Документы для оплаты

Организация оказывает услуги в том числе физическим лицам. Физические лица оплачивают услуги следующим образом: вносят деньги в кассу банка, банк перечисляет деньги на расчетный счет организации.
Нужно ли организации применять контрольно-кассовую технику? Если да, то в какой момент оформить кассовый чек: в день внесения наличных средств или в день формирования выписки? Что делать, если физическое лицо ошиблось с номером договора?

31 июля 2019

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При получении на расчетный счет денежных средств от покупателей (клиентов) — физических лиц (не ИП) за товары, работы, услуги организация обязана применять ККТ и оформлять кассовые чеки (БСО) не позднее рабочего дня, следующего за днем получения оплаты на счет организации.
В связи с чем необходимо организовать своевременное формирование и/или получение банковской выписки о движении денежных средств на расчетном счете организации. Наименее рискованным будет формирование выписки за день не позднее следующего дня и своевременное (в течение этого же дня) внесение записей о расчетах с контрагентами в бухгалтерский учет для последующего оформления кассовых чеков по суммам, идентифицированным как расчеты с физическим лицами (не ИП).
При выявлении оплаты, ошибочно поступившей на счет организации, необходимо в течение 10 дней с даты получения выписки в письменной форме сообщить о данном факте банку, который организует возврат средств отправителю. В противном случае полученные денежные средства могут быть признаны судом неосновательным обогащением. Поскольку такое поступление не является расчетом для целей Закона N 54-ФЗ, то на эту сумму кассовый чек (БСО) не оформляется.

Обоснование вывода:
Исходя из требований п. 1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» (далее — Закон N 54-ФЗ) обязанность применения ККТ возникает у организаций и ИП каждый раз, когда они осуществляют расчеты в виде:
— приема (получения) и выплаты денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги;
— приема (получения) и выплаты денежных средств в виде предварительной оплаты и (или) авансов;
— зачета и возврата предварительной оплаты и (или) авансов;
— предоставления и погашения займов для оплаты товаров, работ, услуг;
— предоставления или получения иного встречного предоставления за товары, работы, услуги.
Исключения, когда не применяется ККТ, составляют случаи, указанные в ст. 2 Закона N 54-ФЗ.
В частности, ККТ не применяется при осуществлении расчетов в безналичном порядке между организациями и (или) индивидуальными предпринимателями, за исключением осуществляемых ими расчетов с использованием электронного средства платежа (далее — ЭСП) с его предъявлением (п. 9 ст. 2 Закона N 54-ФЗ) (смотрите также письмо Минфина России от 22.01.2019 N 03-01-15/3427).
Таким образом, при расчетах с физическим лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями, ККТ применяется независимо от способа расчета — наличными деньгами или в безналичном порядке, в т.ч. через кассу кредитного учреждения.

Момент расчета при получении оплаты от физического лица (не ИП) на расчетный счет

В общем случае ККТ после ее регистрации «применяется на месте осуществления расчета с покупателем (клиентом) в момент осуществления расчета тем же лицом, которое осуществляет расчеты с покупателем (клиентом), за исключением случаев, предусмотренных настоящим Федеральным законом» (п. 1 ст. 4.3 Закона N 54-ФЗ).
Однако при расчетах (не являющихся расчетами через Интернет, указанными в п. 5 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ), осуществленных покупателем (клиентом) (физическим лицом, не ИП) в безналичном порядке, путем перечисления денежных средств на расчетный счет организации, кассовый чек (БСО) должен быть сформирован не позднее рабочего дня, следующего за днем осуществления расчета (п. 5.4 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ)*(1).
При этом в Законе N 54-ФЗ не установлено, что считать «днем осуществления расчета» для случаев безналичной оплаты (при перечислении средств на расчетный счет).
По нашему мнению, днем осуществления расчета в виде приема (получения) денежных средств в безналичном порядке за работы, услуги признается день поступления средств на расчетный счет организации*(2).
В связи с чем необходимо организовать своевременное формирование и/или получение банковской выписки о движении на расчетном счете организации. Наименее рискованным будет формирование выписки за день и внесение записей о расчетах с контрагентами в бухгалтерский учет не позднее утра следующего дня.
Налоговые органы разъясняют, что при получении денежных средств от покупателя (клиента) кассовый чек должен быть оформлен не позднее дня идентификации организацией денежных средств, поступивших на ее расчетный счет в качестве оплаты услуги(п. 5.4 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ, письма ФНС России от 26.10.2018 N ЕД-4-20/21001@ и от 23.11.2018 N ЕД-4-20/22775).
То есть о совершении расчета с покупателем (клиентом) организация как пользователь ККТ может получить информацию только от банка (из банковской выписки из системы «Клиент-Банк»). После получения выписки по счету бухгалтер «разносит выписку» — вносит соответствующие записи на счета расчетов с контрагентами. И только на момент данных действий бухгалтер получит информацию о том, от кого и за что поступили денежные средства.
Позиция налогового органа объясняется, на наш взгляд, тем, что ответ на вопрос, возникает ли обязанность применять ККТ, в первую очередь зависит от того, образует ли то или иное получение (выплата) денежных средств природу расчета в смысле Закона N 54-ФЗ (смотрите, например, п. 3 письма ФНС России от 10.08.2018 N АС-4-20/15566@, письмо ФНС России от 12.12.2018 N ЕД-4-20/24113@).

Идентификация платежа

Таким образом, для квалификации поступивших средств как расчета для целей Закона N 54-ФЗ необходимо идентифицировать поступившие денежные средства — определить от кого и за что поступили средства.
Дело в том, что:
1) не все поступления от физическим лиц требуют применения ККТ, а только те, которые подпадают под понятие «расчеты». При этом плательщик должен быть идентифицирован как покупатель (клиент) (т.е. лицо, с которым имеются договорные отношения);
2) и если плательщик не идентифицирован, то денежные средства считаются ошибочно поступившими (т.е. поступившими от лица, с которым у организации отсутствуют какие-либо договорные отношения).
Ошибочно поступившие на расчетный счет денежные средства не считаются оплатой за товары, работы, услуги (т.е. не признаются расчетом для целей Закона N 54-ФЗ) и в силу ст. 1102 ГК РФ подлежат возврату, поскольку в противном случае являются неосновательным обогащением получателя. Смотрите также письмо ФНС России от 12.12.2018 N ЕД-4-20/24113@.
При этом владелец счета обязан в течение 10 дней после получения банковской выписки в письменной форме сообщить кредитной организации о суммах, ошибочно записанных в кредит или дебет счета. При непоступлении от клиента в указанные сроки возражений совершенные операции и остаток средств на счете считаются подтвержденными (п. 2.1 ч. III приложения к Положению ЦБ от 27.02.2017 N 579-П «О плане счетов бухгалтерского учета для кредитных организаций и порядке его применения»).

К сведению:
Если плательщик идентифицирован организацией как лицо, с которым имеются договорные отношения (договор оказания услуг, счет) и, соответственно, имеется информация, что данное лицо является индивидуальным предпринимателем, то организация вправе на основании п. 9 ст. 2 Закона N 54-ФЗ не применять ККТ.
В случае, когда по поручению покупателя (клиента) (организации или ИП) платеж по договору (или счету) совершает физическое лицо, то все равно для целей применения Закона N 54-ФЗ признается, что расчет осуществлен между организацией как пользователем ККТ и другой организацией или ИП (на основании информации, полученной от покупателя (клиента), о том, что оплату за него совершит третье лицо). Физическое лицо, которое по поручению организации или ИП перечисляет денежные средства организации за услуги, которые оказаны или должны быть оказаны организации или ИП, не признается покупателем (клиентом), и ККТ не применяется. Ведь какие-либо товары, работы, услуги он не приобретает*(3).
Во втором случае идентификация покупателя (клиента) может быть осуществлена на основании доверенности на совершение расчетов либо на основании информации, указанной в поле «Назначение платежа» платежного поручения. Также важным фактором взаимодействия организаций (ИП) является договор. В случае если платеж поступил от физического лица, но у организации имеется информация, что расчет совершается с юридическим лицом или ИП (в платежном поручении указаны данные договора, счета, доверенность, выданная физическому лицу на совершение оплаты и т.п.), то поступившие денежные средства квалифицируются как расчет с покупателем (клиентом) — юридическим лицом или ИП.
Однако отметим, что официальных разъяснений Минфина России или ФНС России, которые бы однозначно подтверждали данный вывод, пока нет. Не исключено, что контролирующие органы будут формально подходить к решению этого вопроса, и на все платежи, полученные от физических лиц (независимо от основания) (за исключением ошибочных платежей) требовать оформлять кассовый чек (БСО).

Штраф на неприменение ККТ

Неприменение ККТ влечет наложение административного штрафа, предусмотренного ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ:
— на должностных лиц — в размере от одной четвертой до одной второй размера суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее десяти тысяч рублей;
— на юридических лиц — от трех четвертых до одного размера суммы расчета, осуществленного с использованием наличных денежных средств и (или) электронных средств платежа без применения ККТ, но не менее тридцати тысяч рублей.
Нарушение порядка применения ККТ (несвоевременное оформление фискальных документов, например) признается нарушением порядка применения ККТ, за которое ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ предусмотрена ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа:
— на должностных лиц в размере от полутора тысяч до трех тысяч рублей;
— на юридических лиц — в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.
Привлечь к ответственности за несоблюдение требований к ККТ в силу ст. 4.5 КоАП РФ налоговые органы могут не позднее одного года с момента совершения правонарушения (за исключением длящихся правонарушений, по которым срок давности исчисляется с момента их выявления)*(4).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ткач Ольга

Ответ прошел контроль качества

12 июля 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) При этом такой кассовый чек (БСО) должен быть передан покупателю (клиенту) одним из следующих способов (применительно к предмету расчетов «работа» или «услуга» смотрите также таблицу 29 приложения 2 к приказу ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@):
— в электронной форме на абонентский номер или адрес электронной почты, предоставленные покупателем (клиентом) пользователю, не позднее срока, указанного выше;
— на бумажном носителе при первом непосредственном взаимодействии клиента с пользователем или уполномоченным им лицом в случае расчетов за работы и услуги без направления клиенту такого кассового чека (бланка строгой отчетности) в электронной форме.
*(2) При этом по смыслу п. 1 ст. 316 ГК РФ моментом исполнения денежного обязательства является зачисление денежных средств на корреспондентский счет банка, обслуживающего кредитора, либо банка, который является кредитором.
Если должника и кредитора по обязательству, исполняемому путем безналичных расчетов, обслуживает один и тот же банк, моментом исполнения такого обязательства является зачисление банком денежных средств на счет кредитора (п. 26 постановления Пленума ВС РФ от 22.11.2016 N 54).
*(3) Подробнее о платежах через третьих лиц смотрите в ответе на Вопрос: У организации заключены договоры с ООО и ИП (заказчики) по аренде рекламных мест в газете. Каждому заказчику присвоен лицевой счет. Оплату данных услуг заказчик осуществляет через банкоматы банков или сервис «Сбербанк Онлайн». Платеж осуществляется физическим лицом с указанием лицевого счета. Далее денежные средства поступают на расчетный счет организации как платеж от физического лица (сотрудника организации) с указанием лицевого счета. Также данную услугу оплачивают физические лица (самостоятельные заказчики). Платеж осуществляется через банкоматы банков или сервис «Сбербанк Онлайн». Нужно ли в первом и во втором случае применять онлайн-кассу? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2018 г.)
*(4) Подробнее о привлечении к ответственности по ст. 14.5 КоАП смотрите в ответе на Вопрос: Как к организации можно применить абзац письма Минфина РФ, ФНС РФ от 07.12.2017 N ЕД-4-20/24899: в случае выявления налоговым органом непереданной информации о расчетах пользователь контрольно-кассовой техники может быть привлечен к административной ответственности по каждому выявленному факту? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2018 г.)

В редакцию поступила просьба ответить на этот вопрос, и мы с удовольствием расскажем вам, что же нужно предоставлять клиентам при различных системах налогообложения.

Поступление денег

Для начала расскажем о получении денежных средств от клиентов.

Деньги могут поступать к вам как наличным, так и безналичным путем.

Если денежные средства поступили к вам безналичным путем, то подтверждающим документом для вас будет выписка из банка, а для клиента — платежное поручение, которое подписал руководитель ООО или сам предприниматель. При безналичных платежах факт оплаты клиенту вы никак не подтверждаете, ведь деньги уже пришли к вам.

Второй путь получения денег — наличный. В этом случае важно, кем является ваш клиент и на какой системе налогообложения вы находитесь. От этого будет зависеть, какой документ вы отдадите клиенту в качестве подтверждения получения денежных средств.

Процесс получения наличных денежных средств регулируется Федеральным законом №54-ФЗ от 22.05.2003 года \»О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт\». В статье 2 этого закона перечислены все случаи, когда можно применять кассовый аппарат, когда его можно не применять, а когда можно использовать бланки строгой отчетности (далее — БСО), либо выписывать товарный чек.

Первый случай — если вы оказываете услуги населению. Под услугами населению подразумевается список услуг, который перечислен в общероссийском классификаторе услуг населения (ОКУН). Тогда вы можете клиенту — физическому лицу выписать бланк строгой отчетности. При этом обратите внимание, что если эту же услугу вы окажете не физическому лицу, а организации или предпринимателю, то вам придется пробить кассовый чек.

Второй случай — если вы вообще освобождены от применения кассового аппарата по случаям, указанным в статье 2 закона №54-ФЗ. Вы можете при реализации товаров, работ и услуг не применять контрольно-кассовую технику, ничего не выписывать клиентам. Но если они попросят, вы можете в добровольном порядке выписать физическому лицу товарный чек. Какие это случаи? А они не так уж и часты. Это:

— продажа газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 процентов и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Учет торговой выручки от продажи газет и журналов и от продажи сопутствующих товаров ведется раздельно;

— продажа ценных бумаг;

— продажа лотерейных билетов;

— продажа проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте;

— обеспечение питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий;

— торговля на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами;

— разносная мелкорозничная торговля продовольственными и непродовольственными товарами (за исключением технически сложных товаров и продовольственных товаров, требующих определенных условий хранения и продажи) с ручных тележек, корзин, лотков (в том числе защищенных от атмосферных осадков каркасами, обтянутыми полиэтиленовой пленкой, парусиной, брезентом);

— продажа в пассажирских вагонах поездов чайной продукции в ассортименте, утвержденном федеральным органом исполнительной власти в области железнодорожного транспорта;

— торговля в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив;

— торговля из цистерн пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, вразвал овощами и бахчевыми культурами;

— прием от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома;

— реализация предметов религиозного культа и религиозной литературы, оказание услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний в культовых зданиях и сооружениях и на относящихся к ним территориях, в иных местах, предоставленных религиозным организациям для этих целей, в учреждениях и на предприятиях религиозных организаций, зарегистрированных в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

— продажа по номинальной стоимости государственных знаков почтовой оплаты (почтовых марок и иных знаков, наносимых на почтовые отправления), подтверждающих оплату услуг почтовой связи.

Также могут не применять контрольно-кассовую технику организации и индивидуальные предприниматели, находящиеся в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне, утвержденном органом государственной власти субъекта Российской Федерации, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. В каждом регионе утвержден такой перечень населенных пунктов.

Также аптечные организации, находящиеся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах, расположенных в сельских поселениях, и обособленные подразделения медицинских организаций, имеющих лицензию на фармацевтическую деятельность (амбулатории, фельдшерские и фельдшерско-акушерские пункты, центры (отделения) общей врачебной (семейной) практики), расположенные в сельских поселениях, в которых отсутствуют аптечные организации, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт при продаже лекарственных препаратов без применения контрольно-кассовой техники.

Итак, если вы не подходите под этот список, необходимо рассмотреть третий случай, когда можно не применять контрольно-кассовую технику.

Третий случай — если вы являетесь плательщиками единого налога на вмененный доход или плательщиками патентной системы налогообложения по видам деятельности, не подпадающим под случай 1 и 2, могут не применять контрольно-кассовую технику при условии по требованию покупателя выдавать им товарный чек или иной документ, который будет подтверждать уплату денежных средств клиентом (например, квитанция).

При этом товарный чек (или иной документ) должен содержать следующую информацию:

— наименование документа;

— порядковый номер документа, дату его выдачи;

— наименование для организации (фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя);

— идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей (выдавшему) документ;

— наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);

— сумму оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты, в рублях;

— должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись.

Многие предприниматели сразу начинают говорить: как же так, многие бытовые услуги (к примеру, парикмахерские, техническое обслуживание, фотоуслуги) подпадают под ЕНВД, почему же мы должны выписывать бланки строгой отчетности, а не выдавать товарный чек? Ведь бланки строгой отчетности даже по своему названию — \»строгой отчетности\» -гораздо дороже и менее удобны. Тем более при оказании услуг населению бланк строгой отчетности мы обязаны выдать в любом случае, независимо от того, требует его клиент или нет, а вот товарный чек — только требованию покупателя. К сожалению, это так — при оказании услуг населению мы обязаны выдать бланк строгой отчетности всегда, а при продаже товаров товарный чек только по требованию покупателя.

Случай четвертый — все остальные ситуации. В остальных ситуациях мы обязаны при получении денежных средств от клиентов выбивать кассовый чек и выдавать его клиенту вне зависимости от того, нужен он ему или нет. А кассовый аппарат необходимо не только купить (стоимость его варьируется от 10 -12 тыс. рублей), но и обслуживать в специализированном центре (стоимость обслуживания составляет от 400 до 500 рублей в месяц). Также в кассовом аппарате есть специальный блок, который стоит примерно 7000 рублей — это блок ЭКЛЗ. Эта аббревиатура расшифровывается как \»электронная кассовая лента защищенная\». Именно этот блок защищает кассовый аппарат от взлома и \»скручиванию счетчиков\». Итого, обслуживание кассового аппарата в год составит примерно 12 000 рублей.

А если вы не будете применять кассовый аппарат, либо не станете выписывать бланк строгой отчетности, либо не станете выписывать товарный чек по требованию покупателя? Вам грозит штраф: на предпринимателя — от 3000 до 4000 рублей, а юридическое лицо могут наказать на сумму от 30 000 до
40 000 рублей (статья 18.15 КоАП РФ). Однако для вас есть лазейка — если вы первый раз нарушили законодательство в этой области, то вы можете ходатайствовать о том, чтобы вам выписали предупреждение как первую меру наказания. Протокол о выявлении правонарушения вам все равно выпишут, а вот меру наказания вы можете попросить для первого раза как \»предупреждение\». Кодекс об административной ответственности вам это позволяет. Главное — не игнорировать вызов в налоговую на рассмотрение протокола.

Вот тут вам придется решить: либо использовать кассовый аппарат, либо \»ходить под штрафом\», но зато не тратить 12 тысяч в год.

Итак, с денежным вопросом мы разобрались. При безналичных платежах вы ничего не выдаете клиенту, при наличных платежах, в зависимости от того, к какому \»случаю\» вы попадаете, — либо кассовый чек, либо бланк строгой отчетности, либо товарный чек, либо ничего.

Переходим к процессу передачи товара или оказания услуги.

Что нужно выписать клиенту при передаче товара?

Факт передачи товара подтверждается накладной. В ней указывается, кто передает товар и какой, в каком количестве, и кто его получает. Составление накладной в основном происходит по форме ТОРГ-12. Это самая распространенная форма в предпринимательской деятельности и она принимается для налогового и бухгалтерского учета как документ, подтверждающий перемещение товара от продавца покупателю. Если ваш покупатель — юридическое лицо, то вам необходимо выписать товарную накладную. А если ваш покупатель — физическое лицо, то вы можете выписать товарный чек (а будете ли вы выбивать кассовый чек или нет, зависит от того, к какому \»случаю\» вы относитесь — читайте выше). Кроме того, товарный чек от накладной отличается всего лишь отсутствием строки \»покупатель\». Все остальные реквизиты в документе указываются — номер, дата, наименование продавца, что за товар и по какой стоимости передается.

Если вы являетесь плательщиком НДС, то, помимо накладной, вам необходимо еще выписать счет-фактуру. В соответствующем поле накладной «принял» ваш покупатель должен поставить подпись и печать. Или оставить доверенность. Только таким образом вы докажете, что товар был отгружен покупателю.

Что нужно выписать клиенту при оказании услуги?

В отличие от товара, который можно пощупать, услуга оказана, и факт оказания услуги подтверждается актом выполненных работ. Форма акта выполненных работ может быть любая. К примеру, вот такая

Акт отражает оказание услуги, но не говорит о ее оплате. Оплата осуществляется безналичным или наличным путем, которые мы описывали выше.

Если вы работаете с НДС, то вам необходимо будет выписать счет-фактуру.

Счет-фактура

Если вы являетесь плательщиком НДС, то при любой реализации вы обязаны выписать счет-фактуру, даже если клиенту она не нужна. Если вы не являетесь плательщиком НДС (например, освобождены от уплаты этого налога по статье 145 Налогового кодекса, либо уплачиваете единый налог по упрощенной системе налогообложения, единый сельскохозяйственный налог), то вы можете выписать счет-фактуру, но в столбце, посвященной ставке и сумме НДС вы должны написать \»Без НДС\».

Также, если вы не являетесь плательщиком НДС по причинам, указанным выше, но ваш поставщик предоставляет счет-фактуру и выставляет вам счет на оплату с НДС, то ничего страшного в этом нет. Ведь этот косвенный налог платит он, а не вы. Это для вас входящие документы, поэтому суммы НДС, выставленной вам, пугаться не стоит.

Договор

Наши клиенты очень часто спрашивают — а нужен ли договор между вами и покупателем (заказчиком услуги)? Договор — это письменное подтверждение вашей устной договоренности. В договоре вы указываете все условия сделки. И договор важен, скорее, для того, чтобы ваши права вдруг не были нарушены, ведь с этим документом вы можете пойти в суд, а устный договор, как говорится, к делу \»не пришьешь\». Да и при устной договоренности вы можете друг друга неправильно понять. А в письменной форме все написано на бумаге, и как говориться \»из песни слов не выкинешь\». Поэтому все договоры, которые вы подписываете, пожалуйста, читайте до такой степени, чтобы он был вам понятен, иначе вы можете попасть в неприятную ситуацию.

Есть несколько типовых договоров. Все основные типы договоров перечислены в Гражданском кодексе РФ. Этим документом утверждены основы договоров, в котором соблюдены все права и обязанности каждой из сторон договора. При составлении договора необходимо учитывать положения Гражданского кодекса по поводу этого типа документа.

Н. Скворцова

Основой учета являются первичные документы, которыми оформляются любые хозяйственные операции. В зависимости от того, чем занимается ИП — оказывает услуги, выполняет работы или продает товары — он оформляет свои взаимоотношения с покупателями и клиентами. Также в большинстве случаев он сам выступает в роли покупателя товаров и услуг, которые использует в своей предпринимательской деятельности. Взаимоотношения с поставщиками и подрядчиками должны быть соответствующим образом оформлены. Обо всем этом расскажем в сегодняшнем материале.

Типы документов

Надо сказать, что различных видов первичных документов существует немало. Но в первую очередь ИП нужно запомнить такие:

  1. Договор.
  2. Счет на оплату.
  3. Кассовый чек или иной документ об оплате (БСО, товарный чек).
  4. Товарная накладная.
  5. Акт выполненных работ, оказанных услуг.
  6. Счет-фактура.

Вовсе не обязательно, что в работе предприниматель будет использовать все эти документы. Например, если ИП на УСН оказывает услуги юридическим лицам и другим предпринимателям, то он будет заключать договоры, выставлять счета на оплату, подписывать акты оказанных услуг. А вот с такими документами, как и счет-фактура и кассовый чек, он иметь дела не будет.

Рассмотрим каждый из этих документов более подробно.

Что нужно знать о договоре

Договор — это первый документ, который подписывают стороны сделки. Договор в классическом виде составляется на бумаге в 2-х экземплярах и подписывается обеими сторонами с указанием их реквизитов. В договоре стороны прописывают важные моменты своего сотрудничества:

  1. Предмет, то есть то, в отношении чего заключается сделка. Например, договор на продажу определенного товара или на оказание какой-либо услуги.
  2. Стоимость предмета договора и порядок расчета.
  3. Права, обязанности и ответственность продавца и покупателя.
  4. Порядок, в соответствии с которым стороны могут внести изменения в договор, расторгнуть его и решить возникшие разногласия.

Договор вовсе не обязательно должен быть составлен в письменной форме. Например, если ИП занимается розничной продажей товаров, то он, по сути, заключает устный договор с каждым своим покупателем. Объектом этого договора является предложенный товар, ценой — его стоимость на ценнике. Если покупатель этот товар оплачивает, значит, он принимает предложенные условия. Факт заключения такого договора подтверждается выдачей покупателю кассового чека или заменяющего его документа.

Одной из форм договора является оферта — это предложение о заключении сделки, направленное неограниченному кругу лиц. Оферта чаще всего размещаться публично, например, на сайте. Факт оплаты считается принятием условий договора — акцептом оферты.

Счет на оплату

На самом деле счет на оплату, скорее, удобный, нежели необходимый для учета документ. В нем содержится информация о количестве /объеме и стоимости товаров или услуг, подлежащих оплате. Обычно счет направляется покупателю — юридическому лицу или ИП — для оплаты «безналом», то есть через банк.

Форма счета может разрабатываться предпринимателем самостоятельно. Ниже предложена одна из возможных форм, которую довольно часто применяют субъекты бизнеса.

Образец счета

Кстати, существует документ, который объединяет в себе договор и счет на оплату. Он так и называется — счет-договор. По сути, это счет, в который внесены обязательные условия договора (их называют существенными). Его образец представлен ниже.

Образец счета-договора

Документы о приеме платы

Таких документов существует несколько, и выбор делается не по желанию, а в зависимости от условий работы.

Важно! Единственный случай, когда ИП ничего не должен выдавать покупателю при получении от него денежных средств — это прием оплаты непосредственно на банковский счет. В этом случае на руках у покупателя остается документ из банка, который подтвердит факт осуществления им платежа.

Обычно через банк рассчитываются между собой юридические лица и предприниматели. А вот расчеты с покупателями — физическими лицами субъект бизнеса должен подкреплять документами. Это необходимо при приеме оплаты наличными деньгами, банковскими картами или электронными средствами платежа (кошельками Qiwi, Яндекс.Деньги и другими). Документ остается у покупателя и служит подтверждением факта оплаты.

В большинстве случаев ИП лишен права выбора того, какой именно документ оформлять, — все регламентировано законом. Так, если предприниматель применяет ОСНО или УСН и торгует в розницу, то он обязан использовать кассовый аппарат. Соответственно, покупателю необходимо выдавать кассовый чек. Если ИП применяет ЕНВД либо покупает патент и при этом занимается розничной торговлей или работает в сфере общественного питания, вопрос с кассой решается так:

  • при наличии сотрудников ККТ обязательна с 1 июля 2018 года;
  • при самостоятельной работе ККТ можно не применять до 1 июля 2019 года.

Что касается оказания услуг населению, то вне зависимости от наличия работников и применяемой системы налогообложения без ККТ можно работать до 1 июля 2019 года. Однако взамен кассового чека покупателю нужно выдавать бланк строго отчетности (БСО). Причем всегда, а не только по требованию. БСО можно заказать / купить в типографии, сформировать посредством автоматизированной системы, в том числе онлайн через специальный сервис.

Внимание! Сформировать БСО на обычном компьютере нельзя — они не будут действительны.

Товарная накладная

Накладная применяется, если ИП реализует товар другому предпринимателю или юридическому лицу. При продаже обычным физическим лицам (не ИП) этот документ не оформляется. Составляется товарная накладная в 2-х экземплярах:

  • один для поставщика в качестве подтверждения факта отгрузки товара;
  • другой для покупателя — по нему он будет получать этот товар.

Чаще всего товарная накладная составляется по форме ТОРГ-12.

Образец накладной ТОРГ-12

Акт приемки

Акты приемки выполненных работ или оказанных услуг являются важными первичными документами. Они подтверждают факт исполнения услуги (выполнения работы), а также то, что заказчик их принял и не имеет претензий к исполнителю.

Составляется акт в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами. Из названия понятно, что составляется этот документ по итогам работы исполнителя. Если сотрудничество продолжительное, а услуги оказываются часто, акт можно составлять периодически. Например, договор заключен на год, услуга оказывается 1 раз в неделю — в таком случае акт можно составлять 1 раз в месяц.

Счет-фактура

Счет-фактура — важный документ для плательщиков НДС. Этот налог уплачивают ИП (и компании), которые применяют основной налоговый режим. При применении УСН, ЕНВД, ЕСХН (до 2019 года) и патентной системы НДС не уплачивается (хотя из этого правила есть исключения). Поэтому если ИП применяет один из специальных режимов, формировать счет-фактуру он не должен. Более того, если он по просьбе покупателя выставит счет-фактуру и выделит в нем сумму НДС, то обязан будет этот налог уплатить в бюджет и подать декларацию.

ИП — плательщики НДС выписывают счет-фактуру в обязательном порядке. Сделать это необходимо не позже, чем через 5 дней после отгрузки товара. Составляется документ в 2-х экземплярах — по одному для покупателя и продавца.

Если ИП является плательщиком НДС, ему также важно своевременно получать счета-фактуры от своих поставщиков, поскольку этот документ является основанием для применения им вычета НДС.

Какие документы сотрудник должен приложить к авансовому отчету, оплатив наличными оказанные организации услуги?

Сотрудник организации (УСН) оплатил оказанные компании услуги наличными средствами. Какие документы он должен приложить к авансовому отчету? Обязателен ли договор об оказании услуг?

Полагаем, что сотрудник действовал от имени вашей организации на основании выданной доверенности, поскольку работник, не имеющий доверенности организации, при расчетах выступает как частное лицо. Услуги, оказанные вашей организации, получены.

Подотчетному лицу следует приложить к авансовому отчету следующие документы:

1. Документ, подтверждающий факт оплаты оказанных (полученных) услуг.

В случае оплаты вашей организацией (через подотчетное лицо) выполненных услуг наличными денежными средствами подтверждением получения наличных денежных средств должен быть кассовый чек, который формируется в кассовом аппарате исполнителя услуг.

Обращаем внимание, в общем случае согласно пункту 1 статьи 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Закон № 54-ФЗ) при получении наличных денежных средств в т. ч. и за оказание услуг организациями и индивидуальными предпринимателями, обязательно применение контрольно-кассовой техники, включенной в государственный реестр.

Однако организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся плательщиками ЕНВД), для отдельных видов деятельности, не подпадающих под действие пунктов 2 и 3 статьи 2 Закона № 54-ФЗ, при осуществлении деятельности, установленной пунктом 2 статьи 346.26 НК РФ, могут не применять контрольно-кассовую технику при получении наличных денег, если по требованию покупателя выдают документ, содержащий следующие сведения:

· наименование документа;

· порядковый номер документа, дату его выдачи;

· наименование для организации и фамилию, имя, отчество для индивидуального предпринимателя;

· ИНН;

· наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров, выполненных работ, оказанных услуг;

· сумму оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами или с использованием платежной карты, в рублях;

· должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись.

Говоря иными словами, для принятия в целях исчисления УСН расходов вашей организации необходимо иметь:

· в общем случае — чек ККТ от контрагента (выданный сотруднику при оплате выполненных услуг);

· в частном случае (при применении контрагентом режима ЕНВД) — документ, выданный по требованию вашей организации, содержащий обязательные сведения.

2. Документ, подтверждающий факт получения вашей организацией услуг.

При оказании услуги оформляется первичный документ – двусторонний акт, свидетельствующий об оказании оговоренного объема услуг (услуга не имеет материально-вещественного воплощения, соответственно подтвердить факт оказания услуги в объеме, предусмотренном договором, и по установленной цене следует актом). Документ должен быть оформлен в соответствии с требованиями пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Что касается вопроса о том, обязательно ли представлять договор, то по нашему мнению наличие договора не обязательно.

По нормам гражданского законодательства (гл. 28 части первой ГК РФ) договор считается заключенным, если одна сторона сделала предложение, а другая сторона совершила действие по исполнению указанных в этом предложении условий (такие как отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т. п.).

Обращаем внимание, что согласно пункту 6 Указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов», действующему в настоящее время, наличные расчеты в валюте РФ между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей. Говоря иными словами, если сумма по договору между вашей организацией и контрагентом превышает 100 000 рублей, то все расчеты по договору должны производиться в безналичном порядке.

О том, как удерживать задолженность по подотчетным суммам в «1С:Предприятии» — см. в справочнике «Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах “1С”» раздела «Кадры и оплата труда» в информационной системе 1С:ИТС

Информационная система 1С:ИТС обновляется каждый день и содержит готовые консультации по бухгалтерскому, налоговому и кадровому учету. Вполне возможно, что ответы на конкретные практические вопросы, которые Вы сейчас ищете, уже есть в разделе «Отвечает аудитор» Информационной системы 1С:ИТС.

А чтобы не пропускать свежие консультации экспертов и другую полезную информацию, Вы можете подписаться на бесплатную рассылку: http://its.1c.ru/news/subscription.php

Вы можете заключить договор информационно-технологического сопровождения с рекомендованным фирмой «1С» партнером

Какие документы интернет-магазин должен предоставить клиенту при оплате через Яндекс.Кассу?

Здравствуйте.
Есть Интернет.Магазин.
Организация работает только по безналу. Причем во всех отчетных документах заявлена оптовая торговля. Розничной торговли, как таковой нет, хотя юр.лица иногда присылают небольшие суммы. Кассового аппарата нет и не планируется.
Хотим подключить интернет-магазин к Яндекс.Кассе, чтобы принимать платежи от физлиц, в том числе и небольшие. Физлица через Яндекс.кассу смогут платить любым доступным способом (картами, яндекс.деньгами, налом через терминал итп).
С технической стороной этой задачи вопрос подключения решаемый.
Основное, что пока тормозит внедрение приема платежей через Яндекс.Кассу — это различные юридические и бухгалтерские вопросы. Бухгалтерия и руководство хочет, чтобы все было оформлено правильно, чтобы у проверяющих органов не возникло почвы для лишних вопросов. В случаях, когда компания-продавец изначально ориентирована на розницу, когда покупатели физлица, есть кассовый аппарат итп, добавление агрегатора Яндекс.Касса проходит проще. Наша компания с одной стороны хочет принимать платежи, через Яндекс.Кассу, с другой стороны не хочет попасть под критерии налоговой инспекции — Розничная Торговля. (Розничную торговлю проверяют сильнее — лишний геморрой с проверками никому не нужен)
Раньше с каждым покупателем (с юр.лицами и с физ.лицами) наша организация заключала договор. С физлицами, если они были согласны оплатить через банк на р/с нашей компании, тоже заключался договор. При этом у физ.лиц просили для договора паспортные данные. Для бухгалтерии получается все красиво, но я понимаю, что это сильно отпугивает потенциальных покупателей. Сейчас все хотят оформления в несколько кликов и мало кто готов предоставлять паспортные данные итп, если есть альтернатива. Хотелось бы, чтобы от покупателя требовать минимум данных, но при этом чтобы все было оформлено по закону.
В случае, если покупатель (физ.лицо) оплачивает организации через Яндекс.Кассу, какие документы организация должна предоставить покупателю? Какие данные требовать от покупателя? Можно ли обойтись без паспортных данных.? Как в бухгалтерии такие оплаты/отгрузки отражаете?
P.S. Я знаю, что многие интернет-магазины могут закрывать глаза на правильное оформление документов, работают полулегально итп. Но хотелось бы узнать опыт тех, кто все оформляет, как положено, или хотя бы стремится к этому.