Документы на исправление

Порядок внесения исправлений в кассовую книгу (нюансы)

Исправления в кассовой книге: возможны или нет?

Как исправить ошибку в кассовой книге

Исправления в кассовой книге: образец

Итоги

Исправления в кассовой книге: возможны или нет?

Правила, распространяющиеся на порядок осуществления кассовых операций, претерпели существенные изменения с июня 2014 года. Одно из таких нововведений – это возможность вносить правки в кассовую книгу. Точнее будет сказать, что теперь в п. 4.7 указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У прописано, что исправлять данные в кассовой книге возможно.

Об изменениях в кассовом порядке читайте также:

  • «Изменения в порядке ведения кассовых операций»;
  • «Новые правила работы с подотчетниками».

Ранее же действующие правила устанавливали, что кассовые документы исправлению не подлежат (здесь имеются ввиду приходные и расходные ордера), а вот про кассовую книгу никакой конкретики не было. Этим обстоятельством часто пользовались проверяющие органы, распространяя запрет и на исправления в кассовой книге. Такая позиция не имела под собой никаких оснований, поскольку кассовая книга – это не документ, а регистр.

ВАЖНО! Исправлению могут подвергаться только кассовые книги в бумажном виде. Электронную кассовую книгу править нельзя. Так как исправления в электронной кассовой книге недопустимы, то нужно сформировать новый документ, без ошибок, и подписать его заново.

Как исправить ошибку в кассовой книге

Вопрос о возможности правок разрешен, теперь воспроизведем алгоритм внесения исправлений:

Шаг 1.

Вам необходимо перечеркнуть ошибочно внесенные данные.

Шаг 2.

Рядом с перечеркнутыми ошибочными данными вписываете верные. Очень важно, чтобы они были читабельны и разборчивы.

Шаг 3.

Проставляем дату внесения исправлений.

Шаг 4.

Ставится подпись лица, которым исправления были совершены, с расшифровкой.

Исправления должны вносится тем же сотрудником, которым первоначально составлялся документ. Так как кассовая книга ведется кассиром или бухгалтером (такая обязанность возлагается на них приказом), то именно им и предстоит вносить правки при обнаружении ошибок.

ВАЖНО! Если обнаружена ошибка, которая была совершена несколько дней назад, и она влияет на остатки по кассе, данные которых переносятся в последующие листы кассовой книги, то исправлениям подвергаются все листы, которые таковых требуют.

Проверить, не допускаете ли вы промахов в кассовой дисциплине, поможет материал «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Исправления в кассовой книге: образец

Теперь от теории перейдем к практике, и, следуя ранее представленной нами инструкции, внесем правки в кассовую книгу.

Представим, что в кассовой книге неверно был указан корреспондирующий счет по выданной в подотчет по расходнику сумме. Вот так выглядел лист кассовой книги до исправления:

Номер документа

От кого получено или кому выдано

Номер корреспондирующего счета, субсчета

Приход,
руб. коп.

Расход,
руб. коп.

Остаток на начало дня

10 000

Х

Орлов К. А.

3 000

Итого за день:

3 000

Остаток наконец дня:

7 000

Х

Кассир Куликова Д. И.

Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве ____-____ приходных и __одного__ расходных получил.

Бухгалтер Тарасова Н. Г.

А вот так будет выглядеть лист кассовой книги после исправления:

Номер документа

От кого получено или кому выдано

Номер корреспондирующего счета, субсчета

Приход,
руб. коп.

Расход,
руб. коп.

Остаток на начало дня

10 000

Х

Орлов К. А.

51 71

3 000

Итого за день:

3 000

Остаток наконец дня:

7 000

Х

Кассир Куликова Д. И.

Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве ____-____ приходных и __одного__ расходных получил.

Бухгалтер Тарасова Н. Г.

Исправленному верить Кассир Куликова Д. И. 23.08.19 г.

Теперь вы точно знаете, как исправить допущенную в кассовой книге ошибку правильно.

Итоги

Исправить ошибки в кассовой книге можно. Но делать это нужно по строгому регламенту, который описан выше в этой статье. Иначе возможны претензии со стороны контролирующих инстанций.

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Основание и общий порядок

В указаниях ЦБ исправлениям посвящен пункт 4.7. В нем по-прежнему содержится запрет на исправления в кассовой книге, но касается он только электронных документов. При этом под «электронным документом» понимается в данном случае следующий порядок ведения книги:

  • полностью ведется в электронном виде на ПК с использованием специальных ПО;
  • закрывается как обычная «бумажная» книга ежедневно, со сверкой остатков фактического наличия средств;
  • заверяется электронной подписью;
  • за сохранность информации отвечает руководитель фирмы.

Такой электронный документ сопоставим с бумажным, поэтому распечатывать его нет необходимости.

На заметку! Понятие и порядок использования электронной подписи (ЭЦП) регулируется ФЗ-63 от 6/04/11 г.

Ведение документа на бумажном носителе позволяет вносить в него изменения при обнаружении ошибки. Большое число фирм ведет кассовую книгу следующим образом: на компьютере открывается отдельный файл, например, в электронных таблицах Excel, строится электронная таблица, повторяющая форму документа, куда кассир вносит данные. В конце дня он производит сверку, исчисляет сальдо, распечатывает и передает бухгалтеру, который ставит свою подпись на документе.

По окончании года распечатанная с электронного формата кассовая книга сшивается и заверяется печатью. Обязательна сквозная нумерация листов. Такая электронная книга, как и регистр, который ведется от руки, может быть исправлена, поскольку на ней отсутствует электронная подпись. Возможность исправления следует из самого понятия кассовой книги. Указания запрещают править кассовые документы (ПКО, РКО), но книга – учетный регистр.

Допускаются ли изменения?

С 01.06.2014 ощутимо изменились общеобязательные правила, регулирующие порядок выполнения и учета операций по кассе хозяйствующими субъектами.

Одним из таких нововведений является возможность исправления записей в кассовой книге. Подобная опция предоставляется Указанием ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014.

Так, согласно пункту 4.7 этого нормативного акта, допускается внесение правок в документы, составленные на бумаге, но не относящиеся к кассовым документам.

Однако такие корректировки должны осуществляться в четком соответствии с установленными требованиями.

Вышеупомянутое Указание ЦБ РФ №3210-У относит к кассовым документам только приходный кассовый ордер (сокращенно – ПКО) и расходный кассовый ордер (сокращенно – РКО).

Такой вывод можно сделать по первому абзацу пункта 4.1 этого нормативного акта, положениями которого четко устанавливается, какими документами следует оформлять операции по кассе в организации.

Конечно, кассовые документы не подлежат каким-либо корректировкам – это требование регламентируется содержанием пункта 4.7, как уже говорилось ранее.

Если в документации допускаются ошибки, такие бумаги следует просто забраковать и составить заново.

Может ли делать ошибки в бумажном заполнении?

Руководствуясь содержанием Указания ЦБ РФ №3210-У, можно утверждать, что кассовая книга упоминается в этом нормативном акте, но не относится к кассовым документам.

Кассовая книга – это сводный регистр, в котором учитываются сведения о операциях по кассе по данным РКО и ПКО.

Соответственно, кассовая книга на бумажном носителе может подвергаться корректировкам (исправлениям), если совершаемые изменения вносятся по общепринятым правилам – сопровождаются постановкой даты исправления, а также указанием ФИО и подписи субъекта, оформившего корректируемую бумагу.

В электронном формате

Кассовая книга, которая ведется (заполняется) в электронном формате, не подлежит исправлению после её подписания.

Такая норма устанавливается третьим абзацем пункта 4.7 вышеупомянутого Указания ЦБ РФ №3210-У.

Если допускаются неточности, следует сформировать и подписать новый документ, уже не содержащий ошибок.

Каким путем производятся корректировки?

Как правильно откорректировать бумажную кассовую книгу, если в ней были обнаружены неточности/ошибки?

Процедура внесения таких правок осуществляется по следующему алгоритму:

  • Ошибочные, неверные сведения (текст, цифры) перечеркиваются одной линией. Исправляемые данные должны быть видны после такого перечеркивания.
  • В непосредственной близости от ошибочных (перечеркнутых) данных вписывается новая, корректная информация. Важное требование – разборчивость новых сведений, их доступность для чтения.
  • Рядом с выполненным исправлением указывается дата изменения (корректировки) данных.
  • Субъект, непосредственно осуществивший эту правку, подписывает произведенное исправление. Его подпись здесь же расшифровывается надлежащим образом.

Если в книге выявляется ошибка или неточность, допущенная некоторое время назад, но влияющая на суммы остатка по кассе, а сведения о таких остатках переносятся на последующие страницы данного регистра, то потребуется надлежащая корректировка всех его листов, нуждающихся в исправлении.

Чьей подписью заверяются сделанные поправки?

Если в кассовой книге организации выявляются ошибки/неточности, её надлежащая корректировка выполняется именно тем субъектом – сотрудником организации, – который изначально этот документ составлял (заполнял).

Книга, как известно, заполняется кассиром или, как вариант, бухгалтером.

Данная обязанность возлагается на кассира/бухгалтера соответствующим распорядительным актом – специальным приказом руководства.

Следовательно, именно кассир/бухгалтер должны вносить необходимые коррективы в этот регистр кассовых транзакций, если выявляются ошибки, подлежащие исправлению.

Получается, что кассир/бухгалтер заверяют исправленные неточности своими подписями. Главбух или руководитель контролирует ведение данного регистра.

С 1 июня компании получили официальное право исправлять кассовую книгу и ведомости, а также другие документы. Но из новых правил не ясно, кто заверяет изменения и можно ли поправить старые документы

В новых правилах ведения кассовых операций теперь прямо разрешено исправлять многие документы, которыми компании оформляют кассовые операции. Но четкого порядка исправления нет, поэтому на практике у главбухов уже возникли вопросы.

Какие документы можно исправить

Новый порядок позволил компаниям исправлять кассовую книгу, книгу учета по форме КО-5, платежные, расчетно-платежные ведомости и авансовый отчет (п. 4.7 указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У). Под запретом остались кассовые документы — приходные и расходные ордера.

Старые правила тоже запрещали вносить правки в кассовые документы (п. 2.1 Положения № 373-П). То есть в приходники и расходники. Но в старом Положении не было норм, которые разрешали исправления. Поэтому инспекторы на местах запрещали зачеркивать сведения в кассовой книге, ведомостях и иных документах. А значит, если бумаги составлены до 1 июня 2014 года, то при ошибках безопаснее их переоформить, а не вносить исправления.

Исправить можно ошибки не только в бумагах текущего дня, но и за прошлые дни. Например, если кассир неверно записывал остатки в кассовой книге несколько дней. Причем исправить сведения надо во всех листах, в которых допущена ошибка. Ведь сведения об остатке на конец дня переносятся в строку с остатком на начало книги за следующий день.

Как изменить бумажные документы

При исправлении надо зачеркнуть неверные данные, поставить правильные, дату исправления и заверить правки подписью сотрудников, которые оформили документ, с расшифровкой фамилии и инициалов. Аналогичные правила есть в законе о бухучете. В нем сказано, что заверяет исправления в первичке сотрудник, который ее составил (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ).

Из некоторых документов не ясно, кто их оформил (составил), а значит, кто заверяет исправления. Например, в кассовой книге четыре подписи. В указании сказано, что «записи в кассовой книге осуществляет кассир». Главбух или бухгалтер (либо, если их нет, руководитель) сверяет данные книги с ордерами и ставит подпись (п. 4.6 указания № 3210-У). Кроме того, из указаний по заполнению типовой формы следует, что общее число листов книги заверяют руководитель и главбух (постановление Госкомстата России от 18.08.98 № 88).

Мы считаем, что при исправлении достаточно две визы — кассира и главбуха (см. образец). Фактически книгу составляет кассир. Но если сведения в ней неверные, то они не соответствуют ордерам. Поэтому главбух должен после повторной сверки поставить свою визу. Руководитель лишь заверяет число страниц книги. Если оно не изменилось, его подпись не нужна.

Как внести исправления в кассовую книгу (фрагмент)

Как исправить ошибки в электронных документах

Компания вправе исправить только документы, составленные на бумаге. Вносить правки в электронные книги, ордера и ведомости после их подписания запрещено (п. 4.7 указания № 3210-У).

Поэтому, если у компании электронный документооборот, надо оформить новые экземпляры без ошибок и подписать их заново электронной подписью.

Порядок внесения исправлений в первичные документы

Торба Анастасия Васильевна
ООО «ШЕЛА»

В документе ошибка, которую нужно исправить. Как это сделать?
В п. 7 ст. 9 федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.11.2011 г. (далее закон «О бухгалтерском учете», федеральный закон № 402-ФЗ) указаны принципы внесения исправлений:
— обязательно указание даты внесения исправления
— необходимо присутствие подписей лиц, составивших документ, в который вносится исправление, а также фамилий и инициалов этих лиц.
Вместе с тем конкретный способ внесения исправления в законе «О бухгалтерском учете» не регламентирован.
Четкий порядок прописан в Положении, утвержденном Министерством финансов СССР 29.07.1983 № 105 «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете». (Далее — Положение № 105). Данное Положение действует в части, не противоречащей Федеральному закону N 402-ФЗ (Информация N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-фз «О бухгалтерском учете», Минфин России).
Порядок следующий: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.
Но в случае большого числа изменений исправление способом, предусмотренным Положением N 105 приведет к тому, что не возможно будет идентифицировать текст и суммы.
Кроме того, зачеркивание может привлечь повышенное внимание налоговых инспекторов, возможно они захотят посмотреть как выглядит этот же документ у контрагента в рамках «встречной» проверки. (ст. 93.1 «Истребование документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом агенте или информации о конкретных сделках» НК РФ).
Поэтому у такого способа есть свои минусы.
Если провести аналогию со счетами-фактурами, то до вступления в силу Постановления от 26.12.2011 N 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – Постановление 1137), ранее действующее Постановление Правительства № 914 от 02.12.2000 г. «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» предусматривало возможность внесения исправления следующим способом: заверение подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления.
Но ныне действующее Постановление № 1137 предусматривает совершенно другой способ внесения исправления – составление исправленного счета-фактуры: выставляется новый (исправленный) экземпляр, в строке 1а которого указываются порядковый номер и дата внесения изменений ( п. 7 Правил заполнения счета-фактуры (Приложение 1 к Постановлению 1137)).
Решая вопрос о том, как же все-таки вносить исправления в документы, необходимо рассмотреть Письмо ФНС от 17 октября 2014 г. N ММВ-20-15/86@ «О корректировке универсального передаточного документа».

В Приложении 7 к этому письму ФНС подробно раскрыла порядок внесения исправлений в связи с обнаружением ошибок в форме универсального передаточного документа (далее – УПД).
ФНС отмечает, что конкретного способа внесения исправлений нормы Закона N 402-ФЗ не содержат. На основании чего ФНС приходит к выводу, что любой способ исправления данных первичного учетного документа (при соблюдении принципов, изложенных в законе 402-ФЗ) может считаться соответствующим законодательству Российской Федерации о бухгалтерском учете.
В частности, согласно мнения Федеральной налоговой службы:
— при ошибке, препятствующей налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг, имущественных прав), наименование товаров (работ, услуг, имущественных прав), их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога в УПД со статусом «1» — рекомендуется составить новый исправленный экземпляр УПД со статусом «1» аналогично порядка, установленного п. 7 раздела II Приложения N 1 к Постановлению N 1137.
В новом экземпляре УПД ФНС рекомендует сохранять данные показателей строки (1) УПД, составленного до внесения в него исправлений, и заполнять строку (1а), в которой рекомендуется указывать порядковый номер исправления и дату исправления.
В новый экземпляр УПД рекомендуется переносить все показатели из экземпляра, составленного до внесения исправлений, с указанием новых сведений (первоначально не заполненных) или уточненных (измененных) по соответствующим позициям, требующим исправления. Подписание нового исправленного экземпляра УПД рекомендуется осуществлять в том же порядке, в каком был подписан УПД, составленный до внесения исправлений.
— при ошибке, не препятствующей налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг, имущественных прав), наименование товаров (работ, услуг, имущественных прав), их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога в УПД со статусом «1» — новые экземпляры счетов-фактур не составляются (п. 7 раздела II приложения N 1 к Постановлению N 1137, п. 2 ст. 169 НК РФ).
При этом у налогоплательщика может возникнуть необходимость внести исправления в реквизиты составленного ранее УПД с целью изменения (уточнения) показателей (характеристик) задокументированного факта хозяйственной жизни (например, реквизитов грузоотправителя, грузополучателя; номера расчетно-платежного документа; номера таможенной декларации и др.).
В этих случаях исправление заполненных с ошибками (или ошибочно не заполненных) показателей УПД ФНС рекомендует производить путем составления нового исправленного экземпляра УПД. В новом экземпляре УПД сохраняются данные показателей строки (1) УПД, составленного до внесения в него исправлений, и заполняется строка (1а), в которой указывается порядковый номер исправления УПД и дата исправления.
Поскольку такие изменения производятся с целью исправления УПД только как первичного учетного документа, для визуального выделения такой ситуации в форме исправленного экземпляра УПД рекомендуется указывать статус «2», независимо от того, каким был первоначальный статус исправляемого УПД.
Такой исправленный экземпляр УПД в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и книге продаж не регистрируется.
ФНС отмечает, что предложенный ею способ внесения исправлений соответствует законодательству Российской Федерации о бухгалтерском учете и НК РФ и может применяться для исправления показателей УПД как первичного учетного документа в любой его части и вне зависимости от того, составлен ли документ на бумажном носителе или в электронном виде.
Что касается внесения исправления в УПД со статусом «2», то ФНС рекомендует применять аналогичный порядок – составление нового экземпляра документа.
Таким образом, ФНС считает, что составление нового экземпляра первичного документа, в частности УПД, статус «2» с верными сведениями полностью соответствует действующему законодательству.
Отсюда следует, что рекомендованный порядок можно распространить на все первичные документы, а не только на УПД.
Но не будет ли рекомендованный способ противоречить п. 4.2 Положения № 105 от 29.07.1983 г.?
В большинстве случаев — нет. Объясним почему.
В п. 4.2 указано: «Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.»
То есть, если документ создан автоматизированным способом, организация вправе не следовать п. 4.2 Положения № 105, а применять способ, рекомендованный ФНС для исправления УПД.
Обсуждая тему внесения исправлений в первичные документ, нельзя не упомянуть Письмо Минфина от 28 августа 2014 г. N 03-03-10/43034. Данное письмо содержит интересное мнение — «Ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов для целей налогообложения прибыли организаций».
То есть Минфин провел аналогию с нормой ст. 169 НК РФ относительно ошибок, содержащихся в счетах-фактурах.
В абз. 2 п. 2 ст. 169 указано следующее: «Ошибки в счетах-фактурах и корректировочных счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.»
Все тоже самое, только для НДС критичными ошибками являются еще и налоговая ставка и сумма налога.
Минфин выпустил такое разъяснение, следуя так называемой «Дорожной карте» — Плану мероприятий Совершенствование налогового администрирования, утвержденного распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 г. № 162-р.
В пункте 11 «Дорожной карты» (в редакции распоряжения Правительства РФ от 03.12.2014 N 2442-р) запланировано обеспечение возможности использования в целях налогового учета первичных документов, содержащих несущественные ошибки.
Следовать ли выгодной позиции Минфина? Например, первичный документ содержит неверные сведения о грузоотправителе, грузополучателе, противоречащие данным транспортных документов.
Если у налоговых органов при проверке возникнут сомнения в реальности факта перемещения товара со склада поставщика на склад покупателя и соответственно сомнения в реальности сделки, в этом случае первичные документы, содержащие противоречия и ошибки, пусть и не препятствующие идентификации продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость будут играть в пользу налоговиков.
Как разъяснено в п. 1 Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 12.10.2006 N 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды», представление налогоплательщиком в налоговый орган всех надлежащим образом оформленных документов, предусмотренных законодательством о налогах и сборах, в целях получения налоговой выгоды (понимаемой, в частности, как уменьшение размера налоговой обязанности вследствие уменьшения налоговой базы) является основанием для ее получения, если налоговым органом не доказано, что сведения, содержащиеся в этих документах, неполны, недостоверны и (или) противоречивы.
Таким образом, любые противоречия в сведениях и ошибки в первичных документах могут послужить доказательством получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды.
Поэтому применять рассматриваемое разъяснение Минфина целесообразно далеко не во всех случаях.
Что касается кассовых и банковских документов, то исправлять эти документы компания не вправе. Несмотря на то, это прямо не прописано в Федеральном законе от 06.12.11 № 402-ФЗ, запрет установлен иными актами. По-прежнему нельзя исправлять кассовые документы (а именно приходные и расходные кассовые ордера) и платежные поручения. В отношении приходных и расходных кассовых ордеров это запрещает пункт (п. 4.7 указания № 3210-У от 11.03.2014 г. «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» — далее Указание 3210-У).
А в отношении платежек — запрет определен в пункте 2.4 Положения, утвержденное Банком России 19.06.12 № 383-П «Положение о правилах осуществления перевода денежных средств».
В п. 4.1 Указания 3210-У сказано, что к кассовым документам относятся приходный и расходный кассовые ордера, то есть другие документы, предусмотренные данным Указанием, исправляться могут. Например, это кассовая книга, платежная ведомость. Порядок исправления прописан в п. 4.7 Указания 3210-У.
Итак, конкретный способ внесения исправления в документе в законе «О бухгалтерском учете» не прописан, и есть рекомендованный ФНС способ для исправления УПД.
Теперь организации нужно самостоятельно определиться с применяемым способом исправления ошибок в документах. Лучше, если выбранный способ будет закреплен в Учетной политике для целей бухгалтерского учета.
Например:
«Порядок внесения исправлений в первичные документы (кроме кассовых и банковских).
Исправления вносятся путем составления нового первичного документа с пометкой «Исправление № ___ от «__» » ____ » 20__» с указанием в нем новых, правильных сведений, с обязательным наличием всех реквизитов, перечисленных в п. 2 ст. 9 федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», в том числе даты и подписей соответствующих лиц. (Пункт 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, Письмо ФНС от 17 октября 2014 г. N ММВ-20-15/86@).»

Как правильно вносить исправления в бухгалтерские документы

21.08.2017

Сапер, согласно поговорке, ошибается лишь один раз. Для бухгалтера ошибка в большинстве случаев не столь критична. Но только если ее вовремя исправить. Как именно? Исправлять бухгалтерские ошибки следует по правилам, установленным нормативными документами. Универсального подхода к решению этой проблемы не существует.

Обсудим способы исправления ошибок в документах, оформленных на бумажных носителях. Ошибиться можно при составлении первичного учетного документа, регистра бухгалтерского учета, формы бухгалтерской отчетности, налоговой декларации или расчета. При этом исправлению поддается не каждый документ. В некоторых случаях его придется оформлять заново.

Первичные учетные документы

Часть 7 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» допускает исправления в первичных учетных документах с оговоркой: «если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета».

В какие первичные документы не вносят исправления

Сначала разберемся, в какие первичные документы вносить исправления нельзя.

Во-первых, не подлежат исправлению кассовые документы – приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1, п. 4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»). Иные документы, создаваемые в процессе ведения кассовых операций (например, кассовую книгу), исправлять можно.

Помимо кассовых ордеров, недопустимо исправлять бланки строгой отчетности. Пункт 10 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» гласит: бланк документа должен заполняться четко и разборчиво, исправления не допускаются. Испорченный или неправильно заполненный БСО перечеркивается и прилагается к книге учета бланков документов за тот день, в котором они заполнялись.

Наконец, не допускаются ошибки в банковских документах (п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Так, исправление в платежном поручении банк воспримет как нарушение целостности распоряжения на перевод денежных средств. Распоряжение с таким дефектом исполнению не подлежит (п.п. 2.1.–2.4 Положения о правилах осуществления перевода денежных средств, утв. Банком России 19.06.2012 № 383-П).

В какие первичные документы можно вносить исправления

В иных случаях исправления в «первичку» вносить можно. На основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Между тем из данной лаконичной формулировки неясно:

  • можно ли ошибочную запись замазать корректирующим средством;
  • кто подпишет исправления в отсутствие работника, допустившего ошибку.

Давайте разбираться.

На основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» (ч. 1 ст. 30) правила ведения бухгалтерского учета, утвержденные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти до принятия данного закона, применяются в части, ему не противоречащей.

Порядок исправления ошибок в первичных документах был установлен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105). Пункты 4.1–4.3 Положения разъясняют:

  • в тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются;
  • для исправления ошибки в первичных документах зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы;
  • зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное;
  • исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено».

Актуальность данного порядка подтверждена письмом Минфина России от 31.03.2009 № 03-07-14/38.

Обратите внимание

Ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль (Письмо Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).

А если под исправлением невозможно поставить подпись работника, составившего документ? Предположим, он уволился, заболел, находится в командировке или в отпуске.

Нормативными документами данный вопрос не урегулирован. Поэтому способ внесения исправлений при таких обстоятельствах компания вправе разработать самостоятельно (письмо Минфина России от 22.01.2016 № 07-01-09/2235).

Так, перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности…). В этот же перечень можно включить лиц, уполномоченных на подписание исправлений за отсутствующего работника. Например, можно оговорить, что исправления подписывает то же лицо, которое наделено правом подписывать аналогичные документы.

Отдельные авторы предлагают производить исправления на основе доверенности. Но мы эту точку зрения не разделяем. Дело в том, что доверенность – инструмент гражданско-правовых отношений. Между тем трудовая функция подлежит личному исполнению (ст. 15 ТК РФ). Примечательно, что в Трудовом кодексе термин «доверенность» вообще не упоминается. Кроме того, в доверенности в качестве представителя необходимо указать конкретное лицо (п. 1 ст. 185 ГК РФ). А в ситуации прекращения трудового договора с работником это заведомо невозможно.

Поскольку ведение бухгалтерского учета организует руководитель экономического субъекта, именно он полномочен на принятие решений о том, кто именно подпишет исправления вместо отсутствующего работника. Да и вообще: где это видано, чтобы работник самостоятельно назначал себе «заместителя»?

Корректирующий документ

Для составления «первички» вы вправе использовать форму универсального передаточного документа (УПД). Если возникла необходимость его исправить – воспользуйтесь формой универсального корректировочного документа (УКД) на основе формы корректировочного счета-фактуры, рекомендованной ФНС России письмом от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@.

Счета-фактуры

Порядок исправлений счетов-фактур определен постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (п. 7 разд. II приложения № 1).

В зависимости от характера ошибки вам придется либо составить новый счет-фактуру – корректирующий, либо внести исправления в имеющийся. В случае обнаружения в счетах-фактурах ошибок, не препятствующих налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, новые экземпляры счетов-фактур не составляются. Счет-фактура с внесенными в него исправлениями подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными в установленном порядке лицами.

Например, если в счете-фактуре неверно указано наименование реализуемого товара, то необходимо составить новый счет-фактуру. В противном случае налогоплательщик утрачивает право на вычет НДС (письмо Минфина России от 14.08.2015 № 03-03-06/1/47252).

Регистры бухгалтерского учета

В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

P. S. В общем, не ошибается лишь тот, кто ничего не делает.

Источник: Бухгалтерия.ру