Бухгалтерская справка, образец

Заполнение бухгалтерской справки 0504833

Редкий случай, когда форма документа для целей бухучета утверждена законом, – это бухгалтерская справка 0504833 (по ОКУД). Рассмотрим, для кого она предназначена и чем полезна на практике.

Бланк

Приказом Министерства финансов России от 30 марта 2015 года № 52н вместе с другими формами бухгалтерской «первички» и регистрами утверждена форма бухгалтерской справки 0504833. Данный индекс – это ее номер по Общероссийскому классификатору управленческих документов.

Скачать (buhgalterskaya_spravka_0504833-1.xls)

Изначально рассматриваемая бухгалтерская справка (ф. 0504833) предназначена для организаций государственного сектора:

  • гос. органов;
  • органов местного самоуправления;
  • ПФР, ФСС и ФФОМС;
  • бюджетных учреждений (государственных и муниципальных).

Однако эти обстоятельства никак не мешают любому предприятию (фирме, компании и т. п.) включить образец бухгалтерской справки 0504833 в свою учетную политику и полноценно применять его. Более того: справку можно взять за основу для разработки собственной формы первичного документа для целей бухучета.

Также см. «Бухгалтерская справка: как правильно составить».

Как видно, бланк бухгалтерской справки формы 0504833 помимо основных реквизитов предприятия и ответственных лиц включает стандартные позиции:

  • названии операции и ее правовое основание (документ);
  • номер документа;
  • дата;
  • номер счета по дебету и кредиту (это могут быть счета как бюджетного учета, так и счета, с которыми работают в коммерческой сфере);
  • сумма операции.

Основанием отражения в бухучете той или иной операции из бухгалтерской справки (ф. 0504833) выступает заполненная главбухом (или главой структурного подразделения) «Отметка о принятии Бухгалтерской справки к учету». То есть заполнение данной отметки служит одновременным толчком к отражению бухгалтерских записей в соответствующих учетных регистрах.

При отсутствии возможности проставить отметку о принятии первичных (сводных) учетных документов к учету (в т. ч. электронных) и отразить записи в бланке бухгалтерской справки 0504833 указывают:

  • название первичного документа;
  • основание, номер, дату и наименование хозяйственной операции.

Также см. «Реквизиты бухгалтерских документов: основные и обязательные».

Предназначение

Изначально рассматриваемая бухгалтерская справка 0504833 служит для отражения большого круга операций:

  1. по хозяйственной деятельности;
  2. при кассовом обслуживании без истребования документов от плательщиков, субъектов учета;
  3. при передаче лицом, которое отвечает за оформление фактов хозяйственной жизни, «первички» в виде электронном варианте с электронной подписью;
  4. когда нет возможности в оформленном первичном документе сделать отметку о принятии к учету (например, при передаче полномочий по ведению учета и формированию отчетности иной организации либо централизованной бухгалтерии).

Кроме того, на основании формы бухгалтерской справки 0504833 исправляют ошибки, допущенные бухгалтером. Методика такая:

  1. исправления отражают соответствующей корреспонденцией по счетам бухучета;
  2. делают ссылку на номер и дату документа (который исправляют и/или который вносит исправление).

Как заполнить

Последнее время этот документ всё чаще составляют в электронном виде. При этом не стоит забывать о стандартных требованиях к оформлению: отсутствие опечаток, заполнение всех реквизитов, точное название организации, прочерки в пустых полях и т. д. Важно не допускать ошибок при проставлении дат.

Ниже представлен образец заполнения бухгалтерской справки 0504833.

Бухгалтерская справка: это пояснение или расчет

Универсальные вещи в значительной степени облегчают человеческую жизнь. Понятие универсальности также уместно в деловой сфере. Так, универсальный документ в бухгалтерском учете может решить множество проблем.

Что такое бухгалтерская справка

В процессе ведения бухгалтерского учета нередко встречаются ситуации, когда для конкретной хозяйственной операции не предусмотрена форма первичного документа. При этом для отражения данных в учете обязательным условием является наличие соответствующей первичной документации. Едва ли для этого не подойдет простая таблица или напечатанный текст.

Составление и подписание документа

Деловая бумага для отражения таких операций в учете отвечает следующим требованиям:

  • отражать характерные реквизиты (номер, дату, название документа, наименование юридического лица (составителя деловой бумаги), ФИО и должность сотрудника, составившего бумагу, подписи, штампы и другие)
  • ясно отражать содержание хозяйственной операции
  • документ не противоречит законодательству

Кроме того, бухгалтер периодически выполняет расчеты для отражения в учете определенных данных. Это могут быть проценты по кредитам, дебиторская и кредиторская задолженность, суммы неустойки за просрочку платежей, суммовые и курсовые разницы и т.д.

Поэтому было введено понятие «Бухгалтерская справка», которая применяется для целей и бухгалтерского, и налогового учета. Таким образом, бухгалтерская справка – это вид первичного документа, который выступает как основание для отражения в учете конкретных данных.

Для каких целей используется бухгалтерская справка

Бухгалтерские справки используются для реализации двух основных целей:

  1. Корректировка ошибок и недочетов в отчетности (бухгалтерской либо налоговой).
  2. Отражение данных в учете.

Приложение к отчету

При этом для внесения изменений в отчетность такую деловую бумагу отправляют в контролирующие органы. Кроме того, таким документом вводится ясность при обнаружении недочетов, выявленных в ходе проверки.

Не меньшую важность справка приобретает в качестве внутреннего документа, которым пользуются бухгалтера. Каждый из бухгалтеров или других уполномоченных работников, если возникает необходимость, имеет возможность определить, на каком основании возникала та или иная проводка.

Вместо бухгалтерской справки организация имеет возможность использования самостоятельно разработанных форм документов, которые отражают такие же хозяйственные операции. Однако целесообразно применять этот способ в тех случаях, когда одна и та же операция носит периодический характер. В противном случае проще использовать бухгалтерскую справку, так как создание формы первичного документа (отличного от стандартных форм) требует трудовых и временных затрат.

В бухгалтерском учете справка применяется:

  • с целью обоснования конкретных расчетов
  • для уточнения или пояснения данных
  • для документального подтверждения некоторых проводок

Какие сведения необходимы для составления бухгалтерской справки

Как и любой первичный документ, бухгалтерская справка отражает сведения об операции или возникших событиях, которые находят отражение в учете. Кроме того, в ней указываются необходимые реквизиты, наличие которых позволит признать документ действительным:

  • название (бухгалтерская справка-расчет, бухгалтерская справка)
  • число, месяц и год создания документа
  • полное название юридического лица или ИП
  • подробное описание операции (состав и форма зависят от цели использования справки)
  • единицы измерения (если это предоставляется возможным)
  • данные о лицах организации, которые несут ответственность за составление справки
  • подписи

Форма бухгалтерской справки

Разработанной и утвержденной формы бухгалтерской справки нет. Информация о порядке составления такого документа может быть отражена в учетной политике организации, а ее форма разработана и утверждена (учетной политикой) индивидуально в пределах одного юридического лица. Однако это условие не носит обязательный характер, так как случаев, когда необходимо составить справку, неограниченное количество.

Справка оформляется на:

  • фирменном бланке организации
  • простом листе А4

При этом составить деловую бумагу можно также двумя способами:

  • вручную
  • на машинном носителе, распечатав и поставив соответствующие подписи

При каждом из способов составления документа не возникает необходимости наличия оттиска печати организации.

Бухгалтерская справка составляется в следующей последовательности:

Заверение справки

  1. В левом верхнем углу указывается название предприятия (как с учредительными документами).
  2. Допускается написание юридического адреса и ИНН.
  3. Затем ставится дата составления деловой бумаги (как правило, время совпадает с датой, когда выявлена ошибка или совершена операция).
  4. Описывается произошедшая ситуация, суммы, порядок действий и отражения данных в учете (конкретная форма зависит от ситуации).
  5. Информацию можно представить в табличном виде.
  6. Можно указать какой именно документ справка поясняет или исправляет.
  7. При необходимости прописываются бухгалтерские проводки.
  8. Если совершена ошибка, то указывают ее причину.
  9. При возможности указываются суммы и количественные измерители.
  10. Указываются ФИО и должности ответственных за составление документа, собираются подписи.
  11. Документ заверяется главным бухгалтером.

Некоторые виды справок необходимо зарегистрировать во внутренних регистрах организации (например, справку для отражения суммы НДС нужно отразить в книге покупок или книге продаж).

Возможно ли внесение исправлений в бухгалтерскую справку

В случае, если обнаружена ошибка в готовой бухгалтерской справке, а написать или напечатать новый документ и собрать необходимые подписи не представляется возможным, то ее можно исправить. Для этого нужно соблюдать некоторые правила:

  • сначала неверные данные необходимо с наибольшей аккуратностью зачеркнуть чернилами
  • затем нужно написать сверху зачеркнутых данных исправляющую информацию
  • в завершение указываются фамилия, инициалы и должность сотрудника, который внес исправления, ставится его подпись и дата исправления

Сколько хранится документ

Период, в течение которого справка должна храниться в организации, определяется в зависимости от того, к какому участку учета она относится и какую информацию содержит. Такой период не должен быть меньше трех лет. То есть длительность периода хранения справки будет равна сроку хранения документа, к которому она относится.

Исправления бухгалтерской справкой

Внесение исправлений в отчетность или данные учета – одно из назначений бухгалтерской справки. Составлять такой вид документа следует на основании типичной формы, но с учетом некоторых особенностей.

Если вносятся исправления в учетные регистры, необходимо обязательно указывать:

  1. Наименование, номер и дату документа, в который необходимо внести коррективы.
  2. Содержание хозяйственной операции в точном соответствии с регистром учета.
  3. Та сумма, на которую изменяются данные (можно дополнительно указать сумму, отраженную в учете).
  4. Если это уместно, то указывают данные в натуральном выражении (ошибочные и новые).
  5. Проводка, с помощью которой вносится исправление (счет дебета и кредита, при необходимости указывается, что исправление вносится методом «красное сторно»).

Образец бухгалтерской справки

При исправлении существенных ошибок в отчетности важно опираться на тот факт, сдана ли и утверждена отчетность:

  • если отчетный период еще не закончен, то внести исправление нужно тем месяцем, в котором выявлена ошибка
  • если отчетный период закончился, но отчеты не утверждены, то исправления отражаются в декабре отчетного периода
  • когда отчетность прошла все стадии проверки и утверждения, то исправления вносятся датой обнаружения ошибки, используя счет учета нераспределенной прибыли

Налоговая отчетность исправляется путем представления новой декларации, однако бухгалтерская справка в этом случае используется как внутренний или поясняющий документ.

Бухгалтерская справка-расчет

В процессе деятельности бухгалтеру часто приходится производить расчеты, которые не находят отражение в регистрах учета. Для большего удобства и улучшенного внутреннего контроля целесообразно составлять бухгалтерские справки.

Справка-расчет может понадобиться в следующих случаях:

Необходимый расчет показателей

  1. При необходимости рассчитать амортизацию нематериального актива или основного средства.
  2. Для расчета балансовой стоимости основного средства для его продажи (таким способом можно обосновать цену продажи).
  3. Для распределения сумм НДС.
  4. Для распределения разных видов затрат.
  5. При расчете курсовых или суммовых разниц.
  6. Для списания дебиторской или кредиторской задолженности по различным причинам.
  7. Для расчета сумм отпускных или заработной платы.
  8. Для оформления всевозможных операций, связанных с кредитами и займами.
  9. Для распределения прибыли и т.д.

При составлении такой справки лучше всего описать все подробности расчетов. При этом желательно указывать данные о документах, имеющих прямое отношение к расчетам, и по возможности ссылаться на акты законодательства.

Поясняющая справка для отражения хозяйственных операций

С помощью такой деловой бумаги можно внести ясность в некоторые хозяйственные операции либо создать основание для отражения в учете какого-либо процесса. Для этого обязательно нужно указать:

  • основание

Если пособие было рассчитано неправильно

Не ошибается лишь тот, кто ничего не делает, — гласит известная пословица. Сегодня мы поговорим об ошибках, допускаемых бухгалтерами при расчете пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также о возможности и порядке их исправления.

При расчете пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребенком бухгалтеры нередко допускают ошибки, которые приводят либо к завышению суммы пособия (переплате), либо к занижению этой суммы (недоплате). При этом причины возникновения ошибок могут быть самыми разными.

Виды ошибок

Ошибки, которые могут привести к недоплате или переплате сумм пособий, можно разделить на следующие виды (таблица на с. 73):

  • счетные;
  • несчетные;
  • связанные с недобросовестностью получателя пособия.

Таблица. Виды ошибок, приводящие к переплате или недоплате пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством

Виды ошибок

Счетные ошибки

1. Ошибка в арифметических действиях. Например, получен неверный
результат при сложении сумм пособия по беременности и родам
за календарные месяцы отпуска по беременности и родам, которые
по отдельности были исчислены правильно.
2. Ошибка вследствие сбоя бухгалтерской программы.
3. Механическая ошибка при вводе данных в бухгалтерскую программу.
Например, введена сумма учитываемого заработка в большем размере,
пропущена цифра, неправильно набрано число.

Несчетные ошибки

1. Неправильно применено законодательство. В частности:
— при расчете пособия не учтен заработок, полученный в натуральной форме;
— пособие по временной нетрудоспособности выплачено в полном объеме
за дни, когда оно должно быть снижено до размера МРОТ (например,
при нарушении сотрудником режима лечения);
— пособие по временной нетрудоспособности назначено и выплачено за день,
который сотрудник отработал. Например, работник обратился за врачебной
помощью после окончания рабочего дня, а врач открыл ему больничный в день
обращения;
— пособие по беременности и родам выплачено сотруднице, у которой
беременность наступила в период отпуска по уходу за ребенком, при этом
указанный отпуск не был прерван;
— неправильно подсчитан страховой стаж;
— при расчете пособия по беременности и родам бухгалтер рассчитал
декретные с учетом страхового стажа сотрудницы аналогично расчету
больничных и др.
2. Неправильно применены нормативно-правовые акты организации:
— бухгалтер начислил работнику надбавку, которая ему не установлена, что
привело впоследствии к искажению суммы пособия;
— ошибочно выплатил премии без соответствующего распоряжения руководства,
что также привело к искажению суммы начисленного пособия.
3. Невнимательность или недостаточная квалификация бухгалтера. Например,
из-за невнимательности бухгалтера работник получил пособие два раза — за
себя и за однофамильца.

Ошибка связана с недобросовестностью со стороны получателя

Работник представил документы с заведомо неверными сведениями, скрыл
сведения, влияющие на получение пособия и его размер, и т.п.

Порядок исправления ошибок

Независимо от причины возникновения ошибки важно знать, как грамотно ее устранить. Рассмотрим, что понадобится сделать работодателю, выплатившему сотруднику пособие в большей или меньшей, чем нужно было, сумме:

  • какие документы оформить при выявлении ошибки;
  • какие проводки сделать;
  • как и в какие сроки произвести доначисление и доплату пособия, если пособие было выплачено в меньшем, чем полагается, размере, или определить возможность и способы удержания и возврата излишне выплаченных сумм.

Если пособие недоплачено

Если ошибка независимо от ее вида привела к недоплате сумм пособия в пользу работника, то обязательно нужно сделать доплату за весь период, в котором сотрудник недополучил сумму пособия.

Обратите внимание: пособия по временной нетрудоспособности выплачивают из двух источников — средств работодателя и средств ФСС РФ. Сумму пособия, подлежащую доплате, также нужно распределить между этими источниками его финансирования.

Но это еще не все. При неполной выплате заработной платы и других денежных сумм, причитающихся работнику, работодатель несет материальную ответственность в виде уплаты процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).

Период начисления данной компенсации охватывает время начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Причем обязанность выплаты денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя, то есть причины возникновения допущенной ошибки в данном случае значения не имеют. Они могут повлиять лишь на решение работодателем вопроса о привлечении к ответственности сотрудников, по вине которых данная ошибка была допущена.

Составляем бухгалтерскую справку

Норма закона. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обоснованно и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Об этом сказано в п. 3 ст. 10 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обратите внимание! В этом материале мы говорим об исправлении ошибки. Однако пересчет пособий не всегда связан с ошибкой бухгалтера или недобросовестными действиями работника.

Например, сотрудник принес справку о заработке с предыдущего места работы. В этом случае пособие необходимо пересчитать и произвести доплату, если она необходима. О порядке оформления документов в этом и подобных случаях мы расскажем в ближайших номерах.

Выполнить требование нормативного акта можно, составив бухгалтерскую справку. Она будет служить основанием для внесения исправлений в бухгалтерский, а также налоговый учет (ст. 313 НК РФ).

Оформление документа. Форма бухгалтерской справки для коммерческих организаций не установлена. Бухгалтеры могут воспользоваться формой, которая предусмотрена для бюджетных организаций и приведена в Приказе Минфина России от 10.02.2006 N 25н, либо самостоятельно разработать бланк бухгалтерской справки и утвердить его форму в составе учетной политики (п. 4 ПБУ 1/2008). При этом документ должен содержать все необходимые реквизиты, перечень которых приведен в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.

В самой справке (образец приведен на с. 76) следует:

  • описать суть ошибки, дату, когда она была допущена, и ее причину;
  • дать правильный вариант расчета пособия и зафиксировать дату осуществления пересчета;
  • обозначить сумму пособия, которую необходимо доначислить и доплатить;
  • сделать бухгалтерские проводки по доначислению и выплате суммы пособия, а также удержанию и перечислению в бюджет налога на доходы физических лиц (если речь идет о пособии по временной нетрудоспособности);
  • произвести расчет пеней за несвоевременную уплату НДФЛ <1> и бухгалтерские проводки по их начислению и перечислению;
  • предложить корректирующие записи для регистров налогового и бухгалтерского учета.

<1> Подробнее о том, как исправить ошибку в расчете НДФЛ, читайте в статье «НДФЛ не удержан. Как исправить ошибку» // Зарплата, 2011, N 3. — Примеч. ред.

Образец бухгалтерской справки

—————————————————————————¬
¦ ЗАО «Стейнвей» ¦
¦ ¦
¦ Бухгалтерская справка N 37 ¦
¦ ¦
¦ от 25 мая 2011 года ¦
¦ ¦
¦ Содержание хозяйственной операции: исправление ошибки, допущенной при¦
¦расчете пособия по временной нетрудоспособности. ¦
¦ ¦
¦ При расчете пособия по временной нетрудоспособности за период с 11 по¦
¦21 января 2011 г. пианисту В.А. Блютнеру не были учтены премии,¦
¦выплаченные в январе 2009 г. и октябре 2010 г. в размере 5800 руб. и 7500¦
¦руб. соответственно. ¦
¦ В результате неправильного расчета сумма пособия составила¦
¦12 306,47 руб. (816 700 руб. : 730 x 100% x 11 календ. дн.) вместо¦
¦12 506,89 руб. (830 000 руб. : 730 x 100% x 11 календ. дн.). ¦
¦ Сумма пособия, подлежащая доначислению, равна 200,42 руб.¦
¦(11 369,86 руб. — 11 187,67 руб.). ¦
¦ Кроме того, в результате неправильного расчета пособия возникла¦
¦недоимка по НДФЛ в размере 26 руб. (12 506,89 руб. x 13% -¦
¦12 306,47 руб. x 13%), которая подлежит удержанию и перечислению в бюджет¦
¦25 мая 2011 г. вместе с пени за просрочку платежа за 110 календарных¦
¦дней в сумме 0,76 руб. (26 руб. x 7,75% x 1/300 x 23 календ. дн. +¦
¦26 руб. x 8% x 1/300 x 64 календ. дн. + 26 руб. x 8,25% x 1/300 x ¦
¦23 календ. дн.). ¦
¦ Доначисление, удержание и перечисление налога в бюджет отражаются в¦
¦карточке налогового учета НДФЛ за 2011 г. ¦
¦ В бухгалтерском учете начисление суммы пособия было отражено¦
¦проводками, приведенными ниже. ¦
¦ ¦
¦ 4 февраля 2011 г. ¦
¦ Дебет 26 Кредит 70 ¦
¦ — 3356,31 руб. (1118,77 руб. x 3 календ. дн.) — начислено пособие за¦
¦первые три календарных дня временной нетрудоспособности за счет средств¦
¦организации; ¦
¦ Дебет 69-1 Кредит 70 ¦
¦ — 8950,16 руб. (12 306,47 руб. — 3356,31 руб.) — начислено пособие за¦
¦оставшиеся семь дней временной нетрудоспособности за счет средств ФСС РФ;¦
¦ Дебет 70 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ», ¦
¦ — 1600 руб. (12 306,48 руб. x 13%) — удержан налог на доходы¦
¦физических лиц; ¦
¦ Дебет 70 Кредит 50 ¦
¦ — 10 706,47 руб. (12 306,47 руб. — 1600 руб.) — выплачено пособие по¦
¦временной нетрудоспособности за минусом удержанного НДФЛ. ¦
¦ ¦
¦ Ошибка обнаружена 25 мая 2011 г. Для ее исправления в бухгалтерском¦
¦учете сделаны записи, приведенные ниже. ¦
¦ ¦
¦ 25 мая 2011 г. ¦
¦ Дебет 26 Кредит 70 ¦
¦ — 54,66 руб. (1136,99 руб. x 3 календ. дн. — 3356,31 руб.) -¦
¦доначислено пособие за первые три календарных дня временной¦
¦нетрудоспособности за счет средств организации; ¦
¦ Дебет 69-1 Кредит 70 ¦
¦ — 145,76 руб. (12 506,89 руб. — 8950,16 руб. — 3356,31 руб. -¦
¦54,66 руб.) — доначислено пособие за оставшиеся семь дней временной¦
¦нетрудоспособности за счет средств ФСС РФ; ¦
¦ Дебет 70 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ», ¦
¦ — 26 руб. (12 506,89 руб. x 13% — 1600 руб.) — удержан налог на¦
¦доходы физических лиц; ¦
¦ Дебет 91-2 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ», ¦
¦ — 0,76 руб. (26 руб. x 7,75% x 1/300 x 23 календ. дн. + 26 руб. x¦
¦8% x 1/300 x 64 календ. дн. + 26 руб. x 8,25% x 1/300 x 23 календ. дн.) -¦
¦начислены пени за просрочку уплаты НДФЛ; ¦
¦ Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ», Кредит 51 ¦
¦ — 26 руб. — сумма доначисленного НДФЛ перечислена в бюджет; ¦
¦ Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ», Кредит 51 ¦
¦ — 0,76 руб. — перечислены с расчетного счета пени за просрочку уплаты¦
¦НДФЛ. ¦
¦ ¦
¦ 6 июня 2011 г. ¦
¦ Дебет 70 Кредит 50 ¦
¦ — 174,42 руб. (12 506,89 руб. — 10 706,47 руб. — 1600 руб. -¦
¦26 руб.) — выплачено пособие по временной нетрудоспособности за минусом¦
¦удержанного НДФЛ. ¦
¦ ¦
¦ Главный бухгалтер ЗАО «Стейнвей» Абель А.М. Абель¦
L—————————————————————————

Приказ

Бухгалтер вправе произвести выплату недостающей суммы пособия на основании приказа директора. Этот документ оформляется в произвольном виде. Его образец приведен на с. 79.

Образец приказа

—————————————————————————¬
¦ ЗАО «Стейнвей» ¦
¦ Приказ N 145 ¦
¦ ¦
¦г. Москва 25 мая 2011 г.¦
¦ ¦
¦ В связи с выявлением ошибки в расчете пособия по временной¦
¦нетрудоспособности приказываю главному бухгалтеру А.М. Абелю: ¦
¦ 1. Произвести доплату пособия по временной нетрудоспособности¦
¦пианисту В.А. Блютнеру в ближайший день, установленный для выплаты¦
¦заработной платы. ¦
¦ 2. Перечислить в бюджет НДФЛ с суммы доплаты и пени в срок не позднее¦
¦25 мая 2011 г. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор ¦
¦ ЗАО «Стейнвей» Бехштейн К.А. Бехштейн¦
¦ ¦
¦ С приказом ознакомлен Абель 25.05.2011¦
L—————————————————————————

Сроки начисления и выплаты недоплаченного пособия

Недостающая сумма пособия должна быть выплачена работнику. Специальных положений относительно конкретных сроков ее выплаты законодательство о социальном страховании не содержит.

В Законе N 255-ФЗ установлены лишь общие нормы:

  • страхователь назначает пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком в течение 10 календарных дней со дня обращения застрахованного лица за их получением с необходимыми документами;
  • выплату производит в ближайший после назначения пособий день, установленный для выплаты заработной платы.

В этой ситуации предлагаем следующее. Поскольку недостающая сумма пособия по временной нетрудоспособности известна (она отражена в бухгалтерской справке), доплата пособия может быть произведена в ближайший день, установленный для выплаты заработной платы.

Отражение суммы доплаты пособия в форме-4 ФСС

Расходы на доплату неправильно выплаченных пособий следует отразить в разд. I формы-4 ФСС (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 28.02.2011 N 156н) в том отчетном периоде, в котором будет произведена доплата.

Обратите внимание: такой подход применяется в отношении сумм недоплаченных пособий, начисленных как в текущем году, так и в отчетных периодах прошлых лет.

Если пособие излишне выплачено

Теперь рассмотрим ситуацию, когда пособие работнику выплачено в большей сумме, чем полагается.

Взыскание на законном основании

Сразу скажем, что взыскивать с получателя пособия сумму переплаты разрешено, если:

  • он оказался недобросовестным (например, представил документы с заведомо неверными сведениями, скрыл сведения, влияющие на получение пособия и его размер, и т.п.);
  • при расчете пособия была допущена счетная ошибка.

Об этом сказано в ч. 4 ст. 15 Закона N 255-ФЗ, ч. 2 ст. 19 Федерального закона от 19.05.1995 N 81-ФЗ (далее — Закон N 81-ФЗ) и п. 85 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 N 1012н (далее — Порядок).

Напомним также, что сотрудники — получатели пособий обязаны извещать не позднее чем в месячный срок работодателей о наступлении обстоятельств, которые влекут изменение размеров пособий или прекращение их выплаты (п. 83 Порядка).

Взыскание на добровольной основе

Можно, правда, попросить сотрудника вернуть излишне выплаченную сумму пособия добровольно либо получить его согласие на зачет переплаты в счет будущей выплаты пособия или удержание из заработной платы, но соглашаться на эти варианты сотрудник не обязан, если его вины или счетной ошибки нет. Если же сотрудник не возражает вернуть излишне полученную сумму пособия, свое согласие он должен подтвердить письменно (заявлением) (Письмо ФСС РФ от 20.08.2007 N 02-13/07-7922). В противном случае излишне выплаченная сумма может быть возмещена виновным лицом либо (если виновное лицо не найдено) списана в расходы за счет чистой прибыли организации.

Взысканию не подлежит

Когда излишняя выплата пособия сотруднику не связана с его недобросовестностью или счетной ошибкой, взыскать с него сумму переплаты не удастся, если только он добровольно не пожелает ее вернуть, разрешит удержать из заработка или зачесть в счет последующей выплаты пособия.

Возможна также еще одна ситуация, когда сумма излишне выплаченного пособия не взыскивается, — работник за текущий месяц уже получил пособие и в этом же месяце у него наступили обстоятельства, при которых он теряет право на его получение. Например, сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком. Она получила пособие за текущий месяц, через несколько дней в этом же месяце решила прервать отпуск и выйти на работу на полный рабочий день. В данном случае сумма излишне выплаченного ежемесячного пособия по уходу за ребенком не удерживается. Выплата пособия прекращается со следующего месяца (п. 83 Порядка).

Порядок взыскания сумм переплаты

Рассмотрим, как производить удержание излишне выплаченных сумм пособия, если законодательство разрешает это делать.

Как и в предыдущем случае, при выявлении ошибки при выплате пособия бухгалтер должен составить бухгалтерскую справку, в которой показать суть допущенной ошибки. На данном этапе может быть еще неизвестно, каким образом будет производиться взыскание переплаты. В этом случае в справке нужно указать, что исправительные проводки будут составлены после получения этой информации.

Уведомление сотрудника

О том, что обнаружена сумма излишне выплаченного пособия, которая должна быть удержана с получателя, работодатель должен предупредить работника.

В уведомлении можно предложить:

  • зачесть излишне выданные суммы в счет последующей выплаты пособия (если ошибочно выплачена сумма ежемесячного пособия по уходу за ребенком);
  • сообщить об удержании переплаты из заработной платы сотрудника.

Образец уведомления об удержании из заработной платы излишне выплаченной суммы пособия по временной нетрудоспособности приведен ниже.

Образец уведомления

—————————————————————————¬
¦ Закрытое акционерное общество ¦
¦ ¦
¦ «Стейнвей» ¦
¦ 115432, г. Москва, ул. Трофимова, д. 9 ¦
¦ тел. (495) 973-89-54, факс (495) 973-89-60 ¦
¦ ¦
¦Исх. N 22/05 Пианисту¦
¦17 мая 2011 г. Аллегрову Е.И.¦
¦ ¦
¦ Уведомление ¦
¦ Уважаемый Евгений Иванович! ¦
¦ ¦
¦ Уведомляем Вас о том, что в связи со счетной ошибкой бухгалтера Вам¦
¦излишне выплачена сумма пособия по временной нетрудоспособности за дни¦
¦нетрудоспособности с 4 по 15 апреля 2011 г. в размере 189 руб. 25 коп.¦
¦(сто восемьдесят девять руб. 25 коп.). ¦
¦ В соответствии с ч. 4 ст. 15 Закона N 255-ФЗ и ч. 2 ст. 19 Закона¦
¦N 81-ФЗ сумма пособия, излишне выплаченная в результате счетной ошибки,¦
¦будет взыскана из Вашей заработной платы за май 2011 г. ¦
¦ ¦
¦ Главный бухгалтер ЗАО «Стейнвей» Абель А.М. Абель¦
¦ ¦
¦ Ознакомлен ¦
¦ 17 мая 2011 г. Аллегров Е.И. Аллегров¦
L—————————————————————————

Удержание излишне выплаченных сумм

Если сотрудник получил пособие в большем, чем полагается, размере вследствие собственной недобросовестности либо в результате счетной ошибки, взыскать с него излишне выданные суммы пособия можно:

  • путем удержаний соответствующих сумм из заработной платы;
  • при последующих выплатах ему социальных пособий (это больше подходит для ситуаций, когда сотруднику выплачивается ежемесячное пособие по уходу за ребенком).

Если законодательством не предусмотрено безапелляционное удержание переплаты пособий, работник может вернуть ее добровольно. Например, внести излишне полученную сумму в кассу организации либо дать разрешение:

  • на удержание излишне полученной суммы из своей заработной платы;
  • зачет этой суммы в счет последующей выплаты пособия.

Рекомендуем в уведомлении работнику предложить варианты внесения переплаты.

Образец документа приведен на с. 84.

—————————————————————————¬

¦ Закрытое акционерное общество «Стейнвей» ¦
¦ ¦
¦ 115432, г. Москва, ул. Трофимова, д. 9 ¦
¦ тел. (495) 973-89-54, факс (495) 973-89-60 ¦
¦ ¦
¦Исх. N 22/05 Виолончелисту¦
¦17 мая 2011 г. Басову Е.И.¦
¦ ¦
¦ Уведомление ¦
¦ Уважаемый Елизар Илларионович! ¦
¦ ¦
¦ Уведомляем Вас о том, что Вам излишне выплачена сумма пособия по¦
¦временной нетрудоспособности за дни нетрудоспособности с 16 по 18 мая¦
¦2011 г. в размере 256 руб. 30 коп. (двести пятьдесят шесть руб. 30 коп.).¦
¦ Предлагаем Вам вернуть излишне полученную сумму пособия путем¦
¦удержания из заработной платы за май 2011 г. ¦
¦ ¦
¦ Главный бухгалтер ЗАО «Стейнвей» Абель А.М. Абель¦
¦ ¦
¦ Согласен на удержание из зарплаты Басов Е.И. Басов¦
¦ 17 мая 2011 г. ¦
L—————————————————————————

Если удержание производится из заработной платы

Согласно ч. 3 ст. 137 ТК РФ удержание каких-либо сумм задолженности из заработной платы возможно при условии, что работник не оспаривает его оснований и размеров. Свое согласие он должен подтвердить письменно, например записью «согласен на удержание» в уведомлении.

Обратите внимание: при каждой последующей выплате пособия или заработной платы удерживать можно не более 20% суммы, причитающейся сотруднику (ст. 138 ТК РФ, ч. 4 ст. 15 Закона N 255-ФЗ и ч. 2 ст. 19 Закона N 81-ФЗ). При прекращении выплаты зарплаты либо пособия оставшаяся задолженность взыскивается в судебном порядке.

Добавим также, что размер удержания из заработной платы и иных доходов должника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов.

Бухгалтерские проводки

Исправительные проводки делают в месяце обнаружения ошибки.

Пособие по временной нетрудоспособности. Если излишне было выплачено пособие по временной нетрудоспособности, бухгалтер сделает проводки:

——————-¬
¦Дебет 26 Кредит 70¦
L——————-

  • сторнирована сумма излишне начисленного пособия за первые три календарных дня болезни за счет средств организации;

———————¬
¦Дебет 69-1 Кредит 70¦
L———————

  • сторнирована сумма излишне начисленного пособия за оставшиеся дни болезни за счет средств ФСС РФ;

———————————————-¬
¦Дебет 70 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ»¦
L———————————————-

  • сторнирована излишне начисленная сумма налога на доходы физических лиц.

Обратите внимание: запись об отмене излишне удержанного НДФЛ отражают в налоговой карточке в графе того месяца, когда фактически производятся исправления.

Пособие по беременности и родам и по уходу за ребенком. Если переплата возникла по пособию по беременности и родам или пособию по уходу за ребенком, сторнировочная запись будет следующей:

———————¬
¦Дебет 69-1 Кредит 70¦
L———————

  • сторнирована сумма излишне начисленного пособия.

Если взыскание не предусмотрено законодательством

Во всех случаях, когда выявлена ошибка, бухгалтер должен составить бухгалтерскую справку, в которой описать суть допущенной ошибки.

Далее действия работодателя будут зависеть от того, заключен с работником, нанесшим ущерб организации, договор о материальной ответственности или нет.

Если договор о материальной ответственности не заключен. В этом случае работодатель должен руководствоваться нормами ст. ст. 247 и 248 Трудового кодекса. Прежде всего специально созданная комиссия должна установить размер причиненного работником ущерба, а сам работник — дать письменное объяснение причины возникновения ущерба.

Для справки. Согласно ч. 2 ст. 19 Закона N 81-ФЗ излишне выплаченная сумма пособия взыскивается с виновных лиц в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В ч. 1 ст. 233 Трудового кодекса сказано, что материальная ответственность работника наступает за ущерб, причиненный им работодателю в результате виновного противоправного поведения, действий или бездействия.

Если размер причиненного ущерба не превышает среднего месячного заработка работника (независимо от вида материальной ответственности), его взыскание осуществляется на основании письменного приказа (распоряжения) руководителя, который должен быть издан не позднее месячного срока со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба.

Если размер причиненного ущерба окажется выше размера среднего месячного заработка сотрудника, причиненный им ущерб может быть взыскан также только с согласия работника или в судебном порядке.

Если договор о материальной ответственности заключен. В этом случае работодатель должен:

  • издать приказ о создании комиссии и об установлении причин и размера нанесенного ущерба;
  • взять с виновного в причинении ущерба работника объяснительную записку;
  • составить акт обнаружения недостачи;
  • издать приказ о возмещении виновным лицом ущерба.

Бухгалтерский учет. В бухгалтерском учете недостачу в связи с излишней выплатой пособия нужно отразить проводками:

Дебет 94 Кредит 69-1

  • излишне выданная сумма пособия отражена как недостача;

Дебет 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба», Кредит 94

  • сумма ущерба отнесена на виновное лицо;

Дебет 50 (70) Кредит 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»,

  • суммы недостачи внесены в кассу виновным лицом (удержаны из заработной платы виновного лица).

Списание сумм ущерба, причиненного виновным лицом. Если работодатель полностью или частично откажется от взыскания причиненного ущерба с виновного лица или сумма ущерба превысит предел материальной ответственности работника, то не взысканную с виновного лица сумму ущерба нельзя будет учесть при налогообложении прибыли.

Подробнее о порядке удержания суммы ущерба с виновного лица, а также о документах, которые понадобится оформить в данной ситуации, читайте в статье «Работнику излишне выплачена зарплата» («Зарплата», 2009, N 8).

Отражение суммы удержания излишне выплаченного пособия в форме-4 ФСС

Текущий год. Если сумма пособия была выплачена сотруднику в предыдущем отчетном периоде текущего года в большем, чем полагается, размере и эта ошибка попала в уже сданную форму-4 ФСС, то сумму удержания излишне выплаченного пособия следует отразить в форме-4 ФСС в текущем отчетном периоде.

Например, переплата пособия произошла в январе, а выявлена в мае 2011 г. Расчет по форме-4 ФСС за I квартал 2011 г. сдан с ошибкой. Сумму удержания излишне выплаченного пособия нужно отразить в расчете по форме-4 ФСС за I полугодие 2011 г. На нее уменьшают сумму начисленных пособий за тот месяц, в котором обнаружена ошибка.

Если в месяце, в котором обнаружена ошибка, начислений пособий не было, в графе 15 таблицы 1 формы-4 ФСС излишне начисленную сумму пособия нужно будет отразить со знаком «минус».

Отчетные периоды прошлых лет. Если переплата пособия выявлена за отчетные периоды прошлых лет, то в этом случае необходимо представить в отделение ФСС РФ по месту нахождения организации уточненный расчет по форме-4 ФСС за тот отчетный период, в котором данная ошибка была допущена.

Например, если ошибка произошла в III квартале 2010 г., а выявлена в мае 2011 г., то в мае 2011 г. организация должна представить в территориальное отделение ФСС РФ уточненный расчет по форме-4 ФСС за девять месяцев 2010 г. и 2010 г.

Обратите внимание: даже если вы подали уточненный расчет за отчетный период прошлых лет, остатки на начало расчетного периода в форме-4 ФСС останутся неизменными в течение всего 2011 г. То есть сумма задолженности за страхователем по страховым взносам окажется меньше, чем должна быть. Поэтому, чтобы не было расхождений в данных бухгалтерского учета и данных, отражаемых в форме-4 ФСС за отчетные периоды текущего года, сумму страховых взносов следует скорректировать. Для этого в строке 4 «Начислено страховых взносов страхователем за прошлые расчетные периоды» таблицы 1 формы-4 ФСС нужно отразить сумму взносов, недоплаченную из-за излишней выплаты пособия.

Пени за просрочку

Сумма произведенных расходов на выплату пособий уменьшает сумму страховых взносов, подлежащих перечислению в ФСС РФ (ч. 2 ст. 4.6 Закона N 255-ФЗ).

Если сумма страховых взносов была уменьшена на сумму излишне выплаченных пособий, то сумма страховых взносов в ФСС РФ окажется недоплаченной. Это значит, что на сумму недоплаты страховых взносов организации придется начислить пени.

Пени определяются в процентах от неуплаченной суммы за каждый день просрочки (ч. 5 ст. 25 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). Процентная ставка пеней принимается равной 1/300 действующей ставки рефинансирования ЦБ РФ (ч. 6 ст. 25 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

В бухгалтерском учете нужно сделать проводки:

Дебет 91-2 Кредит 69-1

  • начислены пени за просрочку уплаты страховых взносов;

Дебет 69-1 Кредит 51

  • перечислены пени за просрочку уплаты страховых взносов.

Ю.А.Никерова

Старший научный редактор

журнала «Зарплата»

Идеальный документ. Письмо инспектору освободит от отчетности по налогу на имущество

Нам стало известно, что компании, которые прежде сдавали декларации по налогу на имущество, а с этого года из-за отсутствия основных средств на балансе перестали отчитываться, столкнулись с блокировкой счетов. В Минфине России нам подтвердили, что подобные действия инспекторов незаконны. Но чтобы избежать приостановления операций, чиновники рекомендовали письменно сообщить налоговикам о том, по какой причине компания больше не отчитывается.

НАПОМНИМ. Налогоплательщиками по налогу на имущество с этого года считают только те организации, у которых есть на балансе облагаемые этим налогом основные средства (п. 1 ст. 373 НК РФ).

Составить письмо можно в произвольном виде (см. образец). Помимо данных о компании в нем пишут, с какого момента компания не сдает отчетность по налогу на имущество и по какой причине. Скажем, из-за выбытия основных средств, в частности в связи с их продажей или ликвидацией, а также при переводе всей деятельности на «вмененку».

Есть важная особенность. Если компания перестала быть налогоплательщиком в течение года, то авансовые расчеты надо представить только за тот отчетный период, в котором объекты налогообложения еще были у компании. Дальше до конца года можно не отчитываться, надо представить только годовую декларацию. К примеру, если имущество с июня не числится на балансе в качестве основных средств, то отчетность за полугодие надо сдавать обязательно, а вот за девять месяцев отчитываться не нужно. Это нам подтвердили в Минфине. Поэтому в сообщении стоит написать, что компания не будет сдавать именно промежуточную отчетность и за какой период.

К письму можно приложить документы, подтверждающие отсутствие основных средств. Например, копию бухгалтерской отчетности. Но как нам подтвердили в Минфине, это в принципе не обязательно. При необходимости документы инспекторы попросят сами.

Руководителю Инспекции
ФНС России № 1 по г. Москве
Петрову Петру Петровичу
ООО «Компания»
ОГРН 1045012461022
ИНН 7701025478, КПП 770101001
127138, г. Москва, ул. Басманная, д. 25
Исх. № 350 от 28.06.2010 г.

СООБЩЕНИЕ
об отсутствии обязанности представлять отчетность по налогу
на имущество организаций

Общество с ограниченной ответственностью «Компания» сообщает, что с июня 2010 года на балансе компании отсутствуют основные средства, облагаемые налогом на имущество организаций. В связи с этим начиная с отчетности за девять месяцев 2010 года компания авансовые расчеты по налогу на имущество не представляет. Основание – пункт 1 статьи 373 Налогового кодекса.

Образец написания бухгалтерской справки

Некоторые операции в бухучете не могут быть оформлены первичными документами. Но ведь по правилам бухгалтер не может ничего провести без документально зафиксированного основания. Как быть? Составить такой документ самостоятельно. В этой статье вы найдете образец написания бухгалтерской справки и узнаете о ее особенностях.

Каждый бухгалтер должен уметь сделать, как минимум, три вещи:

  • составить баланс;
  • найти ошибку;
  • составить бухгалтерскую справку.

Именно о последнем пункте пойдет речь в этом материале. Для начала узнаем, что это за бумага такая. И где можно найти образец бухсправки.

Что это за документ

По своей сути бухгалтерская справка является первичным учетным документом, но одновременно выполняет роль и регистра. В ней уполномоченный специалист записывает операции, на которые нет полноценной первички:

  • исправление ошибки;
  • списание задолженности;
  • определение суммы резерва по сомнительным долгам;
  • формирование первоначальной стоимости основного средства, которая складывается из нескольких операций;
  • ведение раздельного учета НДС;
  • и т. п.

В некоторых случаях требуется обычная бухсправка, а в некоторых только справка-расчет, в которой бухгалтер, кроме самой записи, производит вычисления. Например, образец, как составить бухсправку для формирования первоначальной стоимости основного средства выглядит так:

Кроме того, есть другие разновидности этой важной бумаги, которые к первичке не относятся. В частности, если требуется составить информацию по запросу государственного учреждения или суда, в которой описать данные бухучета, уже отраженные в системе бухгалтером, например по задолженности, также составляется бухсправка. В суде, например, с ее помощью можно подтвердить понесенные компанией расходы или сумму ущерба от чьих-либо действий, а также обоснованность заявленных корректировок. Образец бухгалтерской справки о задолженности для суда можно скачать в конце статьи.

Важно помнить только одно: нельзя составлять эту бумагу на операции по оприходованию или реализации материальных ценностей, если в процессе были задействованы сторонние контрагенты. В этом случае применяется другая первичка.

Бланк и обязательные реквизиты

Так как это первичный документ, то необходимо соблюдать два важных условия:

  1. Форма и порядок составления должны быть прописаны в учетной политике организации.
  2. Наличие обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 о бухучете.

Если форму бланка организация может разработать самостоятельно или же использовать образец заполнения бухгалтерской справки (0504833), которая разработана и утверждена приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н для государственных учреждений, то требования к реквизитам довольно строгие. Бланк обязательно должен предусматривать наличие:

  • наименования организации;
  • номера документа и даты его составления;
  • названия документа;
  • содержания отраженного факта хозяйственной жизни;
  • единицы измерения и способа отражения (денежный или натуральный);
  • данных других первичных документов (при необходимости);
  • должности и Ф.И.О. лица, совершившего операцию;
  • подписи составителя.

Только с соблюдением этих требований заполненный бланк будет считаться действительным.

Образец, как составить бухгалтерскую справку

Ничего сложного в составлении этой бумаги нет. Рассмотрим, например, образец бухгалтерской справки об исправлении ошибки, или, как его называют, сторнировании. В ней бухгалтер должен изложить суть операции, а также обстоятельства, при которых произошла ошибка. Также обязательно нужно написать проводки с исправлениями и указать, как это повлияло на налоги. Если в их исчислении произошли изменения, нужно указать, какие уточненные отчеты требуется сдать. Заверяет бухсправку своей подписью главный бухгалтер.

Только на основании такой бумаги бухгалтер может сделать исправления в Главной книге организации, где никакие исправления не допускаются.