Акт приема передачи электронной подписи

Содержание

Передача права использования ЭЦП

Использование электронно-цифровой подписи позволяет оптимизировать документооборот в компании, оформлять документы с гораздо меньшими затратами труда и времени. Цифровой способ заверения документов и защиты информации нашел широкое применение в сфере обмена документацией с контрагентами, подачи отчетов и информации в контролирующие структуры.

Что такое ЭЦП и для чего она используется?

Электронно-цифровая подпись гарантирует получателю документа следующее:

  1. Подтверждение факта, что подписантом является конкретный человек и никто другой.
  2. Содержание передаваемого документа не претерпело никаких изменений в процессе передачи.
  3. Документация действительно была отправлена, и это сделал владелец электронной подписи.

Такой вид подписания имеет широкое распространение везде, где важны вопросы секретности и надёжности. Это относится не только к вопросам документооборота, но и к финансовым транзакциям, вопросам определения авторства программного обеспечения и к другим аналогичным ситуациям.

С точки зрения закона, ЭЦП равнозначна обычной подписи, сделанной шариковой ручкой. В Российской Федерации с начала 2013 года действует ГОСТ Р 34.10-2012, затрагивающий вопрос цифрового заверения и защиты документации. По мнению законодателей ЭЦП бывает трёх типов:

  1. Простая электронно-цифровая удостоверяет тот факт, что документ исходит от лица, которое её проставило.
  2. Усиленная неквалифицированная. Она выполняет две функции: кроме подтверждения авторства, гарантирует отсутствие изменений в электронном документе после отправления.
  3. Усиленная квалифицированная обладает теми же характеристиками, что и неквалифицированная, кроме того, что выдаётся в специализированных центрах, которые были аккредитованы Минкомсвязи.

Именно последний вариант из трёх перечисленных даёт электронному документу юридическую силу в полном объёме. При этом ЭЦП заменяет не только одну подпись, но также и печать организации. Именно такой вариант используется, например, при сдаче отчётности в налоговую инспекцию или в Пенсионный фонд России.

Основным документом, который регламентирует использование ЭЦП, является закон «Об электронной подписи» № 63-ФЗ, принятый 23 июня 2016 года.

Порядок получения

Для того чтобы получить ЭЦП, нужно обратиться в соответствующий аккредитованный центр. Чтобы выбрать один из них, можно посмотреть список на сайте Минкомсвязи. Такие организации существуют в большинстве крупных городов Российской Федерации.

Говоря более точно, центр передаёт заказчику не саму электронную подпись, а программное обеспечение, с помощью которого можно её создать.

Для оформления и выдачи ПО, необходим строго оговоренный пакет документов. Для физических лиц в него должны входить:

  1. Заявление, в котором выражено желание получить ЭЦП.
  2. Свидетельство ИНН.
  3. Паспорт, который необходим для удостоверения личности гражданина.
  4. Пенсионное свидетельство (СНИЛС).
  5. Квитанция, которая подтверждает выполнение оплаты услуг центра.

Практически во всех специализированных организациях России предусмотрена услуга подачи документов посредством интернета.

Для юридического лица пакет документов должен быть следующим:

  1. Копия свидетельства о регистрации предприятия. Её необходимо заверить у нотариуса.
  2. Выписка из ЕГРЮЛ. После её выдачи срок действия составляет тридцать дней. Если он будет пропущен, справку будет необходимо взять ещё раз.
  3. Копия свидетельств ИНН, её тоже необходимо заверить у нотариуса.
  4. Заявление, на основании которого будет выдана ЭЦП. Бланки могут быть различными в зависимости от центра, куда происходит обращение.
  5. Сертификат обычно делается для директора фирмы. При обращении за предоставлением нужно предъявить приказ о его назначении.

Если за ЭЦП обращается индивидуальный предприниматель, ему потребуются:

  1. Оригинал выписки из ЕГРИП. Также необходимо оформить её копию и заверить её у нотариуса.
  2. Копия свидетельства ИНН, заверенная нотариусом.
  3. Заявление о выдаче. В центре, куда происходит обращение, для него может быть предусмотрен специальный бланк.
  4. Нотариально заверенная копия свидетельства о регистрации индивидуального предпринимателя.

Во всех перечисленных случаях рассмотрение происходит не дольше, чем в течение пяти дней.

Способы передачи подписи заказчику

Передача документов и электронных ключей происходит на подготовленных носителях. Оформление производится на основе заключённого ранее договора путём подписания акта приёма-передачи.

Документальное оформление факта передачи

Важно отметить, что когда говорят о передаче ЭЦП по акту, речь может идти о двух различных ситуациях:

  1. Получение у удостоверяющего центра.
  2. Передача внутри предприятия другому лицу, не тому, на которого первоначально производилось оформление.

В первом случае был подписан договор о выполнении работ, предоставлении услуг. Результатом его исполнения оказалась передача электронно-цифровой подписи, ключа и установление права заявителя на использование. Кроме того, центр проводит обслуживание, в течение периода, на который она была предоставлена.

Второй вариант не является полностью законным. Ведь ключ ЭЦП фактически определяет полномочия данные конкретному лицу, а не тому, которому он полуофициально его передал, ст. 6 закона 63-ФЗ. При этом ответственность остаётся на официальном владельце подписи. Нужно понимать, что никакие приказы или доверенности от руководства не будут иметь юридической силы.

Отвечать на подписание документов с использованием цифровых технологий будет тот, на кого ЭЦП была оформлена. Кроме того, факт такой передачи может быть расценен как халатность или превышение должностных полномочий.

Использование криптоподписи уже уволенного сотрудника, в зависимости от мотивов и размера нанесенного ущерба, может квалифицироваться как уголовно наказуемое деяние. Особенно, если это касается хищения денежных средств.

Обязательность письменного оформления факта передачи

Для того чтобы зафиксировать факт получения предприятием электронно-цифровой подписи, нужен первичный бухгалтерский документ, который подтверждает данную хозяйственную операцию. Обычно, для такой цели применяется акт приёма-передачи.

Важно заметить, что передача подписи законодательством не регламентируется. Однако, без этого или подобного ему документа, нет официального основания считать, что ЭЦП теперь относится к фирме-заказчику, и может использоваться ее в соответствии со своим назначением. С момента письменного оформления передачи ответственность за использование ПО и криптоподписи переходит к заказчику.

Если говорить о перепоручении внутри предприятия другому лицу, то это возможно сделать не только с помощью акта приёма-передачи, но и посредством приказа по предприятию. Однако настоящим владельцем подписи при этом всё равно останется руководитель.

Документы для скачивания (бесплатно)

Состав материалов, которые фактически передаются заказчику

Практически, если передача происходит внутри фирмы, то сотруднику передаётся USB-ключ, или другой материальный носитель, где записан секретный ключ шифрования.

Сервисный центр отдает клиенту более внушительный пакет документов:

  • акт или накладную;
  • флеш-носитель с записанным ПО, сертификатом и самой подписью;
  • договор на обслуживание;
  • памятку об использовании.

Обязательные реквизиты для акта передачи

При оформлении факта перехода права на владение криптоподписью необходимо указать в акте следующее:

  1. Точное наименование удостоверяющего центра.
  2. Название фирмы получателя электронного ключа.
  3. Перечень документов и материальных ценностей, которые передаются.
  4. Утверждение о том, что они фактически переданы с указанием даты.
  5. Ставятся печати и подписи сторон с расшифровкой уполномоченной персоны заказчика и исполнителя.

Обеспечение конфиденциальности и защиты ЭЦП от использования посторонними

В большинстве электронных систем для работы с ЭЦП применяются два ключа. Один из них является секретным, с его помощью можно подписывать электронные бумаги. Другой — это открытый ключ. Он не даёт возможности официального визирования, но позволяет определять принадлежность и подлинность ЭЦП.

Первый код нужно хранить скрытно, а второй, наоборот передать заинтересованным лицам, которые имеют право прочесть документ (фискальные органы, ПФР, внебюджетные фонды и заинтересованные контрагенты).

Для того чтобы обеспечить хранение секретного ключа, принято использовать различные технические средства:

  1. Специальные карточки (смарт-карты).
  2. Дискеты, но этот вариант постепенно теряет популярность.
  3. Для хранения ключа могут использоваться флешки.
  4. Иногда применяется хранение секретного ключа в защищённой памяти компьютера.

Из перечисленных вариантов принято считать смарт-карту наиболее надёжной. Здесь необходимо не только физически использовать её, но и предварительно ввести буквенно-цифровой пароль.

Учет электронной подписи на предприятии

Получение электронно-цифровой подписи приходуется в бухгалтерии в качестве нематериальных ценностей. В балансе ее отображают на основании стоимости приобретения и установки, куда входит не только цена покупки, но и другие затраты, которые были произведены, чтобы наладить электронный документооборот.

Всё большее значение приобретает сфера работы с электронной документацией. В этой области существует необходимость подтверждать авторство и подлинность таких бумаг. Для этой цели используется электронно-цифровая подпись, которую выдаёт и, в дальнейшем, обслуживает удостоверяющий центр. Возможность уверенно использовать ЭЦП в своей деятельности позволит работать не только эффективнее, но и более комфортно.

О том, как получить и в дальнейшем использовать усиленный цифровой ключ для заверения документации и отчетов, рассказано ниже.

Акт приема-передачи ЭЦП: образец для передачи сотруднику

Передача электронной подписи в пользование третьим лицам на законодательном уровне в РФ – не регулируется. Для исполнения такого акта приходится пользоваться правилами предоставления доверенности на выполнение определенных действий. При этом составляется так называемый акт приема передачи ЭЦП, в котором детально расписываются полномочия лица, получившего электронный сертификат. А где взять на акт приема передачи ЭЦП образец, каких правил составления данного документа следует придерживаться? Обязательно ли заверять его у нотариуса или достаточно будет письменной подписи владельца ЭЦП?

Читайте в статье

Допускается ли передача ЭЦП в пользование третьим лицам

Акт приема передачи электронной подписи – это документ, который лишь подтверждает факт использования ЭЦП не владельцем. В теории, такой документ не имеет какой-либо юридической силы, но может рассматриваться судом при рассмотрении претензии между сторонами, которые использовали ЭЦП.

Но вместе с тем, прямого запрета на передачу подписи третьим лицам – нет. Однако нужно понимать, что если сертификат попадет в руки злоумышленников, то они получат возможность выполнять любые действия от имени владельца подписи (при составлении, подписи, отправке электронных документов, которые будут приравниваться к бумажным).

Для чего необходим акт передачи ЭЦП

Чаще всего необходимость в этом возникает у руководителей предприятий, которые физически не успевают подписывать все электронные запросы и документы, к примеру, связанные с бухгалтерией. Им гораздо проще предоставить возможность использовать ЭЦП, к примеру, главному бухгалтеру или юридическому представителю предприятия. Это позволит им сэкономить собственное время, но при этом не допустить, к примеру, потерю выгодного контракта.

Основным нормативно-правовым актом в использовании ЭЦП является ФЗ 63. В то же время, ГК РФ 160 указывает, что ЭЦП используется в силу указания закона или акта о соглашении сторон.

Где взять образец акта

Мнение эксперта Александра Степанова Консультант по подбору ЭЦП

Образца акта приема передачи электронной подписи как такового не существует, так как не существует и законодательного регулирования такого процесса. А это означает, что документ можно составить в свободной форме.

Главное, чтобы в акте приема-передачи ЭЦП имелись следующие реквизиты:

  • ФИО владельца ЭЦП;
  • ФИО лица, которое получает право использовать электронную подпись владельца;
  • дата заключения соглашения;
  • дата, до которой соглашение действует (если не указать, то до составления нового соглашения о прекращении действия акта);
  • полномочия на использование ЭЦП (то есть, для каких целей подпись предоставляется);
  • обязанности каждой из сторон;
  • письменная подпись каждой стороны.

Кстати, многие нотариусы предоставляют своим клиентам условные образцы акта передачи электронной подписи, поэтому можно за помощью обращаться к ним. Но в большинстве случаев сами нотариусы отказываются заверять такой документ – их деятельность подразумевает полную ответственность за законность подписываемых бумаг. То есть, если они заверят акт, то их могут привлечь к криминальной ответственности за создание поддельных документов. И все это – из-за отсутствия законодательного регулирования передачи ЭЦП.

Ответственность за использование чужой ЭЦП

Согласно Федеральному Закону 63, ответственность за использование чужой ЭЦП лежит полностью на владельце электронной подписи. Это актуально даже в том случае, если лицо, получившее право пользоваться чужой ЭЦП, будет использовать её в личных корыстных целях. Но владелец подписи вправе в судебном порядке тогда требовать финансовую или моральную компенсацию (подобные деяния уже регулируются через УК РФ, а не ФЗ).

Необходимо понимать, что электронная подпись – это полный аналог собственной подписи. Передать её кому-то физически – невозможно. В юридическом аспекте – это как предоставить третьему лицу собственную руку для подписания документов. Именно поэтому законного регулирования такого процесса и не предусмотрено (и, вероятней всего, в будущем он и не появится).

Более того, в ФЗ 63 четко указано, что получатель ЭЦП обязывается соблюсти всевозможные шаги для предотвращения завладения его подписью сторонними лицами. Имеется ввиду, что он не может передавать рутокен, пароли для генерации ключей и так далее. Все это – его персональная ответственность.

Какие есть альтернативы

Самый простой вариант не оформлять акт приема-передачи – заказать индивидуальный ключ ЭЦП каждому сотруднику предприятия и распределить обязанности, привилегии, возможности на их использование. Современные технологии и программные платформы позволяют все это реализовать. А передача персональной ЭЦП для использования сторонним лицам – это слишком рискованная процедура, которая никак не оправдывает возможный риск.

Подводя итоги — никаких образцов акта приема передачи электронной подписи другому лицу не существует, так как данный процесс не регулируется на законодательном уровне. В теории – никто за нарушения данного правила наказывать не будет, но правоохранительные органы мало чем смогут помочь, если стороннее лицо использует чужую ЭЦП в собственных корыстных целях, даже если это воровство денежных средств. Такие дела по несколько лет могут рассматриваться судебными инстанциями и закончиться не в пользу владельца электронной подписи.

АКТ передачи ключа ЭЦП.

Здравствуйте.

Ст.160 Гражданского кодекса РФ устанавлено правило, согласно которому использование ЭЦП возможно в силу указания закона или нормативного акта, соглашения сторон.

Отношения в области использования электронных подписей регулируются Законом 63-фз «Об электронной подписи».

Согласно ст.2 ЭЦП предназначена для идентификации лица, подписывающего электронный документ. Иными словами, она является аналогом собственноручной подписи.

При этом, Закон не предусматривает возможности передачи подписи другому лицу, так как в этом случае исчезает основная ее направленность — идентификация подписывающего лица.

ЭЦП выдается на имя конкретного лица — директора или иного уполномоченного работника. Суть в том, что ЭЦП — это электронный аналог письменной подписи.

Несмотря на то, что законодательного запрета на использование таких доверенностей нет, их составление не предусмотрено ни одним нормативным актом, как не предусмотрена и возможность передачи полномочий по использованию ЭЦП от одного лица к другому.

Законодательство также не содержит требований относительно составления акта приема-передачи ключа ЭЦП третьему лицу от владельца. Соответственно, оформлять такой документ нет необходимости.

Если стороны хотят зафиксировать момент передачи ключа ЭЦП, то документ составляется в произвольной форме с обязательным указанием даты передачи ЭЦП, бумаг, которые передаются, сторон сделки. При этом, если вместе с документами предоставляется внешний электронный носитель, в акте можно определить место его дальнейшего хранения.

Обратите внимание, что ответственность за пользование ЭЦП лежит на ее владельце (ст.6 Закона) вне зависимости от наличия приказов или доверенностей на передачу ключа. Также, не наступает никакой ответственности за использование ЭЦП третьими лицами. То есть доказывать, что электронную почту использовали без его ведома придется владельцу.

Однако, увлекшись данным новшеством, многие руководители в целях
экономии времени на оформление доступа к системе «Банк-клиент онлайн» (не
желают менять банковские карточки, оформлять доверенности и т.п.) оформляют
доступ к системе на себя, а полученные электронные ключи и личную цифровую
подпись передают бухгалтеру.
Вы можете проработать так достаточно успешно на протяжении нескольких
месяцев, а может и лет. Но в один прекрасный день — когда со счета непонятно куда
улетает кругленькая сумма — становится ясно: ваше доверие не оправдалось. Обидно
даже не то, что вы потеряли деньги (как правило, суммы, отправленные в адрес
третьих лиц, начинаются от полумиллиона). Фишка заключается в том, что взыскать
деньги с банка, а в большинстве случаев понять, кто реально виноват в ситуации,
становится невозможно. Все случаи индентичны: бухгалтер обнаруживает, что
деньги списаны, жалуется, что в компьютере случился сбой, вызванные представители
службы техподдержки банка фиксируют низкий уровень защиты компьютера.
Обращение в суд оказывается безрезультатным. Практика показывает, что роковой
платеж совершается с оригинальной электронной цифровой подписью и вину
бухгалтера доказать тоже очень сложно. В результате вас мучают сомнения — то ли
ваш любимый бухгалтер, которому вы доверяли как себе, вас подвела, либо вы стали
жертвой компьютерных мошенников. И эти сомнения порой более мучительны,
нежели сожаление о потеряннных деньгах.

Как правило, такие действия являются нарушением условий типового договора о пользовании услугами в системе «Банк-клиент-онлайн» в любом банке.

Указанное подтверждается судебной практикой, например, Решение Арбитражного суда Ярославской области по делу А82-151/2013 от 09 июля 2013 г., Решение Арбитражного суда Красноярского края от 13 сентября 2010 г.
по делу № № А33-8840/2010.

Образец акта приема-передачи ЭЦП сотруднику

Работа любой крупной компании подразумевает ведение электронного документооборота (ЭДО) и переписки с внешними агентами. Согласно действующему законодательству, все документы ЭДО должны быть заверены квалифицированной подписью руководителя организации. Фактически подписанием документов занимается доверенное лицо, а при передаче электронной подписи сотруднику компании лучше составить специальный акт в письменной форме. Документ может помочь в спорной ситуации и ограничивает сферу использования ЭЦП принимающим лицом.

Зачем нужен акт приема-передачи

Данный документ подтверждает и фиксирует факт передачи ключа и всех реквизитов электронной подписи для использования сотрудником компании или иным лицом. Обычно руководитель организации передает ключ ЭЦП бухгалтеру, юристу или должностному лицу, представляющему организацию на переговорах или занимающемуся подписанием документов, ведением электронного документооборота.

Юридическая сила документа

Акт приема-передачи электронной подписи не имеет полной юридической силы, т.к. в соответствии со ст.10 Федерального закона № 63 владелец обязан:

  • обеспечить сохранность конфиденциальности закрытого ключа ЭЦП;
  • не допустить факт использования ЭЦП третьими лицами;
  • отозвать ключ ЭЦП через удостоверяющий центр при подозрении на нарушение его конфиденциальности.

Еще один важный момент: такая передача действительна только в рамках компании. При необходимости использования ЭЦП на внешних ресурсах каждому из участников документооборота лучше выслать письменное подтверждение передачи подписи.

Правила составления документа

Обычно акт приема-передачи ЭЦП составляется юридическим отделом в двух экземплярах. Один будет храниться у владельца сертификата ЭЦП, второй — у доверенного лица. Иногда дополнительную копию отдают на хранение юристам, нотариусу или отправляют заказным письмом в Удостоверяющий центр.

Образец Акта приема-передачи ЭЦП

Документ должен содержать следующую информацию:

  • полное ФИО владельца подписи;
  • полное ФИО доверенного лица;
  • дату составления акта;
  • сроки действия соглашения о передаче ЭЦП;
  • список полномочий доверенного лица, а также цели использования электронной подписи;
  • обязанности сторон по сохранению конфиденциальности ЭЦП;
  • собственноручную подпись сторон (только синими чернилами).

Единой верной формы акта приема-передачи электронного ключа нет. Образец можно скачать по этой ссылке. Объясняется это отсутствием требований со стороны Федерального законодательства.

Дополнительно в документе можно указать реквизиты и контактную информацию юридического лица, данные сертификата ЭЦП или условия хранения носителя подписи. Также желательно направить в Удостоверяющий центр письменное уведомление о составлении акта приема-передачи ЭЦП и заверить документ у нотариуса. Но тут могут возникнуть сложности: т.к. на уровне законодательства отсутствует регулирование факта передачи подписи, многие нотариусы отказываются подписывать акт. В случае судебного разбирательства нотариуса могут привлечь к ответственности, если получится доказать, что директор не давал распоряжения о передаче подписи сотруднику.

Ответственность за использование ЭЦП и альтернативы ее передачи

Федеральный Закон 63 предусматривает полную ответственность за использование ЭЦП ее владельцем. При наличии документа, подтверждающего факт передачи подписи, доказать непричастность владельца к нарушению правил использования ЭЦП будет проще, но не всегда судьи принимают во внимание данный документ.

В случае применения ЭЦП сотрудником компании в корыстных целях может быть заведено уголовное или административное дело с выбором мер наказаний от штрафов до лишения свободы.

Чтобы обезопасить себя и снизить риски, лучше заказать каждому из сотрудников компании индивидуальный ключ ЭЦП и распределить обязанности по его использованию. При помощи современных программных платформ можно легко организовать внутренний документооборот и создать копии ключей даже на разных ПК.

Необходимость использования одного ключа ЭЦП несколькими лицами в компаниях объясняется просто: руководитель организации физически не может подписывать всю документацию, отслеживать электронный документооборот и т.д. Для фиксирования факта передачи ЭЦП заключают специальное соглашение или акт, содержащий не только личные данные сторон, но и правила использования закрытого ключа ЭЦП, сроки действия и обязанности по сохранности конфиденциальность ключа. Полной юридической силы такой акт приема-передачи ЭЦП не имеет из-за положений ФЗ-63, но в случае судебных разбирательств может помочь доказать невиновность владельца в использовании ЭЦП.