4 НДФЛ

Декларация 4-НДФЛ, что это такое и образец заполнения

Благодаря кампаниям ФНС, проводимым ежегодно весной, практически все граждане знают о 3-НДФЛ, вычетах и случаях уплаты подоходного налога, но есть декларация с похожим названием – 4—НДФЛ. Кто обязан ее представлять и для чего она предназначена? Что будет, если не сдать по незнанию? Я постараюсь рассказать об этом отчете подробно и дать рекомендации по нюансам формы.

Что такое 4-НДФЛ и кто сдает

Что такое форма 4-НДФЛ – это налоговая декларация, кто ее сдает – индивидуальные предприниматели и лица, занимающиеся самостоятельным извлечением доходов без регистрации ИП. Кто относится ко второй категории – это частнопрактикующие граждане.

Для чего нужен документ – в нем указывается приблизительный доход, который заявитель планирует получить за календарный год. На основании этой суммы ИФНС будет рассчитывать авансовые платежи для лица, которые нужно платить через каждые 3 месяца.

Если в итоге реальная сумма налога окажется меньше, чем вы указали в отчете, то инспекторы пересчитают годовой налог с учетом отклонения. Возможно, даже возникнет переплата, которую можно вернуть либо использовать для погашения будущих начислений.

Если же реальная годовая величина налога будет больше, чем в бланке 4-НДФЛ, то придется доплатить недостающую сумму.

4-НДФЛ для физических лиц

Форма 4-НДФЛ предназначена для физических лиц, уплачивающих подоходный налог в связи с частной практикой. К таковым относятся:

  • адвокаты;

  • нотариусы;

  • главы фермерских хозяйств.

Следовательно, если вы полностью работаете на «вмененке», «упрощенке», патенте, то отчет 4-НДФЛ с вас не будут требовать. Но предупреждаю: в случае утраты права на применение спецрежима (например, превысили обороты за год или количество наемных работников) вас переведут на ОСНО с начала календарного года, и нужно будет сдать бланк 4-НДФЛ наряду с другими документами.

Правила заполнения

Заполнить отчет можно одним из способов на выбор:

  • собственноручно на бумажном бланке;

  • платно в аудиторской фирме – стол с такими услугами есть практически во всех инспекциях; подходит тем, кто спешит и не любит заполнять документацию;

  • через программу «Декларация».

Я рекомендую использовать программное обеспечение. Это самый надежный и легкий способ – автоматически соблюдается формат и порядок заполнения, нет риска технических ошибок и опечаток.

Программа доступна для бесплатного скачивания на сайте Налоговой службы:

  1. Введите на главной странице в строке поиска слово «декларация».

  2. Откройте страницу со ссылками на различные версии программы.

  3. Выберите необходимый год.

  4. Установите и используйте. Программа проста в применении.

При заполнении вручную важно соблюдать строгие требования машинописи, т. к. отчет будет считываться для переноса информации в электронный вид. Что нужно соблюдать:

  • строго черная или синяя ручка;

  • писать печатными строчными буквами;

  • в одной клетке — один символ, даже если это знак препинания;

  • начинать с первой левой клетки, если справа после заполнения строки остаются пустые поля, проставить в них прочерки;

  • копейки не записываются и округляются до рублей;

  • нельзя исправлять и черкать в бланке; в случае ошибок заполните новый чистый лист.

Для заполнения удобно использовать книгу учета доходов и расходов.

Правила подачи декларации

Когда сдается отчет 4-НДФЛ физическим лицом:

Таблица 1. Случаи, когда нужно представить декларацию 4-НДФЛ

Ситуации

Норма законодательства

При начале частной практики, т. е. когда вы впервые занялись самостоятельным извлечением дохода на ОСНО

п.7 ст.227 НК РФ

При возрастании или снижении доходов более чем в 2 раза по сравнению с суммой, указанной в последних поданных 4-НДФЛ или 3-НДФЛ

п.10 ст.227 НК РФ

Справочно: в письме ФНС от 14 ноября 2006 года № 04-2-02/685@ ведомство требовало ежегодного представления формы 4-НДФЛ. Однако Минфин разъяснил, что в этом нет необходимости, поскольку после первого года авансы нужно рассчитывать по данным прошлогодней декларации 3-НДФЛ, кроме ситуации, когда доходы резко увеличились или упали (письмо Минфина от 1 апреля 2008 года № 03-04-07-01/47).

Таким образом, если ваши доходы не меняются более чем на 50% из года в год, то отчет 4-НДФЛ потребуется сдать только один раз — в начале деятельности.

Способы представления:

  • лично;

  • посредством доверенного лица, на которого оформлена соответствующая доверенность;

  • по почте;

  • по ТКС — для обладателей усиленной цифровой подписи.

Отчет можно сдать в бумажном виде или на электронном носителе в виде файла, созданного программой «Декларация».

Сроки сдачи документа

Срок сдачи 4-НДФЛ – в течение 5 дней после окончания месяца, в котором вы получили первый доход либо он существенно изменился. При переходе на ОСНО со спецрежима сроки представления не утверждены, но советую сдать отчет так же в течение месяца.

Кто обязан подавать

Кто должен сдавать декларацию 4-НДФЛ из обычных физлиц:

  • адвокаты;

  • нотариусы;

  • главы фермерских хозяйств.

Как рассчитать прогнозируемый доход

Сдавать 4-НДФЛ нужно после получения первого дохода, чтобы физлицо сумело рассчитать примерный будущий доход за год.

Пример 1

Шишкин Иван решил заняться частной адвокатской практикой. Он подготовил помещение, получил необходимые документы и 15 января 2019 года приступил к деятельности. За период 15 января – 15 февраля он получил выручку в размере 40 000 руб.

В течение 5 дней после 15 февраля ему нужно сдать бланк 4-НДФЛ. Он рассчитал приблизительный доход за квартал: 40 000 × 3 = 120 000 руб. За год: 120 000 × 4 = 480 000 руб. С учетом спада спроса в различные периоды, выходными, летним отпуском и возможными форм-мажорами Шишкин указал примерную сумму в декларации – 350 000 руб.

Налоговая инспекция не будет проверять обоснованность этой величины, она только использует ее для исчисления авансов. А затем годовой НДФЛ уже будет рассчитываться исходя из реальной выручки адвоката.

Налоговый вычет

По подоходному налогу предусмотрены различные вычеты, в т.ч. профессиональные (ст.221 НК РФ) – для предпринимателей и частнопрактикующих лиц. Они уменьшают базу обложения на размер расходов. Однако при заполнении бланка 4-НДФЛ эти вычеты не учитываются.

Сдача декларации госслужащим

Для государственных служащих не предусмотрена обязанность подавать отдельные справки и декларацию 4-НДФЛ для физических лиц. За них, как и за сотрудников коммерческих организаций, уплачивает налог и сдает персонифицированную отчетность работодатель

Ответственность за несвоевременную подачу декларации

В соответствии со ст.119 НК РФ налоговая служба при подаче отчетности с просрочкой начислит на вас штраф за каждый месяц:

  • 5% от суммы налога, указанной в декларации;

  • но не более 30% налога и не меньше 1 000 руб.

Пример 2

Шишкин Иван сдал декларацию 4-НДФЛ на 6 месяцев позже, чем следовало. Сумма приблизительного дохода по ней – 500 000 руб.

Неустойка равна проценту от суммы налога. Налог согласно приблизительному доходу равен произведению базы и ставки: 500 000 × 13% = 65 000 руб.

Расчет штрафа: 65 000 × 5% = 3 250 руб.

За 6 месяцев: 3 250 × 6 = 19 500 руб.

Лимит: 65 000 × 30% = 19 500 руб.

Превышения лимита нет, следовательно, ИФНС вправе начислить Шишкину неустойку на сумму 19 500 руб. В соответствии со ст.112 НК РФ плательщик может ходатайствовать об уменьшении суммы неустойки, если у него есть смягчающие обстоятельства. К таковым относится совершение просрочки в первый раз, о чем говорит судебная практика регионов.

Электронный вариант декларации

С помощью специальной программы можно оформить отчет в электронной форме. Он будет сохранен в соответствующем формате. Также можно сохранить его в PDF и распечатать в том виде, который имеет бумажный документ.

Форма 4—НДФЛ состоит из одного листа и заполняется быстро. К ней не нужно прикладывать бланк заявления, иные документы по НДФЛ, не требуется подтверждать указанную сумму предполагаемого дохода.

Форма 4—НДФЛ для физических лиц, занимающихся адвокатской деятельностью, нотариатом и фермерских хозяйством, заполняется одинаково.

Образец заполнения формы 4-НДФЛ физлицом, не являющимся ИП:

В форме 4—НДФЛ подпись и дату нужно проставить в день подачи.

Бланк декларации

Пустой шаблон формы 4—НДФЛ, утвержденной приказом ФНС:

Последние корректировки в бланк внесены ведомством актом от 9 января 2019 года № ММВ-7-11/3@.

4-НДФЛ для ИП

Сдать декларацию 4-НДФЛ хотя бы один раз за деятельность должны и индивидуальные предприниматели, работающие или переведенные на ОСНО. Предприниматели на спецрежимах освобождены от подоходного налога и, соответственно, отчетности по нему.

Правила заполнения и сдачи 4-НДФЛ

ИП представляют отчет так же, как адвокаты и нотариусы:

  • в начале бизнеса — по окончанию первого месяца;

  • когда доходы возрастут или снизятся на 50% – так же по завершению месяца изменений.

Подать декларацию предприниматель обязан:

  • лично;

  • отправить представителя;

  • выслать почтой;

  • использовать личный кабинет ИП на сайте ФНС и с помощью электронной подписи направить файл в налоговую.

Вновь зарегистрированные ИП

Новые предприниматели сдают бланк после месяца бизнеса и получения первых доходов. А если ИП перешел на ОСНО со спецрежима, например, с УСН, то также потребуется представить отчет для расчета авансов по налогу на доходы.

Если лицо закрыло предпринимательство, а через некоторое время снова его открыло, то обязанность возвращается. Также, если ИП добавил новые виды деятельности, например, расширил бизнес, открыл дополнительные торговые точки и т. д., то сдать отчет необходимо только в том случае, если общие доходы по НДФЛ увеличились либо уменьшились на 50% и более.

Предприниматели, ведущие деятельность не первый год

Предприниматель, который более года занимается бизнесом и сдавал форму 4-НДФЛ после регистрации, не обязан больше представлять этот отчет. Его авансы будут исчисляться на основании декларации 3-НДФЛ, которую требуется направлять в ИФНС ежегодно.

Как этот процесс выглядит:

  1. Физлицо регистрирует ИП и начинает бизнес на ОСНО.

  2. ИФНС еще не знает, какие доходы от него ждать, а авансы начислять нужно.

  3. Поэтому предприниматель подает бланк 4-НДФЛ.

  4. ИФНС на основе информации из бланка рассчитывает авансы.

  5. В новом году предприниматель сдает форму 3-НДФЛ за прошлогодний период. Срок сдачи – до 30 апреля.

  6. Инспекция в дальнейшем использует данные из 3-НДФЛ для исчисления авансов. Они более точные и достоверные. За первый квартал ИФНС (еще до подачи бланка 3-НДФЛ) начислит авансовый платеж на основании имеющихся данных.

Отменена декларация для ИП на ОСНО

На сегодняшний день декларация 4-НДФЛ все еще является обязательной для представления в налоговое ведомство, хотя не раз обсуждался вопрос о ее упразднении.

Пример 3

Шишкин Иван зарегистрировал ИП 1 марта 2019 года и перешел на «упрощенку» по методу «доходы». В августе его обороты превысили лимит, установленный спецрежимом, и налоговая перевела его на ОСНО с 1 марта 2019 года.

Шишкин заполнил декларацию 4-НДФЛ и указал предположительный доход исходя из расчета налога по УСН: так он определил наиболее точный размер прогнозируемой выручки. Без этих сведений ему было бы сложно вспомнить, какая выручка у него была в начале деятельности. К тому же, налоговая база по УСН и НДФЛ рассчитывается примерно одинаково – по общим правилам главы 25 НК РФ.

Но если ИП ведет КУДИР, то по журналу тоже легко найти доходы и просчитать примерную сумму за календарный год.

Сроки сдачи 4-НДФЛ

ИП должны сдаваться в такой же срок, что и адвокаты с нотариусами, – в течение 5 дней после истечения месяца получения первого или существенно изменившегося дохода.

Если предпринимателя перевели на основную систему обложения из-за утраты права применять спецрежим, подать отчет нужно в кратчайшие сроки – вместе с другой документацией, обязанность представлять которую возникла в связи с переходом.

Ответственность за несвоевременную сдачу отчета

ИП обязан сдавать декларацию 4—НДФЛ своевременно, иначе к нему будут применен штраф по ст.119 НК РФ – минимум 1 000 руб, максимум – 30% от суммы по декларации.

Обратите внимание: за просрочку отчетности пеня не начисляется. Она предусмотрена только в случае возникновения налоговой задолженности.

Бланк 4-НДФЛ и образец заполнения

Форма 4-НДФЛ – пустой шаблон:

Бланк 4-НДФЛ

Форма 4-НДФЛ — пример заполнения для ИП:

Образец заполнения 4-НДФЛ

В форме 4-НДФЛ, заполненной вручную, нужно указывать различные коды. Чтобы правильно записать их, пользуйтесь образцами или программным обеспечением. «Декларация» поможет быстро и корректно заполнить форму 4-НДФЛ. Если вы уже в инспекции, воспользуйтесь рабочим компьютером для посетителей. Скорее всего, вам поможет разобраться с программой администратор зала.

Декларация 4-НДФЛ – что это такое и кто сдает? Она предусмотрена для ИП и частнопрактикующих физлиц на ОСНО и сообщает информацию о приблизительном будущем доходе плательщика за год. На основании этих сведений ИФНС рассчитывает авансовые платежи, а в конце года начисляет налог согласно реальной выручке гражданина.

Налоговая декларация 4-НДФЛ для ИП на ОСН в 2020 году

С 2020 года меняется порядок расчета авансов по НДФЛ для ИП. Раньше их считала ИФНС, теперь же предприниматели должны исчислять их сами исходя из того, сколько они по факту заработали. В связи с этим декларация 4-НДФЛ была упразднена, поскольку необходимость в ней отпала (закон 15.04.2019 № 63-ФЗ). Таким образом, в 2020 году подавать ее не нужно.

Что это такое и кто сдает

Декларацию по форме 4-НДФЛ до 2020 года должны были сдавать ИП на общей системе налогообложения после получения первого дохода в году (с момента начала применения ОСН или перехода на нее).

В 4-НДФЛ предприниматель указывал предположительный доход за год, который он планировал получить (за вычетом расходов). На основании этих сведений ИФНС рассчитывала и направляла ИП платежки на уплату ежеквартальных авансовых платежей по НДФЛ.

Повторно сдавать 4-НДФЛ нужно было в случае, если полученный в течение года доход значительно (более чем на 50%) отличался от указанного в ранее поданной декларации. Необходимо это было для точного расчета (корректировки) авансов, подлежащих уплате.

По итогам года предприниматели на ОСНО должны сдавать декларацию 3-НДФЛ.

Бланк декларации 4-НДФЛ

Примечание: форма отчетности, порядок заполнения и формат сдачи утверждены Приказом ФНС России от 27.12.2010 № ММВ-7-3/768@. Последние изменения в него были внесены Приказом от 09.01.2019 № ММВ-7-11/3@, и в 2019 году действовала обновленная форма 4-НДФЛ.

Скачать последний бланк декларации 4-НДФЛ, актуальный на 2019 год: формат PDF.

Скачать бланк декларации 4-НДФЛ, актуальный в 2018 году: формат WORD, формат PDF.

Срок сдачи декларации 4-НДФЛ в 2020 году

В 2020 году декларацию 4-НДФЛ подавать не нужно, поскольку она отменена.

Ранее декларацию 4-НДФЛ нужно было подавать в течение 5 рабочих дней после того как прошел месяц со дня получения первого дохода в году.

Например, ИП начал применять ОСН с 01.01.2019 года, а первый доход им был получен 18 января, декларацию 4-НДФЛ в этом случае он должен подать не позже 25 февраля (18.01-18.02 – месяц с даты получения дохода + 5 рабочих дней).

Срок сдачи уточненной декларации (при значительном изменении дохода, указанного в ранее поданной декларации) законодательством не установлен, в связи, с чем оштрафовать за непредставление «уточненки» инспектора не вправе.

Декларацию 4-НДФЛ подавали в случае, когда фактически полученный доход меньше заявленного. Это нужно для уменьшения авансов, подлежащих уплате.

Штрафы за несвоевременную сдачу декларации:

  • За непредставление первичной декларации 4-НДФЛ (после получения прибыли) – 200 руб. (ст. 126 НК РФ);
  • За непредставление уточненной декларации (при изменении дохода более, чем на 50%) штраф не предусмотрен.

Оштрафовать за несдачу 4-НДФЛ по ст. 119 НК РФ инспектор не вправе, так как данная декларация не содержит сумму фактически полученного дохода, а с предполагаемого дохода начисление штрафа неправомерно.

Поэтому, если инспектор вдруг начислил штраф по предполагаемому доходу, данный факт необходимо обжаловать в порядке досудебного аудита (подав жалобу сначала в ИФНС, а затем в УФНС).

Примечание: также налоговый орган не вправе взыскивать штраф за неуплату авансовых платежей и начислять пени за просрочку уплаты авансов.

Таким образом, если ИП вообще не сдал 4-НДФЛ (за периоды до 2020 года), единственным штрафом может быть 200 рублей за непредставление декларации. Такие санкции, как заморозка счетов (приостановление операций по ним) также неправомерны.

Способы сдачи декларации 4-НДФЛ

Декларация о предполагаемом доходе сдается в ИФНС по месту жительства ИП.

4-НДФЛ представлялась 3 способами:

  • В бумажном виде (в 2-х экземплярах) лично или через представителя. Первый экземпляр — в ИФНС, второй (с отметкой о приеме) остается у ИП;
  • По почте регистрируемым отправлением с описью вложения. В этом случае должна остаться опись вложения (с указанием отсылаемой декларации) и квитанция, число в которой будет считаться датой сдачи декларации;
  • В электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (через операторов ЭДО, а также с помощью сервиса на сайте ФНС).

Примечание: если декларация сдается представителем, на него необходимо оформить нотариально заверенную доверенность.

Обратите внимание, при сдаче любой декларации на бумаге в некоторых ИФНС могут потребовать:

  • Приложить файл отчетности в электронном виде (на флешке или дискете);
  • Напечатать специальный штрих-код на декларации, дублирующий содержащуюся в ней информацию.

Данные требования не отражены прямо в НК РФ, но в некоторых инспекциях в приеме декларации без выполнения данных условий могут отказать. Если это произошло, факт отказа в приеме можно обжаловать в вышестоящем налоговом органе.

Примечание: в соответствии с Письмом МинФина РФ от 18.04.2014г. № ПА-4-6/7440 ошибка в ОКТМО и (или) отсутствие двухмерного штрих-кода не может стать причиной для отказа в приеме налоговой декларации (если сама декларация составлена по утвержденной форме).

Как заполнить декларацию 4-НДФЛ

Основные правила заполнения декларации 4-НДФЛ

  • Декларация может быть заполнена от руки, либо распечатана на компьютере;
  • Допустимые цвета чернил: черный и синий;
  • Сведения в декларацию вносятся слева направо, начиная с первой ячейки. При заполнении на компьютере числовые показатели выравниваются по правому краю;
  • В незаполненных ячейках необходимо поставить прочерк;
  • При заполнении от руки сведения вносятся большими печатными буквами, при заполнении на компьютере – большими буквами с использованием шрифта Courier New высотой 16-18 пунктов;
  • Использование замазок, внесение исправлений и скрепление листов с помощью степлера не допускается;
  • При сдаче (заполнении) декларации представителем к отчетности нужно приложить доверенность.

Инструкция по заполнению формы декларации 4-НДФЛ

Поле «ИНН». ИП указывают ИНН, отраженный в свидетельстве о постановке на учет в налоговом органе.

Поле «Номер корректировки». Если декларация сдается первый раз, то указывается «0—», если уточненная (при изменении дохода в течение года, более чем на 50%), указывается ее номер: «1—», «2—» и т.д.

Поле «Налоговый период». Указывается год, в котором подается декларация (получен первый доход).

Поле «Представляется в налоговый орган (код)». Указывается код ИФНС на учете в которой состоит ИП. Узнать код вашей ИФНС можно с помощью этого сервиса.

Поле «Код категории налогоплательщика». ИП указывают код «720», нотариусы и иные лица, занимающиеся частной практикой – «730», адвокаты – «740», ИП-главы КФХ – «770».

Поле «Код по ОКТМО». Указывается код муниципального образования места жительства ИП. Узнать ОКТМО можно с помощью этого сервиса.

Поля «Фамилия», «Имя», «Отчество». Построчно вносятся данные о фамилии, имени и отчестве в соответствии с паспортом РФ.

Поле «Номер контактного телефона». Указывается номер телефона в формате «+7(код)ххххххх».

Поле «Сумма предполагаемого дохода (руб.)». Указывается сумма дохода, которую ИП планирует получить за год (с учетом расходов). Сумма указывается в полных рублях и выравнивается по правому краю.

Поле «на 1 странице с приложением подтверждающих документов или их копий». Если к декларации ИП хочет приложить документы, подтверждающие предполагаемый доход (это необязательно) или доверенность на представителя, необходимо указать количество листов в формате «001», «010» и т.д.

Поле «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящей декларации, подтверждаю». Если декларацию сдает сам ИП указывается «1», нижние строки не заполняются. Если представить ИП — указывается «2» и заполняются следующие строки:

«Фамилия, имя, отчество полностью» — ФИО представителя ИП. Если представитель физическое лицо, заполняется только это поле. Если юридическое лицо, указывается ФИО представителя и наименование организации в которой он работает.

Поле «Подпись». Подписывает декларацию ИП лично либо его представитель.

Затем ИП или его представителю необходимо указать дату заполнения декларации и наименование документа, подтверждающего полномочия представителя.

Заполнение формы 4-НДФЛ через программы и сервисы

Налоговую декларацию 4-НДФЛ в 2019 году можно было заполнить также с помощью:

  • Бесплатных программ «Налогоплательщик ЮЛ» и «Декларация»;
  • Платных интернет сервисов («Мое дело», «Б.Контур» и др.);
  • Платной программы «1С:Предприниматель»;
  • Услуг сторонних компаний и ИП.

Кто, когда и для чего сдает декларацию 4-НДФЛ

Многообразие отчетов – отличительная черта общей системы налогообложения. Предприниматели на ОСНО обязаны сообщать контролирующей службе не только о фактически полученных доходах, но и об ожидаемой выручке. Выяснить, для чего и кому нужно сдавать в инспекцию декларацию 4-НДФЛ, специалисты рекомендуют до начала коммерческой деятельности. Простая мера предосторожности поможет избежать штрафов.

Порядок подачи декларации 4-НДФЛ

Статья 227 НК РФ обязывает предпринимателей уведомлять налоговый орган о предполагаемом доходе. Подать сведения коммерсант должен в следующих случаях:

  • постановка на учет в качестве плательщика ОСНО при регистрации ИП;
  • переход на общий режим со специальных систем;
  • изменение годового дохода более чем на 50% (письмо Минфина РФ № 03-04-07-01/47).

Передать данные в инспекцию необходимо по форме 4-НДФЛ. Бланк утвержден приказом ФНС России № ММВ-7-3/768@. Документ закрепляет правила заполнения разделов бланка и вводит требования к цифровому варианту.

Налоговое законодательство однозначно определяет, кто подает форму. Пункт 7 статьи 227 НК РФ распространяется на физических лиц, зарегистрировавшихся в статусе ИП. Норма действует в отношении доходов, полученных от коммерческой деятельности. Уведомлять о намерении продать личное имущество, ценные бумаги или получить проценты по вкладам не нужно. Рядовые граждане вообще не обязаны сообщать службе о предполагаемом размере заработка.

Сроки представления декларации закреплены статьей 277 НК РФ. Впервые подать 4-НДФЛ предприниматели обязаны на этапе открытия. На выполнение предписания отведено 5 рабочих дней. Точкой отсчета является внесение записи в ЕГРИП. Аналогичный принцип действует при резком изменении дохода. Срок в 5 суток отсчитывают с окончания месяца, в котором выросла или упала выручка.

Налоговым законодательством регламентирован способ подачи 4-НДФЛ. Отчет принимают на бумажном носителе либо в электронном виде. Декларацию разрешено представить лично, а также через представителя. Полномочия доверенного лица придется нотариально удостоверить. Ведомство принимает документы и почтой. Для этого потребуется выслать отчет заказным письмом с описью вложений.

Как правильно составить декларацию

Порядок заполнения формы 4-НДФЛ утвержден приказом ФНС РФ № ММВ-7-3/768@. Ведомство разрешает вносить данные в специальные графы вручную либо при помощи принтера. Чернила могут быть синими и черными. Ошибки, исправления, опечатки, повреждения двухмерного кода не допускаются.

Проверка на предмет соответствия требованиям осуществляется сотрудниками контролирующего органа. Когда подается документ, представители инспекции внимательно его изучают. Если отчет передан по телекоммуникационным каналам, система автоматически сравнивает характеристики файла со стандартом.

Важно! В письме № ПА-4-6/7440 от 18.04.2014 Минфин России запретил налоговым инспекциям отказывать в приемке деклараций 4-НДФЛ при незначительных нарушениях. Так, не является основанием для отклонения неверное указание ОКТМО, ОКАТО и отсутствие двухмерного кода.

Определенные требования предъявляют к содержанию. Предпринимателю необходимо указать:

  • ИНН;
  • налоговый период;
  • ОКТМО;
  • телефон;
  • фамилию, имя и отчество.

Код налоговой инспекции определяют через специальный сервис https://service.nalog.ru/addrno.do. В графе «номер корректировки» следует указывать ноль. В этой строчке отражают количество уточнений и дополнений. Категорию налогоплательщика предложено выбрать в приложении № 1 к приказу № ММВ-7-3/768@.

Ключевым показателем будет предполагаемый размер дохода. Сумму прописывают цифрами. Использование десятичных или простых дробей не допускается. Результат предварительных расчетов отражают в полных рублях.

Пример. Предприниматель зарегистрировался в качестве плательщика ОСНО 1 апреля 2018 года. Отправить декларацию 4-НДФЛ он обязан в течение 5 рабочих суток. Конечной датой будет 6 апреля.

Предположим, что в месяц бизнесмен планирует получать от своей деятельности 240 тыс. при затратах в 160 тыс. рублей. Расчет на текущий год будет выглядеть следующим образом: (240 000–160 000)×9 месяцев = 720 000 рублей.

Период извлечения дохода будет зависеть от даты постановки на учет или перехода на режим. Поскольку предприниматель зарегистрировался в апреле, показатель равен 9 календарным месяцам.

Коммерсантам разрешено прилагать документальные подтверждения. Однако обязательным элементом отчета они не являются. Требования статьи 277 НК РФ будут исполнены даже при отсутствии подробной калькуляции. Если форму 4-НДФЛ подает представитель, копия его доверенности войдет в комплект приложений.

Важно! При представлении декларации на бумажном носителе следует распечатывать два экземпляра. Один из них с отметкой ИФНС остается в архиве предпринимателя и служит доказательством выполнения обязанности.

Чем отличается 4-НДФЛ от 3-НДФЛ

Главой 23 НК РФ упоминается о двух видах отчетности. Основной законодатель признает форму 3-НДФЛ. Эта декларация содержит сведения о фактически полученном доходе, вычетах и размере налога, подлежащего уплате в бюджет. Документ включает большое количество листов. Его заполнение нередко вызывает у предпринимателей вопросы и требует привлечения квалифицированного бухгалтера.

Форму 3-НДФЛ составляют по итогам года. Предприниматели отражают в ней как прибыль от коммерческой деятельности, так и сторонние вознаграждения. Сдать декларацию бизнесмены должны до завершения апреля, следующего за отчетным годом. Сведения вносят по факту. Налоговому органу остается лишь проверить зачисление средств в бюджет и оценить обоснованность использованных плательщиком льгот.

Отчет 4-НДФЛ направляют в контролирующие органы, чтобы сообщить о предполагаемом доходе. Отличие заключается в вероятностном характере показателей. Декларация не может заменить 3-НДФЛ, но на ее основе рассчитывают авансовые платежи. Это своеобразная опорная точка для инспекторов.

Регулярно подавать данные об ожидаемом доходе предпринимателям не нужно. Впоследствии 4-НДФЛ заменяет годовой отчет. Соответствующие разъяснения дали эксперты Минфина России в письме № 03-04-07-01/47.

Нулевые декларации: нужно ли сдавать

Нередко у предпринимателей возникают вопросы о порядке предоставления отчетности в период «заморозки». Приостановка коммерческой деятельности не освобождает ИП от необходимости подавать данные в инспекцию.

Нужно ли сдавать нулевую декларацию 4-НДФЛ, пояснили юристы. Прямого запрета на отправку такого отчета в законе не установлено. Однако на практике к предпринимателю обязательно возникнут вопросы. После получения документа контролирующий орган, вероятнее всего, назначит камеральную проверку. У коммерсанта затребуют пояснения. Заявленный нулевой показатель придется обосновать. Если доводы налогоплательщика сочтут неубедительными, авансовые платежи начислят по годовой декларации 3-НДФЛ.

Ответственность за уклонение от сдачи отчета

Санкции за непредставление или несвоевременную отправку 4-НДФЛ назначают по статье 126 НК РФ. Поскольку в документе не идет речи о реальных налоговых обязательствах, взыскать с предпринимателя могут лишь 200 рублей.

Штраф за просрочку или блокировку расчетного счета коммерсантам не грозят. Статьи 119 и 76 НК РФ к нарушению не применяются.

Краткое резюме

Декларация 4-НДФЛ является сопутствующим налоговым отчетом. Он необходим для начисления авансовых взносов по налогу на доходы физических лиц. Предприниматели обязаны сдавать форму при открытии бизнеса, переходе на ОСНО с другого режима или резком изменении выручки. В остальных случаях Минфин России обязал налоговую службу использовать для расчетов представленные ранее плательщиком декларации 3-НДФЛ.

Форма, порядок подачи и сроки предоставления сведений строго регламентированы. Нарушение правил грозит штрафом в 200 рублей.

4-НДФЛ для ИП на ОСНО — сроки сдачи, правила заполнения формы

Налоговое законодательство формулирует целый ряд форм финансовой отчетности, необходимой для сдачи ИП в течение года. Одна из них – декларация 4-НДФЛ, основанная на авансовой системе уплаты налогового сбора. Ее может предоставлять предприниматель, только открывший бизнес на ОСНО (общей системе налогообложения) или изменивший вид уплаты налогов.

Что такое 4-НДФЛ

Декларация требуется для расчета сотрудниками Налоговой службы объема предварительных платежей, исходя из планируемого дохода. В дальнейшем эту сумму следует перевести в казну. Кому положено подавать форму 4—НДФЛ, что это такое для ИП, сроки ее предоставления – на все эти вопросы отвечает ст. 227 НК РФ.

Отчет НДФЛ

Отчетная форма представляет собой специальный бланк определенного образца, содержащий примерный подсчет будущей прибыли за год. Она заполняется на основании первой полученной выручки или на базе сведений, указанных в декларации 3-НДФЛ за прошлый год. Бизнесмен вправе указать в документе приблизительные цифры по своему усмотрению.

При изменении ситуации, например, снижении или увеличении суммы дохода, можно воспользоваться уточненной декларацией. Ее сдача не является обязательным требованием, однако в этом случае при снижении прибыли сумма налоговых выплат должна быть уменьшена. При отсутствии существенных колебаний значений дохода корректировка не требуется.

Если предпринимателем в предыдущем году была предоставлена в налоговый орган декларация 3-НДФЛ, по которой была рассчитана выплата налога, но предвидится значительное изменение прибыли в ту или иную сторону, есть основание для подачи 4-НДФЛ. Она подается предварительно за следующий год только после получения первой прибыли. Ее обязаны предоставлять:

  • ИП, зарегистрированные на ОСНО;
  • частнопрактикующие нотариусы;
  • адвокаты, занимающиеся частной практикой;
  • главы крестьянских хозяйств.

Сдача НДФЛ для индивидуального предпринимателя

С позиции бухучета адвокаты, на самом деле не являющиеся предпринимателями, отождествляются с ними. Прибыль, полученная в процессе адвокатской деятельности, подлежит обложению налогами на общих основаниях, независимо от наличия наемного персонала или автономной работы.

Важно! Члены государственной нотариальной палаты освобождаются от подачи деклараций – за них это делает руководитель.

Нужно ли 4-НДФЛ для ИП

Сначала данный вид отчета намечалось сдавать параллельно с формой 3-НДФЛ, но впоследствии этот распорядок пересмотрели. Новые правила предусматривают расчет Налоговой инспекцией аванса платежа на основе правильных сведений, поданных в декларации за предыдущий год, если доход не вырос или уменьшился более чем на 50%. Этот порядок определяется в ст. 227 НК РФ.

На ОСНО

Информировать о переходе на общую систему налогообложения не требуется: она действует в РФ в качестве основной. При этом порядке организация платит основные сборы:

  • налог на прибыль – 20 % (кроме льготных групп плательщиков);
  • НДС – 0 %, 10 % или 20 %;
  • налог на собственность – 2,2 %.

ИП на ОСНО обязаны оплачивать:

  • налог на доходы физического лица – 13 %;
  • НДС – 0, 10, 20 %;
  • сбор на имущество – до 2 %.

Упрощенная общая система подходит льготным категориям по уплате налога на прибыль. К ним относятся медицинские и образовательные учреждения. К данному виду налогообложения не относятся никакие исключения по категориям деятельности, величине прибыли, числу работников, оценке собственности. Большинство крупных компаний выбирают эту систему налогообложения.

Дополнительная информация! Организациям можно сочетать ОСНО с ЕНВД, нельзя – с УСН. ИП разрешается пользоваться сразу тремя режимами.

На ЕНВД

Предприниматель должен подать декларацию 4-НДФЛ, если он первоначально использовал ЕНВД, а позже расширил сферу деятельности, не подлежащую налогообложению по данной системе. В таком случае новый вид работы будут рассматривать как доход на ОСНО.

На УСН

Облегченный порядок обложения налогами ориентирован на малое и среднее предпринимательство и предполагает особенный механизм уплаты финансовых взносов. При этом организации и ИП избавлены от налога на прибыль, НДС, на имущество, которые обязательны к уплате при ОСНО.

Когда нужно подавать декларацию

Срок сдачи декларации

Форма 4-НДФЛ для ИП на ОСНО, сроки сдачи которой не являются строго фиксированными, применяются для отчета в налоговую инспекцию в следующих случаях:

  • при переключении с иного режима налогообложения на общий;
  • через 5 дней после исполнения месяца с момента получения первой прибыли;
  • при отличии в полтора раза реального дохода от декларированного ранее или указанного в отчете 3-НДФЛ.

Независимо от времени регистрации бизнеса оформленную должным образом декларацию необходимо подать в ИФНС в течение 5 рабочих дней спустя месяц после того, как он начал приносить прибыль. Например, ИП встал на учет в налоговую службу в марте, а первые дивиденды получил лишь в октябре.

Важно! Сдать отчетность ему придется в ноябре месяце.

В законодательстве не уточняются сроки подачи декларации при переходе на ОСНО с другой системы налогообложения, хотя обычно следуют принципу предоставления отчета в установленный отрезок времени. Не указываются и конкретные фиксированные сроки детализирующих отчетов в связи с тем, что они должны быть предоставлены в случае изменения показателей.

Точные сроки сдачи декларации устанавливаются лишь для новичков. Все остальные могут не торопиться, но им следует учитывать время, требующееся сотрудникам ИФНС, чтобы посчитать авансовые платежи и отправить извещение об уплате до положенного срока (15 июля, октября и января).

Как рассчитать и заполнить 4-НДФЛ

Образец заполнения

Порядок оформления 4-НДФЛ установлен приказом ФНС №ММВ-7-3/768, а с февраля 2019 г. в бланк внесены следующие изменения:

  • произошло обновление штрих-кода;
  • добавлена фраза «при наличии печати»;
  • уточняется указание реквизитов документа;
  • необходимость подтверждения полномочий резидента;
  • скорректирована форма отчета в электронном виде.

Образец заполнения

Декларация заполняется на 1 листе. В ней указывают:

  • ИНН налогоплательщика;
  • номер корректировки – 0 в случае первоначальной сдачи документа;
  • налоговый квартал;
  • кодировка налогового органа по месту предоставления отчета;
  • код деятельности налогоплательщика (ИП, адвоката, нотариуса, главы фермерского хозяйства);
  • индивидуальные данные предпринимателя (ФИО);
  • контактная информация (телефон);
  • сумма предполагаемой прибыли;
  • количество страниц приложений, если есть;
  • подпись лица, сдающего отчетность;
  • дата предоставления декларации.

Важно! На бумажную версию печать ставят при ее наличии. Электронную форму можно заполнить в специальных программах, доступных в интернете.

Штрафные санкции за непредоставление

Наказания за опоздание с подачей отчета 4-НДФЛ гораздо либеральнее, чем по другим декларациям: налоговые инспекторы не вправе блокировать расчетный счет и приостанавливать работу организации или ИП. Согласно ст. 126 НК РФ предпринимателя могут оштрафовать на 200 руб. за несвоевременное предоставление отчета в случае резкого изменения показателя доходности. Привлечение к административной ответственности по ст. 119 НК противозаконно, и этот факт можно оспорить в досудебном порядке.

Подача документов в налоговую

Форма 4-НДФЛ сдается бизнесменами, фермерами и частнопрактикующими юристами на ОСНО спустя месяц и 5 дней после получения первой прибыли с начала деятельности или переключения на общую систему. В ней указывают предполагаемый доход, который планируют получить. На базе предоставленных данных Налоговый орган рассчитывает авансовые платежи.

4-НДФЛ: кто сдает

Актуально на: 2 апреля 2019 г.

Декларацию по форме 4-НДФЛ сдают в ИФНС индивидуальные предприниматели на ОСН, а также лица, занимающиеся частной практикой (к примеру, нотариусы). Данная отчетность нужна для того, чтобы на основе указанного в ней предполагаемого к получению дохода налоговики могли рассчитать суммы авансовых платежей, которые впоследствии ИП должны уплатить в бюджет.

Форма 4-НДФЛ (утв. Приказом ФНС России от 27.12.2010 № ММВ-7-3/768@) в 2019 году: бланк — скачать можно .

В каких случаях сдается форма 4-НДФЛ

Представить форму 4-НДФЛ нужно:

  • при получении самого первого дохода с начала ведения предпринимательской деятельности (п. 7 ст. 227 НК РФ);
  • в случае уменьшения/увеличения более чем на 50% дохода, отраженного в ранее сданной в текущем году декларации 4-НДФЛ или же в 3-НДФЛ за прошлый год (п. 10 ст. 227 НК РФ). Это необходимо для того, чтобы налоговики произвели перерасчет авансов, подлежащих перечислению в бюджет;
  • при утрате права на применение спецрежима и автоматическом переходе на ОСН.

Кстати, еще в 2006 г. ФНС настаивала на том, чтобы декларация 4-НДФЛ сдавалась не только при первом получении дохода, но и ежегодно вместе с декларацией 3-НДФЛ (Письмо ФНС России от 14.11.2006 г. № 04-2-02/685@). Однако, как потом пояснил Минфин, авансы за отчетный год налоговики должны рассчитывать уже на основании данных 3-НДФЛ за прошедший год (Письмо Минфина России от 01.04.2008 г. № 03-04-07-01/47). Т.е., по сути, инспекторам ваша декларация 4-НДФЛ больше не нужна (если, конечно, речь не идет о значительном увеличении/уменьшении дохода (более чем на 50%)).

Заполнение 4-НДФЛ

Заполнение этой декларации отнимет буквально пару минут. Нужно отразить свои данные (ФИО, ИНН, ОКТМО, контактный телефон), период, за который представляется 4-НДФЛ, код вашей ИФНС и сумму предполагаемого дохода.

При заполнении декларации сумму предполагаемого дохода уменьшите на возможные расходы (профессиональный вычет (ст. 221 НК РФ)). Иначе авансы вам придется платить в большем размере.

Далее подпишите свою декларацию и поставьте дату ее представления.

См. образец заполнения

Срок представления 4-НДФЛ

Данную декларацию нужно сдать в ИФНС в течение 5 рабочих дней по истечении месяца, в котором ИП получил свой первый доход. Например, предприниматель зарегистрировался 31.10.2018, свой первый доход получил – 09.11.2018. Соответственно, представить 4-НДФЛ он должен не позднее 07.12.2018.

Срок для представления данной декларации при «слете» со спецрежима НК РФ не установлен, но лучше не затягивать с исполнением этой обязанности и сдать форму 4-НДФЛ как можно скорее.

Способ подачи 4-НДФЛ

Декларацию можно:

  • представить лично;
  • отправить по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении;
  • передать в ИФНС через представителя при наличии у него соответствующей доверенности;
  • передать по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Чем грозит непредставление 4-НДФЛ

В случае непредставления или несвоевременного представления декларации по форме 4-НДФЛ, ни начисление штрафа за просрочку (п. 1 ст. 119 НК РФ), ни блокировка счета (п. 3 ст. 76 НК РФ) предпринимателю не грозят.

Единственное, что могут сделать налоговики, так это оштрафовать на 200 руб. за нарушение срока представления необходимых налоговых сведений (п. 1 ст. 126 НК РФ). Но и это, скорее возможно, только если из декларации 3-НДФЛ, представленной по итогам года, будет видно, что доход значительно изменился в ту или иную сторону в течение отчетного года, но ИП, несмотря на данный факт, 4-НДФЛ так и не представил.