Билеты на командировку

Минфин пояснил, когда при расчете налога на прибыль можно учесть расходы на выбор места в самолете

Обоснование такое. К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы; расходы на наем жилого помещения в месте командировки (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Автоматически рассчитать зарплату командированного работника по действующим правилам Рассчитать бесплатно

Также по этой статье расходов подлежат возмещению следующие затраты командированного работника:

  • на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, на обслуживание в номере, и на пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
  • на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
  • суточные или полевое довольствие;
  • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Как видим, перечень командировочных расходов является открытым. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Исходя из этого, авторы письма делают следующий вывод. Затраты командированного работника на оплату выбора места в самолете можно учесть в составе прочих расходов при соблюдении двух условий:

  • возмещение указанных затрат предусмотрено локальным нормативным актом организации;
  • расходы документально подтверждены.

Можно ли принять к авансовому отчету чек за оплату парковки?

Цитата (Как организации учитывать расходы, которые связаны с использованием автомобиля):Расходы на стоянку
По своей сути расходы, связанные с оплатой стоянки автомобиля, можно разделить на две большие группы. В первую войдут затраты, связанные с хранением автомобиля в то время, когда он не используется организацией (ночью, в выходные и т.п.). А во вторую — оплата временных парковок во время разъездов.
Теоретически никаких проблем с включением этих затрат в расходы при налогообложении прибыли возникать не должно. Ведь, как мы уже упоминали, подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ сформулирован настолько широко, что под него можно подвести любые затраты, возникающие у организации в связи с владением автотранспортом. Да и связь расходов на хранение автомобиля и на разовые парковки с содержанием автотранспорта оспорить сложно.
Однако на практике с этим возникают проблемы. И вот почему. Любой расход можно включить в налоговую базу по налогу на прибыль только в том случае, если он экономически обоснован и документально подтвержден (ст. 252 НК РФ). Именно с документальным подтверждением в большинстве случаев и возникают проблемы.
Очень часто услуги по хранению и по парковке наличными деньгами оплачивает водитель. С точки зрения бухгалтера получается, что оплата произведена через подотчетное лицо. А значит, это лицо должно будет составить авансовый отчет (не позднее трех рабочих дней) и приложить к нему оправдательные документы (п. 11 Порядка ведения кассовых операций, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40 (Письмо ЦБ РФ от 04.10.93 № 18)). И если составить отчет — не проблема, то с оправдательными документами все как раз наоборот.
Дело в том, что по закону в рассматриваемом случае таким документом должен быть кассовый чек — ведь произошел наличный расчет за услугу. Однако на практике автостоянки чеки не выдают, поскольку для этого нужно регистрировать кассовый аппарат, платить за его обслуживание и т.п.
Возникает логичный вопрос — можно ли чем-то заменить чек в рассматриваемой ситуации? Изучение закона о ККТ* позволяет дать на этот вопрос положительный ответ. Так, при оказании услуг населению (а в данном случае водитель корпоративной машины выступает для автостоянки именно как население) вместо чека ККТ можно выдать бланк строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона о ККТ). Такой бланк официально называется «Квитанция за парковку автомобилей». Он утвержден письмом Минфина России от 24.02.94 № 16-38 и продолжает применяться до сих пор (см. письмо Минфина России от 27.04.06 № 03-03-04/1/404 и п. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.08 № 359).
Есть и еще один вариант, когда можно обойтись без кассового чека. Речь идет о праве «вмененщиков» заменять кассовые чеки документом, подтверждающим прием денежных средств за оказанную услугу (п. 2.1 ст. 2 Закона о ККТ). Такой документ вполне может подтверждать расходы организации на оплату услуг стоянки, с чем, кстати, не спорит и Минфин (см. письмо от 19.01.10 № 03-03-06/4/2).
Но самым, пожалуй, безопасным способом в случае с длительным (ночным, на выходных и т.п.) хранением автомобиля будет заключение официального договора со стоянкой, либо аренда (опять же официальная) гаража или парко-места. В таком случае у организации на руках будет официальный договор, а оплата будет происходить в безналичной форме. При таких условиях никаких проблем с учетом расходов возникнуть не должно.
В случае же с разовыми парковками, если не удается получить правильного документа, бухгалтеру предстоит решить: спорить с налоговиками по поводу учета расходов на парковки, или просто не учитывать данные суммы в расходах.
Тем, кто решит поспорить, сообщим, что судебной практике известны случаи, когда налогоплательщик доказывал свое право учитывать расходы на автостоянку на основании квитанций к ПКО (а именно этот документ на практике охотнее всего выдают «парковщики»). Речь идет о постановлении ФАС Московского округа от 03.05.07, 11.05.07 № КА-А40/3474-07. При рассмотрении дела суд принял в качестве документа, подтверждающего расходы на автостоянку, квитанции к приходному кассовому ордеру, в которых указывались фамилия работника, номер автомашины, сумма, а также содержалась печать организации, предоставившей услуги по стоянке. При этом суд отметил: отсутствие чеков ККТ не свидетельствует, что расходов не было вовсе — у организации имеются иные документы, подтверждающие понесенные расходы.

Командировка: сотрудник опаздал на самолет

Обнаружила по этому вопросу в инете мнения сторонних аудиторов (я, конечно, понимаю, что это всего лишь мнение):
14. Консультации специалистов аудиторской компании «Бетроен»
Вопрос:
Наша организация купила по безналичному расчету балет на самолет сотруднику, который едет в командировку. Сотрудник по личным причинам опоздал на самолет. Ему вернули в кассе деньги, за вычетом штрафных санкций, сотрудник доплатил необходимую сумму и купил билет. На покупку билета документы получил, а на штрафные санкции документа нет. Как эту ситуацию учесть, как заполнить авансовый отчет, как быть с налогами ?
Ответ:
1. Расчеты с сотрудником.
В рассматриваемой ситуации основанием для возмещения расходов на штрафные санкции будет являться соответствующее заявление командированного работника с визой руководителя и указанием суммы возмещения. Это заявление прилагается к авансовому отчету и хранится в бухгалтерии.
Таким образом, авансовый отчет заполняется в обычном порядке, как по обычной командировке. К нему прикладывается тот билет, по которому сотрудник в конце концов улетел, а также заявление сотрудника на сумму штрафных санкций с визой руководителя.
2. Бухгалтерский учет.
Билет представляет собой договор перевозки между транспортной компанией и пассажиром (п. 2 ст. 786 ГК РФ). Поэтому сбор за возврат билета можно считать штрафом за нарушение условий договора.
В бухгалтерском учете такие расходы являются прочими (п. 12 ПБУ 10/99 «Расходы организации») и отражаются по дебету сч. 91 «Прочие доходы и расходы».
Д 91 К 71 – отражены расходы, возникшие при возврате билета
Д 71 К 50 — выплачено возмещение расхода подотчетному лицу, согласно, авансового отчета.
Покупка второго признается в бухгалтерском учете расходами по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации») и относится на счета учета затрат.
Д 26 (20, 44…) К71 — стоимость нового билета списана в расходы
3. Налог на прибыль.
Расходы, понесенные со сдачей билета можно учесть при расчете налога на прибыль при условии, что фирма сможет обосновать перенос сроков командировки (в данном случае перенос времени вылета), т.е. расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными. Из Вашего вопроса видно, что сотрудник опоздал на самолет по личным причинам. Кроме того, у сотрудника отсутствует квитанция, из которой видно, что взысканы штрафные санкции. Поэтому, эти расходы не могут уменьшить налогооблагаемую прибыль.
Новый билет сотрудник должен приложить к авансовому отчету и представить в бухгалтерию в течение трех дней со дня возвращения из командировки (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40). В налоговом учете стоимость нового билета будет отражаться в полной сумме и относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
4. НДФЛ.
Согласно п.3 ст.217 НК РФ, от НДФЛ освобождаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на командировки. То есть, чтобы не включать расходы, связанные с возвратом билета в доход сотрудника, необходимо иметь документ, который подтверждает произведенные расходы. Таковым является квитанция возврата билета. При отсутствии этого документа сумма такого возмещения облагается НДФЛ.

Командировка отменена: как отразить расходы на невозвратный авиабилет и удержание за отмену брони гостиницы

ИА ГАРАНТ

Сотруднику была отменена командировка в день отъезда в связи с направлением в другую. Организацией ранее была забронирована гостиница и приобретен авиабилет по невозвратному тарифу.Как отразить в налоговом и бухгалтерском учете невозвратный авиабилет и штраф за незаезд в гостиницу? Как учитывать НДС с невозвратного авиабилета и штрафа за незаезд в гостиницу?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
НДС по неиспользованному билету и предъявленный гостиницей к вычету не принимается.
Для целей налогообложения прибыли расходы на приобретение билета и на уплату штрафа гостинице учитываются в составе внереализационных расходов без учета сумм предъявленного НДС.
В бухгалтерском учете затраты на приобретение билета и уплату штрафа гостинице учитываются в составе прочих расходов.
Обоснование позиции:
На основании ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение связанных с ней расходов. В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации-работодателя (ст. 168 ТК РФ).

НДС

НДС предъявленный гостиницей

В соответствии с п. 1 ст. 146 НК РФ объектом обложения НДС является реализация товаров (работ, услуг) на территории РФ. На основании пп. 2 п. 1 ст. 162 НК РФ налоговая база по НДС увеличивается на суммы, связанные с оплатой реализованных этим налогоплательщиком товаров (работ, услуг). Из анализа ст. 162 НК РФ следует, что суммы санкций за нарушение договорных условий и суммы возмещения убытков или ущерба прямо в ней не упомянуты.
При этом Минфин России указывает, что штрафные санкции у продавца (поставщика, исполнителя), в соответствии со ст. 162 НК РФ, облагаются НДС, как средства, связанные с расчетами за реализованные товары (работы, услуги) (письма Минфина России от 11.01.2011 N 03-07-11/01, 16.08.2010 N 03-07-11/356, от 11.09.2009 N 03-07-11/222, от 28.04.2009 N 03-07-11/120, от 16.04.2009 N 03-07-11/107, от 11.03.2009 N 03-07-11/56, от 06.03.2009 N 03-07-11/54 и от 24.10.2008 N 03-07-11/344).
Правда, в последнее время позиция финансового ведомства меняется (письма Минфина России от 30.10.2014 N 03-03-06/1/54946, от 04.03.2013 N 03-07-15/6333).
При получении доходов, увеличивающих налоговую базу, организация-исполнитель выписывает счет-фактуру в одном экземпляре и регистрирует его в книге продаж (п. 18 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137). То есть заказчику-должнику такой счет-фактура не предъявляется. Если исполнитель все же выставит должнику счет-фактуру, то НДС, исчисленный с суммы штрафных санкций, к вычету у должника не принимается (письмо Минфина России от 14.02.2012 N 03-07-11/41).
Кроме того, при признании в составе расходов неустоек (штрафов, пени) необходимо учитывать, что на основании п. 1 ст. 170 НК РФ суммы НДС, предъявленные налогоплательщику, не включаются в расходы, принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль организаций, за исключением случаев, предусмотренных п. 2 ст. 170 НК РФ. При этом в ст. 170 НК РФ не предусмотрен учет в стоимости товаров (работ, услуг) сумм НДС по предъявленным санкциям за нарушение условий договоров. Поэтому в рассматриваемой ситуации велика вероятность возникновения налоговых споров по вопросу учета в составе расходов суммы НДС по признанному организацией расходу в виде штрафа (письмо Управления ФНС по г. Москве от 30.03.2005 N 20-12/20856).

НДС по билету

В силу п.п. 1, 7 ст. 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму исчисленного НДС на суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций. При этом из письма ФНС России от 21.05.2015 N ГД-4-3/8565@ следует, что требование об учете произведенных расходов при формировании налоговой базы по налогу на прибыль актуально и в отношении расходов на командировки.
Одним из обязательных условий для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории РФ, является принятие на учет указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав (абзац второй п. 1 ст. 172 НК РФ). Данное положение распространяется и на суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки.
Таким образом, вычет суммы НДС, выделенной в билете, приобретенном организацией для командированного работника, возможен только тогда, когда услуги по перевозке будут оказаны, а соответствующие расходы будут приняты на учет.
Билет сам по себе удостоверяет лишь заключение договора перевозки пассажира (п. 2 ст. 786 ГК РФ), но не факт оказания услуги по перевозке. В связи с этим считаем, что организация в рассматриваемой ситуации не сможет принять к вычету выделенную в не использованном работником билете сумму НДС.
Официальных разъяснений по данному вопросу нами не обнаружено. Иную позицию организация должна быть готова отстаивать в суде. При этом из постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 15.01.2009 N 09АП-17459/2008 следует, что наличие у налогоплательщика использованных проездных билетов не является обязательным условием для вычета НДС в отношении фактически оплаченных услуг по перевозке, но при наличии счета-фактуры.
Сумму уплаченного при приобретении проездного билета НДС, не подлежащую вычету, организация, по нашему мнению, не сможет учесть и в налоговом учете (п. 1 ст. 170 НК РФ).

Налог на прибыль

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях главы 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (п. 2 ст. 252 НК РФ).
Расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, могут быть учтены налогоплательщиками в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Как отмечается в письме Минфина России от 21.12.2007 N 03-03-06/1/884, перечень командировочных расходов, предусмотренный указанной нормой, является закрытым.
Нормы НК РФ не уточняют, могут ли на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ учитываться расходы, связанные с приобретением не использованного и не возвращенного командированным работником проездного билета.
Из письма Минфина России от 14.04.2006 N 03-03-04/1/338 следует, что организация вправе учесть при определении налоговой базы расходы на приобретение не использованного в связи с изменением срока возвращения из командировки и не подлежащего возврату командированным работником билета (дополнительно смотрите письмо Минфина России от 02.05.2007 N 03-03-06/1/252).
Из постановлений ФАС Северо-Западного округа от 09.07.2009 по делу N А21-6746/2008, ФАС Волго-Вятского округа от 24.03.2006 N А28-10790/2005-233/15, на наш взгляд, также прослеживается возможность квалификации расходов на возмещение командированному работнику затрат на неиспользованный проездной билет в качестве расходов на командировку и их учет при формировании налогооблагаемой прибыли на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Наряду с этим следует учитывать, что перечень расходов, которые могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, является открытым (смотрите, например, пп. 49 п. 1 ст. 264, пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ), что означает возможность признания в налоговом учете любых затрат, отвечающих требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ и прямо не поименованных в ст. 270 НК РФ.
Нормы ст. 270 НК РФ не содержат прямого запрета на включение в расчет налоговой базы по налогу на прибыль расходов на не использованные командированным сотрудником и не возвращенные им проездные билеты.
В связи с этим и учитывая, что планируемая командировка не состоялась, а также принимая во внимание п. 7 ст. 3, п. 4 ст. 252 НК РФ, считаем, что расходы на приобретение билета могут быть признаны в налоговом учете на основании пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ как внереализационные расходы, при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ.
Для оценки выполнения предусмотренных п. 1 ст. 252 НК РФ критериев целесообразно учитывать позиции, выраженные судьями в определениях КС РФ от 04.06.2007 N 320-О-П и N 366-О-П, постановлении Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53.
Поскольку приобретение билета в рассматриваемой ситуации осуществлялось с целью проезда работника в служебную командировку, считаем, что понесенные организацией расходы следует рассматривать в качестве связанных с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода.

По нашему мнению, в данном случае организации целесообразно документально подтвердить не только сам факт осуществления расходов, но и их обоснованность (экономическую оправданность). Перечень таких документов является открытым.
Для подтверждения обоснованности произведенных расходов организации следует иметь, например, следующие документы:
— решение (приказ) о направлении работника в командировку (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749);
— внутренние документы, свидетельствующие об отмене и причинах отмены планируемой командировки.
Расходы в виде штрафа за отказ от проживания в гостинице, предусмотренный сторонами договора за невыполнение условий возмездного договора по бронированию мест в гостинице, уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций на основании пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ, при условии их соответствия положениям ст. 252 НК РФ (письма Минфина России от 29.11.2011 N 03-03-06/1/786, от 25.09.2009 N 03-03-06/1/616). Напомним, сумма штрафа учитывается без НДС.

Бухгалтерский учет

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утвержден приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н) оплаченные организацией билеты являются денежными документами и учитываются на субсчете 50-3 «Денежные документы» счета 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение.
По дебету счета 50 отражается поступление денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 — выдача денежных документов из кассы организации.
Соответственно, операция по приобретению билета и списанию его стоимости в бухгалтерском учете отражается следующими проводками:
Дебет 60 (76) Кредит 51
— перечислены денежные средства на приобретение билета;
Дебет 50, субсчет «Денежные документы» Кредит 60 (76)
— отражено поступление билета в сумме фактических затрат на его приобретение (с учетом НДС).
Полагаем, что билет был выдан сотруднику под отчет, так как командировка отменена в день выезда:
Дебет 71 Кредит 50, субсчет «Денежные документы»
— выдан билет работнику, направленному в командировку.
Поскольку в рассматриваемой ситуации командировка не состоялась и сотрудник не воспользовался приобретенным билетом, то расходы на его приобретение признаются прочими расходами (п.п. 4, 12, 17, 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», далее — ПБУ 10/99).
Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 71
— списана стоимость неиспользованного билета (без НДС);
Дебет 19 Кредит 71
— учтен НДС, выделенный в неиспользованном билете;
Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 19
— НДС, выделенный в неиспользованном билете, не подлежащий вычету, отнесен на прочие расходы.
Операции по учету штрафа гостиницы отражаются следующими записями:
Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 76, субсчет «Расчеты по претензиям»
— отражена сумма признанного организацией штрафа гостиницы (без НДС) (п.п. 12, 14.2 ПБУ 10/99);
Дебет 19 Кредит 76, субсчет «Расчеты по претензиям»
— учтен НДС, предъявленный гостиницей;
Дебет 76, субсчет «Расчеты по претензиям» Кредит 51
— оплачен штраф гостиницы;
Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 19
— НДС, предъявленный гостиницей, учтен в составе прочих расходов.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Вахромова Наталья
Ответ прошел контроль качества

Сотрудник не полетел: что с невозвратными билетами

Если пассажир приобрел у авиакомпании невозвратные билеты и впоследствии отказался воспользоваться услугами перевозчика, то провозная плата, уплаченная за перевозку, пассажиру не возвращается <пп.4 п.1 ст.108 ВК РФ, п.93.1 Правил, утв. Приказом Минтранса от 25.09.2008 N 155>. Но тот факт, что были куплены именно невозвратные билеты, не отменяет производственный характер запланированной командировки и первоначальное намерение ее совершить. В связи с этим даже если командировка была отменена, организация может учесть стоимость невозвратных билетов в составе прочих расходов <пп.49 п.1 ст.264 НК РФ>.
При этом у вас на руках должны быть <п.1 ст.252 НК РФ>:
— документ об отмене командировки (например, приказ, подписанный руководителем);
— билет, лист бронирования, иные документы, в которых будет указана стоимость билета и тариф (класс бронирования);
— документ, подтверждающий, что вами был приобретен невозвратный билет. Это может быть приложение к билету, справка, предоставленная компанией-перевозчиком, правила применения тарифов, распечатанные с сайта перевозчика и т.д.
Что касается начисления страховых взносов, то по общему правилу возмещение командированному работнику документально подтвержденных расходов на проезд взносами не облагается <ч.2 ст.9 Закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ>. В рассматриваемой ситуации подтверждающие документы есть, но сама командировка не состоялась. Как указывал Минтруд в своих разъяснениях, с тех обязательных расходов, без которых командировка не могла состояться, страховые взносы не начисляются (в Письме ведомства речь шла об оплате медицинской страховки и расходов, связанных с получением визы, для командировки за границу). При отмене командировки квалификация выплат не меняется, то есть и в этом случае их не надо облагать взносами <Письмо Минтруда от 27.11.2014 N 17-3/В-572>. Аналогичная ситуация складывается и в отношении стоимости невозвратного билета.