС Не начисляется, так как расходы на доставку принимаются к вычету при исчислении налога на прибыльподп. 2 п. 1 ст. 146 НК РФ
Входной НДС со стоимости ГСМ, запчастей, а также с арендной платы принимается к вычетуп. 2 ст. 171, ст. 172 НК РФ
Входной НДС, относящийся к стоимости услуг по доставке, оказанных сторонней фирмой, принимается к вычетуп. 2 ст. 171, ст. 172 НК РФ
НДФЛ Не начисляютсястатьи 41, 209 НК РФ; Письмо Минфина от 20.10.2011 № 03-03-06/1/680; Постановление ФАС СЗО от 08.02.2011 № А56-12834/2010; ч. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ, поскольку:

  • нет выплат в пользу конкретных работников;
  • доставка вызвана производственной необходимостью
Страховые взносы в ПФР, ФСС, ФОМС
Взносы в ФСС на страхование от несчастных случаев

Когда и какие проблемы возможны

СИТУАЦИЯ 1. Компания организовала доставку работников в силу технологических особенностей производства, но нигде это не закрепила.

В этом случае налоговики могут:

  • убрать сумму доставки из «прибыльных» расходов и доначислить налогПостановления ФАС МО от 29.02.2012 № А40-50862/11; 19 ААС от 17.10.2011 № А08-2729/2011; ФАС ВСО от 27.09.2010 № А33-18167/2008;
  • доначислить НДС на стоимость доставки служебным транспортом, расценив ее как услуги для собственных нужд, расходы на которые не учитываются при налогообложении прибылиподп. 2 п. 1 ст. 146 НК РФ, либо исключить из вычетов входной НДС, относящийся к стоимости услуг по доставке, оказанных сторонней фирмойПостановление ФАС ЦО от 20.12.2011 № А14-12623/2010;
  • начислить соответствующие пени и штрафыст. 122 НК РФ.

А особо ретивые проверяющие из фондов могут доначислить страховые взносы на стоимость доставки. Правда, суды охлаждают их пылсм., например, Постановление 11 ААС от 09.11.2011 № А49-2814/2011.

Специалист Министерства труда и социальных отношений подтвердил нам, что в данном случае взносов не будет.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

КОТОВА Любовь Алексеевна Заместитель директора Департамента социального страхования и государственного обеспечения Минтруда России

“Если доставка работников до места работы и обратно обусловлена технологическими особенностями производства (удаленное местонахождение организации, многосменный график работы и проч.), то в этом случае страховые взносы на стоимость доставки не начисляются”.

СОВЕТ

В этой ситуации подстраховаться от возможных налоговых неприятностей можно, включив в трудовые и (или) коллективный договоры условие о доставке сотрудников.

СИТУАЦИЯ 2. Производственной необходимости в доставке нет, работники могут сами добираться до работы и обратно. Однако фирма обеспечивает им доставку, предусмотрев это в трудовом (коллективном) договоре.

Многие думают, что в этом случае затраты на доставку можно включить в расходы на оплату трудап. 25 ст. 255 НК РФ. Однако Минфин недавно дал понять: то, что вы закрепили какие-либо выплаты работникам в коллективном договоре, еще не означает, что их автоматом можно учесть в «прибыльных» расходах по п. 25 ст. 255 НК РФПисьмо Минфина от 16.02.2012 № 03-03-06/4/8 (см. , 2012, № 7, с. 9). Правда, доставку Минфин в своем Письме не упоминал.

То есть в этой ситуации логично ожидать тех же неприятностей, что мы перечислили выше. Кроме того, если работодатель обеспечивает своим работникам доставку, руководствуясь исключительно заботой об их комфорте, то независимо от учета «доставочных» расходов для целей налогообложения прибыли он должен:

  • удерживать НДФЛ со стоимости доставкиПисьмо Минфина от 12.10.2011 № 03-04-05/6-728 как с дохода, полученного работниками в натуральной формеподп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ. А для этого работодателю надо каким-то образом организовать персонифицированный учет работников, пользующихся услугой по доставке, и рассчитывать стоимость доставки, относящуюся к каждому работникуПисьмо Минфина от 18.05.2006 № 03-05-01-04/110; п. 8 Информационного письма Президиума ВАС от 21.06.99 № 42.

Для этого Минфин предлагает воспользоваться табелем учета рабочего времени (другим аналогичным документом) и рассчитывать доход каждого работника путем деления разовой стоимости доставки на количество работников, явившихся в этот день на работуп. 2 Письма Минфина от 17.07.2007 № 03-04-06-01/247. Но работодатель может установить и свой способ учета, например использовать талончики или билетики, требовать, чтобы работники, пользующиеся ведомственным транспортом, отмечались в специальном списке.

Отдельные суды считают, что, поскольку услуги по доставке, производимой сторонним транспортом, оказывались не работникам, а непосредственно работодателю, стоимость доставки не является вознаграждением за выполненные работы (услуги) по трудовым договорам и не облагается НДФЛПостановления ФАС МО от 27.06.2011 № КА-А40/6029-11; ФАС ЗСО от 17.11.2010 № А45-26455/2009;

Но если доставка производится собственным транспортом, который используется и для других поездок, то персонификация расходов на доставку потребует от организации чересчур много трудозатрат. Если она на это не пойдет, то просто не сможет правильно начислить НДФЛ и страховые взносы. Но проверяющих это вряд ли будет волновать, поэтому оспаривать доначисления придется в суде.

ОБМЕН ОПЫТОМ

МАКСИМЕНКОВА Ольга Геннадьевна Главный экономист по бухгалтерскому, налоговому учету и анализу хозяйственной деятельности ООО «БГ Эдельвейс» (Аэропорт «Внуково»)

“Доставку сотрудников обычно организуют фирмы, для которых эта статья расходов — далеко не в первом десятке. Кроме того, при налоговой проверке инспекторы не часто доходят до анализа экономической обоснованности и правильности исчисления налогов с расходов на доставку.

Если же проблема доставки существует у холдинга, то, как правило, при нем создается специализированная организация-перевозчик, которая не имеет большого оборота, аккуратно платит налоги, не имеет ни НДС к возмещению, ни убытков, ни каких-либо иных факторов, которые могли бы навлечь проверку”.

***

Итак, безопаснее и спокойнее учитывать доставку сотрудников, когда в ней действительно есть нужда и когда обязанность по доставке прописана в локальном акте. Обратите особое внимание на то, чтобы производственная необходимость доставки была документально подтверждена.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Расходы»:

Условие 1. Доставка сотрудников вызвана технологическими особенностями и предусмотрена трудовым и (или) коллективным договором

В Письме Минфина России от 20.05.2011 N 03-03-06/4/49 говорится, что организация может учесть расходы на доставку сотрудников в составе расходов, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, если одновременно соблюдаются условия:

  • технологическая особенность производства, к таким особенностям можно отнести:
  • удаленность производства от места жительства сотрудников;
  • низкая пропускная способность общественного транспорта;
  • значительные интервалы в движении общественного транспорта;
  • круглосуточный или многочасовой режим работы организации (рабочий день заканчивается поздно, когда рабочий транспорт уже не ходит);
  • предусмотрено трудовым и (или) коллективным договором.

Однако порядок изложения в п.26 ст.270 НК РФ предусматривает альтернативность условий, при которых допускается учет соответствующих расходов при определении налогооблагаемой базы, и не содержит никаких указаний о возможности учета указанных расходов только при наличии совокупности таких условий. На то, что эти условия альтернативные, а не совокупные, указывают и некоторые суды.

Официальная позиция обосновывает тем, что для признания расходов на доставку сотрудников должны выполняться оба условия, то есть, доставка сотрудников должна быть вызвана технологическими особенностями производства и предусмотрена в коллективном или трудовом договоре.

Аналогичные выводы содержит Письмо Минфина России от 11.05.2006 N 03-03-04/1/435, в письме указано, что расходы по доставке сотрудников, которая необходима в силу технологических особенностей производства, не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль, если такая доставка не предусмотрена коллективными либо трудовыми договорами.

Если компания организовала доставку сотрудников в силу технологических особенностей производства, но нигде не закрепила, в данном случае налоговые органы могут доначислить налог на прибыль; НДС на стоимость доставки служебным транспортом, расценивая ее как услуги для собственных нужд (п.2 ст.146 НК РФ); начислить соответствующие пени и штрафы. В данной ситуации для подстраховки от налоговых неприятностей стоит включить в трудовой и (или) коллективный договоры условие о доставки сотрудников к месту работы и обратно. Производственная необходимость доставки должна быть документально подтверждена, в примерный перечень документов, который может служить доказательством подтверждения расходов, входят:

  • письмо (справка) от органов местного самоуправления об отсутствии маршрутов общественного транспорта вблизи местонахождения организации или ее структурных подразделений (или справка о том, что данное направление не обслуживается общественным транспортом);
  • правила внутреннего трудового распорядка, график работы сотрудников, для которых организована доставка;
  • приказ руководителя об организации доставки сотрудников до места работы и обратно (в приказе необходимо указать, каким образом организована доставка, для каких категорий работников она предназначена, указать причины необходимости организации доставки сотрудников);
  • трудовой (коллективный) договор, в котором предусмотрена обязанность работодателя обеспечивать доставку работников к месту работы и обратно;
  • если доставка осуществляется силами организации, то прилагается приказ руководителя о назначении ответственного за организацию доставки сотрудников до работы и обратно, путевые листы, утвержденный маршрут, расписание и т.д.

Организовать перевозку можно собственными силами либо с привлечением сторонних перевозчиков. В случае, если организация пользуется услугами сторонней организации, то все затраты на перевозку штатного персонала отражаются следующим образом.

Пример 1. Расходы по доставке персонала ОАО Агрофирмы «Новоникольское» обусловлены удаленностью производства от места жительства сотрудников, общественный транспорт ходит с большими интервалами, доставка к месту работы и обратно закреплена в трудовых и коллективных договорах с персоналом. Работодатель заключил договор ополучении транспортных услуг от ООО «Омега» на сумму 21 800 руб., в том числе НДС 1 800 руб.

В бухгалтерском учете будут отражены следующие записи:

Первичные документы

Операция

Сумма

Дт

Кт

Акт об оказании услуг

Отражена задолженность за предоставленные транспортные услуги

20 000

Счет — фактура

Отражена сумма НДС, предъявленная сторонней организацией

1 800

Счет – фактура и иные документы, подтверждающие уплату налога.

Предъявленная сумма НДС принята к вычету

1 800

Платежное поручение

Отражена оплата транспортных услуг

21 800

Стоимость услуг стороннего перевозчика включается в прочие расходы в размере 20 000 руб., связанные с производством и реализацией, на основании пп. 49 п.1 ст. 264 НК РФ.

Если перевозка сотрудников работодателем предусмотрена правилами внутреннего трудового распорядка, обусловлена технологическими особенностями производства и предусмотрена коллективным (трудовыми) договорами, то доставка не является реализацией услуг, следовательно, начисление НДС (п. 1 ст. 146 НК РФ) неправомерно.

В связи с тем, что доставка персонала вызвана производственной необходимостью, так как работник не имеет возможности добраться до места работы и обратно общественным транспортом, поэтому оплата организацией услуг по перевозке либо перевозка собственными силами не признается экономической выгодой работников. Следовательно, стоимость услуг по доставке персонала не включается в доходы работников и не облагается НДФЛ и страховыми взносами в ПФР, ФСС, ФФОМС.

Организация, обеспечившая перевозку сотрудников к месту работы и обратно собственным или арендованным транспортным средством, в состав затрат включает:

Условие 2. Производственной необходимости в доставке нет

Если производственной необходимости в доставке сотрудников к месту работы и обратно нет, то экономическую целесообразность таких расходов подтвердить сложно, поскольку сотрудники могут добраться до работы на транспорте общего пользования. Следовательно, затраты на доставку работников в расходах учесть нельзя, даже при наличии трудового и (или) коллективного договоров.

В данном случае работодатель должен:

Стоимость доставки служебным транспортом органами надзора расценивается ее как реализация услуг на безвозмездной основе (п.1 пп.1 ст.146 НК РФ ), организуя же перевозку персонала при помощи сторонних перевозчиков, следует опасаться претензий в отношении оправдательных документов. Расходы на доставку должны подтверждаться договорами на оказание услуг, счетами-фактурами, актами выполненных работ, путевые листы, платежными поручениями.

Внимание

Эта статья участвует в Конкурсе на лучшую статью.

Победителя ждет главный приз — 30 000 рублей!

Узнать больше о конкурсе

Пример 2. Организация ООО «Омега» расположена в черте г. Астрахань, имеет на балансе свой собственный автобус, который используется для перевозки своих сотрудников к месту работы и обратно. Доставляя сотрудников к месту работы и обратно, организация реализует услуги на безвозмездной основе, согласно п.2 ст. 154 НК РФ, налоговая база определяется исходя из стоимости услуг, исчисленная исходя из цен, определяемых в порядке предусмотренному статьей 105.3 НК РФ. Предположим, что рыночная стоимость проезда в 50 руб., в марте 2013 года 21 рабочий день, итого стоимость проезда в месяц 1050 руб. (50 руб.*21 день). Налоговой базой для начисления НДС является цена 50 руб. В бухгалтерском учете будет отражена следующая запись: Дт 90 «Продажи» Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам, НДС» 1 050*18%=189 руб.

Согласно Федеральному Закону «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» №212-ФЗ п.1 ст.7, страховыми взносами облагаются выплаты и вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.

В ст. 9 закона N 212-ФЗ, определяющей перечень не подлежащих обложению страховыми взносами выплат, освобождения денежной компенсации на проезд к месту работы и обратно от обложения страховыми взносами не предусмотрено.

Таким образом, на стоимость доставки сотрудников к месту работы и обратно нужно начислять страховые взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС, уплачиваемые в соответствии с Законом № 212-ФЗ. База должна определяться конкретно по каждому сотруднику с начала расчётного периода по истечению каждого календарного месяца нарастающим итогом (пп.3 ст.8 №212-ФЗ).

Доставки сотрудников к месту работы и обратно в соответствии со ст. 211 НК РФ является доходом работника, полученным в натуральной форме. Кроме того, в перечне не облагаемых НДФЛ выплат, предусмотренных ст. 217 НК РФ, отсутствует оплата доставки работников по решению работодателя. Стоимость доставки включаются в доходы при условии, что их размер можно определить применительно к конкретному физическому лицу. Исходя из этого, данные выплаты облагаются НДФЛ, следовательно, работодателю необходимо организовать персонифицированный учет работников, которые пользуются услугой по доставке к месту работы и обратно, рассчитать стоимость доставки, относящуюся к каждому работнику. Доводы о том, что вести персонифицированный учет достаточно сложно, трудоемко или просто невозможно, органами контроля не принимаются.

Для расчета дохода каждого работника, Минфин рекомендует воспользоваться табелем учета рабочего времени или другим аналогичным документом, рассчитать доход каждого сотрудника путем деления разовой стоимости доставки на количество сотрудников, явившихся в этот день. А ведь кто-то из работников мог добраться до офиса городским транспортом или на личном автомобиле, мог приехать на работу раньше или, наоборот, опоздать. Таким образом, работодатель не располагает информацией о сотрудниках, фактически воспользовавшихся автобусом.

Следует обратить внимание: положение гл.23 НК РФ не предусматривает использование расчетных методов для исчисления налоговой базы по НДФЛ. Не установлено подобных методов определения базы для начисления страховых взносов во внебюджетные фонды. Поэтому, что бы рассчитать НДФЛ и страховые взносы, работодатель должен располагать информацией о том, что доход фактически получен работником, но еще и иметь возможность точно определить сумму этого дохода.

Работодатель сам может установить свой способ учета, например, использовать талончики или билетики, требовать, что бы работники, пользующиеся ведомственным транспортом, отмечались в специальном списке.

В небольших организациях, как правило, назначается ответственное лицо, которое составляет списки сотрудников, пользовавшихся корпоративным транспортом, а по окончании месяца подсчитывается количество поездок по каждому работнику и передает эти сведения в бухгалтерию.

Рассмотрим следующий пример.

Пример 3. Организация ЗАО «Колос» расположена в черте г. Краснодар и имеет на балансе свой собственный автобус, который используется для бесплатной перевозки своих сотрудников к месту работы и обратно.

Предположим, что база для начисления взносов не превысила 568000 руб. за год ни у кого из работников. Тогда тарифы страховых взносов для сельскохозяйственных товаропроизводителей в 2013 году составили: ПФР -21 %, ФСС – 2,4%, ФФОМС – 3,7%.

Дт

Кт

Сумма, руб.

Операция

Первичные документы

02,10,68,69,70

21 010

Отражены расходы, связанные с доставкой сотрудников

Ведомость начисления амортизации, требования-накладные, акты на передачу товаров (выполнение работ, оказание услуг) для собственных нужд, ведомость начисления заработной платы, Регистр налогового учета (Налоговая карточка)

2 731,3

Начислен НДФЛ на доходы сотрудников в связи с бесплатной перевозкой

Регистр налогового учета (Налоговая карточка)

4 412,1

Начислены страховые взносы в ПФР на доходы сотрудников

Бухгалтерская справка-расчет

504,24

Начислены страховые взносы в ФСС на доходы сотрудников

777,37

Начислены страховые взносы в ФФОМС на доходы сотрудников

Пример 4. Организация ОАО «Русь-Агро» осуществляет платную перевозку сотрудников к месту работы, по тарифу 30 руб. Рыночная стоимость проезда 50 руб.

Предположим, что база для начисления взносов не превысила 568000 руб. за год ни у кого из работников. Тогда тарифы страховых взносов для сельскохозяйственных товаропроизводителей в 2013 году составили: ПФР -21 %, ФСС – 2,4%, ФФОМС – 3,7%.

Уважаемые читатели!

Приглашаем Вас принять участие в обсуждении статьи. Оставляйте комментарий, критикуйте, ставьте «лайк» или рекомендуйте друзьям 🙂

Ваше мнение будут учитываться при выборе победителя конкурса!

Доставку осуществляется собственным автобусом:

Операция

Сумма, руб.

Дт

Кт

Отражена реализация услуг по доставке сотрудникам (50 руб.*21 день)

Начислен НДС на стоимость доставки сотрудников к месту работы

(50 руб.*21 день*18%)

Отражены затраты, связанные с доставкой сотрудников к месту работы

02,10,68,69,70

Отражена сумма входящего НДС, стоимость ГСМ 400 руб. (400 руб.*18%)

НДС предъявлен к вычету

Списаны затраты, связанные с доставкой сотрудников

Начислен НДФЛ на доходы сотрудников (420*13%=81.9)

Начислены страховые взносы в ПФР

88,2

Начислены страховые взносы в ФСС

10,08

Начислены страховые взносы в ФФОМС

15,54

Таким образом, безопаснее и спокойнее учитывать доставку сотрудников, когда в ней действительно есть нужда и обязанность по доставке прописана в локальном акте. Производственную необходимость доставке нужно документально подтвердить.Если доставка не обусловлена технологической особенностью, работодатель организует проезд к месту работы и обратно, руководствуясь исключительно заботой о сотрудниках, то в данном случае необходимо вести персонифицированный учет, на стоимость доставки работников к месту работы и обратно нужно начислять страховые взносы в ПФР, ФОМС и ФСС РФ, удерживать НДФЛ, начислять НДС на стоимость доставки.

Ситуация

Налог на прибыль

НДС

НДФЛ

Страховые взносы

Доставка обусловлена технологическими особенностями производства и предусмотрена в трудовых (коллективных) договорах

Стоимость доставки включается в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль

Не облагается

Не облагается

Не начисляются

Доставка обусловлена технологическими особенностями производства и не предусмотрена в трудовых (коллективных) договорах

Стоимость доставки не включается в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Облагается

Облагается

Начисляются

Доставка сотрудников не обусловлена технологическими особенностями, но предусмотрена трудовыми (коллективными) договорами

Стоимость доставки не включается в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Облагается

Облагается

Начисляются

Доставка сотрудников не обусловлена технологическими особенностями, не предусмотрена трудовыми (коллективными) договорами

Стоимость доставки не включается в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Облагается

Облагается

Начисляются

Доставка сотрудников на работу служебным транспортом

О язанности доставки на уровне ТК РФ нет. Смотрите трудовой договор

ТК РФ, Статья 22. Основные права и обязанности работодателя

Путеводитель по кадровым вопросам. Вопросы применения ст. 22 ТК РФ

Работодатель имеет право:
заключать, изменять и расторгать трудовые договоры с работниками в порядке и на условиях, которые установлены настоящим Кодексом, иными федеральными законами;
вести коллективные переговоры и заключать коллективные договоры;
поощрять работников за добросовестный эффективный труд;
требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка;
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

привлекать работников к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном настоящим Кодексом, иными федеральными законами;
принимать локальные нормативные акты (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

создавать объединения работодателей в целях представительства и защиты своих интересов и вступать в них;
создавать производственный совет (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) — совещательный орган, образуемый на добровольной основе из числа работников данного работодателя, имеющих, как правило, достижения в труде, для подготовки предложений по совершенствованию производственной деятельности, отдельных производственных процессов, внедрению новой техники и новых технологий, повышению производительности труда и квалификации работников. Полномочия, состав, порядок деятельности производственного совета и его взаимодействия с работодателем устанавливаются локальным нормативным актом. К полномочиям производственного совета не могут относиться вопросы, решение которых в соответствии с федеральными законами отнесено к исключительной компетенции органов управления организации, а также вопросы представительства и защиты социально-трудовых прав и интересов работников, решение которых в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами отнесено к компетенции профессиональных союзов, соответствующих первичных профсоюзных организаций, иных представителей работников. Работодатель обязан информировать производственный совет о результатах рассмотрения предложений, поступивших от производственного совета, и об их реализации;

Что произошло?

Президент России подписал Федеральный закон от 30.10.2018 № 386-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования лицензирования деятельности по перевозкам пассажиров и иных лиц автобусами».

В чём суть изменений?

Поправками введено лицензирование любых перевозок людей автобусами, даже если это делается по заказам или для собственных нужд.

Сейчас предусмотрена лицензия на перевозку пассажиров автотранспортом, в котором оборудовано больше восьми мест. Исключение составляет как раз перевозка по заказам или для собственных нужд.

Будет запрещено заниматься перевозками с использованием автобусов, сведения о которых не включены в реестр лицензий.

Зачем потребовались такие поправки?

В соответствии с Федеральным законом от 04.05.2011 № 99-ФЗ деятельность по регулярным перевозкам пассажиров автомобильным транспортом, оборудованным для перевозок более восьми человек, подлежит лицензированию. Однако Федеральным законом от 26.12.2008 № 294-ФЗ до введения поправок было установлено, что если перевозка осуществлялась по заказу, то лицензия не требовалась, и начало осуществления предпринимательской деятельности носило уведомительный характер. 📌 Реклама Отключить

Этим и пользовались перевозчики, которые во избежание исполнения лицензионных требований, предусмотренных Положением о лицензировании, осуществляли, по сути, регулярные перевозки под видом заказных.

При этом игнорировались установленные правила пассажирских перевозок и требования обеспечения безопасности пассажиров — не проводился регулярный технический осмотр транспортного средства и медицинское освидетельствование водителя, путевые листы и договоры фрахтования не оформлялись. Выявление таких перевозчиков и составление соответствующих протоколов об административном правонарушениях также вызывало серьёзные сложности: для проведения проверки обязательно одновременное участие представителей ГИБДД и Ространснадзора.

В результате резко возросло количество аварий в сфере транспортных перевозок пассажиров автомобильным транспортом, многие из которых повлекли за собой гибель и нанесение серьёзных повреждений здоровью граждан.

📌 Реклама Отключить

Поправки приняты с целью урегулирования механизма проверок перевозчиков, устранения лазейки для недобросовестных представителей рынка и, в конечном итоге, для повышения безопасности дорожного движения.

На какие автобусы распространяется новое требование?

Закон этого не уточняет. Из буквального прочтения нормы теперь лицензия будет нужна для любого автобуса, в котором оборудовано более 8 мест.

Есть ли исключения?

Да, закреплён перечень перевозок, в отношении которых лицензирование не осуществляется. Это автобусы пожарной охраны, скорой медицинской помощи, полиции, аварийно-спасательных служб, военной автомобильной инспекции и других специальных служб.

Кроме того, лицензия не потребуется для автобусных перевозок вне автодорог общего пользования (например, по закрытой территории предприятия).

📌 Реклама Отключить

Как получить лицензию?

Для этого нужно подать заявление и комплект документов лицензирующему органу (сейчас это Ространснадзор) о включении информации об автобусе в реестр лицензий. Сделать это можно и в электронном виде.

Лицензирующий орган в течение трёх рабочих дней со дня получения заявления должен его рассмотреть и направить юрлицу выписку из положительного решения или уведомление об отказе.

Действующие профессиональные перевозчики могут спать спокойно?

Не совсем, компаниям с действующей лицензией необходимо получить новую, но без прохождения внеплановой документарной проверки. Однако в следующих случаях проверка обязательна:

— реорганизация компании в форме преобразования;

— изменилось наименование юрлица, адрес места нахождения.

📌 Реклама Отключить

Компаниям с действующей лицензией не нужно будет указывать в заявлении реквизиты документов о соответствии лицензионным требованиям и прилагать их копии.

Лицензирование платное?

Да, в настоящее время госпошлина за выдачу лицензии составляет 7 500 рублей (пп. 92 п. 1 ст. 333.33 НК РФ).

На какой срок выдаётся лицензия?

Выданная лицензия действует бессрочно.

Какая ответственность предусмотрена?

В действующей редакции КоАП РФ есть ст. 14.1.2 «Осуществление предпринимательской деятельности в области транспорта без лицензии», предусматривающая для нарушителей штраф на граждан и должностных лиц в размере 50 тыс. рублей; на ИП — 100 тыс. рублей; на юрлиц — 400 тыс. рублей.

Какие ещё изменения принёс Закон?

Поправками в Федеральный закон «О безопасности дорожного движения» введено определение понятие «тахограф», и установлено, что в целях осуществления контроля за оснащением транспортных средств тахографами и соблюдением водителями норм времени управления транспортным средством и отдыха, а также режима труда и отдыха должностные лица органов государственного надзора имеют право доступа к тахографу, установленному на транспортном средстве. 📌 Реклама Отключить

Когда Закон № 386-ФЗ вступает в силу?

Документ вступил в силу 31 октября 2018 года, однако новые положения о лицензировании вступают в силу по истечении 120 дней после официального опубликования (с 1 марта 2019 года), а положения о тахографе — по истечении одного года.

Когда нужно получить лицензию?

В Законе предусмотрена отсрочка: юрлица и ИП обязаны получить лицензию до 29 июня 2019 года. В этот срок должны уложиться:

— компании, которые сейчас перевозят людей автобусами (как профессионально, так и по заказам или для собственных нужд);

— компании, которые только начнут такие перевозки до 1 марта.

Если организация намерена начать перевозки в период с 1 марта до 29 июня 2019 года, то получить лицензию необходимо до начала этой деятельности.

📌 Реклама Отключить

Что такое корпоративный транспорт

Корпоративный транспорт – это легковые машины либо многоместные микроавтобусы, призванные удовлетворить потребность компании в перевозке сотрудников.

Фактически любые ТС вне зависимости от их предназначения могут быть корпоративным транспортом, но при условии, что их основная задача осуществлять транспортировку грузов либо пассажиров в плане общих работ.

Например, если фирма предоставила нанятому директору личное авто, то оно считается служебным, а не корпоративным, т. к. значение данного слова подразумевает коллективную деятельность организации.

Необходимо понимать, что подобный вид авто принято использовать именно для перемещения персонала к рабочим местам и обратно, а грузовой вид относится к логистике, хотя он также принимает участие в деятельности компании и на благо коллектива.

Корпоративный транспорт делится на несколько видов:

  • пассажирский, для сотрудников предприятия;
  • технический, для перемещения на территории организации либо осуществления погрузочных работ;
  • грузовой, для осуществления доставки выпускаемой продукции клиентам;
  • железнодорожный;
  • воздушный;
  • морской.

Решение проблем компании с помощью корпоративного транспорта

Крупные фирмы остро нуждаются во всех видах транспорта, небольшие предприятия могут ограничивать свои потребности, арендуя технические средства. Хотя и большой бизнес часто склоняется в сторону аутсорсинга некоторых услуг.

Например, компания «Pepsi» имеет в своем автопарке сотни фур и контейнеров для доставки своей воды по всему миру, но доставкой сотрудников на склады или офисы занимаются отдельные региональные организации.

Объяснение здесь простое, намного дешевле нанять стороннюю фирму, которая содержит штат профессиональных водителей и парк подменных машин, чем закупать новые микроавтобусы и открывать дополнительные рабочие вакансии.

Плюсы от аренды корпоративного транспорта:

  1. Если офис находится в отдалении от транспортных развязок, то работники будут постоянно опаздывать. Следовательно, часть клиентов, решивших заключить сделку по продукции в утренние часы просто не дозвонятся менеджеру и уйдут к конкурентам. Решив проблему руководитель увеличит свои обороты до 30%.
  2. Работники будут получать штрафы за опоздания, недовольство коллектива будет расти, хотя часть вины лежит на работодателе, если рабочее место расположено в неудобном географическом положении. Большая текучка кадров не является преимуществом бизнеса и в большинстве случаев вредна для него. Наняв транспорт можно добиться лояльности персонала и повысить работоспособность компании.
  3. Контроль и планирование времени важно для любого руководителя. Не забывайте, что 70% времени всех сотрудников принадлежит фирме. Большинство граждан проводят свой день на рабочем месте. Следовательно, правильные приоритеты помогут извлечь максимум для бизнеса.

Минусы для бизнеса

  • Покупка ТС требует значительных затрат, которые необходимо вынимать из оборота.
  • Дополнительные трудовые места водителей требуют оплаты.
  • Штрафы, парковки, техническое обслуживание, страховка и стоянка, требуют значительных ежемесячных вливаний.

Поэтому небольшие организации предпочитают перевозить сотрудников на нанятых корпоративных автобусах. Затраты в данном случае обходятся дешевле на 20-50% в зависимости от количества людей.

Большие фирмы, где штат работников переваливает за сотню человек, стараются комбинировать личные ТС и нанятые. За редким исключением обеспечивают перевозку полностью своими силами.

Итог

С 2009 года наша компания «МосБус» перевозит сотрудников предприятий. Многолетний опыт работы дает нам возможность анализировать рынок подобных услуг. Мы пришли к заключению, что арендный транспорт выгоден организациям, в которых кол-во работников начинается от 10 человек.

В таком случае собственник бизнеса должен подумать в сторону организации перевозок для своих подчиненных, но при условии, что рабочее место расположено минимум в 20-30 минутах ходьбы от ближайшего метро или остановки.

Анализ должен строится на количестве ежемесячных опозданий членов коллектива, но при условии, что это разные люди, а не один сотрудник.

Если вам необходима консультация наших специалистов, позвоните по указанным телефонам. Менеджеры проведут подробную консультацию и рассчитают стоимость аренды микроавтобусов. Ознакомиться с ценами на услуги можно в разделе «Тарифы». Будем рады сотрудничеству.