6 НДФЛ обособленное подразделение

Порядок сдачи формы 6-НДФЛ по обособленным подразделениям

Открываем обособленное подразделение: как и куда сдавать 6-НДФЛ

Обособленное подразделение закрывается: куда представить 6-НДФЛ при закрытии

Итоги

Открываем обособленное подразделение: как и куда сдавать 6-НДФЛ

Обязанность по оформлению и сдаче 6-НДФЛ по обособленным подразделениям (ОП) у компании возникает, если выплачены доходы:

  • работникам, исполняющим трудовые обязанности на территориально отдаленных от головного офиса стационарных рабочих местах (созданных на срок более 1 месяца);
  • физическим лицам по договорам гражданско-правового характера, заключенным уполномоченными лицами от имени ОП.

Если доход выплачен хотя бы 1 такому физическому лицу, у бухгалтерской службы может возникнуть вопрос: как заполнить и сдать 6-НДФЛ по обособленному подразделению?

Представлять 6-НДФЛ обязано каждое ОП по месту своего налогового учета, независимо:

  • от количества зарегистрированных фирмой ОП;
  • численности получающих от ОП доход физических лиц;
  • иных условий деятельности ОП.

Налоговые агенты — крупнейшие налогоплательщики (КН) вправе выбрать адрес подачи 6-НДФЛ по месту учета:

  • компании в качестве КН;
  • или своих ОП.

С 01.01.2020 возможен переход на централизованную сдачу 6-НДФЛ за ОП, которые расположены в одном муниципальном образовании. 6-НДФЛ по ним можно подавать в налоговую по месту нахождения одного из этих подразделений, либо в ИФНС головной организации, если головной офис находится в том же муниципалитете, что и ОП (даже если ОП — единственное (см. письмо ФНС от 15.11.2019 № БС-4-11/23247).

Чтобы выбрать ответственное подразделение, нужно подать в ИФНС вот такое уведомление. Срок определен, как первый рабочий день соответствующего года, но уведомления на 2020 год будут приниматься до 31.01.2020 включительно.

Сдавать уведомление нужно только в одну инспекцию — ту в которой учтено ответственное ОП, остальные ИФНС будут уведомлены автоматически.

Как открыть ОП и организовать в нем бухучет — пошаговую инструкцию смотрите в этой статье.

Алгоритм заполнения разделов 1 и 2 отчета 6-НДФЛ по обособленным подразделениям ничем не отличается от подобного отчета по головной компании.

Пристального внимания потребует заполнение титульного листа отчета 6-НДФЛ, а точнее ячеек, предназначенных для кодов налогового органа, в адрес которого он представляется, а также КПП и ОКТМО подразделения.

На титульном листе 6-НДФЛ необходимо отразить КПП и ОКТМО того ОП, которое выплатило доходы физлицам, а при централизованной отчетности с 2020 года — КПП ответственного ОП.

Обособленное подразделение закрывается: куда представить 6-НДФЛ при закрытии

Если подразделение закрывается, как сдать 6-НДФЛ? Подобный вопрос может возникнуть в любой момент после принятия решения о ликвидации одного или нескольких ОП компании.

При этом работники данного ОП могут быть:

  • Переведены в другое ОП или головной офис. С момента такого перевода выплачиваемый им доход попадет уже в другой 6-НДФЛ — того подразделения, куда их перевели.

О том, как заполняется отчет при перемещении работника между подразделениями, читайте в материале «Как заполнять 6-НДФЛ, если работник «кочует» по подразделениям (примеры)».

  • Уволены. Если ликвидируется компания в целом вместе со всеми ОП, заключительный отчет 6-НДФЛ, оформленный по данному ОП, будет последним отчетом, в котором отразятся суммы дохода и НДФЛ, а также соответствующие даты (получения дохода, удержания налога и его перечисления) по уволенным сотрудникам.

О процедуре увольнения работников при реорганизации фирмы см. в статье «Порядок увольнения работника по инициативе работодателя».

При оформлении 6-НДФЛ по ОП, которые планируется ликвидировать, необходимо придерживаться следующих правил:

  • отчетный период для 6-НДФЛ — от начала года (или с момента регистрации ОП, если оно создано и ликвидируется в течение календарного года) до даты снятия с налогового учета (завершения процесса ликвидации);
  • сдавать последний отчет 6-НДФЛ необходимо по месту нахождения закрываемого ОП.

Об особенностях отражения в 6-НДФЛ выплат при увольнении читайте в материале «Как правильно отразить выплаты при увольнении в 6-НДФЛ?».

Налоговым агентам — КН снова дается возможность выбора: подать последний отчет 6-НДФЛ по ликвидируемому ОП в ту инспекцию, в которой компания зарегистрирована как КН, или по месту регистрации ликвидируемого ОП.

Как поступить, если отчитаться по месту учета ОП до его закрытия не удалось, см. .

Итоги

6-НДФЛ по обособленным подразделениям подается в налоговую по месту их регистрации. Такое же правило действует при подаче последнего отчета 6-НДФЛ в случае закрытия подразделения.

У крупнейших налогоплательщиков есть выбор: отчитываться за подразделение по форме 6-НДФЛ в инспекцию по крупнейшим налогоплательщикам или по месту учета подразделения.

С 01.01.2020 есть возможность в отдельных случаях сдавать единый 6-НДФЛ за несколько обособок.

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

6-НДФЛ по закрытому обособленному подразделению

Актуально на: 19 февраля 2020 г.

В отдельной консультации мы рассказали:

  • как должна уплачивать НДФЛ организация, имеющая обособленные подразделения;
  • куда сдавать расчеты 6-НДФЛ по обособленным подразделениям;
  • что изменилось в порядке уплаты НДФЛ и представления расчетов 6-НДФЛ с 1 января 2020 г.

Давайте посмотрим, а как сдать расчет 6-НДФЛ при закрытии обособленного подразделения. В первую очередь, рассмотрим ситуацию, когда обособленное подразделение платило налог и сдавало отчетность только само за себя.

НДФЛ по закрытии обособленного подразделения

Если до закрытия обособленного подразделения работникам этого подразделения (исполнителям по ГПД) были выплачены доходы и с них удержан налог, то этот налог нужно уплатить в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения в общем порядке (п. 7 ст. 226 НК РФ).

6-НДФЛ по закрытому обособленному подразделению

Если расчет 6-НДФЛ подается в ИФНС по месту нахождения обособленного подразделения до момента его закрытия, то расчет заполняется и представляется в общем порядке.

Если же организация не успела сдать расчет 6-НДФЛ до момента закрытия обособленного подразделения, то расчет сдает сама организация в ИФНС по месту своего нахождения в общие сроки (п. 2 ст. 230 НК РФ, Письмо ФНС от 12.12.2019 N БС-4-11/25600@):

  • расчет за 1, 2, 3 кварталы – не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим кварталом, в котором закрыто обособленное подразделение;
  • расчет за 4 квартал – не позднее 1 марта следующего года.

Порядок заполнения расчета 6-НДФЛ не содержит каких-либо особенностей заполнения для ситуации, когда обособленное подразделение закрыто. Но ФНС дала следующие разъяснения по отражению отдельных показателей расчета (Письмо ФНС от 10.01.2020 N БС-4-11/61@):

  • по строке «ИНН» и «КПП» указывается ИНН и КПП организации;
  • по строке «Представляется в налоговый орган (код)» — код ИФНС по месту нахождения организации;
  • по строке «По месту нахождения (учета) (код)» — код 213 (для крупнейших налогоплательщиков) или 214 (для остальных организаций);
  • по строке «Код по ОКТМО» — код ОКТМО муниципального образования, в котором находилось закрытое подразделение;
  • по строке «Форма реорганизации (ликвидации) (код)» — 9;
  • по строке «ИНН/КПП реорганизованной организации» — ИНН организации и КПП закрытого обособленного подразделения.

6-НДФЛ при закрытии ответственного обособленного подразделения

Как мы уже рассказали отдельно, организация может перейти на централизованную уплату НДФЛ и подачу расчетов 6-НДФЛ через ответственное обособленное подразделение при наличии на территории одного муниципального образования нескольких обособленных подразделений (п. 2 ст. 230 НК РФ). А как быть, если закрывается именно ответственное обособленное подразделение? Налоговый кодекс не содержит ответа на этот вопрос.

Но ФНС дает такие разъяснения (Письмо ФНС от 25.12.2019 N БС-4-11/26740). После закрытия ответственного обособленного подразделения расчеты 6-НДФЛ нужно подавать в общем порядке – по месту нахождения организации и каждого обособленного подразделения. Кроме того, нужно подать в ИФНС Уведомление о выборе налогового органа (утв. Приказом ФНС от 06.12.2019 N ММв-7-11/622@), указав в поле «Причина представления уведомления (код)» значение 4. Далее в течение года организация должна платить налог и представлять 6-НДФЛ отдельно по месту нахождения каждого обособленного подразделения. Повторно перейти на централизованную уплату налога в течение текущего года будет нельзя.

Снятие с налогового учета обособленных структур организаций не освобождает субъектов хозяйствования от выполнения обязательств по своевременной сдаче отчетности по ним. По подоходному налогу работодателям надо отчитаться посредством подачи в ФНС двух форм – 2-НДФЛ (справок, формируемых отдельно по каждому сотруднику) и 6-НДФЛ (обобщенного расчета, показывающего величину доходов и налогов накопительно с начала налогового года и за последний квартал).

Нюансы заполнения и сдачи 6-НДФЛ при закрытии обособленного подразделения

6-НДФЛ по обособленным подразделениям заполняется в обычном порядке в соответствии с инструкцией из приказа ФНС, изданного 14.10.2015 г. № ММВ-7-11/450@. Данные, показываемые по «обособке», подаются отдельно и не входят в расчет 6-НДФЛ по всей организации.

Куда сдавать отчет по закрываемому ОП, зависит от даты снятия его с налогового учета:

  • Если отчетность формируется и отправляется в ФНС до фактического дня снятия с регистрации подразделения, получателем документа будет инспекция по месту учета закрываемого ОП.

  • Если отчетность сдается после завершения мероприятий по закрытию подразделения, документы отправляются в ФНС по месту регистрации головного офиса. Когда речь идет о крупнейшем налогоплательщике, отчетность должна сдаваться с привязкой к месту регистрации компании в статусе крупнейшего плательщика налогов.

Сдача 6-НДФЛ при закрытии обособленного подразделения предусматривает отражение данных за период с начала года до даты снятия «обособки» с учета. По срокам надо ориентироваться на крайние даты для представления конкретного документа за период, в котором ОП было закрыто.

При составлении отчетности за ликвидируемые структуры необходимо учесть некоторые особенности:

  • код инспекции указывается тот, в который фактически будет отправляться документ;

  • ОКТМО вписывается с привязкой к месту нахождения ликвидируемого подразделения;

  • КПП – должен быть показан код, присвоенный закрываемому ОП.

2-НДФЛ при закрытии обособленного подразделения в 2019 году

Справки 2-НДФЛ надо оформлять с учетом методических материалов из Приказа ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@, которые действуют с 2019 года. Выбор налогового органа, в который подлежит сдавать комплект справок по сотрудникам из ликвидируемого ОП, также осуществляется с привязкой к дате закрытия подразделения:

  • по месту регистрации ОП, если документы сформированы и сдаются до снятия с учета в ИФНС такого подразделения;

  • 2-НДФЛ при закрытии обособленного подразделения сдается головной структурой по месту ее налогового учета, если до даты ликвидации «обособки» справки в ИФНС не подавались.

Получатель отчета обозначается в титульном разделе справки – это код ИФНС, в которую подается документ. В справке следует указывать ОКТМО и КПП именно по закрываемой обособленной структуре.

Сроки сдачи отчетов по НДФЛ

Рекомендации по оформлению и сдаче отчетности по подоходному налогу в случае закрытия ОП отражены налоговиками в письме от 02.03.2016 г. № БС-4-11/3460@. В соответствии с разъяснениями налоговиков при ликвидации подразделения до истечения календарного года отчетный период ограничен временем с начала года по дату снятия ОП с учета. Сроки подачи справок и расчетов не отличаются от стандартных.

Например, обособленная структура закрылась 21 мая 2019 года. Налоговый период будет соответствовать интервалу с 1 января 2019 года по последний день существования подразделения (21 мая):

  • до 30 апреля надо отчитаться по итогам 1 квартала, подав расчет 6-НДФЛ (это делает бухгалтерия ОП);

  • результаты полугодия в 6-НДФЛ после закрытия обособленного подразделения надо отразить за период с 01.01.2019 по 21.05.2019 и сдать отчет не позднее 31 июля 2019 года (отчитывается головное предприятие). Последующие отчеты 6-НДФЛ по закрытому ОП (за 9 месяцев и 2019 год) подавать не нужно.

2-НДФЛ сдается с периодичностью раз в год, поэтому справки по доходам персонала ОП, ликвидированного в мае 2019г., надо будет сдавать в 2020 году:

  • до 2 марта 2020 г. (включительно) головной офис обязан отчитаться за закрытое подразделение по физлицам, с доходов которых не было возможности удержать подоходный налог;

  • не позже 1 апреля 2020 г. сдаются справки по остальным работникам и физлицам, получавшим доходы от ликвидированного подразделения.

Не позднее последнего числа месяца, следующего за истекшим отчетным периодом (1-ый квартал, полугодие и 9 месяцев), и не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим годом, налоговые агенты должны представлять в налоговую инспекцию по месту своего учета Расчет по форме 6-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ).

О том, куда сдается форма 6-НДФЛ при наличии у организации обособленных подразделений, а также о том, как сдавать Расчет при закрытии обособленного подразделения, расскажем в нашей консультации.

Сдаем 6-НДФЛ по обособленному подразделению

Напомним, что обособленное подразделение организации – это любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места (т. е. созданы на срок более 1 месяца). Признается подразделение организации обособленным независимо от того, отражено или нет его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, а также независимо от полномочий, которыми наделяется такое подразделение (п. 2 ст. 11 НК РФ).

Если у организации есть обособленные подразделения, то по работникам таких обособленных подразделений, а также по физлицам, с которыми обособленное подразделение заключило ГПД, Расчет по форме 6-НДФЛ сдается в налоговую инспекцию по месту учета соответствующих обособленных подразделений. При этом показатели обособленного подразделения в Расчет по организации уже не включаются.

Порядок заполнения 6-НДФЛ по обособленному подразделению в целом аналогичен порядку заполнения формы организациями, не имеющими обособленные подразделения, и приведен в Приложении №2 к Приказу ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

Но есть и особенности (п.п. 1.10, 2.2 Порядка, утв. Приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@):

  • по строке «КПП» указывается КПП по месту нахождения обособленного подразделения организации;
  • по строке «По месту нахождения (учета) (код)» указывается код 220 «По месту нахождения обособленного подразделения российской организации»;
  • по строке «Код по ОКТМО» указывается код ОКТМО муниципального образования, на территории которого находится обособленное подразделение организации.

Закрыли обособленное подразделение – куда сдавать 6-НДФЛ?

А если обособленное подразделение закрыто, куда сдавать 6-НДФЛ? После снятия обособленного подразделения с учета Расчет сдается в обычные сроки за тот отчетный период, в котором подразделение было закрыто. К примеру, если обособленное подразделение было закрыто 29.08.2018, то последний Расчет 6-НДФЛ по закрытой обособке должен быть сдан за 9 месяцев 2018 года не позднее 31.10.2018. За последующие периоды (в примере – по итогам года) представлять Расчет уже не нужно (Письмо ФНС от 02.03.2016 № БС-4-11/3460@ ).

Образец 6-НДФЛ по закрытому обособленному подразделению приводить не будем – в целом он ничем не отличается от порядка заполнения для организаций без обособок. Конечно, в последний 6-НДФЛ нужно включить только те доходы, налог с которых был удержан до закрытия обособленного подразделения.

Но нужно учесть, что несмотря на то, что код места нахождения в 6-НДФЛ закрытого обособленного подразделения указывается «220», а код ОКТМО — тот, который соответствует обособке, КПП нужно указать головной организации, а не подразделения. Соответственно, и код налоговой инспекции, куда представляется Расчет, также указывается тот, что присвоен головной организации.

6-ndfl_i_2-ndfl_pri_zakrytii_obosoblennogo_podrazdeleniya.jpg

Снятие с налогового учета обособленных структур организаций не освобождает субъектов хозяйствования от выполнения обязательств по своевременной сдаче отчетности по ним. По подоходному налогу работодателям надо отчитаться посредством подачи в ФНС двух форм – 2-НДФЛ (справок, формируемых отдельно по каждому сотруднику) и 6-НДФЛ (обобщенного расчета, показывающего величину доходов и налогов накопительно с начала налогового года и за последний квартал).

Заполнить 6-НДФЛ за обособленные подразделения

Если у вас несколько подразделений, вы можете заполнить отчеты по ним в одном документе и отправить одной кнопкой. Перед заполнением формы убедитесь, что филиалы добавлены в карточку юридического лица.

  1. Сформируйте и заполните отчет «6-НДФЛ» по головной организации.
  2. Перейдите в раздел «Обособленные подразделения» и нажмите .
  3. Отметьте флагами подразделения, по которым нужно сформировать отчеты, и нажмите «Выбрать». Филиалы добавятся в отчет.
  4. Нажмите название подразделения и заполните открывшийся отчет.
  5. Когда данные по всей компании будут заполнены, проверьте отчет. Если ошибок нет, нажмите «К отправке», затем «Отправить» — СБИС разошлет отчеты в налоговые органы по месту нахождения юридического лица и его подразделений.

    Чтобы отправить отчеты только одного или нескольких подразделений из списка, выберите их в окне отправки.

Если после отправки вам потребуется внести изменения в какой-то из отчетов (за головную организацию или обособленное подразделение), откройте документ и нажмите «Редактировать». Внесите изменения и нажмите «Отправить» — СБИС отправит только тот отчет, который вы скорректировали.

Отчет может быть заполнен по данным учета — данные о филиале добавляются в него автоматически из СБИС. Если после создания отчета кадровые документы изменились (например, одного из сотрудников перевели в другое подразделение), переформируйте отчет.

Лицензия

Любой тариф сервиса «Отчетность через интернет».

Организации с обособленными подразделениями сдают 2-НДФЛ и 6-НДФЛ в отношении работников этих обособленных подразделений в ИФНС по месту учета таких «обособок».

При закрытии обособленного подразделения карточка Расчетов с бюджетом по НДФЛ подлежит передаче в налоговый орган по месту постановки на учет головной организации.

Учитывая изложенное, до завершения ликвидации (закрытия) обособленного подразделения такое обособленное подразделение представляет в налоговый орган по месту своего учета справки по форме 2-НДФЛ и расчет по форме 6-НДФЛ за последний налоговый период, то есть за период времени от начала года до дня завершения ликвидации (закрытия) обособленного подразделения.

После завершения ликвидации (закрытия) обособленного подразделения и непредставления справок по форме 2-НДФЛ и (или) расчета по форме 6-НДФЛ за такое обособленное подразделение организация представляет справки по форме 2-НДФЛ и расчет по форме 6-НДФЛ в отношении работников данного обособленного подразделения в налоговый орган по месту учета организации. При этом организация в справках по форме 2-НДФЛ и расчете по форме 6-НДФЛ указывает ИНН и КПП организации, а ОКТМО закрытого обособленного подразделения.

Такие разъяснения дает ФНС в письме № БС-4-11/9619@ от 22.05.2019.