Депонирована не выданная в срок заработная плата

Содержание

Депонирование заработной платы

В тех случаях, когда заработанное вознаграждение не перечисляется на банковскую карточку работника безналичным способом, а выдается в кассе, всегда могут сложиться ситуации, когда деньги готовы к выдаче, но человек не смог явиться за ними в назначенное время. Причины могут оказаться различными: отсутствие по болезни, вследствие командировки или вызванное другими обстоятельствами. Как в таких случаях должен поступить кассир или бухгалтер?

Законодательством для этого предусмотрена процедура депонирования заработной платы. Расскажем о том, как она должна проводиться.

В чем смысл депонирования

По законодательству, работодатель сам может выбирать способ выплаты заработанного сотрудниками вознаграждения:

  • безналичный расчет, не требующий личного присутствия сотрудников,
  • кассовую выплату наличных средств по ведомости.

В последнем случае предполагается, что это происходит по месту работы, и нерабочие часы персонала не будут тратиться на перемещения для того, чтобы получить заслуженные финансы.

Если трудящийся не успел подойти к кассиру, собственноручно поставить подпись в ведомости и забрать свои деньги в положенное время, при этом никому не поручал совершить это вместо себя, не выданная з/п должна быть депонирована.

Депонирование – это бухгалтерское отражение в первичной учетной документации зарплатных сумм как не выданных на руки наемному работнику.

Сроки для депонирования

Если з/п выдается кэшем, это должно отражаться в специальных унифицированных формах документов, утвержденных постановлением Государственного комитета статистики России от 05 января 2004 г. № 1:

  • платежная ведомость — Т-53;
  • расчетно-платежная ведомость — Т-49.

На первом листе этого документа обязательно проставляется дата, когда он сформирован и выдается з/п. Период, который можно держать финансовые средства в кассе фирмы, а значит, время на их получение сотрудниками, ограничены источником финансов, предназначенных на выплату трудового вознаграждения:

  • деньги поступили из банка – с даты поступления, включая и этот день, средства можно держать в кассе не долее 5 дней, затем их придется возвратить обратно в банк;
  • в качестве з/п используется наличность от выручки – эти деньги остаются финансовым кассовым лимитом, поэтому должны быть сняты по истечении рабочего дня, если сумма оказывается больше разрешенного кассового остатка; зарплату при этом нужно выплатить в течение текущего дня.

Если установленное время истекло, а работник не явился за своими деньгами, бухгалтер депонирует их, а ведомость будет закрыта.

Действия бухгалтера (кассира) при депонировании

По истечении времени, отведенного для выплаты зарплатных средств, бухгалтер должен произвести последовательные действия, регламентированные Порядком ведения кассовых операций (о депонировании говорит п.18).

  1. Для подтверждения получения денег сотрудниками в ведомостях предусмотрены соответствующие графы: 23 – «Деньги получил» в платежной ведомости и 5 – «Подпись в получении денег» в расчетно-платежной. Если по истечении разрешенного времени после открытия ведомости подписей сотрудников в этих графах не появилось, бухгалтер прикладывает специальный штамп либо пишет в них «Депонировано».
  2. Внизу ведомости указываются отдельно и подсчитываются выданные и депонированные з/п, они должны совпадать с общим итогом, в чем кассир (бухгалтер) и расписывается в ведомости.
  3. ВАЖНО! Если средства выдавал не кассир, а другое лицо по его поручению, то внизу документа необходима дополнительная отметка о том, кем выдавались деньги по данной ведомости.

  4. Цифры депонированных з/п заносятся в особый реестр (форма не утверждена законодательством, предприятие может разработать ее самостоятельно и зафиксировать во внутренней документации).
  5. На денежные суммы, выданные в качестве зарплаты, требуется составить расходный кассовый ордер (форма № КО-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88), его реквизиты также отмечаются на ведомости и вписываются в кассовую книгу.
  6. Все записи, предварительно заверенные подписью бухгалтера (кассира), должны быть переданы на контроль главному бухгалтеру или руководству.
  7. Денежные средства, не выданные работникам, кассир обязан сдать в банк, так как держать в кассе суммы, превышающие дозволенные лимиты, запрещено, пусть даже они предназначены на будущие траты.

Бухгалтерские проводки депонированной зарплаты

Не важно, когда именно представитель персонала должен был получить на руки и не получил свои «кровные», бухучет по з/п должен касаться того месяца, когда ее начислили, как это утверждается в п. 5 ПБУ 1/2008. Бухгалтерские процедуры разделяются на три части: начисление, депонирование и выплата депонированной з/п.

Начисление средств на зарплату:

  • дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44), кредит 70 – «Заработная плата начислена»;
  • дебет 70, кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ» – «С суммы заработной платы удержан НДФЛ»;
  • дебет 70, кредит 50 (51) – «Заработная плата выплачена за вычетом суммы НДФЛ».

Депонирование зарплатных сумм проводится по субсчету «Расчеты по депонированным суммам», являющемуся частью счета 76 «Расчеты с различными дебиторами и кредиторами»:

  • дебет 70, кредит 76 – «Сумма неполученной зарплаты депонирована»;
  • дебет 51, кредит 50 – «Сумма депонированной заработной платы зачислена на расчетный счет организации».

Выплата депонированных зарплатных средств:

  • дебет 50, кредит 51 – «Получены деньги в банке на выдачу депонированной зарплаты»;
  • дебет 76, кредит 50, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» – «Депонированная зарплата выдана сотруднику».

Депонированные деньги, налоги и взносы

Если финансы для з/п получают из банка, НДФЛ с них перечисляется сразу по получении, той же датой (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), еще до того, как открывается зарплатная ведомость для выплаты денег персоналу.

Выручка в наличной форме для выплаты заработанных денег позволяет удержать НДФЛ тогда, когда деньги отдаются рабочим (п. 4 ст. 226 НК РФ), а совершить налоговый платеж можно на следующий за зарплатой день.

Взносы в различные фонды социального страхования нужно производить независимо от дней выдачи зарплаты: для этого предусмотрен обязательный срок, не превышающий середины следующего за зарплатным месячного периода (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Депонирование зарплаты никоим образом не влияет на эти сроки.

Как получить депонированные деньги?

Сотрудник, просрочивший время получения своей зарплаты, должен обратиться к кассиру или в секретариат (письменной или устной должна быть форма обращения, решается на предприятии). Зарегистрированная заявка передается главбуху, который учтет эти средства как дополнительные кассовые поступления.

В каких случаях депонированную зарплату уже не отдадут?

Не полученные по каким-либо причинам средства, вернувшиеся на счет фирмы, заработавший их человек может потребовать в течение довольно продолжительного, но не бесконечного времени.

Возвращенные в банк финансы, которые представляли в свое время заработную плату, превратятся просто в прибыль организации и уже не могут быть выплачены по требованию работника после истечения трехгодичного срока (ст. 196 ГК РФ).

Если такое произошло, то эти средства будут проходить по статье доходов, именно так учитываясь в бухгалтерии и налогообложении.

Бухгалтеру предлагается отражать это так: дебет 76, кредит 91-1, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» – «Депонированная заработная плата списана по истечении срока востребования».

Конкретный пример депонирования

25 сентября 2016 г. сотрудникам ООО «Клиент-Сервис» была начислена заработная плата за сентябрь 2016 г.

27 октября 2016 г. компания сняла с расчетного счета для выплаты заработной платы 1 400 000 руб., оприходовав эту сумму в кассу.

Кассир выдавал заработную плату сотрудникам компании в период с по 28 по 30 сентября по платежной ведомости от 27.09.2016 № 123. В эти дни за своей заработной платой не явились двое сотрудников: А.П.Изуграфов (находился в командировке), должен был получить 14 800 руб., и С.И. Тарантаева (в связи с временной нетрудоспособностью по болезни), ей причиталось 17 200 руб.

В конце дня 30 сентября кассир ООО «Клиент-Сервис» сформировал реестр депонированных сумм, сделал записи в книге учета депонированной заработной платы и сдал депонированные суммы в банк.

Депонированная заработная плата была выдана:

  • 15 октября 2016 г. – А.П.Изуграфову;
  • 12 октября 2016 г. – С.И.Тарантаевой.

В бухгалтерском учете ООО «Клиент-Сервис» это было отражено следующими проводками:

  • 25 сентября 2016 г.: дебет 44, кредит 70 – 1 400 000 руб. – «начислена заработная плата за сентябрь 2016 г.», сформированы ведомости на выдачу заработной платы;
  • 26 сентября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 1 400 000 руб. – «Получены в банке деньги на оплату труда»; дебет 70, кредит 50 — 1 368 000 руб. (1 400 000 руб. – 14 800 руб. – 17 200 руб.) – «Выдана из кассы заработная плата»;
  • 30 сентября 2016 г.: дебет 70, кредит 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» 32 000 руб. (14 800 руб. + 17 200 руб.) – «Депонирована не полученная сотрудниками зарплата»; дебет 51, кредит 50 – 32 000 руб. – «Депонированная зарплата внесена на расчетный счет организации»;
  • 12 октября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 17 200 руб. – «Деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании»; дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам», кредит 50 – 17 200 руб. – «Выплачена депонированная зарплата за август С.И. Тарантаевой».
  • 15 октября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 14 800 руб. – «Деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании»; дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам», кредит 50 – 14 800 руб. – «Выплачена депонированная зарплата за сентябрь А.П. Изуграфову».

Учет не выданной в срок заработной платы

Любой бухгалтер может рано или поздно столкнуться с ситуацией несвоевременной выплаты заработной платы работникам. Порядок учета таких операций и последствия для организации зависят, прежде всего, от причин нарушения сроков оплаты труда.

Заработная плата не выплачена по вине работодателя

Одной из основных обязанностей работодателя согласно ст. 22 ТК РФ является выплата в полном размере и в установленные сроки причитающейся работникам заработной платы. Трудовое законодательство содержит четкие нормы в отношении сроков, порядка и места выплаты. Этот вопрос регламентируется, прежде всего, ст. 136 и 140 ТК РФ, а также коллективными договорами, иными локальными актами.

По общему правилу, заработная плата должна выплачиваться не реже, чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором. Это принципиальный момент: выплата зарплаты один раз в месяц (даже если это производится по «желанию работника» или по «соглашению между работником и работодателем») – однозначно квалифицируется как нарушение трудового законодательства (письмо Роструда от 01.03.07 № 472-6-0).

Нужно отметить, что Роструд в письме от 08.09.06 № 1557-6 разъяснил: кроме формального выполнения работодателем требования о выплате заработной платы не реже двух раз в месяц, при определении размера аванса следует учитывать фактически отработанное работником время (фактически выполненную работу).

Особое внимание следует обратить на то, что при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата производится накануне этого дня. К примеру, если сроки выдачи заработной платы установлены «20-го числа текущего месяца и 5-го числа следующего месяца», то первую часть зарплаты за май следовало бы выдать 20 мая, однако поскольку в 2012 г. этот день приходится на воскресенье, фактически выплатить зарплату за первую половину мая работодателю придется 18 мая, в пятницу.

Оплата отпуска должна производиться не позднее, чем за три дня до его начала. А рассчитаться с увольняемым работником необходимо в день увольнения. Если же в этот день он не работал, все причитающиеся ему суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

Ответственность организации-работодателя и ее руководителей

На практике нередки случаи нарушения организациями установленных сроков выплаты заработной платы, иногда это связано с недобросовестностью работодателя (работников аппарата управления, ответственных за осуществление расчетов с персоналом), но бывают и случаи, когда организации просто нечем выплачивать зарплату и отпускные. Причинами тому могут быть как неэффективное управление и нерациональное планирование денежных потоков, так и непредвиденные ситуации, кризисные явления и другие проблемы. Тем не менее, если сроки выплаты заработной платы нарушены, это в любом случае чревато серьезными последствиями.

Начнем с того, что согласно ст. 236 ТК РФ в случае, если работодатель нарушил установленные сроки выплаты зарплаты, отпускных, выплат при увольнении и других сумм, причитающихся работникам, он должен выплатить денежную компенсацию – проценты в размере не менее 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ в отношении не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня после предусмотренного срока выплаты и заканчивая днем фактического расчета (включительно). Выплатить такую компенсацию нужно вместе с основной суммой задолженности (одновременно с погашением долга перед работником).

Главное, что нужно помнить: денежная компенсация должна выплачиваться во всех случаях задержки, вне зависимости от ее причин. Даже в случае, если у организации по не зависящим от нее причинам не было денег, чтобы рассчитаться с работниками вовремя, придется начислять проценты в их пользу за весь период просрочки. Если же компенсация не будет выплачена, это станет еще одним нарушением трудового законодательства, и работники смогут истребовать причитающиеся им проценты в судебном порядке.

Подчеркнем: в ст. 236 ТК РФ установлена нижняя граница компенсации (не менее 1/300 ставки рефинансирования), в конкретной организации коллективный договор может предусматривать и более высокие компенсации.

Если в периоде задержки выплаты заработной платы ставка рефинансирования меняется, расчет производят исходя из периода действия каждой из ставок (т. е. учитывают такое изменение). Хотя конкретных указаний на этот счет в трудовом законодательстве нет, такой подход вытекает из требований здравого смысла.

Анализ нормы ст. 236 ТК РФ позволяет сделать вывод: начислять компенсацию нужно на причитающиеся работнику выплаты, т. е. на сумму к выдаче после удержания НДФЛ.

Выплаченная компенсация является доходом, освобождаемым от налогообложения на основании п. 3 ст. 217 НК РФ, вне зависимости от того, предусмотрена она в коллективном либо трудовом договоре или нет.

Страховые взносы на сумму компенсации, по мнению Минздравсоцразвития России (письмо от 15.03.11 № 784-19), начисляются на общих основаниях, включая и взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Спорить с этой позицией сложно, ведь в соответствии с ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений. Денежная компенсация (хоть она и представляет собой компенсационную выплату, связанную с материальной ответственностью работодателя перед работником, а не с оплатой за его труд) является выплатой, начисляемой в пользу работника именно в рамках трудовых отношений с ним.

Кроме того, если допущено нарушение трудового законодательства (в том числе и в форме задержки выплаты заработной платы) организация-работодатель и конкретное должностное лицо, допустившее нарушение, могут быть привлечены к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП РФ, но только при наличии их вины в такой задержке.

С организации могут взыскать штраф от 30 000 до 50 000 руб. или приостановить ее деятельность на срок до 90 суток. На должностное лицо могут наложить штраф от 1 000 до 5 000 руб. А если это лицо уже подвергалось административному наказанию за аналогичное нарушение, повторное нарушение влечет его дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

Возможны и более серьезные последствия для управленцев, по вине которых было нарушено трудовое законодательство, а именно – уголовная ответственность, предусмотренная ст. 145.1 УК РФ. Она может быть возложена не только на руководителя организации, но и на руководителя филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения организации.

Правда, в отличие от материальной ответственности, тут решающим фактором является причина задержки. Привлечь виновника к уголовной ответственности можно только в том случае, если доказано, что невыплата совершена именно из корыстной или иной личной заинтересованности.

Частичная невыплата свыше 3 месяцев наказывается штрафом до 120 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 1 года, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 1 года, либо принудительными работами на срок до 2 лет, либо лишением свободы на срок до 1 года. Полная невыплата свыше 2 месяцев наказывается штрафом от 100 000 до 500 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 3 лет, либо принудительными работами на срок до 3 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового, либо лишением свободы на срок до 3 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового.

Право работника приостановить работу

Когда работнику задерживают зарплату, он не только может претендовать на денежную компенсацию, но и имеет право приостановить работу. Однако сделать это он вправе не прямо со следующего дня после пропущенного работодателем срока выплаты зарплаты или иных сумм. В соответствии со ст. 142 ТК РФ право приостановить работу (на весь период до выплаты задержанной суммы) возникает в случае задержки выплаты зарплаты на срок более 15 дней. То есть фактически с 16-го дня после истечения установленного срока выплаты заработной платы. Причем работник обязан в письменной форме известить работодателя о приостановлении работы.

В ст. 142 ТК РФ перечислен ряд случаев, когда приостановление работы не допускается.

В период приостановления работы работник имеет право в свое рабочее время отсутствовать на рабочем месте, однако он обязан выйти на работу не позднее следующего рабочего дня после получения письменного уведомления от работодателя о готовности произвести выплату задержанной заработной платы в день выхода работника на работу.

К сожалению, вопросы оплаты работнику периода, в течение которого он приостанавливал работу, в трудовом законодательстве не урегулированы.

В Обзоре законодательства и судебной практики Верховного суда Российской Федерации за четвертый квартал 2009 г. (утв. постановлением Президиума ВС РФ от 10.03.10) было выражено такое мнение: поскольку Трудовым кодексом РФ специально не оговорено иное, работник имеет право на сохранение среднего заработка за все время задержки ее выплаты, включая период приостановления им исполнения трудовых обязанностей. Иными словами, работнику, вынужденно приостановившему работу в связи с задержкой выплаты заработной платы на срок более 15 дней, работодатель обязан возместить не полученный им средний заработок за весь период ее задержки с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере, установленном ст. 236 ТК РФ.

В Определении ВС РФ от 03.09.10 № 19-В10-10 указано: право работников на отказ от выполнения работы является мерой вынужденного характера, предусмотренной законом для стимулирования работодателя к обеспечению выплаты работникам определенной трудовым договором заработной платы в установленные сроки, и это право предполагает устранение работодателем допущенного нарушения и выплату задержанной суммы. А потому за время, когда работник не выходил на работу по причине приостановления работы из-за задержки выплаты зарплаты, ему должен сохраняться средний заработок.

Поскольку отсутствие оплаты труда является противоправным действием (бездействием) работодателя, то именно он в силу ст. 234 ТК РФ должен нести перед работником материальную ответственность в размере его полного среднего заработка. Риск организации производства лежит на работодателе, в силу чего он обязан оплачивать труд своих работников вне зависимости от финансовых результатов своей деятельности. Следовательно, если работники приостанавливают работу ввиду
незаконного лишения его работодателем трудиться, последний должен оплатить приостановление работ, как время вынужденного прогула работника.

Повторно приостановить работу уже после того, как работодатель выплатил первоначальный долг по зарплате (теперь уже из-за неоплаты периода приостановки работы), работники не вправе, законодательством это не предусмотрено.

Бухгалтерский учет выплат работникам

Тот факт, что организация, пусть даже по объективным причинам, не может выплатить заработную плату в срок, не освобождает ее от необходимости начислять причитающиеся работникам суммы в общем порядке.

Задолженность перед работниками формируется по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», и именно на этом счете она должна продолжать числиться до тех пор, пока организация не начнет выплаты. Оснований депонировать ее не имеется, ведь депонирование подразумевает, что зарплата не была выдана по причине неявки самого работника, хотя работодатель был готов ее выдавать и получил необходимые деньги из банка в кассу. Тут же обратная ситуация: сама организация задержала выдачу зарплаты, и, при всем желании, у работников нет никакой возможности получить причитающиеся им суммы.

Денежную компенсацию (проценты) за задержку выплаты зарплаты нужно отражать на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», поскольку эта выплата связана не с оплатой труда, а с возмещением ущерба, причиненного работнику работодателем. Поскольку данная выплата по своей сути является штрафной санкцией, применяемой к работодателю за нарушение договорных трудовых обязательств, ее нужно рассматривать, как разновидность прочих расходов организации и списывать в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Работник не получил зарплату в установленные сроки

Теперь перейдем к случаям, когда в неполучении заработной платы в срок виноват сам работник. Иными словами, если работодатель был готов выплатить зарплату, в кассе была необходимая сумма, но работник по какой-то причине сам не явился и не получил причитающиеся ему деньги (например, был болен, находился в командировке и т. д.).

Конечно, это все неактуально, если заработную плату перечисляют на банковские счета сотрудников (к примеру, на так называемые зарплатные карты). Ведь тогда совершенно не важно, находится он на рабочем месте или нет, все суммы выплачиваются в безналичном порядке исходя из того, когда именно бухгалтер представил в банк соответствующие платежные поручения и сколько времени требуется банку на их исполнение (зачисление средств на счета конкретных
работников).

Если заработная плата и иные причитающиеся работникам суммы выплачиваются из кассы, вполне возможна ситуация, когда к концу установленного срока выдачи зарплаты все-таки останется одна или несколько не полученных работниками сумм. В этом случае бухгалтеру придется их депонировать. Но никаких компенсаций (процентов) работнику причитаться уже не будет, ведь он сам не получил зарплату в пределах установленных сроков, и никакого нарушения сроков выдачи со стороны работодателя в этом случае усматриваться уже не будет.

Налог на доходы физических лиц при депонировании заработной платы

При начислении и выплате заработной платы с работников удерживается НДФЛ. Если организация получает денежные средства для выдачи заработной платы в кассу со своего расчетного счета, порядок уплаты НДФЛ в бюджет будет единым вне зависимости от того, выдана зарплата или депонирована. Согласно п. 6 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода (а также со дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках, если выплата дохода производится в безналичном порядке).

В остальных случаях обязанность перечислить сумму НДФЛ, удержанного с доходов, выплачиваемых в денежной форме, возникает не позднее дня, следующего за днем фактического получения налогоплательщиком дохода. Это означает, что в ситуации, когда выдача зарплаты производится из получаемой в кассу наличной выручки (т. е. деньги в банке на выплату доходов работникам организация не снимает), платить НДФЛ нужно не позднее дня, следующего за днем фактической выплаты работнику зарплаты. Иначе говоря, на момент депонирования зарплаты НДФЛ вполне может быть не уплачен; необходимость перечислять суммы налога по работникам-депонентам возникнет только после того, как они фактически получат свою депонированную зарплату.

Бухгалтерский учет депонированных сумм

В бухгалтерском учете расчеты с депонентами отражаются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», для этих целей предусмотрен субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам» (пример).

В дальнейшем выплата депонированных сумм производится по требованию работника (например, когда он выйдет с больничного, вернется из командировки). При этом нет никакой необходимости и оснований дожидаться следующего срока выдачи заработной платы.

В расчетно-платежные и платежные ведомости депонированные суммы повторно не включаются, погашение задолженности отражается непосредственно на счете 76, субсчет 4.

К депонированным суммам применяется общий срок исковой давности. Поэтому, если в течение 3 лет с момента депонирования работник так и не обратится за причитающимися ему суммами, бухгалтер должен списать неистребованную депонентскую задолженность. Это отражается записью по дебету счета 76, субсчет 4 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».

ПРИМЕР

В соответствии с расчетно-платежной ведомостью за текущий месяц работникам торговой фирмы начислена заработная плата – 170 000 руб. и удержан НДФЛ в сумме 19 500 руб. Кассир получил с расчетного счета в кассу наличные деньги – 150 500 руб. В установленные сроки выдачи заработной платы фактически по ведомости было выплачено 110 250 руб. Однако два работника не получили заработную плату (в суммах 19 100 руб. и 21 150 руб. соответственно): один был в это время на больничном, а второй – в отпуске. Кассир исполнил требования Положения № 373-П, составил реестр депонированных сумм, закрыл расчетно-платежную ведомость. Произведены учетные записи:
Д-т сч. 44 «Расходы на продажу»,
К-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
170 000 руб.
начислена заработная плата;
Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,
К-т сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам»
19 500 руб.
удержан НДФЛ;
Д-т сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам»,
К-т сч. 51 «Расчетные счета»
19 500 руб.
перечислен НДФЛ;
Д-т сч. 50 «Касса»,
К-т сч. 51 «Расчетные счета»
150 500 руб.
получены наличные деньги с расчетного счета в кассу для выдачи заработной платы;
Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,
К-т сч. 50 «Касса»
110 250 руб.
выплачена заработная плата;
Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,
К-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсч. 4 «Расчеты по депонированным суммам»
40 250 руб. (19 100 + 21 150)
депонирована заработная плата, не полученная в установленный срок из-за неявки работников;
Д-т сч. 51 «Расчетные счета»,
К-т сч. 50 «Касса»
40 250 руб.
сданы остатки наличных денег из кассы на расчетный счет в банке (сдана депонированная заработная плата)

Чтобы уверенно выполнять начисления и расчеты среднего заработка в самых сложных ситуациях зарегистрируйтесь на онлайн-курс «Расчеты с персоналом по оплате труда». Отсутствие штрафов и претензий со стороны инспекции гарантировано.

Что такое депонирование заработной платы?

В статье рассмотрим ситуацию, когда работник получает зарплату наличными из кассы, так как получение денежных средств на карту не требует присутствия работника на рабочем месте.

Если ра­бот­ник в день вы­да­чи зар­пла­ты от­сут­ство­вал и не по­ру­чал по­лу­чить день­ги дру­гим лицам, его зар­пла­та оста­нет­ся невы­пла­чен­ной. А зна­чит, под­ле­жит де­по­ни­ро­ва­нию. Так как в кассе нельзя хранить неограниченное количество денег — наличность должна быть передана в банк. Приказом руководителя в кассе должен быть установлен лимит (кроме ИП и компаний малого бизнеса ((п. 2 Указания № 3210-У, п. п. 1, 4 Письма ФНС России от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338)). И хотя, согласно порядку ведения кассовых операций (Указание Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У), депонированные суммы не обязательно сдавать в банк, несданные суммы будут учитываться в величине лимита кассы, в отличие от заработной платы.

Обратите внимание! За накопление в кассе организации наличных денег сверх установленного лимита предусмотрена ответственность. ИФНС может наложить одновременно два штрафа (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, п. 4 Письма ФНС России от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338):

  • на организацию — в размере от 40 000 до 50 000 руб.;
  • на ее руководителя — в размере от 4000 до 5000 руб.

Алгоритм действий бухгалтера при депонированной заработной плате

Действие 1. Проверяем расписки в получении денег в расчетно-платежной ведомости.

По истечении 5 дней, отведенных на выплату зарплаты, бухгалтер напротив каждой неполученной суммы в графах «Деньги получил» (при выдаче денег по форме № Т-49) или «Подпись в получении денег» (при выдаче денег по форме N Т-53) должен поставить штамп или отметку от руки «депонировано» в графе, пред­на­зна­чен­ной для под­пи­си.

Если сотрудник не успел получить зарплату, то он может обратиться с устным или письменным заявлением в бухгалтерию с просьбой выдать ему деньги. Бухгалтер по заработной плате делает заявку в банк на получение депонированных денежных средств. Работник может получить эти деньги в день аванса, в день выдачи следующей зарплаты или выдача средств будет отложена на день депонированных выплат (если на предприятии определён таковой). Рекомендации по выплатам депонированных денежных средств обязательно должны быть прописаны в локальных документах организации.

Действие 2. Подводим итог по платежным ведомостям.

В итоговой строке ведомостей формы № Т-49 или формы № Т-53 необходимо посчитать и записать суммы:

  • фактически выданных наличных денег;
  • подлежащие депонированию и сдаче в банк.

Если деньги на зарплату выдавал не кассир, а другое лицо, на ведомости дополнительно делается запись «Деньги по ведомости выдавал (подпись)».

Действие 3. Составляем реестр депонированных сумм.

В Указании о порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У нет требования вести реестр депонированных сумм. Поэтому с 1 июня 2014 г. этот документ считается необязательным. Но он очень удобен для отслеживания задолженности перед работниками, поэтому отказываться от него совсем не стоит. Нумеровать реестры депонированных сумм следует в хронологической последовательности с начала календарного года.

Реестр депонированных сумм составляют в произвольной форме. Рекомендуем включить в него следующие реквизиты:

  • наименование (фирменное наименование) организации;
  • дата оформления реестра депонированных сумм;
  • период возникновения депонированных сумм наличных денег;
  • номер расчетно-платежной или платежной ведомости;
  • фамилия, имя, отчество (при наличии) работника, не получившего наличные деньги;
  • табельный номер работника (при наличии);
  • сумма невыплаченных наличных денег;
  • итоговая сумма по реестру депонированных сумм;
  • подпись кассира;
  • расшифровка подписи кассира.

Реестр депонированных сумм может содержать дополнительные реквизиты, например, о выплате депонированных сумм.

Действие 4. Вносим в книгу учета депонированные суммы.

Обязательство вести книгу учета депонированных сумм также не прописано в Указании о порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У. То есть она не является обязательной. Форму данной книги каждая организация разрабатывает самостоятельно. Книга открывается на год. В ней каждому депоненту отводится отдельная строка, в которой указывают его табельный номер, фамилию, имя и отчество, депонированную сумму.

В группе граф «Отнесено на счет депонентов» должны быть указаны месяц и год, в которых образовалась депонентская задолженность, номера платежных (расчетно-платежных) ведомостей и суммы депонированных выплат, а в группе граф «Выплачено» против фамилии депонента записываются номер расходного кассового ордера и выплаченная сумма за соответствующий месяц.

Действие 5. Заверяем подписью.

После этого кассир подписывает платежные ведомости, реестр и книгу учета депонированных сумм (при их наличии) и передает их на подпись бухгалтеру.

Действие 6. Передаем на проверку.

Заверенные подписью бухгалтера формы № Т-49 или № Т-53, реестр и книгу учета депонированных сумм необходимо передать на проверку главному бухгалтеру.

Действие 7. Оформляем расходный кассовый ордер.

Депонированные суммы сдаем в банк, и на сданные суммы составляем один общий расходный кассовый ордер.

Депонированную заработную плату так же выдают сотрудникам по расходному кассовому ордеру. РКО подписывает главный бухгалтер организации (либо иное лицо, уполномоченное на подписание кассовых документов приказом или доверенностью (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У)).

Дату и номер расходного кассового ордера указывают в книге депонентов или реестре депонированной заработной платы.

Обратите внимание! Законодательством не предусмотрено смещение сроков уплаты страховых взносов в случае депонирования зарплаты. Следовательно, работодатель начисляет страховые взносы независимо от того, получил фактически работник зарплату или организация перевела ее на депонент.

Налоговое законодательство в отношении депонирования

НДФЛ

По правилам, действующим до 1 января 2016 года, бухгалтер перечислял налог с такой зарплаты в день получения в банке денег на ее выплату (Пункт 6 ст. 226 НК РФ (ред., действ. до 01.01.2016). И только если деньги в банке не получали и зарплата выдавалась из наличной выручки, НДФЛ можно было заплатить на следующий рабочий день после выдачи зарплаты.

Что считать датой выплаты дохода? При депонировании заработной платы выплаты налогоплательщику дохода не производится, то есть заработная плата должна депонироваться с учетом НДФЛ. Самый безопасный вариант — исходить из того, что дата выплаты дохода в виде депонированной зарплаты и удержания из него НДФЛ — это день фактической выдачи денег. И перечислить налог не ранее этого дня и не позднее следующего рабочего дня. Потому что ФНС считает, что сумма, перечисленная в бюджет раньше дня выплаты дохода работнику и удержания НДФЛ из этого дохода, не является налогом (Письма ФНС России от 25.07.2014 № БС-4-11/14507@, от 29.09.2014 № БС-4-11/19714@).

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Пример 1.

Заработная плата начислена работнику 31 октября. 7 ноября заработная плата была депонирована и выплачена депоненту 28 ноября. В какие даты производятся удержание НДФЛ из депонированной заработной платы и перечисление удержанного НДФЛ в бюджет?

Ответ: При выплате депонированной зарплаты 28 ноября 2016 г. НДФЛ должен быть удержан 28 ноября и перечислен не позднее 29 ноября.

Отражаем депонирование в первичных документах и учете

Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам».

В последний день срока, на который открыта расчетно-платежная или платежная ведомость (п. 6.5 Указания № 3210-У) бухгалтер отражает депонирование заработной платы:

  • Дебет 70 Кредит 76, субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам» — депонирована сумма неполученной зарплаты без НДФЛ;
  • Дебет 51 Кредит 50 — сумма депонированной зарплаты зачислена на расчетный счет компании.

Выдача депонированной заработной платы отражается проводками:

  • Дебет 50 Кредит 51 — получены деньги в банке на выдачу депонированной зарплаты;
  • Дебет 76, субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам», Кредит 50 — выдана депонированная зарплата.

Если зарплата не востребована сотрудником в течение трех лет (ст. 196 ГК РФ), то бухгалтер включает ее в со­став до­хо­дов в целях бух­гал­тер­ско­го учета, а в целях налогообложения — в состав внереализационных доходов для целей налогообложения прибыли (Письмо Минфина РФ от 22 декабря 2009 г. № 03-03-05/244).

Для этого нужно:

  • провести инвентаризацию расчетов с сотрудниками по оплате труда,
  • подготовить акт инвентаризации, составить бухгалтерскую справку
  • издать приказ руководителя организации.

Признавать соответствующий доход необходимо в последний день непосредственно того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности.

Списание невостребованной заработной платы отражается проводкой:

Дебет 76, субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам», Кредит 91-1 субсчет «Прочие доходы»

  • депонированная заработная плата включена в состав прочих доходов по истечении срока исковой давности.

Если сотрудник не получил аванс (зарплату за первую половину месяца, выплачиваемую до его окончания), то проводки будут те же.

Пример 2.

В январе 2017 года работникам основного производства ООО «Лабиринт» начислена заработная плата в сумме 500 000 руб. Общая сумма налога на доходы физических лиц, подлежащая удержанию из начисленной заработной платы, составила 65 000 руб.

Сотрудник «Лабиринт» Иванов из-за болезни заработную плату за январь не получил. Ему было начислено 30 000 руб. Сумма налога на доходы, подлежащая удержанию с заработной платы Иванова, составляет 3900 руб. Заработная плата должна быть выдана Иванову в сумме 26 100 руб. (30 000 — 3 900).

В ноябре бухгалтер «Лабиринта» должен сделать записи:

Дебет 20 Кредит 70 — 500 000 руб. — начислена зарплата за январь;

Дебет 70 Кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц» — 65 000 руб. — удержан НДФЛ из заработной платы, начисленной сотрудникам организации.

В день выдачи заработной платы бухгалтер «Лабиринта» сделал записи:

Дебет 50 Кредит 51 — 435 000 руб. (500 000 — 65 000) — оприходованы денежные средства, снятые с расчетного счета на выдачу заработной платы за январь;

Дебет 70 Кредит 50 — 408 900 руб. (435 000 — 26 100) — выдана заработная плата сотрудникам «Лабиринта» (за исключением Иванова);

Дебет 68, субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц», Кредит 51 — 61 100 руб. — перечислен в бюджет НДФЛ (за исключением Иванова).

В день депонирования заработной платы бухгалтер «Лабиринта» должен сделать записи:

Дебет 70 Кредит 76-4 — 30 000 руб. — депонирована заработная плата Иванова;

Дебет 51 Кредит 50 — 30 000 руб. — депонированная заработная плата Иванова сдана на расчетный счет в банк.

Предположим, что Иванов в отчетном году зарплату за январь так и не получил. В этой ситуации сумма его заработной платы в размере 30 000 руб. должна быть указана по строке 1550 баланса за отчетный год.

Пример 3.

Через восемь лет после выхода на свободу в организацию обратился бывший работник, уволенный в связи с осуждением к лишению свободы, с просьбой выплатить неполученную заработную плату. Его зарплата была депонирована, а потом списана. Оплата труда на момент увольнения производилась через кассу организации. Вправе ли работник истребовать указанную заработную плату?

Ответ: В случае если заработная плата работника была депонирована, а депонентская задолженность по истечении срока исковой давности (срок исковой давности по обязательству работодателя произвести окончательный расчет с работником начинает течь со дня, следующего за днем увольнения (в данном случае со дня вступления в законную силу приговора суда)) списана в установленном порядке, истребовать у работодателя неполученную заработную плату бывший работник уже не сможет.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Бюджетное учреждение перечислило заработную плату на банковскую карту сотрудника. Из банка денежные средства вернулись, потому что сотрудник не сообщил работодателю о смене фамилии (то есть он сам виноват в неполучении зарплаты). Учреждение свое обязательство по перечислению зарплаты выполнило.
Должны ли мы сделать запись о депоненте заработной платы сотрудника и потом выплачивать сотруднику депонент?

26 января 2018

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Суммы оплаты труда, не полученные сотрудником в установленный срок не по вине работодателя, подлежат учету с применением счета 304 02 «Расчеты с депонентами». Бухгалтерские записи для отражения рассматриваемой хозяйственной ситуации бюджетному учреждению следует согласовать в порядке, предусмотренном абзацем 2 пункта 4 Инструкции N 174н.

Обоснование вывода:
Согласно абз. 4 п. 129 Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее — Инструкция N 174н), перечисление заработной платы на банковскую карту сотрудника отражается бухгалтерской записью по дебету счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате» в корреспонденции с кредитом счета 0 201 11 610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства».
В рассматриваемой ситуации платежное поручение на перечисление денежных средств вместе с реестром было передано банку своевременно. Однако денежные средства на банковскую карту сотрудника не поступили и вернулись обратно на лицевой счет, поскольку сотрудник своевременно не уведомил работодателя о смене фамилии. В таком случае можно говорить о выплатах работнику, не полученных в установленный срок не по вине работодателя.
Для учета сумм оплаты труда, пособий, пенсий, компенсаций, стипендий, не полученных в установленный срок, применяется счет 304 02 «Расчеты с депонентами» (п. 270 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), п. 137 Инструкции N 174н). Применение счета 304 02 не поставлено в зависимость от того, каким образом должны были быть выплачены средства оплаты труда — через кассу или путем зачисления на банковскую карту сотрудника. Соответственно, в данном случае счет 304 02 обоснованно должен быть применен.
В то же время бухгалтерские записи для отражения ситуации по возврату средств заработной платы, перечисленной на банковскую карту сотрудника, на лицевой счет учреждения в Инструкции N 174н отсутствуют. Прямого указания на возможность применения счета 304 02 в данном случае Инструкция N 174н также не содержит. Соответственно, бухгалтерские записи для отражения рассматриваемой хозяйственной ситуации бюджетному учреждению следует согласовать в порядке, предусмотренном абзацем 2 пункта 4 Инструкции N 174н
Бухгалтерские записи по отражению возврата заработной платы на лицевой счет, ее депонированию как не полученной в установленный срок и последующей выплате могут выглядеть следующим образом:
1) Дебет 0 201 11 510 Кредит 0 302 11 730, одновременно отражается уменьшение забалансового счета 18 (КВР 111, КОСГУ 211)
— возвращена на лицевой счет сумма заработной платы, не зачисленная на банковскую карту сотрудника;
2) Дебет 0 302 11 830 Кредит 0 304 02 730
— на основании Реестра депонированных сумм (ф. 0504047) и Платежных (ф. 0504403) (Расчетно-платежных (ф. 0504401)) ведомостей отражены операции по депонированию суммы оплаты труда (п. 137 Инструкции N 174н);
3) Дебет 0 304 02 830 Кредит 0 201 34 610, 0 201 11 610, одновременно отражается увеличение забалансового счета 18 (КВР 111, КОСГУ 211)
— отражена выдача депонированной заработной платы (абз. 2 п. 138 Инструкции N 174н).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сульдяйкина Валентина

Ответ прошел контроль качества

Проблемы депонирования зарплаты

Если зарплата выплачивается наличными деньгами из кассы, возможны ситуации, когда работник по каким-то причинам не получил свою заработную плату вовремя — например, если в день выдачи зарплаты он был на больничном, в командировке, в отпуске и т.д. В таких случаях бухгалтер должен депонировать соответствующую сумму, сдать лишние наличные деньги из кассы, а впоследствии выдать депонированную зарплату по требованию работника. Однако иногда возникают ситуации, когда срок исковой давности уже истек, а депонированная зарплата так и не получена.

В этой статье мы расскажем, как правильно отражать операции, связанные с формированием и списанием депонированной заработной платы, в бухгалтерском, налоговом и бюджетном учете.

Депонируем и выдаем депонированную зарплату

Необходимость депонировать заработную плату и вести учет депонированных сумм вытекает из требований Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Банком России 22.09.1993 за N 40.

В соответствии с п. 9 Порядка организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (а для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — до 5 дней), включая день получения денег в банке. А согласно п. 18 Порядка по истечении этого срока необходимо произвести депонирование неполученной заработной платы и сдать депонированные суммы оплаты труда на расчетный счет в банк.

Как правило, выдача заработной платы из кассы осуществляется на основании расчетно-платежной или платежной ведомости, в соответствующих графах которых каждый работник, получая деньги, должен расписаться. По истечении трех дней с момента получения в кассу денег на выплату заработной платы бухгалтеру (кассиру) необходимо:

  1. задепонировать не полученную к концу третьего дня заработную плату:
  • в графе, где должна быть подпись работника, напротив фамилий работников, не получивших зарплату в срок, нужно сделать отметку «депонировано» (поставить штамп или написать от руки);
  • составить реестр депонированных сумм;
  1. подсчитать и отразить в нижней части ведомости суммы выплаченной и депонированной заработной платы, сверить их сумму с общим итогом по платежной ведомости;
  2. присвоить данной ведомости номер расходного кассового ордера, зарегистрировать его в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, после чего отразить на его основании выданные суммы в кассовой книге и в учетных регистрах;
  3. сдать деньги, оставшиеся неполученными (депонированную заработную плату), обратно в банк на расчетный счет, составив расходный кассовый ордер и выписав объявление на взнос наличными, и отразить эту операцию в учете (на основании расходного кассового ордера и выписки банка с приложенной нижней частью «Ордер» объявления на взнос наличными).

В бюджетных учреждениях Реестр депонированных сумм составляется по форме 0504047, приведенной в Приказе Минфина России от 23.09.2005 N 123н. Книга аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий ведется по форме 0504048.

Порядок и сроки обращения работников за депонированной зарплатой трудовым законодательством не установлены. На практике сотрудник может обратиться за получением депонированной суммы как в устной, так и в письменной форме, и депонированная зарплата выдается в ближайшее время после обращения (если в кассе есть достаточная сумма наличных денег — в тот же день, а если необходимо получать наличные деньги для выдачи депонированной суммы из банка, срок согласовывается с работником исходя из конкретных обстоятельств, чаще всего это бывает на следующий рабочий день).

Списание депонированной зарплаты с истекшим сроком давности

На практике может сложиться ситуация, когда работник так и не приходит получать свою зарплату. Например, если работник умер и у него не осталось родственников или наследников, которые истребовали бы не полученную им зарплату. Или, допустим, когда работник уволился и уехал в другой город, не получив остатки зарплаты, и не стал обращаться за их получением (не представил банковские реквизиты для перечисления денег).

Поэтому, возможно, бухгалтеру придется произвести списание депонированной заработной платы в связи с истечением срока исковой давности.

Когда истекает срок исковой давности?

Прежде всего обратим внимание на один весьма интересный спорный вопрос, сложившийся в последнее время по рассматриваемой нами проблеме.

Дело в том, что по общему правилу срок исковой давности, согласно ст. 196 Гражданского кодекса РФ, составляет три года. С тем, что при списании кредиторской и депонентской задолженности в связи с истечением срока исковой давности на основании п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н) нужно руководствоваться сроками исковой давности, установленными в соответствии с Гражданским кодексом РФ, раньше соглашались и специалисты Минфина России — например, в Письме от 11.01.2006 N 03-03-04/1/1, а также в Рекомендациях аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2005 г. (Письмо Минфина России от 12.01.2006 N 07-05-06/2).

Однако — в Письме Минфина России от 02.04.2009 N 03-03-06/1/211 — финансисты кардинально изменили свою позицию. Они заявили, что кредиторская задолженность по заработной плате должна списываться после истечения срока исковой давности, установленного трудовым законодательством, то есть по истечении трех месяцев, а не трех лет. Аргументы в пользу своей позиции они приводят следующие:

  • в соответствии со ст. 197 Гражданского кодекса РФ для отдельных видов требований законом могут устанавливаться специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком;
  • согласно ст. 392 Трудового кодекса РФ работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права;
  • значит, предусмотренный ст. 392 ТК РФ трехмесячный срок является более коротким по сравнению с общим сроком исковой давности, установленным гражданским законодательством РФ.

Конечно же, такая позиция весьма выгодна финансистам с точки зрения увеличения поступлений в бюджет налога на прибыль, ведь, согласно п. 18 ст. 250 НК РФ, кредиторская задолженность, списанная в связи с истечением срока исковой давности, признается внереализационным доходом, подлежащим налогообложению, а «урезание» срока списания депонированной зарплаты с трех лет до трех месяцев позволяет повысить пополняемость бюджета за счет «досрочного» взыскания налога на прибыль с сумм списанной депонированной зарплаты…

Интересно, что специалисты ФНС России в октябре 2009 г. выразили мнение, противоположное мнению Минфина России. В Письме ФНС России от 06.10.2009 N 3-2-06/109 они указали, что предусмотренный в ст. 392 ТК РФ срок в три месяца не может рассматриваться в качестве срока исковой давности для списания в целях налогообложения прибыли кредиторской задолженности по депонированной заработной плате по следующим основаниям:

  • ст. 392 ТК РФ определяет срок, в течение которого работник вправе обратиться в суд, а не к работодателю, по причине нарушения работодателем его права;
  • депонирование заработной платы, не полученной работником в кассе в установленный срок, само по себе не является нарушением права работника на получение заработной платы, а обусловлено исполнением работодателем требований Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Банком России 22.09.1993 за N 40;
  • право работника на получение заработной платы будет нарушено, если, обратившись впоследствии к работодателю с требованием о выплате депонированной заработной платы, работник получит отказ — и, значит, именно с этого дня, а не со дня возникновения у работодателя кредиторской задолженности по депонированной заработной плате начнется течение предусмотренного ст. 392 ТК РФ трехмесячного срока для обращения в суд;
  • срок обращения работника с требованием о выплате депонированной заработной платы к работодателю законодательством не ограничен, а в случае отказа работодателя в удовлетворении данного требования и при обращении работника в суд с соблюдением определенного ст. 392 ТК РФ трехмесячного срока суд может вынести решение об удовлетворении иска, если не истек общий, то есть трехлетний, срок исковой давности.

Значит, по мнению ФНС России, для целей налогообложения прибыли сумма кредиторской задолженности по депонированной заработной плате подлежит включению во внереализационные доходы в связи с истечением срока исковой давности, если депонированная заработная плата не была востребована работником в течение трех лет.

Впрочем, финансисты продолжают стоять на своем. Буквально на следующий день в Письме Минфина России от 07.10.2009 N 03-03-06/1/651 они вновь заявили, что сумма кредиторской задолженности по заработной плате включается в состав внереализационных доходов после истечения срока исковой давности, установленного трудовым законодательством РФ, то есть по истечении трех месяцев. И далее уточнили, что пропуск указанного срока не лишает работника права обратиться к работодателю с требованием о выплате причитающихся ему сумм — и в этом случае расходы на выплату ему депонированной заработной платы после ее включения во внереализационные доходы по истечении трехмесячного срока могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в соответствии с положениями пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ на дату выплаты суммы депонированной заработной платы.

Безусловно, с мнением Минфина России в данной ситуации можно и даже нужно спорить. Даже специалисты ФНС России признают, что ст. 392 Трудового кодекса РФ на самом деле посвящена лишь срокам обращения в суд за разрешением индивидуальных трудовых споров. А раз речь в данной статье идет именно о сроках обращения в суд, а не о сроке обращения к работодателю за депонированной зарплатой и не о сроке списания депонированной зарплаты, а также учитывая, что вопрос списания депонированной заработной платы не является индивидуальным трудовым спором, применение норм ст. 392 ТК РФ для установления укороченного срока исковой давности в отношении депонентской задолженности является, мягко говоря, некорректным.

Дополнительным аргументом против применения трехмесячного срока для списания депонентской задолженности в состав доходов является то, что в Постановлении Президиума ВАС РФ от 15.07.2008 N 3596/08, ссылаясь на требования п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности N 34н, судьи указали, что суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации. Значит, при отсутствии приказа (распоряжения) руководителя о списании кредиторской или депонентской задолженности у налоговых органов нет оснований для начисления налога на прибыль, пеней и штрафа на сумму данной задолженности, даже если налоговики посчитают, что срок исковой давности по данной задолженности уже истек.

Итак, срок исковой давности для депонентской задолженности, согласно ст. 196 ГК РФ, составляет три года. И если в течение трех лет работник так и не обратился за своей депонированной зарплатой, ее следует списать.

А вот Книгу (реестр) учета депонированной заработной платы нужно хранить целых пять лет (при условии завершения проверки или ревизии, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — до вынесения окончательного решения). Это прописано в пп. «н» п. 193 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000. При этом началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены или приняты к учету. Например, если зарплата депонирована в декабре 2009 г., то соответствующие документы (например, в бюджетном учреждении — Реестр депонированных сумм и Книгу аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий) нужно будет хранить как минимум до 31 декабря 2014 г., а списать данную депонированную зарплату, если она так и не будет получена, можно будет через три года с момента ее возникновения — в ноябре 2012 г.

Готовим документы на списание депонентской задолженности

Требования к документальному оформлению операций по списанию кредиторской и депонентской задолженности, по которым истек срок исковой давности, установлены в п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности N 34н.

В соответствии с данным пунктом основанием для списания депонированной заработной платы, по которой истек срок исковой давности, являются:

  1. данные проведенной инвентаризации;
  2. письменное обоснование;
  3. приказ (распоряжение) руководителя организации.

В качестве письменного обоснования для списания депонированной зарплаты с истекшим сроком исковой давности может выступать, например, бухгалтерская справка произвольной формы, в которой фиксируется сам факт выявления депонентской задолженности, срок давности по которой истек, объясняются причины возникновения такой задолженности, а также указываются суммы, подлежащие списанию.

Приказ (распоряжение) руководителя организации (учреждения) на списание депонентской задолженности также составляется в произвольной форме — в соответствии с принятым порядком делопроизводства. По мнению судей, изложенному в Постановлении Президиума ВАС РФ от 15.07.2008 N 3596/08, именно такой приказ является основанием для списания задолженности как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Проблемы бюджетного учета депонентской задолженности

По правилам бюджетного учета, в частности согласно п. п. 209 — 211 Инструкции по бюджетному учету (утв. Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н), суммы депонированной зарплаты учитываются на счете КРБ 030402730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами».

Согласно п. 211 Инструкции N 148н, суммы оплаты труда и стипендий, не полученные в срок, отражаются по кредиту счета КРБ 030402730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета КРБ 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам»:

  • КРБ 030201830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»;
  • КРБ 030202830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам»;
  • КРБ 030203830 «Уменьшение кредиторской задолженности по начислениям на выплаты по оплате труда»;
  • КРБ 030216830 «Уменьшение кредиторской задолженности по социальной помощи населению»;
  • КРБ 030218830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам».

Операция по выдаче депонентской задолженности отражается в бюджетном учете по дебету счета КРБ 030402830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» и кредиту счета КИФ 020104610 «Выбытия из кассы».

Пример 1. Заработная плата сотрудников бюджетного учреждения за декабрь 2009 г. составила 560 000 руб. Удержанный НДФЛ составил 72 800 руб.

Заработная плата выплачивается наличными из кассы, при этом 21 декабря 2009 г. был выплачен аванс за декабрь в общей сумме 200 000 руб., а 11 января 2010 г. бухгалтер получил в кассу наличные деньги для выплаты остатка заработной платы за декабрь в сумме 287 200 руб. В период с 11 по 13 января 2010 г. была выплачена заработная плата большинству работников, общая сумма выплат составила 273 740 руб.

Однако инспектор О.П. Петров, которому причиталось 13 460 руб., находился на больничном с 25 декабря 2009 г. по 18 января 2010 г. включительно, поэтому заработную плату в период с 11 по 13 января 2010 г. он не получил, в связи с чем бухгалтер 13 января произвел депонирование заработной платы и сдал остаток денег в банк, а после выхода О.П. Петрова с больничного и предъявления требования о выплате депонированной зарплаты бухгалтер 19 января 2010 г. вновь получил в кассу необходимую сумму и выдал ее О.П. Петрову.

В этом случае операции нужно отражать в бюджетном учете такими записями:

Сумма,

руб.

Корреспонденция счетов

Дебет

Кредит

В декабре 2009 г.

Списаны денежные средства

на выплату аванса (зарплаты

за первую половину месяца)

с лицевого счета на основании

заявки

200 000

КРБ 121003560

КРБ 130405211

Получены в кассу наличные деньги

для выдачи аванса (зарплаты

за первую половину месяца)

200 000

КИФ 120104510

КРБ 121003660

Выплачен аванс за декабрь

из кассы учреждения

200 000

КРБ 130201830

КИФ 120104610

Начислена заработная плата

за декабрь (последним числом

месяца)

560 000

КРБ 140101211

КРБ 130201730

Удержан НДФЛ из заработной платы

72 800

КРБ 130201830

КРБ 130301730

В январе 2010 г.

Списаны денежные средства

на выплату зарплаты за декабрь

(за вычетом аванса, за вторую

половину декабря) с лицевого

счета на основании заявки

287 200

КРБ 121003560

КРБ 130405211

Получены в кассу наличные деньги

для выдачи зарплаты

287 200

КИФ 120104510

КРБ 121003660

Выплачена заработная плата

из кассы учреждения

273 740

КРБ 130201830

КИФ 120104610

Депонирована не полученная

в срок заработная плата

О.П. Петрова

13 460

КРБ 130201830

КРБ 130402730

Внесена депонированная зарплата

(остаток наличных денежных

средств) на лицевой счет

13 460

КРБ 121003560

КИФ 120104610

Зачислены внесенные наличные

денежные средства на лицевой

счет

13 460

КРБ 130405211

КРБ 121003660

Списаны денежные средства на

выплату депонированной зарплаты

О.П. Петрову с лицевого счета

на основании заявки

13 460

КРБ 121003560

КРБ 130405211

Получены в кассу наличные деньги

для выдачи депонированной

зарплаты О.П. Петрову

13 460

КИФ 120104510

КРБ 121003660

Выплачена депонированная

зарплата О.П. Петрову

13 460

КРБ 130402830

КИФ 120104610

Списываем неистребованную депонированную зарплату

К сожалению, Инструкция N 148н не прописывает, как поступать в случае, если депонентская задолженность оказалась не истребована. Нет в ней и прямых ответов на вопрос о списании неистребованной депонированной заработной платы. Однако, проанализировав положения других нормативных актов, а также требований Инструкции N 148н в отношении сходных по экономическому смыслу операций, можно определить порядок действий бухгалтера.

Прежде всего отметим, что бюджетные учреждения могут учитывать требования Положения N 34н. Например, в Письме ФФОМС от 17.06.2009 N 2699/26-1/и разъясняется, что бухгалтерский учет в государственных медицинских учреждениях осуществляется не только в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету N 148н и Указаниями о порядке применения бюджетной классификации (утв. Приказом Минфина России от 25.12.2008 N 145н, а также Методическими рекомендациями по применению классификации операций сектора государственного управления, доведенными Письмом Минфина России от 21.07.2009 N 02-05-10/2931), но и в соответствии с Положением N 34н.

Результаты инвентаризации депонентской задолженности в бюджетных учреждениях отражаются в Инвентаризационной описи расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N 0504089), форма которой утверждена Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н.

Сумма списанной депонентской задолженности, согласно п. 78 Положения N 34н, относится на увеличение доходов некоммерческой организации (к каковым относятся и бюджетные учреждения).

Как мы уже отметили, в Инструкции N 148н не прописан порядок списания депонентской задолженности, по которой истек срок исковой давности. При этом в Приложении N 1 к Инструкции N 148н — в перечне корреспонденций счетов бюджетного учета в бюджетном учреждении — рассматривается списание некоторых видов кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности — в частности, в п. 144 Приложения N 1 предлагается относить кредиторскую задолженность, образовавшуюся на счетах 030100000 «Расчеты с кредиторами по долговым обязательствам» (по внутреннему и внешнему государственному долгу) и 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам» (например, по оплате услуг связи, транспортных, коммунальных услуг, арендной платы, по оплате различных работ и услуг, по приобретению основных средств, материальных запасов и т.д.), с дебета счетов КРБ 130100000 и КРБ 030200000 соответственно в кредит счета КДБ 040101173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» (а также с дебета счета КИФ 130100000 в кредит счета КИФ 040101173).

Как видим, о списании депонентской задолженности в данном пункте речи не идет, и вообще в Инструкции N 148н такая ситуация не рассматривается.

Однако, на наш взгляд, можно по аналогии применить тот же принцип и произвести списание неистребованной депонентской задолженности записью:

Дебет КРБ 030402830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»

Кредит КДБ 040101173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами»

  • списана неистребованная депонированная заработная плата.

Впрочем, некоторые специалисты, опираясь на то, что использование счета КДБ 040101173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» предусмотрено Инструкцией N 148н только в отношении видов кредиторской задолженности, учитываемых на счетах 030100000 «Расчеты с кредиторами по долговым обязательствам» и 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам», но не на счете 030400000 «Прочие расчеты с кредиторами» (и, в частности, КРБ 030402000 «Расчеты с депонентами»), предлагают производить списание неистребованной депонентской задолженности в состав прочих доходов, то есть в кредит счета КДБ 040101180 «Прочие доходы», записью:

Дебет КРБ 030402830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»

Кредит КДБ 040101180 «Прочие доходы»

  • списана депонированная заработная плата, по которой истек срок исковой давности.

Однако, поскольку такой вариант записей Инструкцией N 148н также не предусмотрен, на наш взгляд, целесообразнее действовать по аналогии, опираясь на корреспонденцию, зафиксированную в п. 144 Приложения N 1 к Инструкции N 148н, и использовать счет КДБ 040101173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами».

В отношении необходимости перечисления списанной депонированной зарплаты в доход бюджета отметим, что в случае, если речь идет о списании депонированной заработной платы, начисленной ранее в рамках бюджетной деятельности (подлежавшей выплате за счет средств бюджета), следует иметь в виду, что в момент депонирования зарплаты бухгалтер уже произвел возврат средств, ведь не использованные для выплаты заработной платы наличные деньги были сданы из кассы на лицевой счет в ОФК, что отражалось записями:

Дебет КРБ 121003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»

Кредит КИФ 120104610 «Выбытия из кассы»

  • сданы наличные деньги (депонированная зарплата, то есть остаток наличных денежных средств, полученных ранее для выдачи заработной платы, образовавшийся из-за того, что некоторые работники не явились для получения зарплаты, что привело к ее депонированию) для зачисления на счет в ОФК;

Дебет КРБ 130405211 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по заработной плате»

Кредит КРБ 121003660 «Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»

  • зачислены денежные средства на счет в ОФК.

Мнений много, но бухгалтера должны действовать по закону. Пока Минфин России не примет решения о порядке списания депонированных сумм бюджетными учреждениями, проблема останется. Так что оформляйте официальные запросы в вышестоящую организацию или напрямую в Минфин России, и только официальный ответ даст вам возможность отразить списание депонированной зарплаты. А ведь аналогичная проблема возникает и с выплатой депонированной стипендии.

Н.Н.Шишкоедова

Консультант-эксперт

Издательского Дома «Советник бухгалтера»